11 strategii redukcji zapasów dla sukcesu w handlu elektronicznym

Moim magazynem — moim salonem — wciąż są pełne ubrania, których nie udało się sprzedać w moim małym sklepie. 

Nie możemy już wstawić nowych mebli ani korzystać z tego miejsca jako przestrzeni do siedzenia dla gości, bo gdzie podziałyby się wszystkie ubrania? 

Kiedy patrzę na wszystkie niesprzedane rzeczy, myślę o dwóch sprawach: 

Po pierwsze, o tym, jak wielkie marnotrawstwo przestrzeni stanowią.

Po drugie, moglibyśmy zarobić na sprzedaży tych ubrań. Choćby niewiele.

Ale cztery lata temu nie wiedziałem zbyt wiele o tym, jak zmniejszyć zapasy w moim sklepie. A jeśli jesteś większą firmą niż ta, którą wtedy mieliśmy — nadmiarowe i przestarzałe zapasy to ogromny koszt, który będzie stale rosnąć, aż w końcu wymknie się spod kontroli. 

Dlatego wyjaśnię tutaj, dlaczego ograniczanie zapasów jest konieczne, jakie przynosi korzyści oraz przedstawię 11 strategii, które możesz zastosować w swoim biznesie e-commerce, aby zminimalizować straty i zmaksymalizować zyski. 

Czym jest ograniczanie zapasów?

Proces zmniejszania poziomu zapasów w celu dostosowania ich do popytu konsumentów jest znany jako ograniczanie zapasów. 

Celem tej strategii zarządzania zapasami jest pozbycie się nadmiarowych zapasów, aby zrobić miejsce na bardziej poszukiwane jednostki SKU. 

Ograniczanie zapasów nie musi jednak być działaniem reaktywnym.

Możesz na przykład dokładniej prognozować popyt za pomocą oprogramowania do zarządzania zapasami, aby proaktywnie podejmować decyzje dotyczące strategii zakupów i zaopatrzenia. 

Dlaczego warto ograniczać zapasy?

Szybkie pytanie: Kiedy ostatnio obliczałeś, jak bardzo koszty utrzymania zapasów obciążają Twój biznes? 

Koszty utrzymania zapasów firmy to całkowity koszt przechowywania niesprzedanych towarów. W tym przypadku mówimy o:

• Zarządzaniu magazynami
• Ubezpieczeniu
• Kosztach pracy
• Transporcie
• Wysokości amortyzacji towarów
• Ubytkach magazynowych 
• Starzeniu się zapasów
• Kosztach alternatywnych (stratach pieniędzy lub korzyści wynikających z niewybrania określonej opcji w procesie podejmowania decyzji)

Jeśli lubisz posługiwać się wzorami, tak wygląda wzór na koszt utrzymania zapasów:

W miarę rozwoju biznesu e-commerce rosną również Twoje zapasy, sprzedaż oraz zapotrzebowanie na większą powierzchnię magazynową. 

Oznacza to, że jeśli nie zoptymalizujesz poziomu zapasów, Twój magazyn może stać się jedynie przechowalnią zamiast nieustannie generować przepływy pieniężne. 

Nie zapominajmy też o podatkach firmowych.

Jeśli pod koniec roku będziesz mieć zbyt dużo niesprzedanych zapasów, będziesz musieć zapłacić więcej podatku od nieruchomości oraz podatku dochodowego.

Brooke Webber, dyrektorka marketingu w Ninja Patches, mówi, że ich firma od lat zajmuje się dostawami i współpracuje z tymi samymi klientami, dzięki czemu ma „dokładne prognozy i oczekiwania dotyczące szczytowych sezonów oraz dokładnie wie, jakich zapasów zazwyczaj potrzebuje w tym okresie.” 

Do optymalizacji poziomu zapasów wykorzystują QuickBooks: 

Pomaga nam zarządzać poziomem zapasów, sprawnie przetwarzać zamówienia i prognozować popyt.

Od czasu wdrożenia tego oprogramowania odnotowaliśmy 20-procentowe zmniejszenie nadmiarowych zapasów oraz poprawę dokładności realizacji zamówień.

Korzyści z ograniczania zapasów

Oszałamiającą stratę w wysokości $1.75 trillion odnotowali w 2021 roku sprzedawcy detaliczni z powodu niewłaściwego zarządzania zapasami. 

Z kolei firmy, które inwestują w optymalizację zapasów oraz rozwiązują problemy z nadmiernymi i niewystarczającymi zapasami, mogą obniżyć koszty zapasów o 10%.

Redukcja zapasów przynosi trzy istotne korzyści: 

1. Redukcja kosztów 

Mniej pieniędzy jest zamrożonych w zapasach, co oznacza, że nie marnujesz kapitału firmy. Potrzebujesz również mniej miejsca w magazynie, gdy pozbędziesz się przestarzałych zapasów. 

W rezultacie koszty ubezpieczenia będą niższe, ponieważ ryzyko strat się zmniejszy.

Ponosisz także mniej strat z powodu psucia się towarów łatwo psujących się oraz przeterminowanych i nieaktualnych produktów.

2. Optymalizacja efektywności operacyjnej

Potrzebujesz mniej pracowników do śledzenia i zarządzania zapasami. Oznacza to skuteczniejsze zarządzanie magazynem. 

Ponieważ mniejsze magazyny są łatwiejsze do nadzorowania, potrzebujesz mniej osób do utrzymania pomieszczeń magazynowych. 

3. Wyższa jakość produktów 

Szczupłe zapasy umożliwiają szybsze wykrywanie problemów z produktami oraz szybsze wprowadzanie nowych, lepszych produktów w odpowiedzi na zmiany rynkowe. 

Oznacza to szybsze rozwiązywanie problemów z wadami produktów oraz mniejsze ryzyko pozostania z przestarzałymi, zepsutymi lub wadliwymi zapasami.

Wady redukcji zapasów

Rozmawiałem z Michaelem Nemeroffem, dyrektorem generalnym i współzałożycielem Rush Order Tees — rodzinnej marki odzieżowej e-commerce z siedzibą w Filadelfii. 

Chociaż redukcja zapasów minimalizuje koszty i zwalnia przestrzeń, jak mówi, może mieć również potencjalną wadę: 

…może również prowadzić do braków produktów, jeśli popyt niespodziewanie wzrośnie.

Na przykład w szczycie sezonu, takim jak okres świąteczny, podejście oparte na szczupłych zapasach może czasami prowadzić do opóźnień, jeśli zabraknie nam popularnych produktów.

Zdarzało się to nam szczególnie wtedy, gdy produkty, które zazwyczaj nie są zamawiane, nagle zaczynały otrzymywać wiele zamówień. 

Musieliśmy szybko je pozyskać, aby mieć pewność, że możemy zaspokoić potrzeby naszych klientów.

Aby dokładnie uzupełniać zapasy SKU cieszących się popytem, musisz wiedzieć, jak zachować równowagę między agresywnym działaniem a unikaniem braków magazynowych, współpracując z zespołami interdyscyplinarnymi. 

Wyobraź sobie swoje zapasy jako wodę w zbiorniku.

Zbyt duża ilość stoi bezczynnie i generuje koszty, a zbyt mała ogranicza rozwój. Musisz znaleźć idealny poziom, aby zapewnić płynne funkcjonowanie firmy.

Jak zredukować zapasy: 11 sprawdzonych strategii 

Jak Twoja firma e-commerce może zoptymalizować poziom zapasów bez wyprzedawania produktów? 

Przyjrzyjmy się 11 sprawdzonym strategiom redukcji zapasów, które pomogą Ci zaspokajać popyt klientów przy jednoczesnej optymalizacji zapasów.

1. Pozbądź się przestarzałych zapasów

W zarządzaniu zapasami przestarzałe produkty to towary, które osiągnęły koniec swojego cyklu życia. 

To w zasadzie martwe zapasy, z niewielką lub zerową szansą na sprzedaż. 

Pozostawiony bez wykorzystania taki składnik majątku pochłania zasoby i może być bardzo kosztowny w zarządzaniu. W mojej firmie były to mole zjadające zimowe ubrania, których nie dało się sprzedać, ale które nadal zajmowały miejsce w magazynie. (A właściwie w moim salonie).

Skontaktowałem się z założycielem Manzuri, Riteshem D. Ritelinem — marki e-commerce, która „zarabia na życie, sprzedając orgazmy”.

To jeden z czołowych graczy na indyjskim rynku dobrostanu seksualnego. 

Trzy strategie Ritesha dotyczące planowania i redukcji zapasów:

1. Dlaczego zawsze oferować rabaty, skoro można uzyskać darmowy marketing dzięki rozdawaniu produktów i współpracy z influencerami?
Zorganizuj jak najwięcej akcji rozdawania produktów i barterowej współpracy z influencerami, wykorzystując zapasy, które musisz wyprzedać. Może to nie być najlepszy pomysł z punktu widzenia przepływów pieniężnych, ale pomoże Ci pozyskać nowych klientów przy wyższych marżach.

 

2. Oferta „kup jeden, otrzymaj drugi” jest lepsza niż rabat 50%. Kup jeden, otrzymaj dwa — to lepsze niż rabat 70%.
Powód: średnia wartość zamówienia (AOV) pozostanie taka sama, co oznacza, że algorytm Meta nie będzie kierować reklam do niewłaściwych klientów i nie zniszczy danych piksela. Należy ustanowić to jako zasadę w organizacji.

 

3. Jeśli prowadzisz sklep z ponad 30 SKU, umieść na stronie kartę wyprzedaży i aktualizuj ją co miesiąc.
Upewnij się, że znajduje się na niej nie więcej niż pięć produktów (maksymalnie 20% liczby SKU).

Oto kilka przykładowych strategii. 

W połączeniu z dodatkowymi taktykami, takimi jak tworzenie zestawów produktów, wyprzedaże sezonowe i darowizny, mogą one pomóc Ci pozbyć się przestarzałych zapasów, zwiększyć zyski i zoptymalizować ofertę produktów.

2. Poddaj niesprzedane zapasy recyklingowi lub upcyklingowi

Wykorzystaj w pełni niesprzedane lub przestarzałe zapasy, wdrażając program recyklingu. 

Oprócz ograniczenia nadmiernych zapasów takie podejście pozwala dostosować działalność do zrównoważonych praktyk, co może poprawić wizerunek marki i zwiększyć jej atrakcyjność dla klientów świadomych ekologicznie.

• Nawiąż współpracę z firmami recyklingowymi. Poszukaj lokalnych lub wyspecjalizowanych firm recyklingowych, które mogą obsługiwać Twoje konkretne produkty.
• Przekazuj produkty organizacjom charytatywnym. Nie wszystko można sprzedać lub poddać recyklingowi, ale organizacje charytatywne nadal mogą to wykorzystać.
• Zaoferuj program odkupu. Oferuj klientom rabaty na nowe zakupy, jeśli zwrócą używane lub stare produkty.

Przykład z życia:

 Program Worn Wear firmy Patagonia pozwala klientom wymieniać używaną odzież na środki do wykorzystania w sklepie. Następnie firma naprawia i odsprzedaje te produkty, ograniczając ilość odpadów i wydłużając ich cykl życia.

 

To mądre podejście biznesowe. Ponowne wykorzystywanie materiałów to świetny sposób na ograniczenie odpadów i kosztów oraz uczestnictwo w r rozwijającej się gospodarce o obiegu zamkniętym.

3. Zastosuj podejście do zarządzania zapasami dokładnie na czas (JIT)

W ramach zarządzania zapasami JIT surowce są dostarczane w momencie rozpoczęcia produkcji, ale nie wcześniej. Wymaga to ścisłej koordynacji z dostawcami. 

Będziesz potrzebować minimalnej ilości zapasów, aby sprostać popytowi klientów.

Na szczęście udało mi się porozmawiać z Abhim Madanem, współzałożycielem i dyrektorem kreatywnym Amarry, marki odzieżowej z segmentu premium. 

Stosujemy wyjątkowe połączenie produkcji dokładnie na czas i dropshippingu, co pozwala nam tworzyć ubrania dokładnie wtedy, gdy ich potrzebujemy, i wysyłać je bezpośrednio do konsumenta lub sprzedawcy detalicznego.

Mówiąc dokładniej, nie produkują masowo. 

Zamiast tego ich zamówienia są wykonywane ręcznie po ich złożeniu. Nie tylko ogranicza to poziom zapasów, ale także „sprzyja kulturze zrównoważonego rozwoju.”

Abhi dodaje:

To podejście przynosi drugą korzyść — pozwala nam szybko reagować na pojawiające się trendy w modzie i preferencje klientów.

4. Rozważ dropshipping

Co zrobić, jeśli chcesz sprzedawać swoje produkty bez fizycznego przechowywania ich w magazynie? To właśnie dropshipping. 

Dropshipping to globalny rynek o wartości 225 miliardów dolarów, a sprzedawcy detaliczni mogą dzięki niemu zwiększyć marże zysku nawet o 50%.

Jak? 

Zamiast kupować z góry dużą partię produktów i mieć nadzieję, że się sprzedadzą, współpracujesz z dostawcą, który zajmuje się zapasami i wysyłką.

Dropshipping obniża koszty utrzymania zapasów i uwalnia kapitał, eliminując potrzebę przechowywania i zarządzania fizycznymi zapasami.

Największa zaleta dropshippingu? Nie potrzebujesz magazynu ani nie musisz martwić się o etykiety wysyłkowe. To świetny sposób na testowanie różnych produktów i sprawdzanie, co się sprzedaje, bez konieczności inwestowania dużych środków z góry. 

Gdy ktoś kupuje coś w Twoim sklepie internetowym, zamówienie trafia bezpośrednio do dostawcy, który dostarcza produkt klientowi.

Nota autora

Dropshipping może nie być odpowiedni dla każdego rodzaju działalności.

 

Niemniej jednak jest to skuteczna strategia ograniczania zapasów, jeśli chodzi o minimalizowanie kosztów zapasów — szczególnie w przypadku firm e-commerce, które próbują poszerzać swoje linie produktowe.

5. Usprawnij prognozowanie popytu

Proces prognozowania zapasów obejmuje łączenie danych z wielu źródeł. 

Obejmuje to historyczne dane dotyczące sprzedaży i dane dotyczące sprzedaży w czasie rzeczywistym, ogólne trendy rynkowe, zachowania klientów oraz czynniki zewnętrzne, takie jak problemy w łańcuchu dostaw. 

Pewien zakres przewidywania jest nieunikniony, ale im więcej masz informacji, tym dokładniejsza powinna być prognoza.

Prognozując popyt, utrzymujesz dokładnie taki poziom zapasów, jaki jest potrzebny do zaspokojenia popytu klientów — wtedy, gdy jest to potrzebne. To podejście do ograniczania zapasów utrzymuje wydajność operacyjną i stabilność wyniku finansowego. 

Prognozowanie popytu jest szybsze i znacznie bardziej usprawnione dzięki inteligentnemu oprogramowaniu do planowania zapasów. 

6. Wprowadź łączenie produktów w zestawy i kompletowanie

Prawdziwa historia: firma The Body Shop zamyka działalność w Stanach Zjednoczonych.

Na początku 2023 roku firma Natura poinformowała, że The Body Shop „zmaga się z przeciwnościami”, odnotowując w 2022 roku spadek rok do roku o 13,5%. 

Zostań ze mną. 

Zamykają działalność, ale nadal mają zapasy do sprzedania. Co więcej, są to zapasy łatwo psujące się. 

Firma przechodzi ogromną wewnętrzną restrukturyzację, a aby zrobić miejsce na nowe produkty w najbliższej przyszłości, z ogromną intensywnością sprzedaje produkty w zestawach i kompletach. 

Kompletowanie i łączenie produktów w zestawy polega na grupowaniu artykułów i sprzedawaniu ich jako jednego produktu. 

Połączenie wolno rotujących artykułów z popularnymi produktami pomaga ograniczyć zapasy i zwiększyć tempo sprzedaży. Dzięki temu można szybko pozbyć się nadwyżkowych i przestarzałych zapasów. 

I wiesz co? To działa. Spójrz na ten wyprzedany zestaw prezentowy:

Nie musisz zamykać sklepu, aby nauczyć się czegoś od strategii redukcji zapasów The Body Shop. Wręcz przeciwnie. 

Ta strategia jest skuteczna z dwóch powodów: 

1. Szybsze wyprzedawanie zalegających zapasów i tworzenie atrakcyjnych propozycji wartości dla klientów. (Jako osoba, która sama posiada taki zestaw, mogę potwierdzić jego skuteczność.)
2. Zmniejszenie nadwyżek zapasów i związanych z nimi kosztów przechowywania.

7. Poznaj analizę ABC

Analiza ABC to strategia zarządzania zapasami służąca do określania wartości zapasów na podstawie ich znaczenia dla Twojej firmy. 

Kategorie A, B i C pomagają skupić się na produktach o wysokiej wartości.

Opiera się ona na zasadzie Pareta — zasadniczo 80% przychodów można wygenerować z 20% produktów.

Kategoria A

Są to produkty o wysokiej wartości i stałym popycie, które wymagają ścisłego monitorowania ze względu na ich wpływ na przychody. 

W moim sklepie z odzieżą używaną przykładem produktu „kategorii A” była partia zabytkowych, pozyskiwanych w sposób etyczny i oryginalnych szalików Burberry. 

Przez dwie kolejne zimy w Delhi regularnie je pozyskiwaliśmy i wyprzedawaliśmy każdy z nich — szybciej niż jakikolwiek inny produkt w naszym sklepie. 

Kategoria B

Są to produkty o umiarkowanej wartości i stałym popycie. Pomyśl o kolczykach z czystego srebra. 

Kategoria C

Są to produkty o niskiej wartości i sporadycznym popycie, które wymagają minimalnej uwagi. W naszym przypadku były to zwykłe koszule robocze lub czarne spodnie.

Analiza ABC optymalizuje systemy zarządzania zapasami i alokację zasobów poprzez nadawanie priorytetu produktom o wysokiej wartości. 

Na podstawie tej analizy możesz również określić, które produkty chcesz sprzedawać w zestawach.

8. Korzystaj z zaawansowanego oprogramowania do zarządzania zapasami

Zarządzanie zapasami przypomina grę w Tetris — liczy się każdy element, wyczucie czasu jest kluczowe, a odpowiednie narzędzia mogą pomóc Ci oczyścić planszę. 

Roman Zrazhevskiy jest założycielem i dyrektorem generalnym MIRA Safety — internetowego sprzedawcy specjalizującego się w sprzęcie do przygotowania i zapewnienia gotowości — a w celu optymalizacji procesów redukcji zapasów firma korzysta z NetSuite: 

NetSuite oferuje doskonałe funkcje zarządzania zapasami i zapewnia dane w czasie rzeczywistym, pomagając nam podejmować świadome decyzje i zmniejszyć nadwyżki zapasów o 20%, co poprawia naszą ogólną efektywność.

Odpowiednie oprogramowanie do zarządzania zapasami dla Twojej firmy może zwiększyć efektywność dzięki automatyzacji zadań, dostarczaniu danych w czasie rzeczywistym i optymalizacji poziomów zapasów. 

Ostatecznie obniża to koszty i zwiększa zyski.

Powstaje więc pytanie: które oprogramowanie do zarządzania zapasami będzie dla Ciebie najlepszym wyborem? Oto nasza lista 10 najlepszych propozycji: 

1. 1. Linnworks — Najlepsze do automatyzacji zarządzania wielokanałowego
2. 2. MRPeasy — Najlepsze dla producentów
3. 3. SkuVault — Najlepsze dzięki szczegółowym rekomendacjom dotyczącym uzupełniania zapasów
4. 4. KORONA POS — Najlepszy do zarządzania zapasami w wielu lokalizacjach
5. 5. Helcim — Najlepsze rozwiązanie łączące zarządzanie zapasami i POS dla małych firm
6. 6. Veeqo — Najlepsze rozwiązanie z wbudowaną ochroną kont Amazon
7. 7. Acumatica — Najlepsze dla nowoczesnego interfejsu użytkownika
8. 8. Zoho Inventory — Najlepszy wybór dla małych firm
9. 9. Sortly — Najlepszy pod względem łatwości obsługi
10. 10. Cin7 Omni — Zaawansowane zarządzanie zamówieniami w wielu kanałach

9. Automatyzuj procesy związane z zapasami

Istnieje wiele powodów, dla których pojawiają się problemy z zapasami i realizacją zamówień. 

Ale najczęstszy z nich? Błąd ludzki. Nie jesteśmy komputerami. Mamy gorsze dni, czasami prawie wcale nie śpimy, a wtedy popełniamy błędy. 

A te błędy są kosztowne. (Mogą pochłonąć nawet 30% przychodów Twojej firmy).

Jest jednak jedna rzecz, którą możesz kontrolować: narzędzia, które ma Twój zespół, aby lepiej wykonywać swoją pracę. Zautomatyzowane systemy zarządzania zapasami eliminują ręczne wprowadzanie danych i zwiększają dokładność prognoz niemal do 100%.

Precyzja tego procesu bezpośrednio przekłada się na redukcję zapasów dzięki kilku kluczowym korzyściom:

• Optymalizacja punktów ponownego zamawiania. Dokładne dane o zapasach w czasie rzeczywistym są niezbędne do precyzyjnego obliczania punktów ponownego zamawiania oraz minimalizowania braków i nadwyżek zapasów.
• Identyfikowanie wolno rotujących produktów. Zautomatyzowane systemy mogą szybko wskazać wolno rotujące produkty, pomagając firmom znacznie szybciej pozbyć się nadwyżek zapasów.
• Usprawnianie prognozowania popytu. Dokładniejsze dane dotyczące sprzedaży ułatwiają przewidywanie przyszłego popytu, co ogranicza nadwyżki zapasów.

10. Wzmocnij komunikację z partnerami łańcucha dostaw

Michael z Rush Order Tees mówi, że poprzez „ścisłą koordynację z naszymi dostawcami zapewniamy, że materiały docierają dokładnie wtedy, gdy są potrzebne do produkcji. Ta strategia znacząco obniżyła nasze koszty magazynowania i poprawiła przepływy pieniężne.”

Jednym z fundamentów efektywnego zarządzania zapasami jest budowanie silnych relacji z dostawcami. 

Otwarta komunikacja i współpraca mogą pomóc w optymalizacji harmonogramów produkcji oraz obniżeniu kosztów utrzymania zapasów.

11. Skróć czas realizacji zamówień przez dostawców

W nawiązaniu do powyższego, krótszy czas realizacji zamówień przez dostawców oznacza mniejsze zapasy. 

Bliskie relacje z dostawcami mogą pomóc firmom ograniczyć potrzebę utrzymywania zapasów bezpieczeństwa poprzez przyspieszenie produkcji i dostaw. 

Rezultat? Uwolniona przestrzeń magazynowa i lepsze przepływy pieniężne.

Uwaga autora:

Wielu dostawców stosuje minimalną ilość zamówienia (MOQ), ale jeśli masz już nadwyżki zapasów, jasno to zakomunikuj, aby uniknąć dalszego marnotrawstwa.

 

Okazja krótkoterminowa może w przyszłości stać się ciężarem. Ponadto świadome ograniczanie nadwyżek zmniejsza wpływ na środowisko.

Redukcja zapasów: najważniejsze kwestie

Zbyt duże zapasy oznaczają utratę pieniędzy. Zbyt małe grożą utratą klientów. 

Jednak dzięki odpowiednim strategiom i narzędziom możesz znaleźć idealny punkt równowagi. Od zapasów dokładnie na czas po inteligentne tworzenie zestawów — omówiliśmy sposoby na utrzymanie zapasów na optymalnym poziomie. 

U podstaw tego wszystkiego leży dobre oprogramowanie do zarządzania zapasami — zapewniające wgląd w dane i automatyzację, które umożliwiają płynne działanie.

Wprowadź te pomysły w życie i wykorzystaj technologię, aby zmienić swój magazyn z kosztownego obciążenia w maszynę generującą zyski.

Świat e-commerce szybko się zmienia — a Ty razem z nim. Zapisz się do naszego newslettera, aby otrzymywać najnowsze informacje dla menedżerów e-commerce od czołowych ekspertów z branży.