Permanent inventarissysteem: complete gids voor merken
Een makkelijke tien voor e-commerce-efficiëntie: Automatiseer repetitieve taken om tijd te besparen en fouten te verminderen.
Voordelen van een technische upgrade: Investeer in geavanceerde systemen voor soepelere bedrijfsvoering en tevredenere klanten.
Verminder rommel en onnodige verstoringen: Gebruik betrouwbare hulpmiddelen om tegenslagen en afleidingen tot een minimum te beperken.
Slimme keuzes staan gelijk aan stressvrij ondernemen: Kies oplossingen die processen stroomlijnen en zorgen voor een minder stressvolle werkomgeving.
Strategie voor moeiteloos succes: Het invoeren van de juiste systemen kan leiden tot minder problemen en een hogere productiviteit.
Laat je niet intimideren door deze popquiz—het is een gemakkelijke:
Welk van deze systemen zal je e-commercebedrijf waarschijnlijk uren werk en een hoop kopzorgen besparen?
Optie 1: Jij en je team gaan elk kwartaal samen naar het magazijn, met jullie barcodescanners en geprinte inventarislijsten. Je wijst elke medewerker een magazijnsectie toe, waar die elke barcode scant en vergelijkt met de geprinte lijst.
OF
Optie 2: Je vertrouwt op een geavanceerde tool voor voorraadbeheer die integreert met je barcodescansysteem en e-commerceplatform. Deze opstelling houdt allerlei voorraadbewegingen bij, dus om de meest recente voorraadniveaus te bekijken hoef je alleen maar het systeem te controleren.
Als je optie 2 hebt gekozen (oftewel een doorlopend voorraadsysteem), goed gedaan! Je hebt al een goed beeld van wat er moet gebeuren om het voorraadbeheer in je bedrijf te verbeteren.
En aangezien het erop lijkt dat de implementatie van deze methode al op je to-dolijst staat, zal ik je niet langer laten wachten.
Laten we er meteen induiken.
Want more from The Retail Exec?
Sign up for a free membership to complete reading this article:
Have an account? Log In
Wat is doorlopende voorraad?
Doorlopende voorraad is een boekhoudmethode die verkooptransacties, voorraadaanvullingen, retouren en eventuele voorraadcorrecties in realtime registreert.
E-commercebedrijven met een groot productassortiment en snel verkopende artikelen kunnen baat hebben bij deze methode, omdat hiermee de voorraadniveaus beter kunnen worden beheerd en betere beslissingen kunnen worden genomen bij het aanvullen van de voorraad.
Wat is een doorlopend voorraadsysteem?
Een doorlopend voorraadsysteem werkt als een grootboek dat zichzelf bijwerkt. Het meet je voorraadniveaus op basis van je elektronische registraties in plaats van fysieke tellingen.
Het zorgt echter voor nauwkeurige en tijdige informatie door maatregelen te nemen om:
- de voorraadhoeveelheid af te trekken nadat klanten hun bestellingen hebben afgerond
- geleverde artikelen bij ontvangst toe te voegen om de voorraadniveaus bij te werken
- voorraadtotalen aan te passen tijdens retouren en ruilingen
Om deze functionaliteit mogelijk te maken, moet je geavanceerde software voor voorraadbeheer en andere onderdelen instellen, zoals kassasystemen (POS), barcodescanners en RFID-tags.
Doorlopende voorraadsystemen versus periodieke voorraadsystemen: verschillen en voor- en nadelen
Een doorlopend voorraadsysteem werkt je administratie bij zodra artikelen binnenkomen of uitgaan.
Bij periodieke systemen (die je ook kent als optie 1) moet je de administratie na elke boekhoudperiode zelf bijwerken.
Laten we bekijken hoe dit belangrijke verschil verband houdt met verschillende aspecten van je e-commercebedrijf:
| Doorlopend voorraadsysteem | Periodiek voorraadsysteem | Winnaar | |
| Administratie | Het boekhoudsysteem wordt bij elke transactie in realtime bijgewerkt | Met tussenpozen handmatig bijgewerkt | Doorlopend voorraadsysteem (updates in realtime) |
| Boekhouding van de kostprijs van de verkochte goederen | Boekt automatisch een debet op de rekening voor de kostprijs van de verkochte goederen en een credit op de voorraadrekening voor de kostprijs van het verkochte artikel | Wordt aan het einde van de boekhoudperiode berekend | Doorlopend voorraadsysteem (automatische registratie) |
| Kosten | Hogere initiële kosten voor hardware, softwarelicenties, systeemintegratie en personeelstraining | Lagere installatiekosten, maar hogere doorlopende arbeidskosten | Periodiek voorraadsysteem (lagere initiële kosten) |
| Rapportage | Genereert realtime rapporten en analyses | Rapporten worden gegenereerd na aanpassingen aan het einde van de periode | Doorlopend voorraadsysteem (inzichten in realtime) |
| Vraagvoorspelling | Realtime voorraadgegevens verbeteren de nauwkeurigheid van voorspellingen | Beperkte voorspellingsnauwkeurigheid door de afhankelijkheid van historische gegevens uit periodieke tellingen | Doorlopend voorraadsysteem (verbeterde nauwkeurigheid) |
| Fysieke voorraadtellingen | Voor verificatie kunnen nog steeds periodieke fysieke tellingen nodig zijn, maar dit zal minder vaak gebeuren | Noodzakelijk om de administratie te reconciliëren | Doorlopend voorraadsysteem (minder tellingen nodig) |
| Gegevensintegratie | Naadloze gegevensstroom dankzij integratie met andere systemen | Werkt geïsoleerd—informatie moet handmatig met andere systemen worden gesynchroniseerd | Doorlopend voorraadsysteem (betere integratie) |
Zoals je ziet, is er weinig sprake van een nadeel wanneer je kiest voor de geavanceerde doorlopende systemen in plaats van de eenvoudige periodieke systemen.
Kosten van doorlopende voorraad
Het belangrijkste nadeel is dat permanente voorraadsystemen duur zijn om te implementeren, wat voor sommige mkb-bedrijven een struikelblok kan zijn.
Een snel voorbeeld van hoeveel het kan kosten: Terraces Menswear besteedde ongeveer $18,000 om van start te gaan.
De opstartkosten omvatten:
- Software en licenties: ongeveer $10,000
- Hardware (bijv. scanners en servers): ongeveer $5,000
- Training en implementatie: ongeveer $3,000
Afhankelijk van de omvang en vereisten van je bedrijf kunnen deze bedragen veel hoger uitvallen.
Het goede nieuws is dat de terugverdientijd kort is en de doorlopende onderhoudskosten laag zijn.
Bekijk onze gids over hoeveel voorraadbeheersoftware kost voor alle details over IMS-kosten.
Volgens Andrew Grella, CEO van cosmeticamerk voor mannen Formen:
Het rendement op deze investering werd binnen enkele maanden duidelijk dankzij beter voorraadbeheer en een hogere klanttevredenheid, die de aanvankelijke kosten ruimschoots compenseerden.
Met permanente systemen kunnen e-commercebedrijven zoals dat van jou een nauwkeurigere controle over voorraadniveaus krijgen.
Het geautomatiseerde systeem en de voortdurende tracking leiden tot efficiëntere financiële rapportages over verkoopvolumes.
Maar het is niet altijd 100% nauwkeurig.
De voorraadniveaus in je systeem komen niet altijd overeen met de hoeveelheden in de praktijk door menselijke fouten, fouten bij gegevensinvoer of technische storingen.
De methode van permanente voorraad zorgt ervoor dat alles dagelijks soepel blijft draaien, maar je moet nog steeds regelmatig fysieke controles uitvoeren om de nauwkeurigheid op lange termijn te garanderen.
Aan de andere kant zijn periodieke systemen eenvoudiger en goedkoper om te implementeren. Ze zijn ook gemakkelijker te onderhouden.
Je journaalposten en andere voorraadregistraties kunnen echter achterlopen op de dagelijkse bewegingen.
Deze verschillen kunnen je bedrijf op verschillende manieren negatief beïnvloeden en leiden tot terugkerende uitdagingen op het gebied van voorraadbeheer, zoals voorraadtekorten of overbevoorrading, als ze niet worden opgelost.
Formules en kengetallen voor permanente voorraad
Formules voor voorraadbeheer geven je inzicht in belangrijke zaken zoals bestelniveaus, levertijd, bestelhoeveelheid en veiligheidsvoorraden.
Ze zijn ook essentieel voor een nauwkeurige voorraadwaardering en financiële rapportage.
Dit zijn de belangrijkste formules om in gedachten te houden bij het beheren van voorraad en het maximaliseren van winst.
Kostprijs van de verkochte goederen (COGS)
COGS = Beginvoorraad + Aankopen - Eindvoorraad
COGS berekent hoeveel het kost om de goederen die je gedurende een periode verkoopt te produceren of aan te schaffen.
Voorraadkosten omvatten directe uitgaven zoals grondstoffen, arbeidskosten en productieoverhead (bijv. nutsvoorzieningen en leasebetalingen).
Het permanente systeem berekent COGS automatisch door de verkochte eenheden te vermenigvuldigen met de kosten per eenheid. Je kunt dit controleren en verschillen opsporen met behulp van de bovenstaande formule.
Voorraadomloopsnelheid
Voorraadomloopsnelheid = COGS / Gemiddelde voorraad
Deze ratio meet hoe vaak je voorraad verkoopt en aanvult. Deze realtimegegevens kunnen je helpen langzaam verkopende voorraadartikelen te identificeren en te verwijderen.
Om de gemiddelde voorraad te berekenen, tel je de beginvoorraad en eindvoorraad bij elkaar op en deel je de som door twee, als volgt:
Gemiddelde voorraad = (Beginvoorraad + Eindvoorraad) / 2
Economische bestelhoeveelheid (EOQ)
EOQ = √(2 x Vraag x Bestelkosten) / Voorraadkosten
EOQ optimaliseert herbestelpunten door de ideale hoeveelheid te bepalen die je moet bestellen wanneer de voorraad onder de drempelwaarde van je systeem daalt.
Zo zorg je voor voldoende voorraad en minimaliseer je tegelijkertijd bestel- en voorraadkosten.
Brutowinst
Brutowinst = Omzet – COGS
Brutowinst is het bedrag dat je verdient met verkopen nadat je de COGS hebt afgetrokken. In een permanent systeem kun je dit op elk moment berekenen om je prijs- of voorraadstrategieën naar behoefte aan te passen.
Gewogen gemiddelde kosten (WAC)
Gewogen gemiddelde kosten = (Waarde beginvoorraad + Aanvullende inkopen) / Totaal aantal beschikbare eenheden voor verkoop
Permanente systemen werken de voorraad bij elke verkoop en aankoop voortdurend bij.
Om kostenschommelingen af te vlakken, berekent WAC de COGS en de waarden van de eindvoorraad door de kosten in real time te middelen.
FIFO- en LIFO-methoden
Eerst erin, eerst eruit (FIFO) en laatst erin, eerst eruit (LIFO) zijn alternatieve methoden voor voorraadwaardering die voor WAC worden gebruikt.
Onder FIFO wijst je systeem de kosten toe op basis van de volgorde van aanschaf. Het gaat uit van het principe dat de oudste voorraad het eerst moet worden gebruikt of verkocht.
Omgekeerd werkt LIFO de voorraadadministratie bij door de meest recent aangekochte artikelen het eerst te verkopen. Dit helpt kostenschommelingen te beheersen, vooral bij bederfelijke goederen of tijdens perioden van inflatie.
FIFO en LIFO kunnen in een periodiek systeem lastig bij te houden zijn.
Dankzij de realtime updates van het permanente systeem geven deze methoden de voorraadstroom en de impact van kosten nauwkeuriger weer.
Hoe permanente voorraadsystemen werken
De implementatie van een permanent voorraadsysteem verloopt in verschillende stappen.
Om je te laten zien hoe dit er in de praktijk uitziet, heb ik een hypothetisch scenario opgesteld met een fictief merk.
Maak kennis met Petal and Playwear, een duurzame groothandel en fabrikant van kinderkleding. Dit groeiende e-commercebedrijf ontdekte dat een permanent voorraadsysteem kon helpen om de omvangrijke voorraad efficiënter te beheren.
Laten we eens bekijken hoe Petal and Playwear de volgende taken heeft uitgevoerd:
1. Stel je voorraadbeheersysteem in
Begin met het kiezen van het juiste voorraadbeheersysteem.
Een voorraadbeheersysteem vormt de basis voor het automatisch registreren en bijwerken van voorraadniveaus, zodat je op elk moment een duidelijk beeld daarvan hebt.
Bovendien synchroniseren deze systemen relevante informatie door integratie met boekhouding, magazijnbeheer, POS-systemen, e-commerceplatforms en andere verkoopkanalen, waardoor consistentie in alle bedrijfsactiviteiten wordt gewaarborgd.
Dit zijn belangrijke redenen waarom het implementeren van een dergelijk systeem de eerste stap zou moeten zijn als je een doorlopend voorraadsysteem wilt invoeren.
Wat Petal and Playwear deed:
Petal and Playwear implementeerde MRPeasy (dat we sterk aanbevelen voor productiebedrijven.) MRPeasy integreerde ook eenvoudig met het e-commerceplatform van het merk, Shopify.
Wanneer een klant daardoor een "Playful Romper" in het blauw koopt, wordt het nieuwe voorraadniveau automatisch bijgewerkt in het IMS van het bedrijf.
MRPeasy is niet onze enige keuze voor een IMS.
We hebben een lijst samengesteld van de beste voorraadbeheertools die op de markt verkrijgbaar zijn, zodat je gemakkelijker een systeem kunt vinden dat aansluit bij de behoeften van je bedrijf en werkt met je e-commerceplatform:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
2. Organiseer een betrouwbaar voorraadvolgsysteem
De volgende stap is het instellen van een systeem om de voorraadbewegingen voortaan te volgen.
Barcodescanners en RFID-volgsystemen—die compatibel moeten zijn met je IMS—kunnen het meeste werk voor je uitvoeren.
Deze moderne hulpmiddelen werken samen om je op de hoogte te houden en maken een einde aan de arbeidsintensieve handmatige tellingen die waarschijnlijk toch niemand in je team graag uitvoert.
Houd bij het invoeren van voorraadgegevens in je systeem nauwkeurigheid goed voor ogen.
Hoe gedetailleerder de informatie is, hoe gemakkelijker het wordt om het artikel te volgen. Vermeld daarom relevante gegevens, zoals:
- Productnaam
- Beschrijving
- Totale kosten en verkoopprijs
- Productkenmerken (materiaal, maat, kleur, houdbaarheidsdatum, garantie, enz.)
Dit helpt om de juiste voorraadniveaus vast te stellen en biedt een solide basis voor je nieuwe doorlopende voorraadsysteem.
Wat Petal and Playwear deed:
Omdat Petal and Playwear MRPeasy gebruikt, kon het bedrijf eenvoudig het barcodescansysteem van het platform implementeren om het voorraadbeheer te stroomlijnen.
Elk product krijgt daarbij een barcode die op het label wordt afgedrukt.
Wanneer nieuwe voorraad binnenkomt, bijvoorbeeld 180 exemplaren van de roze Playful Romper, kan het magazijnteam elk exemplaar in het systeem scannen, waardoor het voorraadniveau wordt bijgewerkt.
3. Stel voorraadbeheerbeleid vast
Alles geregeld? Nog niet helemaal.
Voordat je op de automatische piloot verdergaat, moet je het geschikte voorraadbeheerbeleid bepalen ter aanvulling op je systeem.
Hier zijn enkele ideeën:
- Regelmatige voorraadaudits. Bepaal hoe vaak je steekproefsgewijze controles en volledige voorraadaudits uitvoert.
- Omgaan met verloren of beschadigde voorraad. Stel een plan op voor het omgaan met verloren en beschadigde goederen
- Voorraadaanvulprocedures. Weet wanneer je voorraad moet aanvullen, zodat je nooit zonder voorraad komt te zitten of met een overschot blijft zitten.
- Retouren en correcties. Stel duidelijke procedures op voor het verwerken van retouren van klanten en ruilingen met leveranciers.
Wat Petal and Playwear deed:
Voordat Petal and Playwear achteroverleunde en het permanente voorraadsysteem in werking stelde, plande het elk kwartaal inventarisatietellingen en elke twee weken willekeurige steekproefsgewijze controles.
Het management wees ook bepaalde leden van het voorraadteam aan om de onderliggende oorzaken van eventuele afwijkingen te onderzoeken (bijv.: er staan 97 groene Playful Rompers geregistreerd, maar de systemen geven er 99 aan).
Het merk stelde ook SOP's op voor het afhandelen van productretouren en verloren of beschadigde goederen.
Retourartikelen moeten bijvoorbeeld bij aankomst worden gecontroleerd.
Als ze in uitstekende staat zijn, worden ze opnieuw opgeslagen en weer aan het voorraadsysteem toegevoegd.
Defecte artikelen worden daarentegen gemarkeerd als onverkoopbaar en naar een aangewezen gebied in het magazijn verplaatst.
4. Train personeel in effectief voorraadbeheer
Platforms? Afgevinkt.
Beleid? Afgevinkt.
Personeel? Vergeet hen niet.
Je hebt getraind personeel nodig om je voorraad effectief te beheren. Een goede implementatie van technologie en strategieën voor de toepassing ervan zijn hierbij essentieel.
Wat houdt dit in? Twee dingen:
Zorg er eerst voor dat medewerkers draagvlak hebben door de waarde van een permanent voorraadsysteem uit te leggen.
Breng de impact en voordelen van het gebruik van hulpmiddelen zoals een IMS in kaart, evenals de waarde van het actueel houden van deze gegevens—waarbij je ook afscheid neemt van dagen vol handmatig tellen van voorraad en het ontcijferen van ingewikkelde spreadsheets.
Leer hen vervolgens hoe ze nieuwe technologie op de juiste manier gebruiken.
Mensen en organisatorische verandering worden genoemd als de meest voorkomende uitdaging bij een digitale transformatie.
Geef je medewerkers meer mogelijkheden door praktische trainingssessies aan te bieden over het gebruik van barcodescanners of RFID-tags en over het werken met je voorraadbeheersysteem.
Bied medewerkers daarnaast een intern ondersteuningskanaal voor het voorraadsysteem aan in je communicatietool.
Wat Petal and Playwear deed:
Het management van Petal and Playwear hield een bijeenkomst om de voordelen van het nieuwe systeem uit te leggen en herinnerde aan situaties waarin voorraadvervormingen een negatieve impact op het bedrijf hadden.
(Weet je nog dat tekort aan blauwe rompers vlak voor de feestdagen?)
Ze boden medewerkers ook trainingssessies aan, zodat die leerden hoe ze barcodescanners en MRPeasy moesten gebruiken.
Tijdens deze sessies oefenden ze met het scannen van artikelen, het invoeren van gegevens en het genereren van rapporten.
5. Houd voortdurend toezicht en werk voortdurend bij
Het opzetten van een permanent voorraadsysteem is geen eenmalige aangelegenheid. Het is lastig om het de eerste keer meteen goed te doen, dus verfijning maakt deel uit van het proces.
Dit is waar je op moet letten en wat je indien nodig moet aanpassen:
- Voorraadwaardering. Houd je voorraadwaardering actueel met methoden zoals FIFO, LIFO of gewogen gemiddelde kostprijs. Gebruik deze om de werkelijke waarde van je voorraad te bepalen en je boekhouding te vereenvoudigen.
- Voorraadniveaus. Blijf alert op afwijkingen. Als iets niet klopt—zoals verliezen en schade—zoek dan uit hoe het zit en werk meteen je voorraadgegevens bij.
- Platforms en processen. Werk je voorraadbeheersoftware en processen regelmatig bij, zodat ze blijven aansluiten bij je bedrijfsdoelstellingen. Wat gisteren werkte, kan vandaag een kleine aanpassing nodig hebben.
- Voorraadprestaties. Houd in de gaten hoe je systeem presteert. Als het je niet helpt om betere beslissingen te nemen, is dat het signaal om het aan te passen en te verbeteren.
Wat Petal and Playwear deed:
Petal and Playwear koos voor de FIFO-methode voor voorraadwaardering. Zo moet bijvoorbeeld de eerste partij zomerrompers die in juni is ontvangen, eerst worden verkocht voordat de volgende partij arriveert.
Petal and Playwear plande ook driemaandelijkse en jaarlijkse evaluaties van de voorraadbeheerprocessen.
Als het merk merkt dat het zijn hulpmiddelen ontgroeit, kan het overstappen op een geavanceerder barcodescansysteem of nieuwe functies van voorraadbeheersoftware toevoegen.
Het is belangrijk om op te merken: Zelfs het meest geavanceerde permanente voorraadsysteem is niet foutloos.
Als je erop vertrouwt om je vaardigheden op het gebied van voorraadprognoses te verbeteren, moet je het koppelen aan toekomstgerichte analyses.
Online modegroothandel Dressin voert regelmatig marktonderzoek uit, maakt seizoensgebonden aanpassingen en voert scenarioanalyses uit.
Manager Mengtian Chow deelde:
Deze holistische aanpak is niet uniek voor ons—veel succesvolle e-commercebedrijven gebruiken vergelijkbare tactieken om wendbaar te blijven en snel op marktveranderingen te reageren.
Het draait om het combineren van realtimegegevens uit permanente voorraadsystemen met toekomstgerichte analyses om weloverwogen beslissingen te nemen.
Een permanent voorraadsysteem kan de efficiëntie van een bedrijf transformeren, maar er zijn nog steeds zaken die je in de gaten moet houden, zoals het handhaven van voorraadbeheerbeleid, het trainen van je personeel en het combineren van strategieën om prognoses te verbeteren.
Permanente voorraad voor bedrijven van verschillende omvang
Multinationale merken, groeiende e-commercebedrijven, zelfstandige ondernemers—iedereen moet grip hebben op zijn voorraad.
Laten we bekijken hoe permanent voorraadbeheer elk type e-commercebedrijf kan helpen, of het nu B2B, DTC, groothandel of abonnementsgebaseerd is.
Startende bedrijven en kleine merken
Als beginnend bedrijf laat het combineren van verkoop, klantenondersteuning en marketing weinig tijd over voor nauwkeurige voorraadregistratie.
Dat geldt vooral als je afhankelijk bent van handmatige spreadsheets en fysieke tellingen—procedures die zowel foutgevoelig als tijdrovend zijn.
Permanente voorraad automatiseert deze processen, maakt personeel vrij en verbetert de zichtbaarheid van de voorraad. Het opzetten ervan vereist echter een aanzienlijke investering waar kleine bedrijven mogelijk geen toegang toe hebben.
Er zijn echter alternatieven beschikbaar.
Zo wees Jacob Rheuban, oprichter van DTC-merk Prevelo Bikes, erop dat er eenvoudige systemen bestaan die behoorlijk goed bijgewerkte gegevens leveren.
De eenvoudigste systemen (zoals het ingebouwde systeem van Shopify) houden simpelweg een doorlopende telling bij van de producten die beschikbaar zijn voor verkoop.
Wanneer je een zending ontvangt, voeg je de hoeveelheid producten in de zending toe aan het voorraadsysteem. Wanneer je een product verkoopt, wordt dit automatisch van het voorraadsysteem afgetrokken.
Het is een goed startpunt. Je kunt je systemen en processen verbeteren naarmate je bedrijf groeit.
Middelgrote bedrijven
Middelgrote bedrijven vertrouwen op permanente systemen om hun bedrijfsvoering en klantenservice te verbeteren.
Een groeiend klantenbestand of het opschalen van je e-commercewebsite wordt eenvoudiger met realtimevoorraadbeheer.
Kabeier, een bedrijf in babykleding dat al 15 jaar bestaat, gebruikt al enkele jaren een permanent voorraadsysteem.
Het is van essentieel belang geweest om onze voorraadniveaus efficiënt te beheren, vooral gezien het seizoensgebonden karakter van babykleding.
Tijdens onze piekperiodes, zoals de feestdagen, heeft het systeem ons bijvoorbeeld geholpen om optimale voorraadniveaus te handhaven en overbevoorrading of voorraadtekorten te voorkomen.
Organisaties op ondernemingsniveau
Veel grote spelers, zoals Walgreens en Amazon, zouden maandenlang (mogelijk zelfs jarenlang) hun activiteiten moeten staken als ze handmatig voorraadtellingen moesten uitvoeren.
Een permanente voorraadadministratie past zich aan de complexiteit en omvang van hun toeleveringsketen aan en maakt het zelfs mogelijk om hun initiatieven op te schalen.
Walgreens was bijvoorbeeld van plan om e-commercebestellingen vanuit zijn winkels binnen een uur na ontvangst van de bestelling uit te voeren. Het vastleggen van realtime voorraadgegevens is essentieel om dit mogelijk te maken.
Omdat deze informatie echter voornamelijk afhankelijk is van het systeem, moet het vrij zijn van storingen en onderbrekingen.
Implementatie en training zijn voor ondernemingen van groot belang, omdat niet alleen de investering aanzienlijk groter is, maar problemen ook moeilijker te herstellen zijn, waardoor de impact ervan duidelijker merkbaar wordt.
William Carlin, marketingdirecteur van Racklify, wees erop:
Technische problemen kunnen soms leiden tot korte onderbrekingen in de gegevensstroom [...] Geen enkel systeem kan echt direct updates leveren: er zal altijd een kleine vertraging in de gegevensoverdracht zijn.
Het is altijd verstandig om middelen toe te wijzen voor doorlopend onderhoud en systeemupdates. Carlin adviseerde echter om reservehoeveelheden in te stellen om rekening te houden met mogelijke vertragingen en afwijkingen in de gegevens.
Slotgedachten
Zeg vaarwel tegen lange en vermoeiende periodieke voorraadtellingen.
Permanente voorraadbeheersystemen automatiseren het volgen van de voorraad en bieden volop voordelen. Maar het is geen op zichzelf staande oplossing, want menselijke tussenkomst blijft nodig om alles draaiende te houden.
Begeleid je team.
Leer hen hoe belangrijk het is om hulpmiddelen zoals voorraadbeheersoftware te gebruiken, en hoe ze zich aan het voorraadbeleid kunnen houden en het systeem kunnen controleren en bijwerken.
Ontdek meer manieren om succesvol voorraadbeheer op te bouwen:
- Voorraadbeheer in de cloud: de gids voor efficiënter voorraad volgen
- De 10 grootste uitdagingen van voorraadbeheer en hoe je ze oplost
- Voorraadbeheer volgens de lean-methode: zeer functionele magazijnen stuwen e-commercebedrijven naar succes
- ABC-voorraadanalyse: wat het is en hoe je deze berekent voor succes
De wereld van e-commerce beweegt snel — en jij dus ook. Schrijf je in voor onze nieuwsbrief met de nieuwste inzichten voor e-commercemanagers van toonaangevende experts in e-commerce.
Veelgestelde vragen over permanente voorraadadministratie
Als je nog vragen hebt over het implementeren en beheren van een permanent voorraadsysteem, vind je het antwoord misschien hieronder:
Welke invloed heeft een permanent voorraadsysteem op financiële overzichten?
Permanente voorraadsystemen stroomlijnen het proces van financiële rapportage. Het systeem registreert elke transactie zodra deze plaatsvindt, zodat je boekhoudkundige gegevens (bijv. balans en resultatenrekening) actuele cijfers weergeven.
Met realtimegegevens over voorraadniveaus, kosten en verkopen die de klok rond beschikbaar zijn, hoef je aan het einde van het boekjaar niet alles haastig te tellen en aan te passen.
Wat zijn de initiële installatiekosten van een permanent voorraadsysteem?
Het is moeilijk om een exact bedrag te noemen, omdat de kosten afhangen van je e-commercevereisten en de omvang van je bedrijf.
Je kunt echter verwachten dat je initiële investering wordt verdeeld over software-implementatie, hardware, integratie en training.
Het SMB-e-commercemerk Terraces Menswear investeerde ongeveer $18,000 om een permanent voorraadsysteem te implementeren.
Hoe gaat een permanent voorraadsysteem om met beschadigde of verloren voorraad?
Permanente voorraadsystemen houden alleen bij wat er binnenkomt en uitgaat. Voor het registreren van beschadigde, verloren of verdwenen voorraad is menselijke tussenkomst nodig.
Werknemers kunnen deze voorraad in het systeem registreren en uit de geregistreerde beschikbare voorraad verwijderen.
Volgens enVista‘s directeur supplychainadvies, Bobby Hathaway, “Vaak wordt in een permanent systeem een aangenomen verliespercentage gebruikt om fysieke verliezen in de loop van de tijd te compenseren.”
Welke soorten bedrijven hebben het meeste baat bij permanente voorraadsystemen?
Volgens Hathaway is het antwoord elke “organisatie met een groot aantal artikelen en snel bewegende SKU’s/artikelen.”
De meeste online bedrijven hebben er bovendien baat bij, omdat hun e-commerceplatform het juiste voorraadniveau moet weergeven.
Anders kunnen shoppers uiteindelijk niet-beschikbare producten in hun winkelwagens hebben.
Daarnaast omvat voorraadbeheer voor e-commerce het verspreiden van voorraad over meerdere magazijnen. Daarom is het handig om een overzicht van de verplaatsing ervan te hebben.
Er zijn echter e-commercebedrijven die goed kunnen functioneren zonder afhankelijk te zijn van een permanent systeem.
De reden hiervoor kan zijn dat ze geen voorraad aanhouden (bijv. dropshippers, ambachtslieden, leveranciers op aanvraag en verkopers van pre-orders) of onbeperkte voorraad hebben (bijv. verkopers van digitale producten).
