Em 2022, remexemos em caixas antigas e encontrámos duas malas Damilano em estado impecável.
Historicamente, as malas de marcas conhecidas desapareciam rapidamente das nossas prateleiras. Por isso, mandámo-las limpar profissionalmente, deixámo-las arejar e demos cabo das costas a criar os Reels perfeitos para o Instagram.
Mas eis o que aconteceu: continuam na nossa sala de estar, a acumular pó — enquanto os seus anúncios online permanecem ativos.
O problema? Não tivemos em conta o equilíbrio entre encontrar peças únicas e vendê-las antes de perderem o seu valor. O nome Damilano já não tinha o mesmo apelo depois de termos promovido intensamente malas TUMI e Coach.
Este é o risco de inventário. O stock fica parado, enquanto as vendas diminuem. Estes produtos não vendidos custam-lhe dinheiro, de uma forma ou de outra, através de métodos ineficazes de rotação de stock.
A gestão do risco de inventário é, por isso, uma mitigação proativa. Tem de identificar potenciais ameaças no seu inventário, avaliar o seu impacto e minimizá-las.
O objetivo é simples: proteger a sua empresa. Por isso, vamos maximizar o seu fluxo de caixa e simplificar as suas operações.
Aperte o cinto.
O que é o risco de inventário?
Quer ter a quantidade certa de SKUs procurados, na altura certa, no local certo e ao preço certo, para manter níveis de inventário perfeitos e deixar os seus clientes satisfeitos.
Em teoria, o risco de inventário ocorre quando a sua empresa se desvia deste princípio sob qualquer forma ou prática. Isto pode incluir ter produtos que ninguém quer, estabelecer preços demasiado altos ou baixos, colocá-los nas lojas erradas ou disponibilizá-los na altura errada do ano.
A forma como escolhe estas coisas afeta diretamente o perfil de risco da sua empresa.
Mas a realidade é muitas vezes mais complexa. Pense no risco de inventário como uma teia de aranha de incertezas interligadas.
Cada fio representa uma potencial ameaça.
Se as suas prateleiras virtuais ficarem vazias, o seu armazém se encher de SKUs com pouca rotação ou a sua cadeia de abastecimento tiver problemas — ficará preso numa teia pegajosa de prejuízos.
Ou seja, de uma forma ou de outra, perde dinheiro. Inventário em excesso? Arrisca-se à obsolescência ou deterioração. Inventário insuficiente? Perde vendas e lucros.
Como é que isto se manifesta em diferentes setores?
Independentemente do que vende ou de como o vende, o risco de inventário aplica-se a todas as empresas.
- Retalho. Pense numa loja de roupa que se abastece de casacos pesados de inverno pouco antes de uma onda de calor. São os “produtos errados” na “altura errada”. Se também tiverem preços excessivos, trata-se de um TRIPLO golpe de risco de inventário.
- Indústria. A procura por um determinado tipo de capa para telemóvel pode cair a pique quando é lançado um novo modelo de telemóvel. (O iPhone 16 da Apple deverá demonstrá-lo mais uma vez.) É o risco dos “produtos errados” em ação. Se já tiverem produzido um grande lote, ficam com inventário excedentário e obsoleto.
- Comércio eletrónico. Uma loja online pode ter dificuldade em acompanhar as tendências do mercado, o que conduz a ruturas de stock (o risco da “altura errada”). Ou pode sobrestimar a procura e acabar com armazéns cheios de produtos que ninguém quer. (Mais uma vez, chamo a sua atenção para as minhas malas Damilano não vendidas.)
4 tipos de risco de inventário
Sabe como se costuma dizer que as coisas pioram antes de melhorar?
Primeiro, vou apresentar-lhe alguns exemplos reais desastrosos de risco de inventário: os efeitos da perda, imprecisão e má gestão do inventário na satisfação dos clientes. (E o seu impacto assustador nos resultados financeiros.)
Mas depois passaremos a outros exemplos reais de mitigação de riscos, provenientes de mais de 35 líderes de empresas de comércio eletrónico que entrevistei.
Vamos aprender algumas lições na escola da vida.
1. Previsões imprecisas
Qual é a importância de fazer previsões precisas para mitigar o risco de inventário? O enorme fracasso da Best Buy pode ajudar a esclarecer a questão.
Prateleiras vazias, clientes zangados: o erro de previsão da Best Buy
É dezembro de 2011, a época festiva está em pleno andamento e a Best Buy — a gigante da eletrónica — está a atravessar dificuldades. A empresa emite um comunicado:
Devido à enorme procura de produtos muito procurados na BestBuy.com durante o período de novembro e dezembro, deparámo-nos com uma situação que afetou o processamento das encomendas online de alguns dos nossos clientes.
Lamentamos muito os inconvenientes causados e notificámos os clientes afetados.
A reação negativa foi rápida e severa, com os críticos a classificarem esta situação como uma “grande nódoa negra” para o retalhista online.
Uma cliente desiludida, Laura Suess, de Hastings, no estado do Minnesota, afirmou:
Tradução?
Fizeram uma previsão de inventário desastrosa durante a maior época de compras do ano, deixando inúmeras necessidades dos clientes por satisfazer.
E, pior ainda — impulsionaram as vendas dos seus concorrentes, a Amazon e a Target.
2. Fornecedores pouco fiáveis
Quando vende e envia produtos online, uma dependência excessiva de um único fornecedor pode fazer pender a balança para o colapso da cadeia de abastecimento.
Especialmente se não tiver quaisquer planos logísticos de contingência em vigor.
A escassez de frango que se ouviu em todo o mundo
É fevereiro de 2018 e os fãs da Kentucky Fried Chicken (KFC) no Reino Unido estão prestes a sofrer um choque. Nada menos do que 750 das suas 900 lojas foram obrigadas a fechar.
O culpado? A DHL, o seu novo parceiro logístico externo (3PL), estava a ter dificuldades em acompanhar a procura de frango fresco.
O sistema era um pesadelo logístico, com algumas lojas a aguardarem vários dias pelas entregas.
A perda diária estimada para a marca foi de uns impressionantes £1 milhão. (E isto não inclui os danos causados à sua reputação.)
O The Guardian noticiou que as pessoas tinham ficado “loucas por frango”, tendo algumas telefonado à POLÍCIA para denunciar a escassez:
A decisão da KFC de recorrer a um único fornecedor com um único centro de distribuição teve um efeito espetacularmente negativo.
É um lembrete claro de que diversificar a cadeia de abastecimento e ter planos de contingência preparados pode fazer a diferença entre operações sem problemas e uma rutura completa da cadeia de abastecimento.
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3. Ciclo de vida e obsolescência do produto
A vida útil até dos produtos mais inovadores é limitada. E a Apple comprova-o ano após ano.
A crise de identidade do iPad
Uma dura verificação da realidade atingiu a Apple no final da década de 2010. O seu iPad, outrora revolucionário, estava a perder o brilho, com as vendas a cair durante 12 trimestres consecutivos.
A popularidade do iPad diminuiu por duas razões. Em primeiro lugar, os iPhones maiores, como o 6S Plus, tornaram menos evidente a necessidade de um tablet separado.
As atualizações do iPad da Apple são menos frequentes do que as do iPhone, pelo que o tablet parece menos “na vanguarda”.
Como forma de impulsionar as vendas do iPad, a Apple reduziu o preço do modelo de entrada em $70. Embora esta medida tivesse como objetivo estimular a procura, também criou um “risco de preço”.
Assim, esta estratégia de descontos agressivos desgastou as margens de lucro e reduziu o valor da marca iPad.
Para evitar ficarem com inventário obsoleto, as empresas têm de se adaptar constantemente às tendências de mercado em mudança, antecipar os avanços tecnológicos e gerir proativamente os ciclos de vida dos produtos.
4. Quebras de inventário
Quando o inventário real de uma empresa é inferior ao que consta nos seus registos, isso chama-se quebra de inventário.
O que causa esta discrepância?
Alguns culpados comuns incluem furto de inventário, danos, deterioração, erros, fraude ou contagens incorretas.
Mas a parte mais alarmante? A maioria destas quebras é atribuída a erros aparentemente banais. Pense em gralhas na introdução de dados, contagens incorretas durante as contagens cíclicas e até artigos colocados no local errado em grandes armazéns.
Na verdade, muitas empresas ficam preocupadas quando uma diferença ultrapassa os 2%.
O impacto de uma inconsistência aparentemente pequena pode ser significativo, afetando tanto os seus resultados financeiros como a satisfação dos clientes.
Vejamos como estas quebras afetaram os processos de gestão de inventário de empresas reais.
1. Furto de inventário: a ameaça interna da IKEA
Um funcionário da IKEA, Suraj Samaroo, aproveitou os seus conhecimentos sobre o sistema de encomendas da empresa. O seu esquema? Enganosamente simples.
Emitia reembolsos fraudulentos relativos a compras legítimas de clientes e, em seguida, manipulava os registos de inventário para ocultar o seu crime.
Quanto ao crime em si, foi incrivelmente rápido: embolsou $400,000 em menos de um ano.
Por isso, tem de monitorizar atentamente os seus registos de inventário para proteger os resultados financeiros da sua empresa — já não basta usar cadeados e câmaras de segurança.
2. Danos causados por catástrofe natural: o furacão Ian atinge a Flórida
Em setembro de 2022, o furacão Ian, com ventos de 156 milhas por hora, chuvas torrenciais e marés de tempestade devastadoras, atingiu a costa sudoeste da Flórida.
Na sequência, os danos causados às infraestruturas da Flórida ultrapassaram os 112 mil milhões de dólares, tornando-o no furacão mais dispendioso da história do estado.
A indústria dos citrinos, por exemplo, sofreu perdas devastadoras, deixando inúmeras empresas e pessoas a lutar para recuperar.
Quando ocorre uma catástrofe natural, os seus efeitos propagam-se muito para além da região imediatamente afetada. Há perturbações nas cadeias de abastecimento, danos nas infraestruturas e alterações nos padrões da procura dos consumidores.
De um dia para o outro, as empresas podem perder o acesso ao seu inventário, mesmo quando estão localizadas longe da zona afetada pela catástrofe.
3. Erros básicos derrubam um gigante: o problema do inventário da Target
Estamos em 2013, e a Target, o adorado gigante americano do retalho, está a expandir-se agressivamente para o Canadá pela primeira vez.
A empresa está entusiasmada com a abertura de 124 lojas, esperando obter lucros logo no primeiro ano.
Mas, nos bastidores, escondia-se uma bomba-relógio: o seu novíssimo sistema de gestão de inventário, não testado .
E depois, uma série de erros (aparentemente) menores fez com que a ambiciosa expansão se transformasse numa crise logística: quando as remessas chegavam aos centros de distribuição, o sistema tinha dificuldade em controlá-las.
Nos armazéns, os produtos permaneciam parados enquanto as prateleiras das lojas ficavam vazias, deixando os clientes confusos e frustrados.
A agravar o caos estava um sistema de pagamento instável, que provocava dados de vendas imprecisos e uma discrepância crescente entre o que constava nos registos e o que estava efetivamente disponível.
As consequências foram — previsivelmente — desastrosas. Tiveram dificuldades com excesso de stock, atrasos no processamento de encomendas, vendas perdidas e níveis de stock imprecisos.
A Target Canada perdeu dinheiro a um ritmo alarmante, acumulando perdas estimadas em 2 mil milhões de dólares. Basicamente, o tipo de situação que tira o sono a qualquer empresário.
Para a sua empresa de comércio eletrónico, este conto de advertência recorda-lhe que deve garantir que todos os artigos são contabilizados, que todas as transações são registadas com precisão e que todos os processos são simplificados para uma eficiência máxima.
Independentemente da dimensão da sua empresa — a gestão de inventário em tempo real pode mantê-la à tona.
4. Gestão de bens perecíveis: o problema do prazo de validade limitado do stock
Uns impressionantes 33% a 40% dos alimentos do mundo são desperdiçados ou perdidos todos os anos, prejudicando tanto o ambiente como a economia. No ano passado, a Target (mais uma vez, sim) foi alvo de críticas no TikTok.
Uma falha de energia isolou uma secção inteira de uma Target de Staten Island, e os seus produtos refrigerados foram parar ao contentor do lixo.
O incidente provocou indignação, com muitas pessoas a questionarem por que razão os alimentos não puderam ser doados.
Já ocorreram incidentes semelhantes em que lojas como a Trader Joe's ofereceram alimentos antes de estes se estragarem, mas a maioria das empresas tem políticas rigorosas para evitar responsabilidades legais.
Do ponto de vista da satisfação do cliente, isto prejudicou a imagem da marca. Porque não são mais proativos quando se trata da gestão de alimentos?
Do ponto de vista dos resultados financeiros, todos os bens perecíveis que se veem empilhados nas prateleiras isoladas representam vendas perdidas. E, pior ainda, o corredor é uma representação visual da quantidade de alimentos que desperdiçamos em todo o mundo.
Uma estratégia meticulosa de gestão do risco do inventário inclui, por isso, o controlo da temperatura, uma rotação cuidadosa, reduções de preço atempadas e atualizações do inventário em tempo real para prever, reduzir e combater a deterioração.
7 melhores práticas para a gestão do risco do inventário
Os exemplos acima podem ter incutido em si o medo de Deus (do inventário) — e por boas razões. Mas não desanime.
Também trago comigo um dossiê digital repleto de estratégias eficazes de gestão do risco do inventário.
Ouçamos os especialistas — proprietários de empresas de comércio eletrónico que fizeram as suas empresas prosperar através de processos automatizados, operações simplificadas e acompanhamento de métricas essenciais para a mitigação de riscos.
1. Melhorar as técnicas de previsão
Para Julia North, fundadora da Wigonia, o risco do inventário é a potencial perda financeira resultante de um excesso de stock ou de stock insuficiente para satisfazer a procura dos clientes.
Porquê?
Ela explica:
Para uma marca de perucas de luxo, este risco é agravado pela necessidade de equilibrar produtos únicos e de elevada qualidade com a procura de variedade.
Por isso, salienta a necessidade de métodos de previsão precisos baseados em dados:
Utilizamos dados históricos de vendas e tendências de mercado para prever a procura com precisão.
Isto ajuda-nos a manter níveis de stock ideais, reduzindo as probabilidades de excesso de stock.
Por exemplo, a precisão das nossas previsões de procura melhorou 20% nos últimos dois anos (artigos de elevado valor, o que significa uma grande poupança).
2. Utilizar software avançado de gestão do inventário
NOTA DO AUTOR
Dos mais de 35 proprietários de empresas de comércio eletrónico que inquiri — desde perucas a lagosta fresca e artigos de papelaria — 18 mencionaram investir em gestão de inventário em tempo real como um dos pilares de uma estratégia eficaz de gestão de riscos.
Um software sólido de gestão de inventário é o sistema nervoso central da sua empresa: fornece informações em tempo real, automatiza processos essenciais e resolve proativamente potenciais problemas antes que estes se agravem.
Como?
Um sistema de gestão de inventário em tempo real proporciona visibilidade ao segundo dos seus níveis de inventário — permitindo-lhe monitorizar os movimentos de stock, identificar potenciais faltas ou excessos e tomar decisões informadas no momento.
Isto evita ruturas de stock, reduz os custos de armazenamento e melhora a eficiência operacional geral.
Existem muitas opções disponíveis, por isso compilámos uma lista das 10 melhores opções de software de gestão de inventário para começar a consultar já:
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3. Subcontrate prestadores de serviços logísticos de terceiros (3PL)
Um prestador de serviços logísticos de terceiros (3PL) ajuda as empresas a subcontratar as suas operações logísticas, como o transporte, o armazenamento e o controlo de inventário.
Tratam do armazenamento, do envio e de tudo o que está entre ambos, para que se possa concentrar naquilo que faz melhor — gerir a sua empresa.
Encontrei um forte defensor dos 3PL em Amir Elaguizy, CEO e cofundador da Cratejoy Inc. — que explicou como os prestadores 3PL simplificaram as suas operações, permitindo-lhes ver o panorama geral sem se perderem na logística.
O que significa o risco de inventário para si?
Na minha experiência, ficar sem stock significa perder vendas e potencialmente encaminhar clientes para os nossos concorrentes.
Uma forma eficaz de gerir este risco é determinar quando e o que subcontratar.
Estabelecer parcerias com prestadores de serviços logísticos de terceiros (3PL) pode aumentar significativamente a eficiência e reduzir os riscos associados à gestão de inventário.
Estas empresas especializam-se na gestão de inventário, armazenamento, transporte e processamento de encomendas, o que nos permite concentrar-nos nas nossas principais atividades empresariais.
Mas como escolhe os seus prestadores 3PL?
É também essencial escolher prestadores 3PL que tenham comprovado a sua fiabilidade e estabelecer acordos claros de nível de serviço.
Manter uma comunicação próxima ajuda a resolver rapidamente quaisquer problemas que possam surgir.
Se é novo no mundo dos 3PL, temos precisamente a lista de que precisa:
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Recomendaria esta estratégia de mitigação de riscos a outros proprietários de empresas?
Sinceramente, desde que começámos a utilizar estrategicamente parceiros 3PL, as dores de cabeça associadas à gestão do inventário diminuíram definitivamente.
É difícil determinar números exatos, mas estimaria que a nossa taxa de sucesso na prevenção de problemas graves de inventário seja de cerca de 80%.
Acredito que isto nos ajuda a reduzir o risco, permitindo-nos aumentar a nossa capacidade de servir melhor os clientes sem ficarmos atolados em questões logísticas.
4. Manter stock de segurança
Constituir uma reserva de stock de segurança — um inventário de “reserva” — é uma medida inteligente para qualquer empresa que lide com stock, desde matérias-primas a produtos acabados. Este é o seu plano de contingência para fazer face a picos de procura ou problemas na cadeia de abastecimento.
Como é que isto contribui para uma boa estratégia de gestão do risco de inventário?
Vejamos o que diz Erin Hendricks, presidente e proprietária da Sammy’s Milk:
Trata-se basicamente de inventário adicional que está disponível para o caso de ser necessário — por exemplo, se de repente toda a gente quiser o seu produto porque se tornou popular no TikTok, terá stock de reserva para satisfazer esse aumento sem qualquer dificuldade.
Mas como pode otimizar os níveis de stock de segurança?
Hendricks afirma:
Determinar a quantidade certa de stock de segurança não é uma questão de adivinhação. É necessária uma avaliação sólida do risco e uma análise dos dados de vendas anteriores.
Muitas empresas podem simplesmente improvisar ou utilizar estimativas básicas, mas isso pode sair caro, uma vez que as cadeias de abastecimento atuais são complexas.
Além disso, quando vende através de vários canais, é bastante difícil controlar tudo utilizando apenas uma folha de cálculo.
E quanto aos resultados?
Até agora, esta abordagem tem dado realmente frutos. Temos conseguido satisfazer a procura inesperada na maioria das vezes sem acumular uma quantidade excessiva de stock impossível de vender.
Não tenho números exatos, mas posso dizer-lhe que reduziu significativamente tanto o excesso de inventário como as ruturas de stock.
5. Diversificar os fornecedores
Lembra-se de como a KFC apostou todas as suas asas de frango na DHL e… falhou?
Mark Agnew, CEO e fundador da Eyeglasses.com, apercebeu-se da importância de diversificar os fornecedores para o seu negócio de comércio eletrónico.
Sobretudo porque sabe que a moda é altamente sensível às tendências das redes sociais.
Diversificamos os nossos fornecedores para evitar falhas num único ponto.
Por exemplo, quando um dos nossos fornecedores enfrentou problemas de produção e não conseguiu fornecer uma marca de óculos popular, já tínhamos fornecedores alternativos preparados para intervir, evitando qualquer desilusão dos clientes e uma possível perda de vendas.
E quanto às relações com os fornecedores?
Na indústria dos óculos, os riscos de inventário mais iminentes resultam frequentemente de alterações repentinas nas tendências da moda e de perturbações inesperadas nas cadeias de abastecimento globais.
Por isso, manter-se à frente das tendências e manter relações com os fornecedores é fundamental.
6. Realizar auditorias e análises regulares ao inventário
Para uma empresa como a Lobster Order, que se dedica à comercialização de marisco fresco, as auditorias e análises ao inventário são fundamentais para uma gestão eficiente do inventário.
"Analisamos regularmente métricas fundamentais, como a rotação do inventário e o GMROI, para tomarmos decisões informadas que nos ajudam a otimizar os nossos níveis com um risco mínimo," afirma o fundador Matt Bellerose.
Como pode imaginar, os riscos para o seu negócio de produtos perecíveis são elevados.
No que diz respeito ao marisco, o momento certo é tudo; se não conseguirmos vender os nossos produtos rapidamente, a perda é enorme.
Por isso, auditar e rever regularmente o inventário pode ajudar as empresas a:
- Acompanhar a frescura dos produtos e as datas de validade. As empresas que lidam com produtos perecíveis têm de o fazer para dar prioridade às vendas e evitar a deterioração. Alguns métodos populares de controlo de inventário para produtos perecíveis são o just-in-time (JIT), primeiro a entrar, primeiro a sair (FIFO), e primeiro a expirar, primeiro a sair (FEFO).
- Avaliar o desempenho do inventário: Identificar artigos com pouca rotação ou obsoletos através da análise dos dados de vendas e da rotação do inventário.
- Identificar discrepâncias atempadamente. Se existirem diferenças entre o inventário físico e os níveis registados, os erros, furtos ou danos podem ser detetados antes de se agravarem.
Na Lobster Order, Matt confia plenamente em:
…implementar um sistema rigoroso de rotação do inventário e acompanhar de perto a frescura dos produtos para reduzir a deterioração em 30%.
7. Explorar a integração da IoT na gestão do inventário
A Internet das Coisas (IoT) funciona como uma rede de olhos e ouvidos para o seu inventário, permitindo-lhe saber onde estão as coisas, quanto tem e até como estão.
Por sua vez, esta informação ajuda as empresas a reduzir o desperdício, a tomar melhores decisões e, em última análise, a manter os clientes satisfeitos.
Mas como funciona isto na vida real?
Imagine a viagem de um excedente de tomate, da quinta à mesa, orientada não pelo acaso, mas por um “nariz alimentado por computação quântica."
Um engenheiro da Universidade de Maryland desenvolveu este sensor inovador para detetar a frescura dos produtos agrícolas, garantindo que os mais necessitados recebem os melhores.
Mas como é que o “nariz” deteta a deterioração? Os sensores, construídos com materiais quânticos extraordinariamente sensíveis, conseguem detetar até os mais ténues vestígios de gases emitidos por alimentos deteriorados, explica Cheng Gong.
Se acha que se trata de algo revolucionário, não é o único—venceu o prémio Invenção do Ano da UMD em 2022.
A tecnologia está no centro da NourishNet, que reúne produtores, doadores e distribuidores para reduzir o desperdício e combater a insegurança alimentar.
O modelo NourishNet demonstra como a tecnologia inteligente pode melhorar radicalmente a gestão do inventário, não só ao facilitar um controlo rápido e eficiente do inventário, mas também ao ligar os excedentes alimentares às despensas comunitárias.
Considerações finais
Fizemos uma viagem pelo mundo imprevisível da gestão do risco de inventário, desde as malas Damilano cobertas de pó até às KFC sem frango. O que aprendemos?
Quer seja uma loja de bairro ou um gigante do comércio eletrónico, o risco de inventário não poupa ninguém.
Por isso, procure diversificar os seus fornecedores. E continue a realizar auditorias regulares; são como exames de saúde para o seu inventário. Além disso, a IoT e a tecnologia inteligente já não são apenas coisas de filmes de ficção científica.
A melhor forma de se proteger contra a flutuação da procura, catástrofes naturais ou interrupções na cadeia de abastecimento é investir numa solução sólida de gestão do inventário em tempo real.
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