Key Takeaways
De prijs varieert op basis van functies, gebruik en serviceniveau van het kassasysteem: Meer functies of een hoger gebruik betekenen vaak hogere softwarekosten of tarieven voor betalingsverwerking
De aanschafprijs weerspiegelt niet de totale kosten: Let op extra's zoals bonprinters, barcodescanners of kosten voor creditcardverwerking, die in de loop der tijd kunnen oplopen
Richt je niet alleen op de prijs, maar op rendement en schaalbaarheid: Investeer in een kassasysteem dat meegroeit met je winkelbedrijf en op lange termijn waarde oplevert
De prijzen voor point-of-sale-systemen (POS) kunnen variëren van $50 tot $1,000+ per maand. Kleinere bedrijven beginnen vaak rond $50 per maand, terwijl grotere retailers $1,000 of meer uitgeven. Hardware, betalingsverwerking en uitbreidingen kunnen de kosten verhogen. Daarom is het belangrijk om te weten waarvoor je werkelijk betaalt.
Deze gids is bedoeld voor inkopers, financiële verantwoordelijken en afdelingshoofden die betrokken zijn bij budgettering of inkoop. Ik bespreek gemiddelde kostenbereiken, prijsmodellen en verborgen kosten. Je krijgt ook advies over het beoordelen van de ROI. Zo maken we je beslissing over de POS-prijs eenvoudiger.
De POS-systeemkostencalculator van The Retail Exec
Wil je snel de kosten van een POS-systeem inschatten? Probeer onze kostencalculator:
Typische prijzen per bedrijfsomvang
De totale kosten van een POS-systeem schalen mee met de omvang van je bedrijf, wat invloed heeft op je budget en de mogelijkheden van het systeem. Als je weet hoe de kosten verschillen, kun je je POS-keuze beter afstemmen op je bedrijfsvoering:
| Bedrijfsomvang | Typisch prijsbereik | Wat doorgaans inbegrepen is | Veelvoorkomende toepassingen en leveranciers |
|---|---|---|---|
| BedrijfsomvangKlein bedrijf | Typisch prijsbereik$50-$150/ maand | Wat doorgaans inbegrepen isBasisfuncties zoals verkoopregistratie, voorraadbeheer en afrekentools | Veelvoorkomende toepassingen en leveranciersCafés, boetieks, foodtrucks Vend, Square (en andere mobiele POS-systemen) |
| BedrijfsomvangMiddelgroot bedrijf | Typisch prijsbereik$150-$500/ maand | Wat doorgaans inbegrepen isGeavanceerde verkooprapporten, klantrelatiebeheer en integraties | Veelvoorkomende toepassingen en leveranciersRestaurants, winkels Toast, Clover |
| BedrijfsomvangGroot bedrijf | Typisch prijsbereik$500-$1,000 /maand | Wat doorgaans inbegrepen isUitgebreide analyses, beheer van meerdere locaties en medewerkers | Veelvoorkomende toepassingen en leveranciersSupermarkten, grootwinkelbedrijven Lightspeed, Revel |
| BedrijfsomvangGrote onderneming | Typisch prijsbereik$1,000+/ maand | Wat doorgaans inbegrepen isVolledig pakket met ondersteuning en integraties op ondernemingsniveau | Veelvoorkomende toepassingen en leveranciersGrote franchiseorganisaties, wereldwijde retailers Oracle, SAP |
Have an account? Log In
Welke factoren beïnvloeden de prijzen van POS-systemen?
De juiste keuze voor een POS-systeem betekent dat je begrijpt hoe functies zoals transactielimieten, integratie van POS-hardware en ondersteuningsdiensten invloed hebben op wat je betaalt. POS-systemen hebben in de loop der jaren een lange ontwikkeling doorgemaakt, en deze veranderingen hebben invloed gehad op hun prijzen.
Dit heeft invloed op de prijzen van POS-systemen:
| Factor | Invloed op de prijs |
|---|---|
| FactorRegelgevingsmodules | Invloed op de prijsAls je retailbedrijf actief is in een gereguleerde sector, betaal je mogelijk extra voor functies voor naleving van regelgeving. Afhankelijk van de complexiteit kunnen deze $50-$200 aan maandelijkse kosten toevoegen. |
| FactorGespecialiseerde sjablonen | Invloed op de prijsBranchespecifieke sjablonen stroomlijnen de configuratie, maar kunnen vooraf meer kosten. Reken op $100-$500 voor gespecialiseerde modules die aansluiten op de behoeften van je e-commerce- of fysieke bedrijf. |
| FactorTags voor gebruiksscenario's | Invloed op de prijsOp maat gemaakte POS-functies voor unieke bedrijfstypen kunnen de kosten met $25-$100 per maand verhogen. Ze zorgen er echter voor dat het systeem je specifieke bedrijfsvoering efficiënt ondersteunt. |
| FactorTransactielimieten | Invloed op de prijsAls je transactielimieten overschrijdt, kunnen extra betalingsverwerkingskosten van $0.10-$0.30 per kaarttransactie in rekening worden gebracht. Kies daarom een abonnement dat aansluit op je verkoopvolume. |
| FactorHardware-integratie | Invloed op de prijsIntegratie met bestaande POS-terminals, kassalades of bonprinters kan installatiekosten met zich meebrengen of de aanschaf van compatibele POS-hardware vereisen. Dit kan $200-$1,000 aan je initiële kosten toevoegen. |
| FactorOndersteuningsdiensten | Invloed op de prijsPremiumondersteuning, zoals 24/7-assistentie, kan $50-$150 per maand toevoegen. Zo krijgt je team tijdig hulp bij zowel POS-software als hardware wanneer dat nodig is. |
Prijsvergelijking van POS-systemen
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Beste keuze voor installatie- en gebruiksgemak | Met het gratis abonnement betaal je alleen voor transacties | Vanaf 2.6% + 10¢ | Website | |
| 2 | Het beste voor B2B-verkopers | Gratis offerte beschikbaar | Prijs op aanvraag | Website | |
| 3 | Het beste voor bedrijven met een hoog transactievolume in uiteenlopende sectoren | Gratis proefperiode van 3 maanden | Vanaf $79/maand | Website | |
| 4 | Beste voor realtime voorraadbeheer | Gratis proefversie + gratis demo beschikbaar | Vanaf $59/maand | Website | |
| 5 | Het beste voor e-commercebedrijven | 14 dagen gratis proberen | Vanaf $39/maand en 2.7% | Website | |
| 6 | Beste voor aanpasbaarheid | Geen gratis proefperiode | Vanaf $59/maand + betalingsverwerking | Website | |
| 7 | Beste voor hardwarebundels | Prijs op aanvraag | Website | ||
| 8 | Beste voor bedrijven met hoge volumes | De software is gratis. Je betaalt alleen voor transacties. | Vanaf 1.86% + 8¢ | Website | |
| 9 | Beste alles-in-éénsysteem voor kleine bedrijven | Gratis proefperiode van 30 dagen | Vanaf $14.95/maand en 2.3% + 10¢ | Website | |
| 10 | Beste voor directe creditcardverwerking | Gratis offerte beschikbaar | Prijzen op aanvraag | Website |
Prijsmodellen begrijpen
Prijsmodellen verschillen. Opties zoals kosten per gebruiker of getrapte maandabonnementen hebben een andere invloed op je budget dan alleen de vermelde prijs. Hier volgt een overzicht van veelvoorkomende modellen:
| Prijsmodel | Hoe het werkt | Waar je op moet letten |
|---|---|---|
| PrijsmodelPer gebruiker of werkplek | Hoe het werktJe betaalt een bedrag voor elke gebruiker die toegang heeft tot het systeem | Waar je op moet lettenDe kosten kunnen snel oplopen naarmate je team groeit of als je specifieke personeelsbeheertools nodig hebt, zoals toegang op basis van rollen |
| PrijsmodelPer gebruik | Hoe het werktDe kosten zijn gebaseerd op hoeveel je het systeem gebruikt, zoals verwerkte kaartbetalingen of debittransacties | Waar je op moet lettenVeelvuldig gebruik kan leiden tot onverwachte kosten (zoals transactiekosten) als dit niet goed wordt gecontroleerd |
| PrijsmodelAbonnement met staffelprijzen | Hoe het werktVerschillende prijsniveaus bieden uiteenlopende functies en limieten | Waar je op moet lettenZorg ervoor dat je niet betaalt voor POS-functies die je niet nodig hebt of je niveau niet snel ontgroeit |
| PrijsmodelOfferte op maat | Hoe het werktDe prijs wordt afgestemd op de specifieke behoeften van je bedrijf | Waar je op moet lettenHet kan lastig zijn om te vergelijken met andere POS-aanbieders zonder duidelijke referentiepunten |
| PrijsmodelBetalen naar gebruik of jaarlijks | Hoe het werktBetaal maandelijks of sluit een jaarcontract af voor een korting | Waar je op moet lettenJaarplannen kunnen geld besparen, maar leggen je wel voor langere tijd vast. Zorg er dus voor dat je op lange termijn tevreden bent over de dienst |
Verborgen kosten en extra kosten om op te letten
Bij het beoordelen van de prijs van een POS-systeem is het cruciaal om verder te kijken dan de prijs op het prijskaartje. Verborgen kosten, zoals installatiekosten of premiumondersteuning, kunnen je onaangenaam verrassen.
Sommige systemen brengen mogelijk kosten in rekening voor training, onlinebestellingen of integraties die niet bij de basisprijs zijn inbegrepen. Controleer altijd de opties voor de goedkoopste creditcardverwerking om transactiekosten te beperken. Hieronder volgt een overzicht van veelvoorkomende verborgen kosten:
- Hardware-upgrades: Het vervangen of upgraden van terminals, bonprinters of barcodescanners kan honderden dollars kosten, vooral bij leveranciers zoals Clover of Toast.
- Kosten voor betalingsverwerking: Sommige aanbieders, zoals Square en Shopify POS, verplichten je om hun betalingsverwerking tegen vaste tarieven te gebruiken, waardoor de kosten snel kunnen oplopen.
- Integratiekosten: Voor het koppelen van je POS-systeem aan e-commerce, boekhouding of klantenloyaliteitsprogramma's kunnen extra maandelijkse kosten of eenmalige installatiekosten gelden bij leveranciers zoals Lightspeed of Revel.
- Premiumondersteuning: Toegang tot 24/7-ondersteuning of speciale accountmanagers kost vaak extra, zoals bij Toast en NCR Silver.
- Software-uitbreidingen: Geavanceerde functies zoals geavanceerde rapportages, cadeaukaarten of marketingtools worden door leveranciers zoals Vend en Clover vaak als betaalde uitbreidingen aangeboden.
- Beëindigingskosten van het contract: Als je je contract vroegtijdig beëindigt, kunnen er hoge boetes in rekening worden gebracht, vooral bij langlopende overeenkomsten met aanbieders zoals Oracle MICROS.
- Naleving en beveiliging: PCI-naleving, gegevensback-ups of beveiligingsupgrades zijn mogelijk niet inbegrepen in de basisprijs en kunnen bij veel zakelijke leveranciers tot extra kosten leiden.
Het rendement op je POS-systeeminvestering maximaliseren
Het rendement op investering (ROI) moet leidend zijn bij je aankoopbeslissing voor POS-systemen, omdat het bijhouden ervan je investering kan omzetten in meetbaar succes:
Tijdsbesparing
Automatisering en gestroomlijnde werkprocessen kunnen de handmatige inspanning drastisch verminderen, waardoor je team tijd vrijmaakt voor meer strategische taken. Bedenk welke handmatige processen het moderne POS-systeem zal vervangen en hoeveel tijd je team mogelijk kan besparen.
Vraag leveranciers om tijdbesparende functies te demonstreren aan de hand van een typische gebruikssituatie. Deze praktische beoordeling kan je helpen de potentiële ROI in concrete cijfers te meten.
Minder fouten
Door minder handmatige overdrachten en berekeningen te gebruiken, verklein je het risico op kostbare fouten. Breng in kaart waar momenteel fouten optreden en hoe de POS-oplossing deze kan verminderen.
Laat leveranciers zien hoe gegevensvalidatie en controle binnen het platform worden beheerd. Dit inzicht helpt je de waarde van minder fouten en betere besluitvorming in cijfers uit te drukken.
Nalevingsproblemen voorkomen
Ingebouwde nalevingsfuncties kunnen je helpen boetes en audits te voorkomen door te voldoen aan wettelijke en branchespecifieke normen, vooral in combinatie met de juiste trainingsprotocollen voor personeel. Vraag welke specifieke nalevingsfuncties zijn inbegrepen en of het platform voldoet aan de vereisten van jouw branche.
POS-systemen voor de detailhandel, POS-systemen voor restaurants en POS-systemen voor e-commerce bevatten deze functies vaak standaard—dit is een belangrijk voordeel van POS-systemen voor de detailhandel. Vraag om voorbeelden van hoe het systeem hiaten in de naleving heeft helpen voorkomen. Zo kun je de kostenbesparingen van naleving beter inschatten.
Gebruik door meerdere teams of consolidatie
Het gebruik van één tool binnen meerdere teams, het beheren van meerdere winkels of het vervangen van verschillende tools door één tool kan kosten verlagen en de afstemming binnen teams verbeteren. Bepaal welke kassasystemen meerdere tools kunnen vervangen en beperk van daaruit je selectie.
Vraag leveranciers om voorbeelden van succesvolle implementaties binnen verschillende functies. Dit inzicht kan je helpen de werkelijke ROI en winstgevendheid op lange termijn van een uitgebreide toolinvoering te beoordelen.
Tips voor het onderhandelen over de prijs van kassasystemen
De kosten van POS-software zijn vaak flexibel en een goede voorbereiding kan een groot verschil maken voor het resultaat. Sterke onderhandelingstactieken kunnen je team helpen betere prijzen en contractvoorwaarden te bedingen zonder functionaliteit op te offeren. Gebruik deze tips om je onderhandelingsstrategie te versterken:
- Vergelijk concurrenten: Vergelijk prijzen met vergelijkbare leveranciers om inzicht te krijgen in de marktconforme prijs. Gebruik deze informatie om aan te dringen op concurrerende prijzen die gelijk zijn aan of lager liggen dan alternatieven.
- Mogelijkheden voor korting: Vraag naar kortingen voor start-ups, non-profitorganisaties of langlopende verbintenissen. Veel leveranciers bieden deze groepen lagere tarieven, waardoor je kosten aanzienlijk kunnen dalen.
- Prijzen voor proefprogramma's of gefaseerde implementaties: Onderhandel over een proefperiode of gefaseerde implementatie om het systeem te testen voordat je je volledig vastlegt. Zo kun je beoordelen of het systeem geschikt is zonder een grote investering vooraf.
- Verlengings- en exclusiviteitsclausules: Bespreek de voorwaarden voor verlenging en vermijd lange periodes waarin je vastzit aan het contract. Flexibiliteit in de contractvoorwaarden kan je beschermen tegen toekomstige prijsverhogingen of veranderingen in je behoeften.
- Gebruikmaken van gezamenlijke inkoop of inkoopondersteuning: Gebruik gezamenlijke inkoopkracht of inkoopondersteuning om volumekortingen te bedingen. Samenwerken met andere afdelingen of bedrijven kan je meer onderhandelingskracht geven voor betere deals.
Wat nu?
Nadat je een budget voor een kassasysteem hebt vastgesteld, is de volgende stap om kassasoftware te kiezen die aansluit bij de behoeften van je bedrijf.