Key Takeaways
Rutura de stock em todo o lado: Mais de 50% dos compradores online em 2022 não conseguiram concluir a sua compra porque os produtos estavam esgotados.
O obstáculo para os compradores: Perdeu-se um número significativo de vendas potenciais devido à indisponibilidade de stock, o que evidencia a necessidade crítica de uma melhor gestão de inventário.
Adeus, botão de compra!: A elevada taxa de ruturas de stock demonstra uma grande frustração para os compradores online, levando-os a optar pela concorrência.
O drama do carrinho vazio: As empresas devem encontrar soluções para manter as suas prateleiras virtuais abastecidas e evitar perder clientes prontos a comprar.
A tristeza das ruturas de stock: Uma gestão eficiente do stock é crucial para fidelizar clientes e concretizar vendas, uma vez que as ruturas de stock afetam negativamente as receitas.
Mais de 50% dos compradores online não conseguiram concluir uma compra em 2022 porque os produtos estavam esgotados.
A falta de stock provoca mesmo o abandono.
Mas isso não significa que deva despejar um milhão de unidades no seu armazém. Manter inventário também tem um custo, e é dispendioso.
A otimização do inventário é a chave para estes problemas. É o seu bilhete dourado para potencialmente poupar milhares de dólares em custos implícitos e explícitos.
Neste guia, explicamos várias técnicas de otimização do inventário para o ajudar a encontrar os níveis de inventário mais económicos a manter. Vamos começar.
O que é a otimização do inventário?
A otimização do inventário é o processo de determinar o nível ideal de inventário com base na oferta e na procura, de modo a minimizar os custos de inventário.
Se mantiver menos unidades do que aquelas de que necessita, corre o risco de perder clientes.
Como explicam Benjamin Knight e Dmitry Mitrofanov num artigo da HBR:
Ficar sem stock é uma situação dispendiosa para qualquer retalhista.
Na ausência de uma substituição adequada, o retalhista perde receitas.
Mesmo que exista uma substituição, o cliente pode ficar frustrado, o que pode significar uma menor fidelização e um menor valor do cliente ao longo da sua vida.
Manter inventário excessivo também acarreta custos.
- Precisa de capital para comprar inventário, sobre o qual paga o custo do capital.
- Depois, existem os custos de armazenamento do inventário—seguros, serviços públicos e muito mais.
- Existe também o risco de redução do inventário, furto, erros e danos quando armazena mercadorias no armazém.
Para manter um inventário ideal, precisa de uma técnica de otimização do inventário que o ajude a manter o inventário mínimo sem o risco de ficar sem stock.
O que pode a otimização do inventário fazer pela sua marca?
Eis como a otimização do inventário acrescenta valor à sua marca:
- Maior satisfação do cliente. O benefício mais importante da otimização do inventário é ajudar a satisfazer as exigências dos clientes, evitando ficar sem stock. Perder encomendas repetidamente apenas porque não tem inventário suficiente pode transformar-se em perdas significativas e resultar em clientes insatisfeitos que, a longo prazo, podem mudar para um concorrente.
- Menor custo de posse. O inventário armazenado no seu armazém está a custar-lhe dinheiro. Primeiro, existe um custo de oportunidade. Se tiver $100,000 em inventário parado, poderia ter investido esse dinheiro em títulos do mercado monetário e gerado, por exemplo, um retorno de 3% (ou $3,000). Depois, existem outros custos, como os danos no inventário e o armazenamento.
- Menor risco de ficar sem stock. Manter um inventário ideal ajuda a evitar ruturas de stock. O seu stock de segurança é tido em conta quando calculamos o nível ideal de inventário. Quando o inventário atinge o nível de segurança, faz outra encomenda e recebe-a antes de o stock de segurança se esgotar.
- Maior rentabilidade e fluxo de caixa. A otimização dos níveis de inventário reduz o custo do capital e melhora a rentabilidade. Para os setores com muito inventário, o aumento da rentabilidade em dólares pode ser surpreendentemente elevado. Além disso, uma vez que, após a otimização, não ficará com excesso de dinheiro investido em inventário, terá mais dinheiro disponível como fundo de maneio.
Que desafios enfrentará no seu percurso de otimização do inventário?
Os desafios específicos que enfrenta ao otimizar o inventário dependem do seu setor e das técnicas de otimização do inventário que escolher.
No entanto, eis uma lista dos tipos de desafios que pode esperar:
- Previsões imprecisas da procura. Prever a procura é a parte mais difícil da otimização do inventário. Pode estimar a procura com base em tendências, sazonalidade e fatores económicos. É muito provável que a sua previsão esteja errada, mas a ideia é aproximar-se o mais possível.
- Interrupções na cadeia de abastecimento. Pode reservar um stock de segurança com base no prazo médio de aprovisionamento. Mas, se houver uma guerra no país de onde obtém os seus produtos, não terá muitas opções. É por isso que é importante criar uma cadeia de abastecimento resiliente e diversificar os seus fornecedores.
- Escalabilidade. À medida que a dimensão da empresa, as localizações e as unidades de manutenção de stock (SKUs) aumentam, a otimização dos níveis de inventário pode tornar-se assustadora. As ferramentas modernas baseadas em IA podem ajudar a resolver os problemas de escalabilidade, mas poderá ter de gastar um pouco mais na implementação de sistemas de inteligência artificial (IA) e na formação da sua equipa.
- Determinação do nível ideal de inventário. Quando deve voltar a encomendar inventário? Quanto deve encomendar? Estas questões exigem análise e a resposta depende da sua previsão da procura, dos prazos de aprovisionamento e dos custos de manutenção.
- Custo da atualização de sistemas antigos. Poderá ter de atualizar para sistemas mais potentes para acompanhar o inventário em várias localizações de forma eficaz e automatizar tarefas relacionadas com o inventário. Esta atualização é frequentemente dispendiosa e, se não estiver preparado, as limitações do seu orçamento poderão obrigá-lo a fazer uma pausa.
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12 técnicas comprovadas de otimização do inventário para aumentar a eficiência
Existem várias técnicas de otimização do inventário. Algumas aplicam-se apenas a alguns setores, enquanto outras são mais gerais.
Vejamos estas técnicas para que possa escolher uma para a sua estratégia de otimização do inventário.
1. Preveja a sua procura
A previsão da procura é a técnica mais básica de otimização do inventário. Todas as outras técnicas que apresentamos neste guia começam pela previsão da procura.
Para prever a procura, analisa os dados históricos de vendas, as tendências atuais do mercado, as condições económicas gerais e quaisquer parâmetros específicos do setor, como os preços das matérias-primas.
Uma previsão da procura é uma estimativa e quase sempre estará errada.
No entanto, considerar os efeitos dos parâmetros que mencionámos ajuda a aproximar-se do número real.
2. Defina prioridades com a análise ABC
Lembra-se do princípio de Pareto dos tempos da escola? Dizia que, aproximadamente, 80% dos resultados provêm de 20% das causas.
Se tiver vários artigos em inventário, faça uma rápida análise do seu inventário. Verá que, aproximadamente, 20% dos artigos em inventário representam 80% da receita de vendas.
A análise ABC utiliza este princípio e estabelece que pode dividir os seus artigos em inventário em três categorias:
- Artigos A: São artigos de elevado valor que representam aproximadamente 20% das unidades do seu inventário e 80% das suas vendas. Estes artigos têm um impacto elevado na rentabilidade, pelo que é fundamental controlá-los, prever rigorosamente a sua procura e rever frequentemente os níveis de inventário.
- Artigos B: Os artigos B são artigos de valor moderado que representam aproximadamente 30% das unidades do seu inventário e 15% das vendas. Estes artigos exigem uma abordagem equilibrada — monitorize-os regularmente e garanta que não existem ruturas de stock, mas não com a mesma intensidade com que monitorizaria os artigos A.
- Artigos C: Estes artigos representam a maior parte do seu inventário em termos de quantidade (aproximadamente 50%), mas apenas cerca de 5% das vendas. Estes artigos têm um impacto menor no desempenho financeiro, pelo que faz sentido monitorizá-los com menos rigor.
A composição, tanto em termos de unidades como de valor, pode variar significativamente consoante o seu portefólio de inventário.
No entanto, os princípios da análise ABC fornecem-nos um quadro valioso para compreender quais os artigos a priorizar, para podermos otimizar os nossos esforços e utilizar o capital de forma mais eficiente.
3. Quantidade económica de encomenda (EOQ)
A quantidade económica de encomenda ajuda a determinar uma quantidade ideal de encomenda com base em três fatores:
- Procura
- Custos de encomenda
- Custos de posse
Introduz estes valores na seguinte fórmula e obtém a quantidade total (em unidades) de inventário que deves encomendar:
D é a procura anual total, K é o custo da encomenda por ordem de compra e C é o custo anual de posse por unidade.
A procura anual é estimada com base em dados históricos de vendas e noutros fatores, como as condições económicas e as preferências dos clientes.
Os custos de encomenda incluem os custos relacionados com uma ordem de compra, como o envio e o manuseamento.
Os custos de posse são uma das categorias mais dispendiosas, variando entre 25% e 40% do investimento médio de uma empresa em inventário.
Os custos de posse de inventário incluem custos como:
- Custo do capital: O custo do capital inclui os juros sobre o capital circulante aplicado no inventário, caso este seja financiado através de dívida. Se pedires $100,000 emprestados a 5% para financiar o inventário, o custo do capital será de $5,000.
- Custos de armazenamento: Incluem os custos relacionados com a posse e o funcionamento do teu armazém, como os serviços públicos e os juros de contratos de arrendamento.
- Outros custos: O teu inventário pode ficar danificado enquanto está armazenado no armazém, o artigo pode deixar de estar na moda e os produtos podem sofrer quebras ou ser furtados. Existem vários riscos associados ao inventário armazenado, que tens de quantificar. Usa a tua experiência e estima a quantidade de produtos que poderás acabar por perder devido a estes riscos.
Exemplo de cenário de EOQ
Imagina que vendes camisolas. No ano passado, vendeste 100,000 unidades e esperas vender 140,000 no próximo ano. O teu custo por encomenda é de $100 e o teu custo de posse por unidade é de $5.
Eis qual seria a tua EOQ:
2367 unidades = 2 (140,000 x 100) / 5
Cada vez que fizeres uma encomenda, esta deverá ser de 2,367 unidades — podes arredondar para 2,400 unidades. E deves fazer uma encomenda sempre que o inventário atingir o nível de stock de segurança, que é calculado da seguinte forma:
Stock de segurança = (Vendas diárias máximas x Prazo máximo de entrega) - (Vendas diárias médias x Prazo médio de entrega)
Imagina que:
- As vendas diárias máximas e médias são, respetivamente, de 200 unidades e 100 unidades por dia
- O tempo máximo e médio que o teu fornecedor demora a entregar uma encomenda é, respetivamente, de 5 dias e 3 dias
Nesse caso, terás de fazer uma encomenda sempre que tiveres 700 unidades de inventário restantes. Eis os teus cálculos:
700 = (200 x 5) - (100 x 3)
4. Implementar a gestão de inventário mesmo a tempo (JIT)
A Toyota implementou o JIT como parte do mais abrangente Sistema de Produção da Toyota (TPS) para alcançar objetivos fundamentais, como aumentar a eficiência, minimizar o desperdício e melhorar a qualidade geral.
O JIT é um sistema de «puxar» em que os produtos são recebidos num processo de produção apenas quando são necessários.
Os materiais, as peças e os produtos são fornecidos pelo processo anterior ou por um fornecedor externo diretamente ao processo sempre que está previsto que sejam utilizados, eliminando todos os custos de posse incorridos quando se mantém inventário.
O JIT ajudou a Toyota a construir um sistema de produção resiliente, mas existem vários riscos inerentes à utilização do JIT.
Por exemplo, as perturbações na cadeia de abastecimento e os períodos de inatividade não planeados podem resultar em atrasos nas entregas e interromper a sua produção.
É precisamente por isso que a Toyota não adota uma abordagem mais estratégica à implementação do JIT. Tal como foi magnificamente descrito num artigo da HBR:
A Toyota adota uma abordagem estratégica ao planeamento de inventário.
Do ponto de vista operacional, esta assenta em três pilares: inventários dimensionados estrategicamente e localizados nos locais certos para funcionarem como uma reserva que permita responder à evolução da procura, stocks de segurança que têm em conta o risco de perturbações e uma visão diferenciada dos prazos de aprovisionamento.
Foi salientado que a empresa aprendeu muito com o terramoto e tsunami de Tōhoku de 2011, após os quais identificou as peças vulneráveis a perturbações e que, por esse motivo, eram candidatas a ser armazenadas.
5. Automatize com software de gestão de inventário baseado em IA
O software de gestão de inventário pode automatizar quase todo o processo de gestão de inventário, desde que escolha o software adequado.
Um sistema básico de automatização de inventário pode:
- Efetuar encomendas quando o nível de inventário atinge o ponto de encomenda
- Selecionar o melhor fornecedor com base no preço, no prazo de aprovisionamento e noutros fatores
- Acompanhar o inventário em tempo real
- Gerar etiquetas de expedição para as encomendas
- Criar relatórios automatizados de inventário que forneçam informações sobre o desempenho e um resumo de métricas como as taxas de rotação e o inventário envelhecido
As ferramentas de gestão de inventário existem há algum tempo, mas a maioria está agora a evoluir para plataformas de gestão de inventário baseada em IA.
Dizer que a IA está prestes a revolucionar todas as áreas das empresas, incluindo a otimização do inventário, é ficar muito aquém da realidade.
Quase 40% dos diretores de retalho afirmaram, num inquérito de 2023, que utilizam IA, visão computacional e visão artificial em determinadas operações e departamentos.
35% dos inquiridos afirmaram já ter expandido este tipo de tecnologia, e 15% disseram que implementarão estas tecnologias nos próximos 12 meses.
Exemplos de otimização de inventário com IA
Tecnologias como a IA e a aprendizagem automática reforçam as capacidades do software básico de otimização de inventário de várias formas.
Eis alguns exemplos:
- Melhoria da capacidade de previsão. Os algoritmos de IA incorporam vários fatores, incluindo dados de vendas, tendências de mercado e sazonalidade, bem como fatores externos, como as condições económicas e os padrões meteorológicos, para prever a procura. Ajustam automaticamente a previsão com base em dados em tempo real, garantindo que as suas previsões são sempre elaboradas com dados atualizados.
- Pontos de encomenda dinâmicos. Um sistema de IA pode ajustar automaticamente o ponto de encomenda com base em dados em tempo real, como a procura, os prazos de aprovisionamento e os níveis de inventário atuais. Se estiver prestes a entrar num período de abrandamento de alguns meses devido à sazonalidade, o algoritmo de IA reduz automaticamente o ponto de encomenda e minimiza o custo de manutenção do inventário.
- Identificação dos melhores fornecedores. O algoritmo de IA pode monitorizar métricas de desempenho dos fornecedores, como os prazos de aprovisionamento e a precisão das encomendas, para o ajudar a identificar os melhores fornecedores.
- Tomada de decisões estratégicas. As soluções de otimização de inventário com IA não se limitam a gerar relatórios analíticos. Oferecem informações valiosas sobre o comportamento dos clientes, as tendências de vendas e o desempenho do inventário, ajudando-o a tomar decisões baseadas em dados.
Embora os sistemas de inventário com IA impliquem um investimento inicial, o retorno a longo prazo pode ser excelente se implementar e utilizar o sistema corretamente.
10 principais soluções de gestão de inventário com IA à escolha
Fizemos o trabalho por si e encontrámos os principais sistemas de gestão de inventário com IA disponíveis no mercado, com base nas funcionalidades e capacidades de gestão de inventário. Consulte-os:
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6. Tire partido dos serviços 3PL
A colaboração com serviços 3PL dá-lhe acesso à respetiva tecnologia e infraestrutura, que incluem funcionalidades capazes de ajudar a otimizar o inventário.
As capacidades variam entre prestadores de serviços 3PL, mas eis uma visão geral do que pode esperar:
- Tecnologia e análise avançadas. Muitos prestadores 3PL disponibilizam sistemas de gestão de armazéns (WMS) avançados, com funcionalidades como o acompanhamento e a análise do inventário. Estas ferramentas permitem-lhe acompanhar KPIs e visualizar dados do inventário, ajudando-o a tomar decisões mais informadas.
- Armazenagem e distribuição eficientes. Os serviços 3PL gerem grandes armazéns em localizações estratégicas. Isto reduz os seus custos de manutenção de inventário e permite-lhe entregar as encomendas mais rapidamente.
- Previsão e planeamento da procura. Os prestadores de serviços 3PL trabalham frequentemente em estreita colaboração com os clientes para prever com precisão a procura e gerir os níveis de inventário. Dada a sua experiência em trabalhar com uma grande diversidade de clientes e, possivelmente, com outros clientes do seu setor, o seu contributo pode ser uma mais-valia.
- Suporte multicanal. Os prestadores 3PL podem ajudá-lo a gerir o inventário em vários canais de vendas, como o comércio eletrónico, o retalho e o comércio grossista. Manter os inventários sincronizados entre os canais de vendas ajuda a evitar o excesso de stock — pode simplesmente transferir artigos entre canais se tiver excedentes num deles.
Consulte a nossa seleção das 10 melhores empresas 3PL no nosso grande resumo:
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7. Monitorize os principais indicadores de desempenho (KPIs)
A monitorização de KPIs não é exatamente uma técnica de otimização, mas é uma excelente forma de avaliar a eficácia da técnica que está a utilizar.
Isto significa que a monitorização de KPIs é um ótimo método complementar a aplicar juntamente com qualquer outra técnica de otimização que utilize.
As métricas que deve acompanhar
Os KPIs que monitoriza dependem dos seus objetivos. Eis alguns KPIs importantes de otimização do inventário:
- Rácio de rotação do inventário. A rotação do inventário mede o número de vezes que o inventário é vendido ou reposto durante um determinado período — um mês, trimestre ou ano. Uma rotação baixa indica excesso de stock ou inventário de rotação lenta, e vice-versa. Não existem valores de referência, porque cada empresa é única, mas um valor entre 5 e 10 é um bom intervalo para empresas de retalho.
Eis a fórmula para calcular a rotação do inventário:
Em que o inventário médio é calculado da seguinte forma:
- Dias de vendas de inventário (DSI). O DSI é o número médio de dias necessários para vender todo o inventário. Um DSI elevado indica que o inventário permaneceu demasiado tempo no armazém, o que pode levar a custos de capital e de armazenamento mais elevados.
A fórmula para calcular o DSI é:
- Taxa de encomendas pendentes. A taxa de encomendas pendentes é a percentagem de encomendas que não puderam ser satisfeitas porque não havia inventário suficiente. Taxas elevadas de encomendas pendentes resultam de previsões de procura ou de uma gestão do inventário inadequadas.
Eis como pode calcular a taxa de encomendas pendentes:
- Retorno da margem bruta sobre o investimento (GMROI). O GMROI mede a rentabilidade do inventário para uma empresa de retalho. Indica o montante de lucro gerado por cada unidade monetária investida na compra de inventário.
Eis a fórmula:
Em que o custo médio do inventário é calculado da seguinte forma:
Considerações finais
O método específico que utiliza para otimizar o inventário depende do seu setor e dos objetivos da sua empresa.
Se for proprietário de uma empresa de venda de calçado a retalho, é melhor optar por métodos mais simples, como o EOQ. Se também vender esse calçado online, poderá considerar a utilização de um serviço 3PL.
Por outro lado, se for um fabricante com um grande portefólio de produtos, o ABC ou o JIT poderão ser excelentes opções.
No entanto, quase todas as empresas podem beneficiar da implementação de um sistema de gestão de inventário.
Este sistema centraliza os dados de inventário necessários para tomar decisões de inventário mais inteligentes e baseadas em dados e facilita a implementação de uma técnica de otimização do inventário.
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Perguntas frequentes sobre otimização do inventário
Agora que já abordámos os conceitos básicos, vamos analisar rapidamente algumas perguntas comuns relacionadas com a otimização do inventário.
Como é que a otimização do inventário influencia a redução de custos e a satisfação do cliente?
A otimização do inventário influencia diretamente os custos relacionados com o inventário.
Quando mantém um nível ótimo de inventário, suporta menos custos de armazenamento e de posse, como o custo do capital e dos serviços do seu armazém.
Além disso, o valor monetário do risco associado ao seu inventário diminui quando mantém menos unidades — o risco inclui a possibilidade de danos, roubo e perdas.
A satisfação do cliente é um resultado da otimização do inventário.
Quando consegue minimizar a taxa de encomendas pendentes e entregar as encomendas atempadamente através da otimização, irá notar um aumento da taxa de retenção e, ao longo do tempo, construir uma base de clientes mais fiel.
Quais são os principais componentes de uma estratégia eficaz de otimização do inventário?
Estes são os três principais fatores de uma otimização do inventário bem-sucedida:
- Previsão precisa da procura. A procura prevista constitui a base de qualquer técnica de otimização. É impossível prever a procura com precisão até à última unidade, mas a utilização de técnicas avançadas, como a modelação preditiva, a análise de regressão, as simulações de Monte Carlo e a previsão bayesiana, pode ajudá-lo a aproximar-se do número real.
- Uma cadeia de abastecimento resiliente. Circunstâncias extraordinárias causarão perturbações. Não pode impedir catástrofes naturais e guerras, e é por isso que precisa de uma cadeia de abastecimento resiliente. Diversifique os seus fornecedores por várias regiões, estabeleça relações de colaboração com os fornecedores, mantenha um stock de segurança adequado e desenvolva um plano de resposta a crises. Continuarão a ocorrer acontecimentos adversos, mas estará mais bem preparado para lidar com eles.
- Envolvimento dos colaboradores. Há pouco a ganhar ao tirar os colaboradores da sua zona de conforto quando inicia um processo de otimização. Em vez disso, procure obter a sua opinião sobre a forma como pensam que o inventário deve ser otimizado e quais os sistemas que devem ser utilizados.
Como é que uma pequena empresa pode melhorar a precisão do inventário?
A melhor forma é começar pelo básico. A primeira prioridade deve ser obter uma visibilidade completa dos dados de inventário através de um sistema de gestão de inventário.
Assim que tiver toda a informação, comece por estabelecer um stock de segurança para ter sempre inventário suficiente para cumprir os níveis de serviço. Depois, determine a estratégia que funcionará melhor para a sua empresa.
