Key Takeaways
Inventário Impecável: Garanta que o seu inventário está sempre organizado e atualizado à medida que o seu negócio cresce.
Objetivos de Crescimento: Acompanhe o crescimento do seu negócio para manter um crescimento constante e uma elevada eficiência.
Operações Organizadas: Um inventário organizado conduz a operações mais fluidas e à satisfação dos clientes.
Sucesso Organizado: O sucesso surge com um inventário bem gerido e um planeamento estratégico do crescimento.
Tudo em Ordem: Manter o inventário devidamente organizado significa obter um melhor desempenho empresarial e menos stress.
À medida que o seu negócio cresce, quer garantir que tem sempre todo o seu inventário devidamente organizado.
A última coisa que quer é um sistema de inventário desorganizado.
Imagine que os seus níveis de inventário conduzem sempre a ruturas de stock, que existe uma constante redução de inventário devido a discrepâncias, que as suas previsões de inventário são deficientes e que os seus relatórios de inventário não lhe dizem realmente grande coisa.
Definitivamente, não é esse o estado em que quer que o seu inventário se encontre. Quero mostrar-lhe como evitar isso.
Aqui encontrará um guia completo para o acompanhamento do inventário e para a forma de o integrar no seu negócio, eliminando problemas comuns do comércio eletrónico.
Em conjunto, abordaremos os diferentes métodos de acompanhamento do inventário que devem estar no seu radar, as melhores práticas de acompanhamento do inventário e a nossa lista compilada das melhores ferramentas.
O que é o acompanhamento do inventário e por que motivo é importante?
O acompanhamento do inventário é o processo de gestão do ciclo de inventário de uma empresa. Isto significa monitorizar e registar o fluxo de produtos para acompanhar os níveis de inventário, as vendas e as encomendas.
Um sistema de acompanhamento bem estabelecido utilizará software de gestão de inventário para simplificar e facilitar as operações de inventário.
O software de gestão de inventário acompanha com precisão os níveis de inventário em tempo real, automatiza as encomendas através da definição de pontos de acionamento para novas encomendas, prevê a procura de produtos e integra-se com sistemas empresariais adjacentes, como software de contabilidade e de gestão da cadeia de abastecimento.
O acompanhamento do inventário é uma ligação essencial na cadeia de gestão de uma empresa.
O processo afeta diretamente vários aspetos das operações empresariais, da experiência do cliente, do desempenho financeiro e da mitigação de riscos.
Em última análise, os benefícios de um acompanhamento aperfeiçoado do inventário resultam de todas estas tarefas distintas.
O que é exatamente acompanhado no seu inventário?
Quando falamos de acompanhamento do inventário… Qual é exatamente a informação monitorizada? Eis alguns componentes fundamentais:
- Acompanhamento de SKU. Os SKU são códigos que funcionam como identificadores únicos dos produtos do seu inventário. O acompanhamento de SKU é essencial na gestão do inventário, uma vez que monitoriza a identificação dos produtos, os níveis de inventário e variantes como a cor e o tamanho.
- Detalhes dos produtos. Os sistemas de acompanhamento do inventário monitorizam informações sobre os seus produtos. Isto inclui o nome do produto, a descrição, a categoria, as informações sobre variantes e tudo o que distinga esse produto.
- Níveis de stock. Acompanhar a quantidade de cada produto em stock em todos os armazéns e instalações de armazenamento é importante para manter registos de inventário exatos. Para além de evitar problemas de excesso de stock e de rutura de stock, o que pode reduzir os custos de inventário em 10%.
- Novas encomendas e reposição de stock. A gestão do inventário envolve a definição de pontos de acionamento para novas encomendas automáticas, de modo a evitar ruturas de stock. Para evitar o excesso de stock, o seu sistema de inventário deve reconhecer o nível máximo de inventário que a sua empresa consegue armazenar.
- Acompanhamento da localização. Para além de acompanhar o que são os seus produtos e as respetivas quantidades, é essencial acompanhar onde estão armazenados — seja em armazéns, secções de armazenamento, disposições de categorização ou contentores. Isto permite localizar rapidamente produtos específicos durante a preparação, o embalamento e o envio.
- Números de lote. Para artigos que necessitam de um rastreio fácil, é fundamental acompanhar os números de lote dos lotes de produtos. Normalmente, no caso de produtos perecíveis, produtos farmacêuticos e cosméticos, acompanhar o número do lote do produto é vital para o controlo de qualidade e o cumprimento das normas.
- Datas de validade. Alguns produtos são sensíveis ao tempo. Os produtos perecíveis, os produtos farmacêuticos e os cosméticos necessitam de datas de validade acompanhadas para gerir o prazo de conservação e aplicar corretamente um sistema FIFO.
- Produtos WIP. Os sistemas de acompanhamento do inventário também acompanham as quantidades de produtos que ainda estão em produção. Isto explica com precisão o fluxo de trabalho da sua empresa e ajuda a criar calendários de produção eficientes. Um acompanhamento detalhado dos produtos WIP clarifica o tempo e os recursos utilizados no desenvolvimento dos produtos, contribuindo para a afetação de custos.
Quais são os desafios do acompanhamento do inventário?
Às vezes, o acompanhamento do inventário não é só um mar de rosas.
Tal como acontece com muitos aspetos da gestão de um negócio de comércio eletrónico, poderá deparar-se com desafios e obstáculos a ultrapassar. Eis alguns que deve considerar, para saber como lidar com eles antecipadamente.
Erro humano
É normal cometer erros — é importante reconhecer isso. Eis alguns desafios que podem ocorrer devido a erros humanos comuns:
- Dados incompatíveis. Os erros acontecem quando os dados são introduzidos manualmente. Quantidades de inventário ou SKUs incorretos conduzirão a níveis de inventário imprecisos, podendo resultar em ruturas de stock ou excesso de stock.
- Inconsistência no negócio. O erro humano pode ocorrer quando existe falta de procedimentos normalizados no tratamento do inventário. A formação insuficiente ou desatualizada sobre o tratamento do inventário pode aumentar a probabilidade de erro humano.
Complexidades do inventário multicanal
Gerir o inventário em vários canais de vendas pode ser complicado e criar problemas como:
- Problemas de sincronização. Quando os níveis de stock são inconsistentes ou não são atualizados corretamente em todos os canais. Isto conduz a uma perceção incorreta dos níveis de inventário, excesso de stock e ruturas de stock.
- Acomodar encomendas diversificadas e específicas de cada canal. Os diferentes canais podem ter requisitos específicos para o processamento das encomendas, como opções de envio diferentes. Quando os processos de processamento das encomendas variam de canal para canal, isso acrescenta um nível de complexidade ao acompanhamento do inventário.
Interrupções na cadeia de abastecimento
Ao trabalhar com fornecedores subcontratados, não deverá surpreender-se quando interrupções fora do seu controlo ocasionalmente interferem com as operações.
- Atrasos e danos causados pelos fornecedores. Problemas no transporte podem causar atrasos, danos e até a suspensão total do fornecimento de produtos. Esta interrupção na cadeia de abastecimento é uma excelente razão para ruturas de stock e níveis de inventário reduzidos.
- Alterações na procura. As tendências do mercado estão constantemente a mudar. Quer seja devido às épocas festivas, às mudanças de estação ou a modas inesperadas — estas alterações na procura exercem frequentemente pressão sobre os níveis de inventário. Isto pode levar à incapacidade de satisfazer potenciais encomendas devido a um inventário insuficientemente preparado ou à existência de um excedente de inventário sem procura.
Discrepâncias nos dados
Quando os conjuntos de dados não coincidem, sabe que algo não está certo. Isto pode resultar de:
- Má integração dos sistemas. Os erros de integração podem causar problemas de sincronização de dados quando os sistemas de acompanhamento do inventário estabelecem ligação com outros sistemas empresariais.
- Demasiadas fontes de dados. A utilização de inúmeras fontes de dados pode ser complicada sem uma consolidação adequada e atualizada, conduzindo a discrepâncias.
6 principais benefícios do acompanhamento do inventário
Quando pratica um acompanhamento inteligente do inventário, surgem bons resultados. Eis alguns benefícios do acompanhamento do inventário:
1. Níveis de stock adequados
Os estudos mostram que 34% das empresas venderam involuntariamente um produto que não estava disponível no seu inventário.
Um bom acompanhamento do inventário resulta num registo preciso dos níveis de stock.
O acompanhamento do inventário em tempo real proporciona uma visibilidade precisa dos seus níveis de inventário, permitindo tomar decisões informadas na gestão do inventário.
Isto evita os prejuízos financeiros associados ao excesso de stock e às ruturas de stock, que frequentemente conduzem a uma perda de rentabilidade.
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2. Melhor gestão do fluxo de caixa
Quando aperfeiçoa o acompanhamento do inventário, torna-se muito mais fácil gerir o fluxo de caixa.
- Liberte liquidez. Ao evitar inventário excedentário de rotação lenta, liberta liquidez que, de outro modo, ficaria imobilizada nos custos de manutenção de produtos não vendidos.
- Evite produtos de rotação lenta. O seu processo de vendas torna-se mais fluido quando passa menos tempo a armazenar inventário e gasta menos liquidez em custos de manutenção.
- Planos financeiros totalmente claros. Com uma compreensão clara dos níveis de inventário, a sua empresa pode planear e orçamentar adequadamente as suas finanças.
3. Maior eficiência do armazém
Muitos dos benefícios de um bom acompanhamento do inventário resultam do software de acompanhamento do inventário que a sua empresa integra.
A utilização de software para simplificar as operações do armazém reduz o tempo normalmente despendido na gestão manual do armazém. Isto significa que tem mais tempo para aumentar a produtividade geral da sua empresa.
Um bom software de acompanhamento do inventário permite:
- Previsões precisas da procura com base em dados históricos de vendas.
- Reabastecimento simplificado através de pontos de ativação da reposição nos níveis de inventário.
- Deteção rápida de erros com um acompanhamento preciso e em tempo real.
4. Fim das quebras de inventário
Num inquérito recente, 68% dos retalhistas registam taxas de quebras de inventário superiores ao padrão do setor de 1,5%.
Um bom acompanhamento do inventário significa que os seus registos refletem com precisão o que tem disponível.
Com um acompanhamento em tempo real e registos detalhados dos níveis de inventário, os erros administrativos têm menos probabilidade de passar despercebidos.
Isto permite identificar rapidamente discrepâncias de dados, como furtos ou perdas, através da análise dos registos do inventário em busca de padrões e tendências, utilizando métodos de acompanhamento por número de série.
Com um bom acompanhamento do inventário, pode corrigir imediatamente essas inconsistências de dados para manter registos de inventário precisos.
5. Relatórios de elevada qualidade
O rastreio do inventário permite obter relatórios melhores para apoiar os processos de tomada de decisão na empresa. Os bons relatórios resultam de um rastreio do inventário que seja:
- Preciso. Os sistemas de rastreio do inventário recolhem dados detalhados sobre os níveis e os movimentos do stock, constituindo uma fonte fiável para a criação de relatórios de inventário.
- Atualizado. As atualizações do inventário em tempo real permitem às empresas criar relatórios que refletem o estado mais atual dos níveis de inventário. Os relatórios de inventário atualizados são essenciais para tomar decisões atempadas sobre a venda e a compra de stock.
- Integrado. O software de rastreio do inventário integra-se frequentemente com os outros programas que utiliza na sua empresa. A integração perfeita permite obter relatórios abrangentes sobre uma visão mais ampla da empresa, incluindo aspetos como a gestão da cadeia de abastecimento, as finanças e muito mais.
- Preditivo. Os sistemas de rastreio do inventário utilizam registos históricos de dados do inventário para prever tendências futuras. Ao analisar conjuntos de dados anteriores para criar relatórios, a sua empresa pode preparar-se para eventos ou épocas que alterem o fluxo do inventário, como os feriados.
6. Rastreio em várias localizações
A maioria dos compradores utiliza mais do que um canal de vendas ao longo do processo de compra.
É por isso que é importante acompanhar simultaneamente os seus canais de vendas no que diz respeito ao inventário.
Uma das principais vantagens do rastreio do inventário é a gestão do stock em várias localizações.
Quer se trate de lojas de retalho, recipientes de armazenamento, localizações de armazém ou das três opções, os sistemas de rastreio do inventário podem gerir tudo.
O rastreio do inventário utiliza uma base de dados centralizada para gerir as informações do inventário a partir de uma única plataforma.
Isto garante precisão, consistência e uma visão mais abrangente dos níveis de inventário da sua empresa.
Métodos de rastreio do inventário que deve conhecer
73% das empresas continuam a deparar-se com dados de inventário imprecisos.
É importante conhecer todos os métodos de inventário que estão disponíveis para poder implementar o que funciona melhor para a sua empresa.
Além disso, é comum as empresas combinarem vários métodos de rastreio do inventário para acompanhar o seu inventário — dependendo das necessidades e do orçamento.
Por exemplo, eis como as empresas de diferentes dimensões podem combinar sistemas de rastreio do inventário:
- PME. As pequenas empresas podem começar com um sistema manual de folhas de cálculo associado a um sistema de leitura de códigos de barras.
- Marcas DTC. As marcas em crescimento podem querer utilizar um sistema de gestão do inventário mais avançado com etiquetagem RFID.
- Grandes empresas. As grandes empresas de comércio eletrónico tendem a combinar software de gestão do inventário com etiquetas RFID de alta tecnologia, serviços 3PL e muito mais.
Rastreio manual através de folhas de cálculo
O rastreio manual do inventário envolve registar os dados do inventário numa folha de cálculo.
Ao utilizar este método, deve conceber o esquema de uma folha de cálculo de dados, criando colunas para atributos do inventário como SKUs, nomes dos produtos, quantidades disponíveis, níveis de reposição e muito mais.
Este método implica atualizar os seus registos manualmente e com regularidade.
Qualquer atividade de inventário, como inventário recebido, vendido ou transferido entre as suas localizações, deve ser registada nessa folha de cálculo.
Software de gestão de inventário
Os sistemas de software de gestão de inventário simplificam muitos dos processos diários de inventário.
O software de gestão de inventário inclui muitas funcionalidades úteis que podem contribuir para os benefícios da sua empresa. Felizmente, compilámos uma lista.
Existem dois tipos de software de inventário:
- Sistemas baseados na nuvem. São sistemas acedidos através da Internet e alojados online.
- Sistemas instalados localmente. São sistemas geridos internamente e instalados num servidor local da empresa.
Existem muitas vantagens na utilização de software de gestão de inventário. No entanto, o processo de configuração inicial pode ser complicado.
Eis alguns aspetos importantes a considerar ao utilizar software de gestão de inventário.
Leitura de códigos de barras
Ao utilizar um sistema de leitura de códigos de barras, os produtos são etiquetados com um código de barras único que funciona como identificador do produto.
É feita a leitura do código de barras de um produto quando este entra, sai ou circula pelo seu inventário.
Quando o código de barras de um produto é lido, o leitor introduz os dados digitais do código de barras no seu sistema de inventário.
É importante salientar que a leitura de códigos de barras não é um sistema autónomo, funcionando em conjunto com outro sistema de gestão de inventário.
Por exemplo, uma PME pode utilizar a leitura de códigos de barras em conjunto com o acompanhamento manual, enquanto uma marca DTC de maior dimensão pode utilizar a leitura de códigos de barras em conjunto com software.
O sistema de inventário regista o movimento e a atividade do produto, quer este tenha sido adquirido recentemente, vendido ou transferido para uma nova localização de armazém.
Etiquetagem RFID
À semelhança da leitura de códigos de barras, a identificação por radiofrequência (RFID) envolve uma etiqueta com informações codificadas sobre o produto e um leitor para armazenar os dados recolhidos.
A etiquetagem RFID utiliza uma etiqueta com um microchip para armazenar informações e uma antena para transmitir as informações ao leitor.
Com a etiquetagem RFID, o leitor emite ondas de rádio que ativam a etiqueta para recolher os dados.
Os dados recolhidos são enviados e armazenados num sistema de gestão de inventário de retaguarda. Em seguida, estes dados podem ser recuperados para diversas finalidades de gestão de inventário, como acompanhar o stock e observar padrões de inventário.
A etiquetagem RFID pode funcionar em conjunto com vários métodos de acompanhamento de inventário.
Normalmente, nas marcas DTC em crescimento, a RFID funciona em conjunto com software de gestão de inventário para acompanhar as operações de inventário. A leitura RFID pode ser utilizada em conjunto com métodos de acompanhamento, como a leitura de códigos de barras, através da integração dos dados num sistema centralizado de gestão de inventário.
Sistemas de cartões
Os sistemas de cartões envolvem a utilização de cartões físicos ou digitais para gerir os produtos do inventário.
Os cartões de produtos contêm informações sobre o inventário, como descrições dos artigos, números de SKU, quantidades iniciais dos produtos, quantidades de stock adicionadas ou removidas e transações de stock, como stock vendido ou recebido.
Os cartões físicos de produtos têm de ser atualizados manualmente e consultados fisicamente para ler as informações sobre os produtos mencionadas.
Estes cartões encontram-se normalmente num porta-cartões fixado ao local de armazenamento, compartimento ou prateleira do produto.
Os cartões digitais podem ser atualizados automaticamente através de software e são consultados através de funcionalidades de pesquisa em qualquer dispositivo.
Estes cartões digitais funcionam em conjunto com sistemas de gestão de inventário e são armazenados como registos de inventário no software de gestão.
3PLs
Os serviços logísticos de terceiros (3PLs) são serviços especializados subcontratados que podem ajudar a responder às suas necessidades de gestão de inventário.
Os 3PLs assumem por si as tarefas de acompanhamento do inventário, gestão dos níveis de stock e processamento de encomendas, para que se possa concentrar noutros componentes da sua empresa.
A maioria dos 3PLs utiliza software que se integra com o ERP ou os sistemas de gestão de inventário da sua empresa. Desta forma, não fica sem visibilidade sobre o seu inventário e armazenamento.
Ao considerar a integração com um 3PL para as suas tarefas de gestão de inventário, existem vários fatores a ter em conta.
Acompanhamento de lotes
O acompanhamento de lotes monitoriza as atividades de inventário de determinados lotes de produtos, como a localização, o histórico e a movimentação dos produtos.
É utilizado um sistema de rastreio juntamente com o rastreio de lotes para registar o movimento de vários lotes. Isto pode ser feito manualmente, registando o movimento dos lotes numa folha de cálculo.
O rastreio de lotes funciona normalmente com tecnologias de leitura, como a leitura de códigos de barras, a leitura de códigos QR e o rastreio por RFID.
Este método é especialmente relevante para produtos que exigem uma rastreabilidade precisa, como produtos perecíveis, produtos farmacêuticos e cosméticos.
Aos lotes de produtos é atribuído um número de lote e são registadas informações detalhadas sobre a produção, a validade, as matérias-primas e a localização.
Comparação dos métodos de inventário
Embora os métodos acima mencionados não existam de forma isolada, ainda assim podemos compará-los com base nos detalhes que destacámos.
Vejamos como se comparam todos num prático formato de tabela:
| Método | Custo | Principais benefícios | Principais desvantagens |
| Rastreio manual (folhas de cálculo) | Baixo | Económico, fácil de implementar | Elevado risco de erro humano, moroso |
| Leitura de códigos de barras | Médio | Precisa, económica, fácil de utilizar | Problemas com a qualidade dos códigos de barras, preocupações de segurança |
| Etiquetagem por RFID | Elevado | Identificação automática, leitura à distância | Dispendiosa, possibilidade de interferência na leitura |
| Software de gestão de inventário | Elevado | Rastreio em tempo real, automatização, integração | Custo inicial elevado, necessidade de manutenção regular |
| Sistemas de cartões (físicos/digitais) | Baixo | Económicos, fáceis de implementar | Escalabilidade limitada, risco de erro humano |
| 3PL (logística de terceiros) | Variável | Experiência, escalabilidade, redução de custos | Controlo limitado, desafios de integração |
| Rastreio de lotes | Médio | Excelente rastreabilidade, recolhas eficientes | Dependente do produto, não adequado para todos os artigos |
As 10 principais ferramentas para o rastreio automatizado do inventário
O rastreio automatizado do inventário não surge do nada.
O rastreio automatizado do inventário resulta das ferramentas e soluções que a sua empresa utiliza para gerir o inventário.
As ferramentas de rastreio do inventário são softwares com requisitos específicos, concebidos para simplificar o processo de rastreio do inventário.
Estas ferramentas ajudam a gerir, voltar a encomendar e elaborar relatórios sobre os níveis de inventário em tempo real. Mais importante ainda, muitas destas ferramentas executam estas tarefas sem intervenção manual — automatizando-as para sua comodidade.
A boa notícia é que avaliámos e compilámos várias ferramentas de gestão de inventário para criar uma lista das melhores entre as melhores.
Eis as 10 principais, na nossa humilde opinião:
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Como escolher o método certo de acompanhamento do inventário
Com tantas soluções de acompanhamento do inventário disponíveis, escolher um método que funcione para a sua empresa pode ser uma tarefa avassaladora.
Eis 5 passos simples para ajudar a selecionar o método de acompanhamento do inventário ideal para si.
1. Avalie a dimensão e as necessidades da sua empresa
É importante compreender com o que está a trabalhar.
Avalie a dimensão da sua empresa. Isto inclui compreender o volume de inventário, o número de SKUs que utiliza, a natureza dos seus produtos (perecíveis ou de luxo) e o grau de complexidade das suas operações de inventário.
Isto também está relacionado com a dimensão dos recursos disponíveis na sua empresa, como pessoal operacional, tecnologia, conhecimentos prévios sobre inventário e orçamento.
Identifique também os objetivos que espera alcançar com o seu futuro sistema de acompanhamento do inventário.
- Espera reduzir o excesso de stock?
- Melhorar a eficiência do processamento das encomendas de compra?
- Ou talvez reduzir os custos de manutenção do inventário?
Os objetivos da sua empresa estarão relacionados com o sistema de acompanhamento do inventário que escolher.
2. Certifique-se de que se integra com a sua infraestrutura tecnológica
O seu novo sistema de acompanhamento do inventário não deve perturbar o que já tem em funcionamento.
Independentemente da tecnologia que utiliza, certifique-se de que o seu sistema de acompanhamento do inventário se integra perfeitamente com a sua atual infraestrutura tecnológica.
Quando introduzir o seu sistema de acompanhamento, o seu ERP, POS e CRM, entre outros sistemas, devem continuar alinhados.
Procure soluções de acompanhamento do inventário que ofereçam uma integração simples e uma troca de dados fluida entre sistemas.
Se recorrer a serviços externos, confirme com o fornecedor do seu sistema de acompanhamento se este oferece suporte à integração de sistemas.
3. Considere os custos
Os diferentes sistemas de acompanhamento do inventário têm custos diferentes.
Considere o orçamento da sua empresa para um sistema de acompanhamento do inventário que esteja alinhado com os objetivos e as necessidades definidos.
Tenha em conta quanto está disposto a gastar num sistema mais abrangente, em comparação com uma solução que exige mais trabalho manual. E compreenda o impacto que essas soluções terão na gestão do seu inventário a longo prazo.
Ao avaliar soluções de acompanhamento do inventário, considere tanto os investimentos iniciais como as despesas contínuas.
De seguida, pondere se vale a pena recuperar os investimentos iniciais a longo prazo e se os custos operacionais contínuos podem ser geridos.
4. Escolha um sistema que possa acompanhar o crescimento
Ao pensar num sistema de acompanhamento do inventário, é importante considerar de que forma esse sistema o apoiará à medida que a sua empresa cresce.
Ao avaliar os objetivos atuais da sua empresa, compreenda como esses objetivos poderão evoluir ao longo do tempo e como poderão ser no futuro.
Isto também afetará o sistema de acompanhamento do inventário que utilizará a longo prazo.
É essencial analisar as capacidades de escalabilidade e flexibilidade do sistema que prefere. Procure sistemas preparados para o crescimento da empresa, como soluções de computação na nuvem e capacidades avançadas de integração.
Procure também sistemas que permitam adicionar novas funcionalidades e opções de personalização. Isto permite que a sua empresa evolua, acrescentando novos componentes adequados ao seu negócio.
5. Teste-o e acompanhe os resultados
Por muito bom que um sistema possa parecer, realize testes para confirmar a sua escolha.
Realize um teste do seu potencial método de acompanhamento do inventário. Comece por efetuar um teste-piloto, acompanhando inicialmente o inventário numa pequena escala.
Isto pode significar começar por acompanhar uma única linha de produtos ou um local específico de armazenamento do inventário. A partir daí, pode avaliar as suas primeiras impressões e a eficácia do método, identificando onde poderão surgir eventuais problemas.
Pode efetuar os ajustes necessários com base no feedback recolhido e determinar se pretende adotar totalmente o sistema.
Certifique-se de que monitoriza continuamente o desempenho do seu sistema de acompanhamento do inventário.
Deste modo, poderá verificar se está no caminho certo para alcançar os objetivos da sua empresa e efetuar os ajustes necessários sempre que for preciso.
6 melhores práticas de acompanhamento do inventário para obter uma precisão total
Tal como acontece em tudo na vida e no trabalho, existem formas boas e más de realizar uma tarefa. O acompanhamento do inventário não é diferente. Queremos ajudá-lo a seguir o caminho certo para fazer as coisas da melhor forma.
Estas são as nossas melhores práticas para acompanhar o inventário com precisão ao longo da sua jornada no comércio eletrónico.
1. Utilize a automatização
A automatização é essencial quando se trata de acompanhar o inventário com precisão — poupando até 95% do tempo despendido na introdução manual de dados.
A automatização da gestão do inventário elimina o risco de erro humano, a pressão do trabalho manual e quaisquer atrasos causados pela falta de acompanhamento em tempo real.
Existem várias formas de implementar a automatização:
- Automatize utilizando software de acompanhamento do inventário. O software de gestão do inventário simplifica as operações diárias de inventário através da automatização de tarefas. Os processos de inventário, como o acompanhamento do inventário, a elaboração de relatórios, o processamento de encomendas e a reposição de stock, podem ser todos automatizados com software de acompanhamento do inventário.
- Automatize a introdução de dados. Também pode automatizar os processos de inventário sem utilizar software. Implemente a introdução automática de dados do inventário através do acompanhamento por códigos de barras, do acompanhamento por RFID e de sistemas 3PL.
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2. Realize auditorias regulares e contagens cíclicas
A monitorização do seu inventário é essencial para identificar quaisquer erros ou discrepâncias antes que se tornem graves.
É importante avaliar regularmente a eficácia do seu sistema de acompanhamento do inventário, tanto durante os períodos mais movimentados como durante os períodos mais calmos do ano.
Eis algumas formas de o fazer:
- Auditorias regulares. As contagens físicas regulares do inventário ajudam a equilibrar as etiquetas de stock disponíveis com o que consta dos registos do sistema. Deste modo, quaisquer discrepâncias nos dados causadas por furto ou perda podem ser rapidamente identificadas e corrigidas.
- Contagem cíclica. Experimente um sistema em que o seu inventário seja contado de forma rotativa. Isto significa que as contagens físicas do inventário ocorrerão em alturas diferentes de ano para ano. Desta forma, garante que o seu inventário se mantém exato, independentemente da altura do ano.
3. Atualizações do inventário em tempo real
Saber qual é o estado do seu inventário em qualquer momento é uma enorme vantagem na gestão do inventário. O acompanhamento do inventário em tempo real permite-lhe ter uma visão clara do estado atual do seu inventário.
Isto é útil quando toma decisões importantes relacionadas com a gestão do inventário.
Existem várias formas de implementar o acompanhamento em tempo real:
- Sistemas de acompanhamento do inventário. Muitos sistemas de acompanhamento do inventário oferecem acompanhamento em tempo real. Sistemas como o software de acompanhamento do inventário e prestadores 3PL especializados incluem frequentemente acompanhamento em tempo real.
- Um sistema centralizado. Utilize um sistema centralizado de acompanhamento do inventário em todas as suas integrações para sincronizar todos os sistemas da empresa. O objetivo é apresentar os níveis de stock em tempo real, evitando inconsistências nos sistemas da sua empresa.
4. Formação abrangente dos funcionários
As pessoas que trabalham consigo devem saber o que se está a passar.
Uma forma simples de garantir a precisão do inventário é manter os funcionários responsáveis pelo inventário atualizados relativamente às práticas normalizadas e às operações de inventário.
Os programas de formação dos funcionários são uma excelente forma de garantir que todos estão alinhados.
Um programa de formação abrangente inclui uma componente que aborda as tarefas diárias relacionadas com o inventário e a forma de as executar com precisão e cuidado.
Tarefas como mover o inventário, registar os níveis de inventário e comunicar dados de inventário podem estar sujeitas a erro humano.
Por isso, é importante formar os membros da sua equipa.
5. Tenha em consideração a previsão da procura
Uma forma de prever o futuro é analisar o passado. A previsão da procura é uma excelente forma de saber que necessidades potenciais de inventário poderá enfrentar e de se preparar antecipadamente.
Existem alguns fatores que contribuem para uma previsão precisa da procura:
- Utilize dados históricos. Analise os padrões observados no inventário da sua empresa. Compreenda como esses padrões podem ajudá-lo a prever a procura futura e ajuste os níveis de inventário em conformidade.
- Preste atenção às tendências sazonais. É a época. Tenha em consideração as alterações sazonais do mercado e as promoções programadas e ajuste os níveis de inventário em conformidade. Estas tendem a ser grandes ocasiões de vendas durante várias épocas festivas, como o Natal e o BFCM.
6. Utilize a avaliação do inventário
A avaliação do inventário ajuda-o a reconhecer o valor financeiro do inventário disponível.
Isto permite atribuir um valor monetário ao seu inventário, que pode ser refletido nas demonstrações financeiras e nas decisões.
A avaliação do inventário desempenha um papel importante na exatidão financeira do seu inventário.
Certifique-se de que utiliza o método de avaliação do inventário adequado aos seus produtos, para refletir com precisão o valor dos artigos do seu inventário.
O método utilizado para avaliar o seu inventário depende em grande medida dos seus produtos e da sua marca.
Os métodos incluem:
- FIFO
- LIFO
- Custo médio ponderado
- Identificação específica
Considerações finais
O acompanhamento do inventário é uma engrenagem essencial da máquina empresarial.
Desde monitorizar o fluxo do inventário, prever a procura de inventário e comunicar o estado do seu inventário — o acompanhamento do inventário abrange tudo.
A grande vantagem do acompanhamento do inventário é não existir uma única forma de o fazer.
Existem várias formas de implementar o acompanhamento do inventário, dependendo das necessidades, da dimensão, do orçamento e do futuro da sua empresa.
É importante salientar que o acompanhamento do inventário é facilitado por soluções de software de acompanhamento do inventário, que retiram algum trabalho das suas mãos.
A automatização do acompanhamento do inventário é agora mais fácil com a ajuda de soluções de software, simplificando as operações diárias de inventário.
Não se esqueça de estar atento às atividades do seu inventário.
É importante monitorizar continuamente a rotação do inventário para avaliar o desempenho das suas vendas. Além disso, mantenha níveis de reposição fixos para evitar ruturas de stock de produtos, especialmente durante períodos de vendas intensas.
Desta forma, a gestão do seu inventário estará em excelente estado durante todo o ano.
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Perguntas frequentes sobre o acompanhamento do inventário
Não podemos responder a todas as perguntas no espaço limitado de uma publicação de blogue, mas podemos acrescentar uma secção de perguntas frequentes para tentar responder a quaisquer questões que ainda possa ter.
Que funcionalidades devo procurar num sistema de acompanhamento do inventário?
O sistema de acompanhamento do inventário ideal para si depende da natureza e dos objetivos da sua empresa. No entanto, muitas funcionalidades dos sistemas de acompanhamento do inventário trazem benefícios consistentes às empresas, independentemente do setor.
Eis algumas:
- Acompanhamento automatizado do inventário
- Atualizações do inventário em tempo real
- Acompanhamento do inventário em vários locais
- Relatórios abrangentes
- Capacidade de integração
- Interface intuitiva
Como escolho o sistema de acompanhamento do inventário certo para a minha pequena empresa?
Escolher o sistema de acompanhamento do inventário certo pode parecer uma tarefa difícil, especialmente para uma pequena empresa. No entanto, ao seguir estes passos simples, a tarefa torna-se subitamente mais fácil:
- Avalie o que pretende que o sistema faça pela sua pequena empresa
- Compreenda os seus recursos: o seu orçamento, a sua tecnologia, o seu pessoal, etc.
- Certifique-se de que o seu novo sistema pode ser facilmente integrado na sua empresa.
- Considere as suas capacidades financeiras: a sua pequena empresa consegue suportar os custos contínuos do seu sistema de acompanhamento?
- Planeie o crescimento futuro da sua empresa.
- Monitorize o desempenho do seu sistema para verificar se está a trabalhar para atingir o seu objetivo.
Como é que a tecnologia RFID melhora o acompanhamento do inventário?
A tecnologia RFID pode melhorar significativamente o acompanhamento do seu inventário. Eis como:
- Precisão. O risco de erro na introdução de dados é reduzido porque os dados são lidos a partir de um microchip que não requer a introdução manual de dados.
- Identificação automática. As etiquetas RFID podem ser lidas sem uma linha de visão direta. Ao contrário da leitura de códigos de barras, podem ser lidas a maiores distâncias e a partir de diferentes ângulos.
- Integração. A tecnologia RFID integra-se normalmente bem com os sistemas adjacentes da sua empresa, como o seu ERP e WMS.
- Dados em tempo real. As etiquetas RFID transmitem dados aos leitores em tempo real, fornecendo informações atualizadas sobre os níveis e a movimentação do seu inventário.