Key Takeaways
As contagens de inventário são importantes!: Independentemente da dimensão da sua loja de comércio eletrónico, as contagens precisas de inventário são cruciais para gerir o stock e as vendas de forma eficiente.
Precisão é sinónimo de eficiência: Uma gestão adequada do inventário garante que vende exatamente aquilo que tem, evitando problemas como a venda excessiva ou as ruturas de stock.
Excesso ou falta de stock?: Gerir inventários que variam entre 50 e 500 000 produtos requer um sistema consistente e eficaz para acompanhar tudo.
O inventário é fundamental: Conhecer os níveis exatos do seu inventário permite-lhe tomar decisões informadas sobre o reabastecimento e as estratégias de vendas.
Não adivinhe, conte!: Uma contagem precisa do inventário é essencial para compreender quanto produto pode vender com confiança.
Independentemente do tamanho da sua loja de comércio eletrónico, terá algum inventário para gerir. E quer esteja a acompanhar 50 produtos diferentes ou 500 000 produtos diferentes, uma coisa fundamental mantém-se igual — precisa de uma contagem precisa do inventário.
Como pode imaginar, a precisão do inventário desempenha um papel importante na gestão de um negócio de comércio eletrónico. Afinal, se não souber quanto inventário tem, não saberá quanto pode vender.
Não parece uma boa forma de gerir um negócio, pois não?
A precisão do inventário afeta muitos aspetos do seu negócio, desde as vendas e a perceção da marca até às operações e à previsão do inventário.
Continue a ler para saber mais sobre o que é a precisão do inventário, porque é tão importante, as consequências das imprecisões do inventário e muito mais.
O que é a precisão do inventário?
A precisão do inventário é a diferença entre o que o seu sistema indica que tem e o que realmente tem em stock. Este número é apresentado sob a forma de uma percentagem.
Por exemplo, se a sua livraria de terror tivesse 1 000 livros no registo de inventário, mas uma contagem real de 900 livros, a sua taxa de precisão do inventário seria de 90%.
O seu público de entusiastas do terror ficaria muito desapontado se encomendasse um livro que o seu site indica estar disponível, apenas para a encomenda ser cancelada mais tarde devido a um registo impreciso.
Surpreendentemente, o Laboratório RFID da Universidade de Auburn descobriu que a taxa média de precisão do inventário de uma loja de retalho ronda os 65%. Isto significa que existe uma margem de erro de um terço para a loja de retalho média no que diz respeito às suas contagens de inventário.
No entanto, deve procurar alcançar uma taxa de precisão do inventário muito mais elevada.
Embora 100% seja irrealista em permanência, estudos de referência realizados no passado pelo Warehouse Education Research Council colocaram os níveis medianos de precisão do inventário nos 99,6%.
Isto significa que deve procurar alcançar uma taxa de precisão quase perfeita para satisfazer os clientes.
Afinal, isso significa que a contagem do seu inventário na sua livraria de terror teria um desvio de apenas quatro livros — uma taxa muito melhor, que conduziria a uma deceção muito menor por parte da sua base de fãs.
Porque é que a precisão do inventário é tão importante?
Ter uma contagem precisa do inventário é essencial por muitos motivos.
Vamos analisar alguns deles mais detalhadamente para demonstrar por que motivo o acompanhamento adequado do inventário é uma parte essencial da gestão de um negócio de comércio eletrónico bem-sucedido.
Afeta as vendas e a rentabilidade
Manter registos precisos do inventário ajuda a melhorar as suas vendas e rentabilidade gerais — e os registos imprecisos produzem, bem, o efeito oposto.
Sergey Taver, diretor de marketing da Precision Watches, afirma:
A precisão do inventário é crucial porque afeta diretamente as vendas e a rentabilidade.
Um inventário preciso garante que os produtos estão disponíveis quando os clientes os pretendem, maximizando as oportunidades de venda e minimizando custos desnecessários.
Também nos ajuda a gerir o nosso fluxo de caixa de forma mais eficaz, evitando o excesso de stock ou as ruturas de stock.
E os números comprovam a opinião de Taver.
Um inquérito concluiu que 69% dos clientes têm menos probabilidade de voltar a comprar consigo se a sua encomenda sofrer um atraso superior a dois dias.
Mantém os clientes satisfeitos
Uma percentagem elevada de precisão também melhora a satisfação dos clientes.
Connor Butterworth, CEO da Southwestern Rugs Depot, explica: “A precisão do inventário garante que podemos prometer com confiança a disponibilidade e entregar os produtos atempadamente. Mantém os clientes satisfeitos e fiéis.”
O estratega de experiência do cliente Mamdouh Mounir escreveu um artigo completo no LinkedIn sobre a importância de cumprir as promessas para o sucesso empresarial.
Nas palavras de Mounir:
Quando cumpre consistentemente as suas promessas, seja em termos de qualidade do produto, prazos de entrega do serviço ou funcionalidades anunciadas, cultiva a lealdade dos clientes.
É mais provável que os clientes satisfeitos se tornem compradores recorrentes e defensores da sua marca, partilhando recomendações positivas através do passa-palavra.
Chris Bajda, proprietário da GroomsDay, concorda, afirmando: “Manter o nosso inventário atualizado é como cumprir a nossa promessa aos clientes. Garante que temos os produtos certos disponíveis quando estes os pretendem, o que é crucial para proporcionar uma experiência de compra sem complicações.”
E uma experiência de compra positiva pode ter um impacto significativo na forma como um cliente encara a sua empresa:
Garante a eficiência operacional
A exatidão do inventário também garante que as suas operações funcionam sem problemas e que os seus processos de gestão de inventário estão a funcionar corretamente.
Como afirma Maggie Lv, gestora da Kabeier,
A exatidão do inventário é crucial porque garante a eficiência operacional.
Dados precisos sobre o inventário ajudam-nos a manter níveis de stock ideais, reduzir os custos de armazenamento e evitar os problemas causados por ruturas de stock ou excesso de stock.
Esta eficiência traduz-se numa experiência de compra mais fluida para os nossos clientes e num resultado final mais saudável para a nossa empresa.
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Ajuda nas previsões
Ter contagens de inventário precisas também ajuda a prever corretamente o seu inventário.
Afinal, como pode prever corretamente as necessidades de reposição se estiver a trabalhar com números de inventário completamente imprecisos?
A importância da exatidão do inventário abrange vários processos, e trabalhar com números que não refletem as suas contagens físicas não contribui de forma alguma para melhorar o sucesso do seu negócio de comércio eletrónico.
As consequências de um inventário impreciso
Agora que já sabe a importância de um inventário preciso, vejamos algumas das consequências que a sua empresa pode enfrentar quando lida com contagens imprecisas.
Ruturas de stock
Uma rutura de stock, ou uma situação de indisponibilidade, ocorre quando a sua empresa fica sem um produto ou dispõe de uma quantidade insuficiente do mesmo.
Por vezes, durante um período de procura inesperada, isto pode ser inevitável.
Mas, muitas vezes, isso acontece porque uma empresa não se apercebeu de que estava a ficar sem stock — algo que uma contagem de inventário imprecisa pode provocar.
Como explica Amanda Bunch, CEO da loja de joalharia para piercings corporais BodyArtForms:
Quando um artigo esgota subitamente, haverá vendas perdidas e clientes desiludidos que não podem comprar o artigo que realmente pretendem.
Isto significa que não há receitas, que a lealdade dos clientes diminui e que estes podem optar por recorrer a um concorrente direto.
Andrew Grella, CEO da marca de maquilhagem masculina Formen Makeup, concorda, afirmando: “Quando os clientes compram artigos que estão esgotados, isso prejudica a confiança na marca e pode resultar em vendas perdidas e críticas negativas.”
Outro especialista do setor, Gabe Garcia, fundador da loja de guloseimas para cães PierrePark, partilha:
Quando os produtos são apresentados como disponíveis, mas estão esgotados, os clientes ficam frustrados e podem optar pelos concorrentes.
Isto não só resulta na perda de vendas potenciais, como também prejudica a reputação da sua marca e a confiança dos clientes.
Assim, a escassez de produtos e as ruturas de stock são uma consequência importante de registos de inventário imprecisos.
E isso acaba por desencadear uma espécie de efeito dominó.
Alguém tenta fazer uma compra. O seu produto está esgotado. Essa pessoa fica com uma má impressão, dirige-se a um concorrente e recomenda aos seus amigos e familiares que evitem a sua empresa.
Tudo porque não se apercebeu de que tinha esgotado o produto que essa pessoa queria.
Excesso de stock
O outro lado da mesma moeda é o excesso de stock — ou seja, armazenar demasiado de um único produto ao ponto de não conseguir vender todo o seu stock.
Esta é uma consequência especialmente importante a evitar se trabalhar com inventário perecível, mas é importante para todas as empresas garantirem que não estão a perder dinheiro.
Chris Putrimas, CEO do retalhista de mobiliário de exterior Teak Warehouse, explica:
Se avaliarmos mal os nossos níveis de stock, podemos acabar com demasiados artigos que não vendem, ficando com capital e espaço de armazenamento imobilizados.
Isto afeta o fluxo de caixa e pode levar a reduções de preços mais acentuadas para escoar o excesso de inventário.
Assim, o excesso de stock pode levar à deterioração do inventário — que, naturalmente, deixa de ser vendável.
Mas também significa que uma grande parte do espaço do seu armazém fica ocupada por inventário que (a) não sabe que está lá, (b) não está a ser vendido e (c) lhe deixa menos espaço para o inventário que está a ser vendido.
Não só está agora a perder dinheiro com inventário não vendável, como também está a perder dinheiro porque não pode armazenar mais produtos que estão a ser vendidos.
Perceção negativa da marca
Já mencionámos este aspeto brevemente, mas vamos analisá-lo com um pouco mais de profundidade.
Quando as pessoas não conseguem comprar na sua empresa os produtos que querem, a perceção que têm da sua marca deteriora-se.
Interagir com a sua marca torna-se frustrante e as conversas sobre a sua marca começam a tornar-se mais negativas.
Sergey Taver, responsável de marketing do retalhista de relógios Precision Watches, partilha: “Quando os clientes encomendam produtos que estão esgotados devido a erros de inventário, isso leva a cancelamentos e frustração. Isto diminui a confiança que têm na sua marca e reduz as compras repetidas.”
Apresenta um exemplo que ocorreu na sua própria empresa:
Certa vez, um cliente encomendou um relógio de edição limitada que, por engano, aparecia como disponível, o que levou a um cancelamento e à perda de confiança.
Quando as pessoas começam a ter problemas ao comprar na sua empresa, vão partilhar as suas experiências negativas com as suas comunidades locais e online.
Isto pode levar a uma perceção mais negativa da marca e fazer com que as pessoas não queiram experimentar a sua empresa.
Clientes insatisfeitos
Uma perceção negativa da marca ocorre frequentemente devido a clientes insatisfeitos — outra consequência importante de registos de inventário imprecisos.
Karen Chen, responsável da Journaling Supplies, explica:
Vi em primeira mão como a precisão do inventário afeta diretamente a experiência dos nossos clientes.
Quando mantemos o nosso inventário atualizado, as encomendas são expedidas mais rapidamente e evitamos ruturas de stock ou excesso de stock — resolvendo, basicamente, dois problemas de uma só vez.
Isto não só faz com que os clientes continuem a voltar, como também nos ajuda a manter níveis de inventário otimizados, o que melhora o desempenho geral da nossa empresa.
É por isso que é tão importante ter um bom sistema de gestão de inventário.
Ajuda a melhorar a satisfação dos clientes e garante que consegue cumprir a promessa mais básica da sua empresa aos seus clientes — fornecer os produtos que afirma poder fornecer.
Vendas perdidas
E, por fim, uma das maiores consequências é a possibilidade de a sua empresa perder vendas importantes.
Gerar e aumentar as vendas é a parte mais básica de gerir e fazer crescer um negócio de comércio eletrónico.
Por isso, evitar uma perda como esta é imperativo.
Rongzhong Li, CEO da marca de animais robóticos Petoi, afirma: “Um inventário impreciso pode levar à perda de vendas. Quando os clientes encomendam artigos que estão esgotados, a encomenda é cancelada (afetando as vendas imediatas) e a reputação da sua empresa é prejudicada (desgastando a fidelidade dos clientes ao longo do tempo).”
Craig Sandeman, fundador do retalhista de peças automóveis Engine Finder, concorda, explicando:
Quando os nossos dados de inventário não correspondem aos níveis reais de stock, acabamos inevitavelmente por afastar clientes que querem comprar uma peça que aparentamos ter em stock, o que conduz à perda imediata de oportunidades de venda.
Não perca vendas.
Melhore a precisão do inventário através da utilização de software de gestão de inventário e de outras práticas essenciais — falaremos mais sobre isso em breve.
Como calcular a precisão do inventário
Vejamos agora como calcular a precisão do inventário. Já sabe por que razão é importante — agora precisa de obter os números concretos.
Para calcular a precisão do inventário, terá de fazer uma contagem real do seu inventário.
Pode encontrar esta informação através de uma auditoria completa do inventário — ou, no mínimo, de uma contagem cíclica do inventário.
Fórmula da precisão do inventário
A fórmula da precisão do inventário é fácil de seguir. Só precisa de ter dois números: a contagem de inventário registada e a contagem real do inventário.
Em seguida, utilize a fórmula seguinte para calcular a sua taxa de precisão do inventário:
Imagine que gere um negócio de comércio eletrónico chamado DrinkUp, que vende diferentes tipos de garrafas de água térmicas.
A sua contagem de inventário registada é a seguinte:
- Garrafas de 24 oz: 51
- Garrafas de 32 oz: 92
- Garrafas de 40 oz: 32
- Garrafas de 64 oz: 20
- Copos: 45
Isto dá-lhe um total registado de 240 produtos.
Realiza uma auditoria ao inventário e descobre que a sua contagem real é:
- Garrafas de 24 oz: 54
- Garrafas de 32 oz: 76
- Garrafas de 40 oz: 32
- Garrafas de 64 oz: 15
- Copos: 47
Isto dá-lhe uma contagem real de 224 produtos.
Utilizando a fórmula acima, a sua taxa total de precisão do inventário seria de (224/240) x 100 = 93,3%, o que corresponde a uma taxa de precisão bastante boa — embora ainda haja margem para melhorias.
Deverá começar a investigar as razões pelas quais alguns dos seus números não coincidem e poderá também decidir calcular a sua taxa produto a produto, de modo a identificar outros problemas de discrepâncias.
Como melhorar a precisão do seu inventário
A taxa de precisão do inventário não está a ter um desempenho muito bom este ano? Talvez esteja à procura de dicas para a melhorar.
Eis sete estratégias que podem ajudá-lo a aumentar a taxa de precisão do seu inventário e a manter uma contagem mais exata.
Implemente processos de contagem cíclica
Os processos de contagem cíclica são contagens de inventário mais pequenas, normalmente centradas num único departamento, categoria ou produto de cada vez.
Uma análise ABC do inventário — que divide os produtos em grupos A, B e C com base no valor — é um exemplo deste tipo de processo de contagem cíclica.
Uma vez que a auditoria completa do inventário — que consiste em contar cada artigo do seu armazém — normalmente ocorre apenas uma vez por ano, implementar contagens cíclicas todos os meses, aproximadamente, pode ajudá-lo a acompanhar mais de perto a contagem real do inventário, reduzindo as imprecisões a longo prazo.
Maggie Lv, responsável numa grossista de vestuário infantil, a Kabeier, partilha que a sua equipa utiliza processos de contagem cíclica para manter uma elevada precisão do inventário.
Ao contar regularmente uma parte dos artigos de inventário, em vez de realizar uma contagem completa do inventário apenas uma vez por ano, detetamos as discrepâncias atempadamente e fazemos os ajustes necessários.
Esta abordagem permite-nos manter os nossos registos de inventário fiáveis e atualizados ao longo de todo o ano.
Uniformizar os processos de controlo de inventário
O controlo de inventário refere-se ao ato de controlar as quantidades do seu stock ou inventário, otimizar o armazenamento para garantir que tem espaço suficiente para tudo o que irá vender num determinado período e efetuar as encomendas certas para manter os produtos devidamente abastecidos e satisfazer as vendas.
É uma parte importante da gestão de inventário e uniformizar os seus processos de controlo de inventário pode desempenhar um papel fundamental na melhoria da precisão do seu inventário.
Se conseguir ter uma noção clara do inventário que está a chegar, de quando e do motivo, o seu processo de gestão de inventário estará mais bem preparado para manter registos precisos.
Utilizar tecnologia de códigos de barras e RFID
A leitura de códigos de barras e a tecnologia RFID são ambas funcionalidades dos sistemas de inventário em tempo real, uma abordagem moderna à gestão de inventário e uma excelente forma de melhorar a precisão das suas contagens de inventário.
Robert Khachatryan, CEO da Freight Right Global Logistics, partilha:
Uma estratégia eficaz para melhorar a precisão do inventário é a implementação de códigos de barras e da tecnologia RFID.
Estas tecnologias automatizam o acompanhamento do inventário, reduzindo o erro humano e proporcionando visibilidade em tempo real dos níveis de stock.”
Continua: “Com RFID, por exemplo, as empresas podem acompanhar os artigos ao longo de toda a cadeia de abastecimento, desde o armazém até à entrega, garantindo que os dados do inventário estão sempre atualizados e são precisos. Isto conduz a contagens de inventário mais exatas, a um melhor processamento das encomendas e a uma tomada de decisões mais eficaz com base em dados em tempo real.”
Realizar auditorias regulares
Como já referimos, uma auditoria completa tende a ocorrer anualmente, enquanto as contagens cíclicas podem ocorrer com maior frequência.
No entanto, se verificar que a sua empresa está a ter dificuldades em melhorar a taxa de precisão do inventário, poderá ser vantajoso para a sua equipa realizar auditorias completas com maior frequência para melhorar a precisão das encomendas.
Sim, isso pode causar interrupções.
Terá de fazer as contas para determinar se uma breve pausa nas operações é uma opção melhor do que as vendas perdidas ou o inventário perdido devido a contagens imprecisas.
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Formar a sua equipa
Outra forma de melhorar a gestão de inventário como um todo — além da sua taxa de precisão — é garantir que dedica tempo suficiente à formação da sua equipa, para que saiba gerir, contar e manusear corretamente o inventário.
Otimize o seu processo de integração para que todas as pessoas que trabalham com o seu inventário recebam formação completa, reduzindo as probabilidades de o stock se perder ou ser manuseado incorretamente.
Criar canais de comunicação claros
Parte da formação e da melhoria do pessoal consiste em criar canais de comunicação claros.
Assim, qualquer pessoa envolvida no abastecimento do inventário, na gestão do armazém, na expedição, etc., sabe exatamente com quem falar sobre possíveis problemas e quem é responsável por cada área.
Definir claramente estes canais de comunicação ajuda a evitar que os problemas passem despercebidos durante longos períodos, o que pode resultar numa precisão do inventário ainda menor.
Implementar um software robusto de gestão de inventário
Por fim, implemente o software de gestão de inventário adequado, para que todos estes processos possam ser geridos a partir de uma visão geral, garantindo que as automatizações certas estão implementadas, que não se depende tanto de folhas de cálculo e que o acompanhamento do inventário está otimizado.
Consulte as principais funcionalidades de gestão de inventário para escolher as que são mais importantes para si. Funcionalidades como:
- Acompanhamento de SKU para evitar a quebra de inventário
- Categorização de produtos para contagens cíclicas
- Alertas de stock baixo para poder satisfazer a procura dos clientes
- Compra automática de novo stock
- Gestão de encomendas e processamento
Chen, da Journaling Supplies, explica por que razão isto é tão importante, afirmando
Este tipo de software integra monitorização em tempo real, atualizações automatizadas e relatórios abrangentes, o que ajuda a minimizar discrepâncias e garante que os níveis de inventário são consistentemente precisos.
Ao centralizar os dados de inventário e automatizar processos, as empresas podem reduzir erros e otimizar as suas operações.
Como gostamos de pensar e falar sobre software na The Retail Exec, pode ter a certeza de que temos opiniões sobre os melhores sistemas de gestão de inventário.
Veja aqui as nossas 10 principais escolhas:
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Considerações finais
Melhorar a precisão do inventário deve ser uma prioridade fundamental para qualquer empresa de comércio eletrónico.
Garantir que dispõe da contagem mais precisa possível dos produtos em stock ajuda a evitar perdas de receita e clientes insatisfeitos. Escolher a ferramenta de gestão de inventário adequada pode ajudar.
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Perguntas frequentes sobre a precisão do inventário
Para concluir, respondemos brevemente a algumas perguntas que poderão estar a surgir-lhe.
Qual é a taxa média de precisão do inventário?
De acordo com os dados mais recentes, a taxa média de precisão do inventário \u003ca href=\u0022https://www.retailtouchpoints.com/features/executive-viewpoints/how-retail-inventory-efficiency-and-accuracy-impacts-the-customer-experience\u0022 rel=\u0022noreferrer noopener\u0022 target=\u0022_blank\u0022\u003esitua-se em torno dos 65%.\u003c/a\u003e No entanto, este valor é extremamente baixo e deverá procurar alcançar um número muito mais elevado.
O que é uma boa taxa de precisão do inventário?
Uma boa taxa de precisão do inventário é o mais próxima possível dos 100% — embora \u003ca href=\u0022https://www.scdigest.com/assets/Experts/Managing_SCM_Performance_Vitasek_08-08-28.php\u0022 rel=\u0022noreferrer noopener\u0022 target=\u0022_blank\u0022\u003eum estudo tenha concluído\u003c/a\u003e que a mediana se situa nos 99,6% e que as empresas de referência alcançam níveis de até 99,98%.
Com que frequência devem ser realizadas contagens cíclicas?
Deve realizar contagens cíclicas com a maior frequência possível. Embora uma contagem física completa do inventário possa ocorrer apenas uma vez por ano, o seu programa de contagens cíclicas deve incluir contagens todos os meses ou, no mínimo, todos os trimestres.
Quais são as causas mais comuns de uma baixa precisão do inventário?
Um sistema deficiente de gestão de inventário ou de armazém (WMS) pode resultar num relatório de inventário impreciso. Inventário colocado no local errado ou perdido, tecnologia desatualizada, funcionários com formação insuficiente e uma manutenção deficiente dos registos eletrónicos também podem causar registos de inventário imprecisos.
