Løpende lagerstyringssystem: Komplett guide for merkevarer

Ikke la denne popquizen skremme deg – den er enkel:

Hvis du valgte alternativ 2 (også kalt et system for kontinuerlig lagerstyring), bra jobbet! Du har allerede en god forståelse av hva som må gjøres for å forbedre lagerstyringen i virksomheten din.

Og siden det virker som om implementering av denne metoden allerede står på gjøremålslisten din, skal jeg ikke la deg vente lenger.

La oss gå rett på sak.

Hva er kontinuerlig lagerstyring?

Kontinuerlig lagerstyring er en regnskapsmetode som registrerer salgstransaksjoner, lagerpåfyllinger, returer og alle lagerjusteringer i sanntid. 

Nettbutikker med et stort produktsortiment og varer med høy omløpshastighet kan ha nytte av denne metoden, ettersom den gir bedre kontroll over lagernivåene og bedre beslutningsgrunnlag ved påfylling av lageret. 

Hva er et system for kontinuerlig lagerstyring?

Systemet for kontinuerlig lagerstyring fungerer som en hovedbok som oppdateres automatisk. Det måler lagernivåene dine basert på elektroniske logger i stedet for fysiske opptellinger.

Men det sikrer nøyaktig og tidsriktig informasjon ved å iverksette tiltak for å:

• trekke fra lagerantallet etter at kundene har fullført bestillingene sine
• legge til leverte varer ved mottak for å oppdatere lagernivåene
• justere lagerbeholdningen ved returer og bytter

For å aktivere denne funksjonen må du sette opp avansert lagerstyringsprogramvare og andre komponenter, som kassasystemer (POS), strekkodeskannere og RFID-brikker. 

Kontinuerlig kontra periodisk lagerstyring: forskjeller og fordeler og ulemper

Systemer for kontinuerlig lagerstyring oppdaterer postene dine etter hvert som varene beveger seg inn og ut. 

For periodiske systemer (som du også kjenner som alternativ 1) må du oppdatere dem selv etter hver regnskapsperiode. 

La oss se nærmere på hvordan denne viktige forskjellen påvirker ulike deler av nettbutikken din:

Som du ser, er det et minimalt kompromiss å velge de avanserte systemene for kontinuerlig lagerstyring fremfor de enklere periodiske systemene.  

Kostnader ved kontinuerlig lagerstyring

Den viktigste ulempen er at systemer for løpende lagerstyring er kostbare å implementere, noe som kan være avgjørende for enkelte SMB-er. 

Et raskt eksempel på hvor mye det kan koste: Terraces Menswear brukte omtrent $18,000 på å komme i gang. 

Oppstartskostnadene inkluderte: 

• Programvare og lisenser: Rundt $10,000
• Maskinvare (f.eks. skannere og servere): Rundt $5,000
• Opplæring og implementering: Rundt $3,000

Avhengig av størrelsen på og kravene til virksomheten din kan disse beløpene bli mye høyere. 

Den gode nyheten er at tilbakebetalingstiden er kort, og de løpende vedlikeholdskostnadene er lave. 

Ifølge administrerende direktør i sminkemerket for menn Formen, Andrew Grella: 

Avkastningen på denne investeringen ble tydelig i løpet av noen måneder gjennom bedre lagerstyring og økt kundetilfredshet, noe som oppveide de opprinnelige kostnadene.

Løpende systemer gjør det mulig for e-handelsmerker som ditt å få mer presis kontroll over lagernivåene.

Automatiseringen og systemet for kontinuerlig sporing fører til mer effektiv økonomirapportering ved salg i høyt volum. 

Men det er ikke alltid 100 % nøyaktig.

Lagernivåene i systemet samsvarer ikke alltid med de faktiske mengdene på grunn av menneskelige feil, feil ved dataregistrering eller tekniske problemer.

Metoden med løpende lagerstyring holder alt i gang på en smidig måte fra dag til dag, men du må fortsatt gjennomføre regelmessige fysiske lagerkontroller for å sikre nøyaktighet på lang sikt.  

På den annen side er periodiske systemer enklere og billigere å implementere. De er også enklere å vedlikeholde. 

Journalføring og andre lageroppføringer kan imidlertid ligge etter de daglige bevegelsene. 

Disse avvikene kan påvirke virksomheten din negativt på flere måter og føre til tilbakevendende utfordringer med lagerstyringen, for eksempel utsolgte varer eller overfylte lagre, dersom de ikke løses. 

Formler og nøkkeltall som brukes ved løpende lagerstyring

Formler for lagerstyring gir deg innsikt i viktige forhold som bestillingspunkter, leveringstid, bestillingskvantum og sikkerhetslager. 

De er også avgjørende for presis lagervurdering og økonomirapportering. 

Her er de viktigste du bør ha i bakhodet når du styrer lageret og maksimerer fortjenesten.

Varekostnad (COGS)

COGS beregner hvor mye det koster å produsere eller kjøpe varene du selger i løpet av en periode. 

Lagerkostnader omfatter direkte utgifter som råvarer, arbeidskraft og produksjonsrelaterte faste kostnader (f.eks. strøm og leieutgifter). 

Det løpende systemet beregner automatisk COGS ved å multiplisere antall solgte enheter med kostnaden per enhet. Du kan dobbeltsjekke beregningen og feilsøke avvik ved hjelp av formelen ovenfor.

Lageromløpshastighet

Dette nøkkeltallet måler hvor ofte du selger og erstatter lagerbeholdningen. Disse sanntidsdataene kan hjelpe deg med å identifisere og fjerne varer som selger sakte.

For å beregne gjennomsnittlig lagerbeholdning må du legge sammen begynnende og avsluttende lagerbeholdning og dele summen på to, slik:

📚 Videre lesning 

En høy lageromsetningsgrad betyr at lagerstyringsprosessene dine er svært effektive. Det er viktig å få dette tallet riktig. Les mer om hvordan du beregner lageromsetningsgrad her. 

Økonomisk bestillingskvantum (EOQ)

EOQ optimaliserer bestillingspunkter ved å fastslå den ideelle mengden som skal bestilles når lagerbeholdningen faller under systemgrensen. 

Det sikrer tilstrekkelig lagerbeholdning samtidig som bestillings- og lagerholdskostnader minimeres.

📚 Videre lesning 

EOQ kan hjelpe deg med å opprettholde en effektiv forsyningskjede, så det er verdt å undersøke nærmere. Her finner du en omfattende veiledning til EOQ..

Bruttofortjeneste

Bruttofortjeneste er beløpet du tjener på salg etter at COGS er trukket fra. I et evigvarende system kan du beregne den når som helst for å justere pris- eller lagerstrategiene dine etter behov.

Vektet gjennomsnittskostnad (WAC)

Evigvarende systemer oppdaterer lagerbeholdningen kontinuerlig ved hvert salg og innkjøp.

For å jevne ut kostnadssvingninger beregner WAC COGS og verdien av avsluttende lagerbeholdning ved å gjennomsnittsberegne kostnadene i sanntid.

FIFO- og LIFO-metoder

Først inn, først ut (FIFO) og sist inn, først ut (LIFO) er alternative metoder for lagervurdering som brukes for WAC.

Under FIFO tilordner systemet kostnaden basert på innkjøpsrekkefølgen. Det bygger på prinsippet om at de eldste varene må brukes eller selges først.

LIFO oppdaterer derimot lagerregistrene ved å selge de sist innkjøpte varene først. Det bidrar til å håndtere kostnadssvingninger, særlig for lett bedervelige varer eller i perioder med inflasjon. 

FIFO og LIFO kan være krevende å følge opp i et periodisk system.

Med det evigvarende systemets sanntidsoppdateringer gjenspeiler disse metodene lagerflyten og kostnadseffekten mer nøyaktig.

Slik fungerer evigvarende lagersystemer

Implementering av et evigvarende lagersystem følger flere trinn.

For å hjelpe deg med å se hvordan dette fungerer i praksis, har jeg satt sammen et hypotetisk scenario med et fiktivt varemerke.

Møt Petal and Playwear, en grossist og produsent av bærekraftige barneklær. Denne voksende e-handelsbedriften fant ut at et evigvarende lagersystem kunne hjelpe dem med å håndtere det omfattende lageret mer effektivt. 

La oss se nærmere på hvordan Petal and Playwear utførte følgende oppgaver:

1. Sett opp systemet for lagerstyring

Begynn med å velge riktig system for lagerstyring.

Et system for lagerstyring danner grunnlaget for automatisk registrering og oppdatering av lagernivåer, slik at du til enhver tid får en tydelig oversikt over dem.

I tillegg synkroniserer systemet relevant informasjon gjennom integrasjon med regnskap, lagerstyring, POS-systemer, netthandelsplattformer og andre salgskanaler, noe som sikrer samsvar i alle forretningsprosesser.

Dette er viktige grunner til at implementering av et slikt system bør være det første du gjør hvis du ønsker å ta i bruk et system for fortløpende lagerstyring.

MRPEasy er ikke vårt eneste valg når det gjelder et IMS. 

Vi har laget en liste over de beste verktøyene for lagerstyring på markedet, slik at det blir enklere å finne et som passer bedriftens behov og fungerer med netthandelsplattformen din:

2. Organiser et pålitelig system for lagersporing

Det neste steget er å sette opp et system for å spore lagerbevegelser fremover. 

Strekkodeskannere og RFID-sporingssystemer – som bør være kompatible med IMS-et ditt – kan gjøre det meste av arbeidet for deg.  

Disse moderne verktøyene fungerer sammen for å holde deg oppdatert og fjerner behovet for de arbeidskrevende manuelle opptellingene som sannsynligvis ingen på teamet ditt liker å utføre uansett. 

Når du registrerer lagerdata i systemet, bør du ha presisjon i tankene.

Jo mer detaljert informasjonen er, desto enklere blir det å holde oversikt over varen.  Oppgi derfor relevante detaljer som:

• Produktnavn
• Beskrivelse
• Totalkostnad og salgspris
• Produktegenskaper (materiale, størrelse, farge, utløpsdato, garanti osv.)

Dette bidrar til å fastsette riktige lagernivåer og gir et solid grunnlag for det nye systemet ditt for fortløpende lagerstyring.

3. Etabler retningslinjer for lagerstyring

Er alt klart? Ikke helt. 

Før du kan lene deg tilbake, må du fastsette de egnede retningslinjene for lagerstyring som skal supplere systemet ditt. 

Her er noen ideer:

• Regelmessige lagerrevisjoner. Fastslå hvor ofte dere skal gjennomføre stikkprøver og fullstendige lagerrevisjoner.
• Håndtering av lagerbeholdning som er tapt eller skadet. Lag en plan for håndtering av tapte og skadede varer
• Prosedyrer for lagerpåfylling. Vit når lageret skal fylles på, slik at dere aldri går tomme eller får for mye på lager.
• Returer og justeringer. Fastsett tydelige prosedyrer for håndtering av kundereturer og leverandørbytter.

4. Opplær ansatte i effektiv lagerstyring

Plattformer? Sjekk. 

Retningslinjer? Sjekk. 

Personer? Ikke glem dem.

Dere trenger opplært personale for å administrere lageret effektivt. Riktig implementering av teknologi og strategier for bruk er avgjørende for dette.

Hva innebærer dette? To ting:

For det første må dere sørge for at de ansatte støtter løsningen ved å forklare verdien av et kontinuerlig lagersystem. 

Beskriv effekten av og fordelene ved å bruke verktøy som et IMS, samt verdien av å holde disse registreringene oppdaterte – inkludert å si farvel til dager fylt med manuell telling av lagerbeholdningen og tolking av kompliserte regneark. 

Deretter må dere lære dem å bruke den nye teknologien på riktig måte.

Mennesker og organisatoriske endringer har blitt trukket frem som den vanligste utfordringen ved digital omstilling. 

Styrk de ansatte ved å tilby praktiske opplæringsøkter i bruk av strekkodeskannere eller RFID-er, samt i hvordan lagerstyringssystemet skal brukes.  

Tilby i tillegg de ansatte en intern støttekanal for lagersystemet i kommunikasjonsverktøyet deres.

5. Overvåk og oppdater kontinuerlig

Å etablere et kontinuerlig lagersystem er ikke noe man gjør én gang og så er ferdig. Det er vanskelig å få det riktig første gang, så forbedring er en del av prosessen. 

Her er det dere bør følge med på og justere ved behov:

• Verdsettelse av lagerbeholdningen. Hold verdsettelsen av lagerbeholdningen oppdatert ved hjelp av metoder som FIFO, LIFO eller veid gjennomsnittskostnad. Bruk dem til å fastslå den reelle verdien av lagerbeholdningen og forenkle regnskapsføringen.
• Lagerbeholdningsnivåer. Vær oppmerksom på avvik. Hvis noe ikke stemmer – for eksempel tap og skader – må dere finne årsaken og samtidig oppdatere lagerregistreringene.
• Plattformer og prosesser. Oppdater lagerstyringsprogramvaren og prosessene regelmessig, slik at de holder tritt med virksomhetens mål. Det som fungerte i går, kan trenge en liten justering i dag.
• Lagerprestasjon. Følg med på hvordan systemet fungerer. Hvis det ikke hjelper dere med å ta smartere beslutninger, er det et signal om at dere bør justere og forbedre det.

Det er verdt å påpeke: Selv det mest avanserte systemet for løpende lagerstyring er ikke feilfritt. 

Hvis du stoler på det for å forbedre evnen din til lagerprognoser, må du knytte det sammen med fremtidsrettede analyser.

Den nettbaserte motegrossisten Dressin gjennomfører regelmessige markedsundersøkelser, foretar sesongjusteringer og utfører scenarioanalyser. 

Leder Mengtian Chow delte: 

Denne helhetlige tilnærmingen er ikke unik for oss – mange vellykkede netthandelsbedrifter bruker lignende metoder for å være smidige og lydhøre overfor markedsendringer.

Det handler om å kombinere sanntidsdata fra systemer for løpende lagerstyring med fremtidsrettede analyser for å ta velinformerte beslutninger.

Et system for løpende lagerstyring kan effektivisere virksomheten betydelig, men det er fortsatt ting du må følge opp, som å håndheve retningslinjer for lagerkontroll, lære opp de ansatte og kombinere strategier for å forbedre prognosene.

Løpende lagerstyring for virksomheter i ulike størrelser

Multinasjonale merkevarer, voksende netthandelsbedrifter og enkeltpersonforetak – alle trenger kontroll på lagerbeholdningen. 

La oss se hvordan løpende lagerstyring kan hjelpe alle typer netthandelsbedrifter, enten de driver B2B, DTC, engroshandel eller abonnementsbasert virksomhet.

Oppstartsbedrifter og små merkevarer

Som en bedrift i vekst gir det å håndtere salg, kundestøtte og markedsføring lite tid til nøyaktig lagerregistrering. 

Dette gjelder spesielt hvis du er avhengig av manuelle regneark og fysiske opptellinger – prosesser som både er utsatt for feil og tidkrevende.  

Løpende lagerstyring automatiserer disse prosessene, frigjør tid for de ansatte og gir bedre oversikt over lagerbeholdningen. Men det krever en betydelig investering å sette opp, noe små bedrifter kanskje ikke har tilgang til.

Det finnes imidlertid alternative løsninger. 

Grunnleggeren av DTC-merkevaren Prevelo Bikes, Jacob Rheuban, påpekte for eksempel at det finnes enkle systemer som gjør en god jobb med å levere oppdaterte data. 

De enkleste systemene (som Shopifys innebygde system) holder ganske enkelt løpende oversikt over hvor mange produkter som er tilgjengelige for salg.

Når du mottar en forsendelse, legger du mengden produkter i forsendelsen til i lagersystemet. Når du selger et produkt, trekkes det automatisk fra lagersystemet.

Det er et godt sted å begynne. Du kan oppgradere systemene og prosessene dine etter hvert som virksomheten vokser.

Mellomstore bedrifter

Mellomstore bedrifter er avhengige av systemer for løpende lagerstyring for å forbedre driften og kundeservicen. 

Det blir enklere å håndtere en voksende kundebase eller skalere netthandelsnettstedet ditt med sanntidsstyring av lagerbeholdningen.

Kabeier, et klesfirma for babyer som har eksistert i 15 år, har brukt et system for løpende lagerstyring i flere år. 

💫 Bonustips 

Det kan belaste systemet når du utvider produktlinjer, salg og distribusjonskanaler. Invester i et lagerstyringssystem som kan håndtere økende datamengder og samtidig sikre tilpasningsevne.

 

Se hvordan disse kravene til lagerstyringssystemer kan se ut.

Organisasjoner på virksomhetsnivå

Mange store aktører som Walgreens og Amazon måtte ha stanset driften i flere måneder, kanskje til og med år, hvis de måtte gjennomføre manuelle lageropptellinger. 

Det kontinuerlige lagerstyringssystemet tilpasser seg kompleksiteten og omfanget av forsyningskjeden deres, og gjør det til og med mulig å skalere initiativene deres. 

Walgreens planla for eksempel å ekspedere netthandelsforsendelser fra butikkene sine innen én time etter at bestillingen var mottatt – og oppdatert informasjon om lagernivåene i sanntid er avgjørende for å få dette til.  

Ettersom denne informasjonen imidlertid i hovedsak avhenger av systemet, må det være fritt for feil og avbrudd.  

Implementering og opplæring er omfattende for virksomheter, fordi investeringen ikke bare er betydelig større, men det også er vanskeligere å rette opp feil, noe som gjør konsekvensene tydeligere. 

William Carlin, markedsdirektør i Racklify, påpekte: 

Tekniske problemer kan av og til føre til korte avbrudd i dataflyten [...] Ingen systemer kan gi virkelig øyeblikkelige oppdateringer – det vil alltid være en liten forsinkelse i dataoverføringen.

Det er alltid lurt å sette av ressurser til løpende vedlikehold og systemoppgraderinger. Carlin anbefalte imidlertid å fastsette sikkerhetslagre for å ta høyde for eventuelle dataforsinkelser og avvik. 

Avsluttende tanker

Si farvel til lange og slitsomme periodiske lageropptellinger. 

Lagerstyringssystemer med løpende beholdningsoppdatering automatiserer lageroppfølgingen og har mange fordeler. Men det er ikke en frittstående løsning, siden det fortsatt krever menneskelig inngripen for å holde hjulene i gang. 

Så veiled teamet ditt.

Lær dem hvor viktig det er å bruke verktøy som programvare for lagerstyring, samt hvordan de skal følge retningslinjene for lagerkontroll og overvåke og oppdatere systemet. 

Oppdag flere måter å lykkes med lagerstyring på:

• Skybasert lagerstyring: Veiledningen til mer effektiv lageroppfølging 
• De 10 største utfordringene innen lagerstyring – og hvordan du løser dem
• Lean-lager: Svært funksjonelle lagre driver virksomheter til suksess innen netthandel 
• ABC-analyse av lagerbeholdningen: Hva det er, og hvordan du beregner den for å lykkes

Netthandelsverdenen beveger seg raskt – og det gjør du også. Abonner på nyhetsbrevet vårt med de nyeste innsiktene for netthandelsledere fra ledende eksperter innen netthandel.