Quebras de stock: detete-as, calcule-as e acabe com elas

A minha amiga Tania perdeu 7 842 $ em inventário no ano passado. Não devido a um roubo dramático em que alguém fugiu com caixas de unhas autocolantes. Nem porque ficou louca e tentou usar os próprios produtos. 

Em vez disso, conjuntos de unhas premium desapareciam entre a receção e o processamento das encomendas, as margens de lucro diminuíam e o contabilista fazia perguntas desconfortáveis às quais ela não conseguia responder. 

“Vendeu estes modelos? Devolveu-os aos fornecedores? Afinal, para onde foram quase 8 mil dólares de inventário?”

A pior parte? Ela não tinha absolutamente nenhum sistema que lhe dissesse se a causa era roubo, erros de documentação, fraude por parte dos fornecedores ou uma combinação dos três. 

A sua “gestão de inventário” consistia em folhas de cálculo, intuição e dedos cruzados, na esperança de ter stock suficiente de pontas francesas e acabamentos cromados.

Se está a acenar afirmativamente porque tem passado exatamente pelo mesmo — não está sozinho.

A quebra de inventário representou 112,1 mil milhões de dólares em perdas em 2022, mas muitos proprietários continuam a tratá-la como um custo misterioso e inevitável de fazer negócio.

Por isso, Tania e eu decidimos compreender o grande mistério da quebra de inventário. 

Este guia é o resultado dessa jornada — um roteiro abrangente que lhe mostrará exatamente como detetar a quebra de inventário, calcular o seu impacto no negócio e implementar estratégias comprovadas para a prevenir. 

Quer esteja a gerir uma loja de retalho especializada, uma operação de comércio eletrónico ou um modelo híbrido, encontrará conselhos práticos para proteger os seus resultados e trazer clareza à gestão do seu inventário.

O que é a quebra de inventário?

A quebra de inventário é a diferença entre o inventário que deveria ter (de acordo com os seus registos) e o que realmente tem (com base numa contagem física). 

Em termos simples, ocorre quando os seus produtos desaparecem misteriosamente algures entre a compra e a venda.

Por exemplo, se o seu sistema indica que deveria ter 500 conjuntos de unhas cromadas autocolantes em stock, mas a contagem física revela apenas 475 conjuntos, está perante uma quebra de 25 unidades. 

Esta discrepância representa inventário perdido — e dinheiro perdido — que não pode ser convertido em receita.

O impacto financeiro e operacional da quebra de inventário

Agora, enquanto proprietário de um negócio de comércio eletrónico, pode ter passado exatamente pelo mesmo — e está no sítio certo para descobrir o quê, o porquê e o como! 

Por isso, tal como Tania e eu, precisamos primeiro de abordar o impacto financeiro e operacional da quebra de inventário no seu negócio: 

Lucros perdidos e aumento do COGS

A quebra de inventário afeta os seus resultados de duas formas dolorosas: 

• Em primeiro lugar, existe a perda direta do valor do produto. 
• Em segundo lugar, e de forma mais insidiosa, aumenta o seu custo dos produtos vendidos (COGS) em relação às suas vendas efetivas.

Quando o negócio de unhas da Tania perdeu quase 8 000 dólares em inventário, ela ficou obviamente sem os produtos. 

MAS a pior parte era que também estava a perder a receita potencial que esses produtos teriam gerado, aproximadamente 16 000 dólares em vendas, tendo em conta as suas margens habituais. 

Além disso, o contabilista teve de aumentar o COGS para contabilizar o inventário em falta, fazendo com que as margens de lucro parecessem mais reduzidas do que deveriam (e do que o gelo sobre o qual o responsável pelo inventário estava, naquele momento, a patinar).

Problemas de previsão e precisão do inventário

Uma quebra de inventário crónica cria um efeito dominó em todo o planeamento do inventário. Quando os dados do seu sistema não correspondem à realidade, depara-se com dois problemas principais:

• Pode encomendar stock demasiado tarde porque o seu sistema pensa que tem mais do que realmente tem
• As suas previsões de vendas tornam-se pouco fiáveis porque se baseiam em níveis de inventário imprecisos

Rupturas de stock, problemas de reposição e riscos de conformidade

As consequências operacionais da quebra de inventário vão além das perdas financeiras:

• Desilusão dos clientes. Nada frustra mais os clientes do que encomendar artigos que parecem estar em stock, para depois receberem uma notificação de encomenda pendente vários dias mais tarde.
• Encomendas de emergência. Quando descobre inesperadamente quebras de stock, acaba muitas vezes por pagar preços e custos de envio premium por encomendas urgentes.
• Questões de conformidade e fiscais. Registos de inventário imprecisos podem desencadear auditorias fiscais e problemas de conformidade. Isto é especialmente prejudicial para produtos regulamentados ou empresas cotadas em bolsa. 

No caso do negócio de unhas da Tania, embora a falta de inventário e as perdas fossem difíceis de gerir — o impacto mais doloroso foi ter de enviar um e-mail aos clientes que tinham encomendado designs de edição limitada para as festas, a informar que os artigos estavam, na realidade, esgotados. Isto não só resultou em vendas perdidas, como também prejudicou a reputação de fiabilidade da sua marca.

A quebra de inventário afeta tudo, desde o seu fluxo de caixa até às relações com os seus clientes. 

E, como veremos na próxima secção, pode ter origem numa variedade surpreendente de fontes.

Causas comuns da quebra de inventário

Sejamos realistas — os produtos não ganham simplesmente pernas e vão-se embora (embora às vezes pareça mesmo isso). 

Compreender para onde está realmente a ir o seu inventário é o primeiro passo para travar a hemorragia. Eis os suspeitos do costume por detrás desses mistérios enlouquecedores do inventário:

• Furto externo. Enquanto os seus vizinhos com lojas físicas se preocupam com furtos em loja, o comércio eletrónico também não está imune a mãos alheias. As encomendas podem desaparecer dos armazéns ou durante a entrega, representando cerca de 36% da quebra no retalho, segundo a National Retail Federation.
• Furto interno. Eis a conversa constrangedora que nenhum proprietário de uma empresa quer ter — por vezes, trata-se de um trabalho interno (cerca de 29% dos casos de quebra). Nas empresas de comércio eletrónico, isto acontece normalmente em armazéns onde os funcionários têm acesso direto aos seus produtos.
• Erros administrativos. Errar é humano e, neste caso, pode representar uns impressionantes 18,8% da quebra de inventário. Embora menos dramáticos do que o furto, estes erros são igualmente dispendiosos. Normalmente, têm origem em:
  • Contagens do tipo "Eh, parece estar certo" ao receber remessas, em vez de verificar efetivamente as quantidades.
  • Caos contabilístico, em que o seu sistema de contabilidade e o sistema de inventário parecem estar a falar de números diferentes.
  • Devoluções que entram num misterioso buraco negro em vez de serem devidamente processadas e repostas no inventário.

Veja este comentário no Reddit sobre a vigilância obsessiva da Amazon. Mesmo com milhares de milhões investidos em tecnologia e sistemas de verificação tripla, o culpado mais provável quando o inventário desaparece continua a ser o bom e velho erro humano!

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• Falhas do site e do sistema. Problemas técnicos criam uma "quebra digital", em que o sistema não regista corretamente as vendas. Isto significa que o sistema de inventário pensa que os produtos ainda estão nas prateleiras, quando, na realidade, já foram enviados para clientes satisfeitos. O sistema mostra o stock completo, mas o armazém está mais vazio do que uma aula de ioga numa segunda-feira de manhã. Estas falhas são igualmente dispendiosas, porque pode não detetar os pontos de reposição de artigos cujo stock está realmente a esgotar-se, o que resulta em perda de receitas ou numa má reputação! 
• Fraude e erros dos fornecedores. As empresas de comércio eletrónico são particularmente vulneráveis às artimanhas dos fornecedores, uma vez que as encomendas são frequentemente recebidas em grandes quantidades sem uma verificação rigorosa. Estes problemas sorrateiros incluem:
  • Envio de quantidades inferiores: "Enviámos as 500 unidades!" (Narrador: enviaram 485)
  • Falsa representação da qualidade: "Estas são as versões premium!" (Narrador: não eram)
  • Engano nas devoluções: "A devolução foi processada!" (Narrador: NÃO!)

Mais vale livrar-se desses fornecedores — e RAPIDAMENTE!

Como calcular a quebra de stock

Vamos diretos ao assunto—não se pode gerir aquilo que não se mede. 

Calcular a quebra de stock é o primeiro passo para passar de “para onde foram todas as nossas coisas?” para “é exactamente isto que estamos a perder e eis porquê”.

A fórmula básica para calcular a quebra de stock é simples:

E se quiser expressá-la como uma percentagem (o que ajuda a comparar diferentes períodos ou localizações):

Vamos analisar isto através de um exemplo real

A loja online de unhas da Tania recebeu uma remessa de 500 conjuntos de unhas postiças de luxo, com um custo grossista de $15 cada (valor total: $7,500). O sistema de gestão de stock regista vendas, devoluções e ajustes.

Após um período de três meses:

• O sistema de stock indica que foram vendidos 375 conjuntos
• Não foram registadas devoluções nem outros ajustes
• De acordo com os registos, deveriam restar 125 conjuntos (no valor de $1,875)

Mas quando a Tania faz a contagem física do stock, encontra apenas 100 conjuntos nas prateleiras.

Cálculo da quebra:

• Stock esperado: 125 conjuntos ($1,875)
• Stock real: 100 conjuntos ($1,500)
• Stock em falta: 25 conjuntos ($375)
• Taxa de quebra: (25 ÷ 125) × 100 = 20%

Essa taxa de quebra de 20% deveria fazer soar os alarmes—a média da indústria do comércio electrónico ronda os 1,4%, de acordo com a National Retail Federation. 

A um custo grossista de $375, esses 25 conjuntos em falta já representam um impacto directo nos resultados da Tania.

Mas o verdadeiro prejuízo? São os $750 em potenciais vendas perdidas ao preço de venda a retalho de $30 por conjunto—dinheiro que nunca chegará à sua conta bancária.

Antes de prosseguirmos, vamos esclarecer completamente a sua própria situação relativamente às quebras de inventário. 

Nada melhor do que atribuir números reais ao problema—é como finalmente subir à balança depois das festas. Desconfortável? Talvez. Necessário? Sem dúvida.

Criámos esta calculadora prática para o ajudar a encarar a realidade. Basta indicar o seu setor (se o souber), o valor total do seu inventário e quanto inventário desapareceu misteriosamente. 

Depois, veja como revela exatamente a comparação entre a sua taxa de quebras e as médias do setor.

A calculadora fornecer-lhe-á uma avaliação realista em poucos segundos—mostrando a sua taxa de quebras, o valor monetário real que está a perder e a sua posição em comparação com outras empresas do seu setor.

Se estiver a ver avisos vermelhos, está definitivamente na altura de implementar as estratégias que vamos abordar.

Experimente. As suas margens de lucro agradecer-lhe-ão mais tarde.

Quebras de Inventário por Setor

Os padrões do setor relativos às quebras variam bastante, dependendo do que vende, da dimensão da sua empresa e do local onde opera. 

Em média, as empresas perdem cerca de 1,4% das vendas—mas isso é apenas a ponta do icebergue.

• As lojas de retalho tendem a ser mais afetadas, com as quebras a consumir 1,8% das vendas. Não é uma surpresa—quando os clientes podem tocar na sua mercadoria, uma parte dela tende a sair sem ser paga.
• Empresas de alimentação e bebidas? Estão a ver desaparecer 2,5% das vendas mais depressa do que as amostras gratuitas na Costco. Entre a deterioração, a “prova de qualidade” pelos funcionários e as inconsistências nas porções, os produtos perecíveis parecem feitos para desaparecer.
• As operações industriais perdem normalmente 1,6% das vendas, com as matérias-primas a transformarem-se misteriosamente em ar algures entre a receção e a produção. Os suspeitos do costume? Desperdício de processos que ninguém acompanha, funcionários a “pedirem emprestados” materiais para projetos pessoais e aquela velha tradição industrial de arredondar erros ao medir os consumos—“Eh, é suficientemente próximo” raramente é.

Dito isto, estes são apenas valores médios—a sua experiência pode ser muito diferente. 

A verdadeira vitória não é ter a taxa de quebras mais baixa do seu setor (embora seja agradável poder gabar-se); é conhecer os seus números, acompanhar as tendências e melhorar continuamente.

Criámos uma tabela simples (porque ADORO tabelas para representação visual) para mostrar as principais fontes de quebras e as condições que criam um risco elevado para a sua empresa:

Indicadores-chave de desempenho das Quebras de Inventário & O que acompanhar

Agora que conhecemos as taxas médias de quebras do setor, é importante saber o que acompanhar para superar esses valores. Eis os principais números a observar:

• Percentagem da taxa de quebra de stock: acompanhe a percentagem do inventário que desaparece. A média do setor é de 1,4%, mas este valor varia consoante o setor. Monitorize trimestralmente para identificar tendências.

• Taxa de precisão do inventário: meça até que ponto os registos digitais correspondem à realidade física. Procure atingir 98% ou mais. Qualquer valor inferior a 95% requer uma investigação imediata.

• Taxa de erros: acompanhe o número de discrepâncias durante as contagens cíclicas. Divida os erros por tipo de produto, zona do armazém ou turno dos funcionários. O aumento das taxas de erro em áreas específicas pode revelar furtos direcionados ou falhas nos processos.

• Impacto nos COGS: calcule o efeito direto da quebra de stock no Custo dos Produtos Vendidos.

• Taxa de rutura de stock: a taxa de rutura de stock é a percentagem de artigos que não estão disponíveis quando são necessários para venda. Taxas elevadas, apesar de um stock aparentemente adequado, indicam problemas mais profundos na gestão do inventário, como furtos ou extravios. Isto pode resultar em atrasos para os clientes e num atraso nas compras aos fornecedores!

Ao acompanhar consistentemente estas cinco métricas, obterá informações não só sobre a quantidade de inventário que está a desaparecer, mas também sobre onde, quando e como desaparece mais depressa do que pizza numa festa de escritório. 

Já não acabará como a Tania — a chorar convulsivamente sobre o teclado às 2 da manhã enquanto pesquisa freneticamente no Google "onde foi parar todo o meu inventário" e "as empresas podem apresentar participações de pessoas desaparecidas para produtos".

Como prevenir as perdas de inventário: 8 estratégias comprovadas

Agora que descobrimos para onde está a ir o seu inventário (puf! para o vazio), está na altura de arregaçar as mangas e ripostar. 

Apresentamos abaixo oito estratégias testadas em situações reais — baseadas em verdadeiras confusões (olá, Tania), conhecimentos de especialistas e lições aprendidas da forma mais difícil — que podem ajudá-lo a estancar as perdas, proteger os seus lucros e, finalmente, controlar o seu inventário. Preparado?  

1. Audite o inventário com frequência (incluindo auditorias surpresa)

Lembra-se de quando a Tania presumiu que o inventário estava bem até a revisão trimestral revelar uma surpresa de $8K? Pois, não vamos fazer isso.

Em vez de tratar as contagens de inventário como consultas dentárias anuais (dolorosas, temidas e facilmente adiadas), implemente a contagem cíclica — contando uma pequena parte do inventário todos os dias ou semanas. 

Esta abordagem:

• deteta discrepâncias antes de estas se transformarem em monstros que destroem os lucros
• Cria uma cultura de responsabilização (todos sabem que as contagens são feitas regularmente)
• Distribui o trabalho, para que toda a sua equipa não tenha de passar a noite em claro a contar existências

E faça também auditorias surpresa ocasionalmente. 

Estas contagens não anunciadas são como testes surpresa para a sua equipa de inventário. Se alguém tem andado a retirar produtos para si ou a falsificar os números, as auditorias surpresa tornam significativamente mais difícil encobrir os seus rastos. 

2. Implemente sistemas de acompanhamento do inventário em tempo real

Se o seu sistema de inventário ainda envolve contagens manuais e introdução de dados, mais vale ir bater com a cabeça à parede. 

Na maioria dos casos, os seus produtos não desaparecem de um dia para o outro — desaparecem um a um, completamente sem serem detetados devido à falta de acompanhamento em tempo real!

O acompanhamento do inventário em tempo real é como instalar câmaras de segurança para os seus produtos. Eis o que pode fazer por si:

• Leitura de códigos de barras garante que cada movimento de produto é registado instantaneamente. Não quando alguém se lembra de atualizar uma folha de cálculo. Estes sistemas podem integrar-se com as suas plataformas de POS e comércio eletrónico para atualizar as quantidades de inventário a cada venda.
• A tecnologia RFID acompanha os produtos sem necessidade de leitura com linha de visão. De facto, 93% dos retalhistas inquiridos na América do Norte utilizam RFID. Isto é particularmente valioso em ambientes de retalho onde os produtos circulam frequentemente entre o armazém, a área de vendas e os provadores. 
• Sensores IoT monitorizam não só a localização, mas também as condições ambientais. São ideais para empresas que lidam com produtos perecíveis ou artigos sensíveis à temperatura e à humidade, onde a deterioração contribui significativamente para as perdas de inventário.

3. Utilize software de gestão de inventário com automatização

Os sistemas modernos de gestão de inventário assumem o trabalho pesado ao automatizarem as tarefas monótonas que os seres humanos inevitavelmente executam de forma incorreta — atacando diretamente os 18,8% de perdas de inventário causadas por erros administrativos.

Eis em que podem ajudar:

• Pontos de reposição automáticos que desencadeiam compras quando o stock atinge níveis críticos
• Reconciliação entre canais que mantém o inventário exato em todas as plataformas de vendas
• Reconhecimento de padrões que assinala discrepâncias suspeitas antes de se tornarem problemas dispendiosos

Os melhores sistemas disponibilizam painéis em tempo real que mostram exatamente o que está a vender, o que está parado e o que está suspeitamente em falta — sem ter de vasculhar folhas de cálculo intermináveis.

Procure funcionalidades essenciais que combatam diretamente as perdas de inventário, incluindo:

• Fluxos de receção orientados por códigos de barras que verificam as quantidades face às encomendas de compra
• Calendários automatizados de contagem cíclica que dão prioridade aos artigos de elevado valor ou com elevadas perdas de inventário
• Acompanhamento do custo das mercadorias vendidas que é atualizado em tempo real à medida que o inventário circula
• Reconciliação entre várias localizações que evita a sobreevenda nos canais
• Relatórios de perdas de inventário que discriminam as perdas por categoria, localização e período
• Alertas de variação que assinalam discrepâncias invulgares para investigação imediata

Para garantir que conhece todos os pontos de contacto onde o inventário muda de mãos, apresentamos as nossas 10 principais recomendações de melhor software de gestão de inventário:

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1. 1. Linnworks — Best automation and workflows
2. 2. MRPeasy — Best for small manufacturers' production planning
3. 3. KORONA POS — Best for multi-location inventory management
4. 4. Helcim — Best for secure, no-fee card processing
5. 5. Katana — Best all-in-one manufacturing system
6. 6. Ordoro — Best for real-time inventory syncing
7. 7. Acumatica — Best for cross-module workflows
8. 8. Zoho Inventory — Best free option for small shippers
9. 9. Finale Inventory — Best for multi-warehouse management
10. 10. Infoplus — Best for reporting features

4. Melhore a formação e a sensibilização dos colaboradores

Os seus colaboradores podem ser os seus maiores aliados ou os seus piores inimigos quando se trata de perdas de inventário. 

Embora o furto interno seja um problema enorme, até os membros honestos da equipa podem estar a esgotar acidentalmente o seu inventário através de erros simples e atalhos.

• Aquele trabalhador do armazém que “calcula a olho” as quantidades recebidas em vez de digitalizar cada artigo? Está a custar-lhe milhares de euros. 
• A pessoa que se esquece de registar os produtos danificados? Está a criar inventário fantasma. 
• O membro da equipa que não segue os procedimentos de devolução? Está basicamente a deitar dinheiro para o lixo.

Uma formação eficaz ajuda a criar uma cultura de atenção ao inventário. A sua equipa deve compreender não só como gerir o inventário, mas também por que razão contagens precisas são importantes para a empresa (e para a segurança dos seus postos de trabalho).

Crie procedimentos operacionais padrão claros, que não deixem margem para interpretações:

• Documente exatamente como os produtos devem ser recebidos, incluindo as etapas de verificação necessárias
• Estabeleça processos para lidar com danos, devoluções e baixas de inventário
• Implemente uma verificação dupla para movimentações de artigos de elevado valor
• Crie listas de verificação para os procedimentos de abertura e encerramento que incluam verificações do inventário
• Defina consequências claras para as violações dos procedimentos (e aplique-as efetivamente)
• Invista em sessões regulares de atualização da formação e (se possível, porque sabemos que tem muito trabalho em mãos) crie guias visuais claros
• Mais importante ainda, reconheça os funcionários que mantêm uma precisão exemplar do inventário. Toda a gente gosta de receber um elogio! 

Quando a sua equipa compreende que a precisão do inventário afeta diretamente a saúde da empresa (e os seus prémios), acontecem coisas mágicas aos seus números de perdas de inventário.

5. Separe funções para reduzir o risco de fraude

O princípio da segregação de funções é um conceito básico de contabilidade e, ainda assim, é surpreendentemente ignorado na gestão de inventário.

Basicamente, significa: não coloque todos os ovos do seu inventário no cesto de um único funcionário. 

Quando uma única pessoa controla várias partes do seu processo de inventário, está a dar às perdas de inventário acesso total ao seu inventário. 

É claro que não estamos a sugerir que os seus funcionários sejam desonestos (pelo menos, não todos), mas este sistema também permite contabilizar e prevenir erros!

Crie divisões claras de responsabilidades, como: 

• Encomendas. Um membro da equipa (ou departamento) efetua as encomendas de compra.
• Receção. Uma pessoa diferente recebe e conta o inventário que chega.
• Ajustes. Outra pessoa trata dos ajustes e das baixas de inventário.
• Contagem. Outra pessoa ainda realiza as contagens cíclicas regulares.
• Revisão. Um gestor analisa as discrepâncias sem ter acesso direto à alteração dos registos.

Esta abordagem cria pontos de controlo naturais onde as discrepâncias se tornam visíveis. Isto torna muito mais difícil que o inventário desapareça sem explicação.

6. Reforce as relações com os fornecedores e a responsabilização

Os seus fornecedores podem estar secretamente a contribuir para o seu problema de perdas de inventário sem nunca sequer entrarem no seu armazém. 

E — sejamos honestos — contar 1.000 pequenos componentes em cada caixa de entrega situa-se algures entre ver a tinta secar e preencher a declaração de impostos na escala da emoção. Mas é preciso fazer o que tem de ser feito para garantir que os seus fornecedores não o estão a enganar de forma extremamente dispendiosa!

As perdas de inventário associadas aos fornecedores assumem muitas formas: 

• Encomendas expedidas de forma incompleta (faturadas 500 unidades, expedidas 480)
• Artigos danificados durante o transporte, mas que não foram devidamente registados
• Substituição dos produtos encomendados por produtos diferentes
• O clássico “isto foi definitivamente entregue no seu armazém” quando, na realidade, não foi

Para controlar as perdas de inventário associadas aos fornecedores:

• Acompanhe o desempenho dos fornecedores. Crie fichas de avaliação detalhadas que monitorizem a precisão, a pontualidade e os problemas de qualidade de cada fornecedor.
• Conte o conteúdo, não as caixas. Exija uma confirmação assinada com a contagem real dos artigos, e não apenas o número de caixas recebidas.
• Registe os danos imediatamente. Fotografe e registe os produtos danificados assim que forem recebidos, antes que as provas desapareçam.
• Apanhe os seus fornecedores de surpresa. Implemente protocolos de auditoria aleatória nos quais conte minuciosamente todos os artigos das remessas quando eles menos esperarem.
• Defina penalizações claras. Estabeleça consequências para discrepâncias recorrentes que atinjam os fornecedores onde mais dói—a sua margem de lucro.
• Torne a verificação obrigatória. Crie etapas de receção que não possam ser ignoradas, mesmo quando estiver sobrecarregado com entregas.
• Exija listas de embalagem detalhadas. Exija que os fornecedores incluam listas discriminadas artigo a artigo em todas as remessas.
• Comunique as expectativas. Reforce estas verificações físicas com uma comunicação clara e consistente sobre os seus padrões.

Os melhores fornecedores valorizam as parcerias de longo prazo e trabalharão consigo para resolver discrepâncias, enquanto aqueles que causam problemas de inventário de forma consistente poderão ter de ser reconsiderados por completo.

Também poderá querer consultar esta lista das principais soluções de software de gestão de relações com fornecedores que a Tania e eu encontrámos:

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1. 1. Precoro — Best for centralized supplier data
2. 2. Pipefy — Best for process automation
3. 3. Anvyl — Best for improving supplier performance
4. 4. GEP SMART — Best unified source-to-pay solution
5. 5. Gatekeeper — Best for contract lifecycle management
6. 6. Coupa — Best for supplier risk management
7. 7. SAP Ariba — Best all-in-one solution
8. 8. Oracle Supply Chain Management — Best for supply chain visibility
9. 9. Ivalua — Best for spending management
10. 10. APEX Portal — Best for supplier discovery

7. Adicione sistemas de segurança e prevenção de perdas

Embora as câmaras sejam um bom começo, a sua estratégia de prevenção de perdas precisa de mais camadas do que um traje de inverno no Minnesota. 

Uma prevenção de perdas eficaz combina barreiras físicas, fechaduras digitais e truques psicológicos que fazem os potenciais ladrões reconsiderar as suas escolhas de vida. É como criar uma versão de inventário de Sozinho em Casa, sem a alegria das festas (e os prováveis processos judiciais).

Eis o que pode planear: 

• A vigilância estratégica é a sua primeira linha de defesa. Coloque câmaras onde o inventário muda de mãos ou sai do edifício. Mas não se limite a gravar horas intermináveis de imagens que ninguém vê — utilize sistemas que assinalem padrões invulgares, como visitas ao armazém à meia-noite ou alguém que passe uma quantidade suspeita de tempo junto dos seus produtos premium. Para aqueles artigos de elevado valor que parecem ganhar pernas e desaparecer — considere criar uma área segura que exija acesso com cartão ou autorização de duas pessoas.
• A segurança digital merece a mesma atenção. O seu sistema de inventário deve ter definições de permissões que limitem quem pode fazer ajustes, processar devoluções ou aprovar baixas. Um trabalhador do armazém pode precisar de permissões para fazer leituras, mas não deve ter poderes divinos para alterar quantidades sem supervisão. Estes limites digitais evitam tanto furtos deliberados como aqueles ajustes de inventário do tipo “só estava a tentar ajudar” que, de alguma forma, acabam sempre em lágrimas e mercadoria desaparecida.
• As contagens cíclicas aleatórias são outro poderoso elemento dissuasor. Quando os funcionários sabem que o stock pode ser contado a qualquer momento, têm menos probabilidade de “pedir emprestada” aquela nova paleta de sombras ou acessório de jogos. A incerteza cria uma barreira psicológica surpreendentemente eficaz.

Objetivo: tornar o furto tão inconveniente que nunca aconteça.

8. Trabalhe com um parceiro de logística de terceiros ou de processamento de encomendas de confiança

Por vezes, a melhor forma de resolver os seus problemas de perdas de inventário é deixar que outra pessoa trate completamente do seu inventário. 

É como quando finalmente contratei um profissional de limpeza doméstica, depois de anos a “limpar” ao enfiar tudo em gavetas aleatórias — de repente, as coisas deixaram de desaparecer em misteriosos buracos negros.

Um bom parceiro de logística de terceiros (3PL) traz para a mesa uma gestão de inventário de nível industrial. 

Estas pessoas contam artigos ao pequeno-almoço, conciliam discrepâncias ao almoço e otimizam a disposição dos armazéns ao jantar. Saber exatamente onde estão os seus produtos a qualquer momento é, literalmente, todo o seu modelo de negócio.

Os 3PL estabelecidos já construíram a infraestrutura que a maioria das pequenas empresas não pode pagar: sistemas de gestão de armazéns que acompanham cada movimento de produto, leitura de códigos de barras em cada ponto de contacto, sistemas de segurança que fariam inveja a um casino e processos normalizados aperfeiçoados através do tratamento de milhões de encomendas.

Escolha um 3PL que tenha:

• Processos de receção com dupla verificação
• Contagens cíclicas integradas nas operações diárias, não apenas em situações de pânico trimestrais
• Câmaras a cobrir cada centímetro quadrado do chão do armazém
• Funcionários profissionais de armazém especificamente formados em precisão de inventário
• Rastreio sofisticado que cria responsabilidade por cada contacto com o produto

Para além das vantagens óbvias em termos de segurança, os parceiros profissionais de processamento de encomendas introduzem algo ainda mais valioso: consistência. 

O seu sistema interno de preparação de encomendas pode mudar consoante quem esteja a trabalhar nesse dia, mas os 3PL vivem e morrem pelos seus procedimentos operacionais normalizados.

É claro que a subcontratação não é gratuita — pagará por estes serviços. 

Mas quando se tem em conta a redução das perdas de inventário, a menor necessidade de pessoal e a eliminação dos custos do armazém, muitas empresas acabam, na realidade, por ficar financeiramente beneficiadas. Isto sem mencionar o benefício inestimável de nunca ter de contar o inventário à meia-noite, antes do prazo para entrega dos impostos trimestrais.

Procura um parceiro de processamento de encomendas especializado na precisão do inventário? Consulte a nossa compilação abrangente dos 10 principais fornecedores de 3PL que se destacam na prevenção de perdas e na gestão de inventário.

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1. 1. ShipBob — Best for fast global fulfillment
2. 2. GoBolt — Best for eco-friendly delivery
3. 3. DHL Supply Chain — Best for international deliveries
4. 4. UPS Supply Chain Solutions — Best for managing supply chains
5. 5. FedEx Supply Chain — Best for large businesses
6. 6. Maersk Logistics — Best for global logistics solutions
7. 7. DB Schenker — Best for real-time GPS tracking
8. 8. Kuehne + Nagel — Best for combining sea and air logistics
9. 9. CEVA Logistics — Best end-to-end freight management
10. 10. C.H. Robinson — Best for shipping across railway networks

Como sobreviver ao desaparecimento do inventário da FBA

Até a Amazon é um prestador de serviços 3PL através do seu serviço Fulfillment by Amazon (FBA). 

A FBA permite que os vendedores armazenem os seus produtos nos centros de distribuição da Amazon, enquanto a Amazon trata do processamento das encomendas, do envio e do serviço de apoio ao cliente.

A vantagem de recorrer a operadores 3PL de maior dimensão é que estes dispõem de vários processos para reparações e reclamações, que podem ajudar vendedores como você a lidar facilmente com situações difíceis, como envios perdidos ou atrasados! 

Veja só esta discussão num fórum — que útil!

Eis um resumo rápido da história do envio perdido da Amazon, retirada do fórum da comunidade:

Quando o seu precioso inventário desaparece no abismo da Amazon, não entre imediatamente em pânico. 

O buraco negro da receção demora pelo menos 6 dias (mas muitas vezes parece uma eternidade). Acompanhe obsessivamente a sua encomenda através do separador "eventos de envio" até que a Amazon confirme que recebeu tudo ou que decorram mais de 90 dias. 

Se faltarem artigos, vai precisar de recibos — literalmente. Arme-se com provas de que era realmente o proprietário do inventário e de que este chegou ao armazém da Amazon. 

A Amazon abrirá um caso, que é basicamente a forma de dizer "vamos analisar o assunto... eventualmente". Até a poderosa Amazon admite que isto é uma dor de cabeça, especialmente quando os seus armazéns estão a abarrotar de envios de época festiva. 

Bem-vindo às alegrias do comércio eletrónico!

Fonte

Reducioooo! Reduza as quebras de inventário!

Os resultados mostram que 82% dos retalhistas afirmam que minimizar as quebras de inventário é um desafio significativo. 

Isto acontece porque as quebras de inventário são um quebra-cabeças complexo composto por erros administrativos, falhas nos sistemas, artimanhas dos fornecedores e, sim, ocasionalmente, funcionários com ideias criativas sobre compensações. 

Por isso, as empresas mais bem-sucedidas combatem as quebras de inventário a partir de vários ângulos em simultâneo — agitando as suas varinhas de inventário e gritando "Reducio!" aos seus números de quebras! 

A magia acontece através de sistemas robustos de gestão de inventário, do desenvolvimento de processos claros, da formação dos funcionários e do recurso à tecnologia para eliminar, sempre que possível, o erro humano da equação.

A conclusão? O inventário que desaparece antes de poder ser vendido é talvez a fuga de lucros mais evitável no retalho. 

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