System ciągłej ewidencji zapasów: kompletny przewodnik dla marek

Nie pozwól, aby ten szybki quiz cię onieśmielił — to łatwe pytanie:

Jeśli wybrałeś opcję 2 (czyli system zapasów ciągłych), gratulacje! Masz już dobre rozeznanie w tym, co należy zrobić, aby usprawnić zarządzanie zapasami w swojej firmie.

A skoro wygląda na to, że wdrożenie tej metody już znajduje się na Twojej liście rzeczy do zrobienia — nie będę dłużej trzymać Cię w niepewności.

Przejdźmy od razu do rzeczy.

Czym są zapasy ciągłe?

Zapasy ciągłe to metoda księgowa, która rejestruje transakcje sprzedaży, uzupełnienia zapasów, zwroty i wszelkie korekty zapasów w czasie rzeczywistym. 

Firmy ecommerce z dużym asortymentem i szybko rotującymi produktami mogą skorzystać na tej metodzie, ponieważ umożliwia ona lepszą kontrolę poziomu zapasów i podejmowanie trafniejszych decyzji dotyczących ich uzupełniania. 

Czym jest system zapasów ciągłych?

System zapasów ciągłych działa jak samoczynnie aktualizowana księga. Mierzy poziom zapasów na podstawie elektronicznych rejestrów, a nie fizycznych spisów.

Zapewnia jednak dokładność i aktualne informacje dzięki zastosowaniu rozwiązań, które:

• odejmują ilość zapasów po zrealizowaniu zamówień przez klientów
• dodają dostarczone produkty po ich przyjęciu, aby zaktualizować poziomy zapasów
• korygują salda zapasów podczas zwrotów i wymian

Aby korzystać z tej funkcji, musisz skonfigurować zaawansowane oprogramowanie do zarządzania zapasami oraz inne komponenty, takie jak systemy sprzedaży (POS), skanery kodów kreskowych i znaczniki RFID. 

Systemy zapasów ciągłych a systemy zapasów okresowych: różnice oraz zalety i wady

System zapasów ciągłych aktualizuje rejestry wraz z przemieszczaniem się produktów do magazynu i poza niego. 

W przypadku systemów okresowych (które znasz również jako opcję 1) trzeba aktualizować je samodzielnie po zakończeniu każdego okresu księgowego. 

Przeanalizujmy, jak ta kluczowa różnica odnosi się do poszczególnych aspektów Twojej firmy ecommerce:

Jak widać, wybór zaawansowanych systemów zapasów ciągłych zamiast prostoty systemów okresowych wiąże się z minimalnymi kompromisami.  

Koszty zapasów ciągłych

Główną wadą jest to, że wdrożenie systemów ciągłej ewidencji zapasów jest kosztowne, co dla niektórych małych i średnich przedsiębiorstw może być czynnikiem wykluczającym. 

Krótki przykład tego, ile może to kosztować: firma Terraces Menswear wydała około $18,000 na rozpoczęcie działalności. 

Koszty konfiguracji obejmowały: 

• Oprogramowanie i licencje: około $10,000
• Sprzęt (np. skanery i serwery): około $5,000
• Szkolenia i wdrożenie: około $3,000

W zależności od wielkości i wymagań Twojej firmy kwoty te mogą być znacznie wyższe. 

Dobrą wiadomością jest to, że zwrot z inwestycji następuje szybko, a bieżące koszty utrzymania są niskie. 

Według Andrew Grelli, dyrektora generalnego marki kosmetyków dla mężczyzn Formen: 

Zwrot z tej inwestycji stał się widoczny w ciągu kilku miesięcy dzięki lepszemu zarządzaniu zapasami i zwiększeniu satysfakcji klientów, co przewyższyło początkowe poniesione koszty.

Systemy ciągłej ewidencji pozwalają markom handlu elektronicznego, takim jak Twoja, uzyskać bardziej precyzyjną kontrolę nad poziomem zapasów.

Automatyzacja i system ciągłego śledzenia prowadzą do wydajniejszego raportowania finansowego w przypadku sprzedaży o dużym wolumenie. 

Nie zawsze jednak zapewniają 100% dokładności.

Poziomy zapasów w systemie mogą nie zawsze odpowiadać rzeczywistym ilościom z powodu błędów ludzkich, pomyłek przy wprowadzaniu danych lub usterek technicznych.

Metoda ciągłej ewidencji zapasów zapewnia płynne działanie na co dzień, ale nadal trzeba regularnie przeprowadzać inwentaryzacje fizyczne, aby zagwarantować dokładność w długim okresie.  

Z drugiej strony, systemy okresowe są prostsze i tańsze we wdrożeniu. Są również łatwiejsze w utrzymaniu. 

Jednak zapisy w dzienniku i inne rejestry zapasów mogą nie nadążać za codziennymi zmianami. 

Jeśli nie zostaną rozwiązane, rozbieżności te mogą negatywnie wpłynąć na działalność firmy na wiele sposobów i prowadzić do powtarzających się problemów z zarządzaniem zapasami, takich jak braki zapasów lub nadmierne zapasy. 

Wzory i wskaźniki stosowane w ciągłej ewidencji zapasów

Wzory dotyczące zarządzania zapasami dostarczają informacji na temat ważnych kwestii, takich jak punkty ponownego zamówienia, czas realizacji, ilość zamówienia i zapasy bezpieczeństwa. 

Są również niezbędne do precyzyjnej wyceny zapasów i raportowania finansowego. 

Oto najważniejsze z nich, o których należy pamiętać podczas zarządzania zapasami i maksymalizowania zysków.

Koszt sprzedanych towarów (COGS)

COGS oblicza, ile kosztuje wyprodukowanie lub zakup towarów sprzedanych w danym okresie. 

Koszty zapasów obejmują wydatki bezpośrednie, takie jak surowce, robocizna i koszty ogólne produkcji (np. opłaty za media i raty leasingowe). 

System ciągłej ewidencji automatycznie oblicza COGS, mnożąc liczbę sprzedanych jednostek przez koszt jednostkowy. Możesz sprawdzić wynik i zdiagnozować rozbieżności, korzystając z powyższego wzoru.

Wskaźnik rotacji zapasów

Ten wskaźnik mierzy, jak często sprzedajesz i uzupełniasz zapasy. Dane w czasie rzeczywistym mogą pomóc zidentyfikować wolno rotujące produkty i pozbyć się ich.

Aby obliczyć średni poziom zapasów, należy dodać zapasy początkowe i końcowe, a następnie podzielić sumę przez dwa, jak pokazano poniżej:

📚 Dalsza lektura 

Wysoki wskaźnik rotacji zapasów oznacza, że procesy zarządzania zapasami są bardzo skuteczne. Ustalenie tej wartości ma duże znaczenie. Tutaj dowiesz się więcej o sposobach obliczania wskaźnika rotacji zapasów. 

Ekonomiczna wielkość zamówienia (EOQ)

EOQ optymalizuje punkty ponownego zamówienia, określając idealną ilość do zamówienia, gdy poziom zapasów spadnie poniżej ustalonego przez system progu. 

Zapewnia odpowiedni poziom zapasów dostępnych na miejscu, jednocześnie minimalizując koszty zamówień i utrzymania zapasów.

📚 Dalsza lektura 

EOQ może pomóc w utrzymaniu wydajnego łańcucha dostaw, dlatego warto bliżej zbadać to zagadnienie. Tutaj znajdziesz kompleksowy przewodnik po EOQ..

Zysk brutto

Zysk brutto to kwota uzyskana ze sprzedaży po odjęciu COGS. W systemie ciągłym można go obliczyć w dowolnym momencie, aby w razie potrzeby dostosować strategie cenowe lub strategie zarządzania zapasami.

Średni ważony koszt (WAC)

Systemy ciągłe aktualizują stan zapasów przy każdej sprzedaży i każdym zakupie.

Aby wygładzić wahania kosztów, WAC oblicza COGS i wartości końcowego stanu zapasów poprzez uśrednianie kosztów w czasie rzeczywistym.

Metody FIFO i LIFO

FIFO (pierwsze weszło, pierwsze wyszło) i LIFO (ostatnie weszło, pierwsze wyszło) to alternatywne metody wyceny zapasów stosowane w przypadku WAC.

W systemie FIFO system przypisuje koszt na podstawie kolejności nabycia. Działa on zgodnie z zasadą, że najstarsze zapasy muszą zostać wykorzystane lub sprzedane jako pierwsze.

Natomiast LIFO aktualizuje ewidencję zapasów, sprzedając w pierwszej kolejności produkty nabyte najpóźniej. Pomaga to zarządzać wahaniami kosztów, szczególnie w przypadku towarów łatwo psujących się lub w okresach inflacji. 

Śledzenie FIFO i LIFO w systemie okresowym może być trudne.

Dzięki aktualizacjom w czasie rzeczywistym w systemie ciągłym metody te dokładniej odzwierciedlają przepływ zapasów i wpływ kosztów.

Jak działają systemy ciągłej ewidencji zapasów

Wdrożenie systemu ciągłej ewidencji zapasów obejmuje kilka etapów.

Aby pokazać, jak wygląda to w praktyce, przygotowałem przykładowy scenariusz z wykorzystaniem fikcyjnej marki.

Poznajmy Petal and Playwear, zrównoważonego hurtownika i producenta odzieży dziecięcej. Ta rozwijająca się firma e-commerce uznała, że system ciągłej ewidencji zapasów może pomóc jej skuteczniej zarządzać rozbudowanym asortymentem. 

Przyjrzyjmy się, jak firma Petal and Playwear wykonała następujące zadania:

1. Skonfiguruj system zarządzania zapasami

Zacznij od wyboru odpowiedniego systemu zarządzania zapasami.

System zarządzania zapasami stanowi podstawę automatycznego rejestrowania i aktualizowania poziomów zapasów, dzięki czemu w dowolnym momencie uzyskasz ich przejrzysty obraz.

Ponadto synchronizuje istotne informacje dzięki integracji z systemami księgowymi, systemami zarządzania magazynem, systemami POS, platformami e-commerce i innymi kanałami sprzedaży, zapewniając spójność wszystkich operacji biznesowych.

To kluczowe powody, dla których jego wdrożenie powinno być pierwszym krokiem, jeśli chcesz zastosować system ewidencji ciągłej zapasów.

MRPEasy nie jest naszym jedynym wyborem systemu IMS. 

Przygotowaliśmy listę najlepszych narzędzi do zarządzania zapasami dostępnych na rynku, ułatwiając znalezienie rozwiązania dopasowanego do potrzeb Twojej firmy i współpracującego z Twoją platformą e-commerce:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Linnworks — Najlepsze do automatyzacji zarządzania wielokanałowego
2. 2. MRPeasy — Najlepsze dla producentów
3. 3. SkuVault — Najlepsze dzięki szczegółowym rekomendacjom dotyczącym uzupełniania zapasów
4. 4. KORONA POS — Najlepszy do zarządzania zapasami w wielu lokalizacjach
5. 5. Helcim — Najlepsze rozwiązanie łączące zarządzanie zapasami i POS dla małych firm
6. 6. Veeqo — Najlepsze rozwiązanie z wbudowaną ochroną kont Amazon
7. 7. Acumatica — Najlepsze dla nowoczesnego interfejsu użytkownika
8. 8. Zoho Inventory — Najlepszy wybór dla małych firm
9. 9. Sortly — Najlepszy pod względem łatwości obsługi
10. 10. Cin7 Omni — Zaawansowane zarządzanie zamówieniami w wielu kanałach

2. Zorganizuj niezawodny system śledzenia zapasów

Następnym krokiem jest skonfigurowanie systemu do śledzenia przepływu zapasów w przyszłości. 

Skanery kodów kreskowych i systemy śledzenia RFID—które powinny być kompatybilne z Twoim systemem IMS–mogą wykonać za Ciebie większość pracy.  

Te nowoczesne narzędzia współpracują ze sobą, aby zapewniać aktualne informacje i eliminować potrzebę żmudnego ręcznego liczenia, którego prawdopodobnie nikt w Twoim zespole i tak nie lubi wykonywać. 

Podczas rejestrowania danych o zapasach w systemie zwracaj szczególną uwagę na precyzję.

Im bardziej szczegółowe są informacje, tym łatwiej będzie śledzić dany produkt.  Dlatego podaj istotne dane, takie jak:

• Nazwa produktu
• Opis
• Całkowity koszt i cena sprzedaży
• Atrybuty produktu (materiał, rozmiar, kolor, data ważności, gwarancja itp.)

W ten sposób można określić prawidłowe poziomy zapasów i stworzyć solidną podstawę dla nowo wdrożonego systemu ewidencji ciągłej zapasów.

3. Ustal zasady kontroli zapasów

Wszystko gotowe? Niekoniecznie. 

Zanim przejdziesz na autopilota, musisz określić odpowiednie zasady kontroli zapasów, które uzupełnią Twój system. 

Oto kilka pomysłów:

• Regularne audyty zapasów. Określ, jak często będziesz przeprowadzać wyrywkowe kontrole i pełne audyty zapasów.
• Postępowanie w przypadku zagubionych lub uszkodzonych zapasów. Opracuj plan postępowania z zagubionymi i uszkodzonymi towarami
• Procedury uzupełniania zapasów. Wiedz, kiedy uzupełniać zapasy, aby nigdy nie zabrakło Ci towaru ani nie doszło do jego nadmiaru.
• Zwroty i korekty. Ustal jasne procedury postępowania ze zwrotami klientów i wymianami z dostawcami.

4. Przeszkol personel w zakresie skutecznego zarządzania zapasami

Platformy? Są. 

Procedury? Są. 

Ludzie? Nie pozwól, aby o nich zabrakło w Twoich planach.

Do skutecznego zarządzania zapasami potrzebujesz przeszkolonego personelu. Kluczowe znaczenie mają właściwe wdrożenie technologii i strategie jej wykorzystania.

Co to obejmuje? Dwie kwestie:

Po pierwsze, zadbaj o akceptację pracowników, wyjaśniając wartość systemu ciągłej ewidencji zapasów. 

Przedstaw wpływ i korzyści płynące z używania narzędzi takich jak IMS, a także wartość bieżącego aktualizowania tych danych — w tym możliwość pożegnania się z dniami spędzanymi na ręcznym liczeniu zapasów i rozszyfrowywaniu skomplikowanych arkuszy kalkulacyjnych. 

Następnie naucz ich prawidłowego korzystania z nowej technologii.

Ludzie i zmiana organizacyjna są wskazywani jako najczęstsze wyzwanie podczas transformacji cyfrowej. 

Wzmocnij swoich pracowników, zapewniając im praktyczne szkolenia dotyczące korzystania ze skanerów kodów kreskowych lub RFID oraz obsługi systemu zarządzania zapasami.  

Ponadto zaoferuj pracownikom wewnętrzny kanał wsparcia dotyczący systemu zapasów w używanym narzędziu komunikacyjnym.

5. Stale monitoruj i aktualizuj

Ustanowienie systemu ciągłej ewidencji zapasów nie jest zadaniem, które wykonuje się raz i na zawsze. Trudno osiągnąć idealne rozwiązanie za pierwszym razem, dlatego udoskonalanie jest częścią procesu. 

Oto, na co należy zwracać uwagę i co w razie potrzeby korygować:

• Wycena zapasów. Aktualizuj wycenę zapasów, korzystając z metod takich jak FIFO, LIFO lub średni ważony koszt. Używaj ich do określania rzeczywistej wartości zapasów i upraszczania księgowości.
• Poziomy zapasów. Zachowuj czujność wobec rozbieżności. Jeśli coś się nie zgadza — na przykład straty i uszkodzenia — ustal przyczynę i przy okazji zaktualizuj dane o zapasach.
• Platformy i procesy. Regularnie aktualizuj swoje oprogramowanie do zarządzania zapasami i procesy, aby nadążały za celami Twojej firmy. To, co działało wczoraj, może dziś wymagać niewielkiej korekty.
• Wydajność zarządzania zapasami. Obserwuj działanie swojego systemu. Jeśli nie pomaga Ci podejmować trafniejszych decyzji, jest to sygnał, że należy go dostosować i udoskonalić.

Warto zauważyć: Nawet najbardziej zaawansowany system ciągłej ewidencji zapasów nie jest bezbłędny. 

Jeśli polegasz na nim, aby poprawić swoje umiejętności w zakresie prognozowania zapasów, musisz połączyć go z analizą wybiegającą w przyszłość.

Internetowy hurtownik odzieży Dressin regularnie prowadzi badania rynku, wprowadza korekty sezonowe i przeprowadza analizy scenariuszowe. 

Menedżer Mengtian Chow powiedział: 

To holistyczne podejście nie jest wyjątkowe dla nas — wiele odnoszących sukcesy firm e-commerce stosuje podobne taktyki, aby zachować elastyczność i szybko reagować na zmiany rynkowe.

Chodzi o połączenie danych w czasie rzeczywistym z systemów ciągłej ewidencji zapasów z analizą wybiegającą w przyszłość, aby podejmować świadome decyzje.

System ciągłej ewidencji zapasów może znacząco zwiększyć efektywność firmy, ale nadal trzeba monitorować takie kwestie, jak egzekwowanie zasad kontroli zapasów, szkolenie pracowników oraz łączenie strategii w celu poprawy prognoz.

Ciągła ewidencja zapasów dla firm różnej wielkości

Międzynarodowe marki, rozwijające się firmy e-commerce, przedsiębiorcy działający w pojedynkę — każdy potrzebuje kontroli nad zapasami. 

Sprawdźmy, jak zarządzanie zapasami w systemie ciągłym może pomóc każdemu rodzajowi firmy e-commerce, niezależnie od tego, czy działa ona w modelu B2B, DTC, hurtowym czy subskrypcyjnym.

Start-upy i małe marki

W rozwijającej się firmie łączenie sprzedaży, obsługi klienta i marketingu pozostawia niewiele czasu na dokładne śledzenie zapasów. 

Dotyczy to szczególnie firm korzystających z ręcznie prowadzonych arkuszy kalkulacyjnych i fizycznych inwentaryzacji — procedur, które są zarówno podatne na błędy, jak i czasochłonne.  

Ciągła ewidencja zapasów automatyzuje te procesy, odciążając pracowników i zwiększając widoczność stanów magazynowych. Jej wdrożenie wymaga jednak znacznych nakładów, na które małe firmy mogą nie mieć środków.

Istnieją jednak rozwiązania alternatywne. 

Na przykład założyciel marki DTC Prevelo Bikes, Jacob Rheuban, zauważył, że istnieją proste systemy, które całkiem dobrze radzą sobie z dostarczaniem aktualnych danych. 

Najprostsze systemy, takie jak wbudowany system Shopify, po prostu prowadzą bieżące zestawienie produktów dostępnych do sprzedaży.

Po otrzymaniu dostawy dodajesz ilość produktów z dostawy do systemu magazynowego. Po sprzedaży produktu jego ilość jest automatycznie odejmowana w systemie magazynowym.

To dobry punkt wyjścia. W miarę rozwoju firmy możesz udoskonalać swoje systemy i procesy.

Firmy średniej wielkości

Firmy średniej wielkości korzystają z systemów ciągłej ewidencji, aby usprawniać działalność i obsługę klienta. 

Rozwijanie bazy klientów lub skalowanie witryny e-commerce jest łatwiejsze dzięki zarządzaniu zapasami w czasie rzeczywistym.

Kabeier, firma odzieżowa dla niemowląt działająca od 15 lat, od kilku lat korzysta z systemu ciągłej ewidencji zapasów. 

💫 Wskazówka bonusowa 

Zwiększanie liczby linii produktowych, sprzedaży i kanałów dystrybucji może obciążać system. Zainwestuj w system zarządzania zapasami, który poradzi sobie z rosnącą ilością danych i zapewni możliwość dostosowywania się do zmian.

 

Sprawdź, jak mogą wyglądać te wymagania dotyczące systemu zarządzania zapasami.

Organizacje na poziomie przedsiębiorstw

Wielu dużych graczy, takich jak Walgreens i Amazon, musiałoby wstrzymać działalność na wiele miesięcy, a być może nawet lat, gdyby musieli przeprowadzać ręczne liczenie zapasów. 

System ciągłej ewidencji zapasów dostosowuje się do złożoności i skali ich łańcucha dostaw, a nawet umożliwia skalowanie podejmowanych przez nich działań. 

Na przykład Walgreens planował realizować wysyłki z handlu elektronicznego ze swoich sklepów w ciągu godziny od otrzymania zamówienia — ustanowienie informacji o poziomach zapasów w czasie rzeczywistym ma kluczowe znaczenie dla realizacji tego celu.  

Ponieważ jednak informacje te zależą przede wszystkim od systemu, musi on działać bez błędów i przerw.  

Wdrożenie i szkolenia mają dla przedsiębiorstw ogromne znaczenie, ponieważ nie tylko inwestycja jest znacznie większa, lecz także trudniej jest naprawić ewentualne problemy, przez co ich wpływ staje się bardziej widoczny. 

William Carlin, dyrektor ds. marketingu w firmie Racklify, zauważył: 

Problemy techniczne mogą czasami prowadzić do krótkich przerw w przepływie danych [...] Żaden system nie jest w stanie zapewnić prawdziwie natychmiastowych aktualizacji — zawsze wystąpi niewielkie opóźnienie w transmisji danych.

Przeznaczenie zasobów na bieżącą konserwację i modernizację systemu jest zawsze dobrym pomysłem. Carlin zalecił jednak ustalenie rezerwowych ilości zapasów, aby uwzględnić potencjalne opóźnienia i rozbieżności w danych. 

Końcowe przemyślenia

Pożegnaj się z długim i męczącym okresowym liczeniem zapasów. 

Systemy ciągłej ewidencji zapasów automatyzują śledzenie zapasów i oferują wiele korzyści. Nie są jednak samodzielnym rozwiązaniem, ponieważ nadal wymagają interwencji człowieka, aby zapewnić ich sprawne działanie. 

Dlatego pokieruj swoim zespołem.

Naucz jego członków, jak ważne jest korzystanie z narzędzi takich jak oprogramowanie do zarządzania zapasami, a także przestrzeganie zasad kontroli zapasów oraz monitorowanie i aktualizowanie systemu. 

Odkryj więcej sposobów na osiągnięcie sukcesu w zarządzaniu zapasami:

• Zarządzanie zapasami w chmurze: przewodnik po skuteczniejszym śledzeniu zapasów 
• 10 największych wyzwań związanych z zarządzaniem zapasami i sposoby ich rozwiązania
• Zapasy odchudzone: wysoce funkcjonalne magazyny napędzają sukces firm w handlu elektronicznym 
• Analiza zapasów ABC: czym jest i jak ją przeprowadzić, aby osiągnąć sukces

Świat handlu elektronicznego szybko się zmienia — podobnie jak Ty. Zapisz się do naszego biuletynu z najnowszymi spostrzeżeniami dla menedżerów handlu elektronicznego przedstawianymi przez czołowych ekspertów w tej dziedzinie.