Lagerbeholdningens nøyaktighet: Slik beregner & forbedrer du den

Uansett hvor stor nettbutikken din er, kommer du til å ha et varelager å administrere. Og enten du holder oversikt over 50 ulike produkter eller 500 000 ulike produkter, er én ting den samme – du trenger en nøyaktig lagerbeholdning.

Som du sikkert kan forestille deg, spiller lagerbeholdningens nøyaktighet en viktig rolle i driften av en nettbasert virksomhet. Hvis du ikke vet hvor mye lagerbeholdning du har, vet du tross alt heller ikke hvor mye du kan selge. 

Det høres ikke ut som en god måte å drive en virksomhet på, gjør det vel?

Lagerbeholdningens nøyaktighet påvirker mange deler av virksomheten din, fra salg og merkevareoppfatning til drift og lagerprognoser. 

Les videre for å lære mer om hva lagerbeholdningens nøyaktighet er, hvorfor det er så viktig, konsekvensene av unøyaktigheter i lagerbeholdningen og mer.

Hva er lagerbeholdningens nøyaktighet?

Lagerbeholdningens nøyaktighet er forskjellen mellom det systemet ditt sier at du har, og det du faktisk har på lager. Dette tallet presenteres som en prosentandel. 

Hvis den skrekkbokhandelen din for eksempel hadde 1 000 bøker registrert i lagerbeholdningen, men en faktisk opptelling viste 900 bøker, ville nøyaktighetsgraden for lagerbeholdningen vært 90 %. 

Publikumet ditt av skrekkentusiaster kommer til å bli svært skuffet hvis de bestiller en bok som nettstedet ditt sier er på lager, men bestillingen senere blir kansellert på grunn av en unøyaktig registrering.

Utrolig nok oppdaget Auburn University RFID Lab at den gjennomsnittlige nøyaktighetsgraden for lagerbeholdningen i en detaljhandelsbutikk ligger rundt 65 %. Det betyr at den gjennomsnittlige detaljhandelsbutikken har en feilmargin på en tredjedel når det gjelder lageropptellingene.

Du bør imidlertid sikte mot en langt høyere nøyaktighetsgrad for lagerbeholdningen. 

Selv om 100 % ikke er realistisk hele tiden, viste referansestudier utført av Warehouse Education Research Council tidligere at medianverdien for nøyaktighetsnivået i lagerbeholdningen ligger rundt 99,6 %.

Det betyr at du bør sikte mot en nesten perfekt nøyaktighetsgrad for å gjøre kundene fornøyde. 

Det betyr tross alt at lageropptellingen i skrekkbokhandelen din bare avviker med fire bøker – en langt bedre nøyaktighet som fører til langt mindre skuffelse blant fansen din.

Hvorfor er lagerbeholdningens nøyaktighet så viktig?

Det er avgjørende av mange grunner å ha en nøyaktig lageropptelling. 

La oss se nærmere på noen av dem for å vise hvorfor det å holde nøyaktig oversikt over lagerbeholdningen er en viktig del av å drive en vellykket nettbasert virksomhet.

Det påvirker salg og lønnsomhet

Nøyaktige lagerregistreringer bidrar til å forbedre det samlede salget og lønnsomheten din – og unøyaktige registreringer gjør det motsatte.

Sergey Taver, markedssjef hos Precision Watches, sier:

Nøyaktighet i lagerbeholdningen er avgjørende fordi det påvirker salg og lønnsomhet direkte. 

En nøyaktig lagerbeholdning sikrer at produktene er tilgjengelige når kundene ønsker dem, noe som maksimerer salgsmulighetene og minimerer unødvendige kostnader. 

Det hjelper oss også med å håndtere kontantstrømmen mer effektivt ved at vi unngår overfylte lagre eller utsolgte varer.

Og tallene underbygger Tavers synspunkt.

En undersøkelse viste at 69 % av kunder har mindre sannsynlighet for å handle hos deg igjen hvis bestillingen deres blir forsinket med mer enn to dager.

Det holder kundene fornøyde

En høy nøyaktighetsprosent forbedrer også kundetilfredsheten. 

Connor Butterworth, administrerende direktør i Southwestern Rugs Depot, forklarer: «Nøyaktighet i lagerbeholdningen sikrer at vi trygt kan love tilgjengelighet og levere produkter i tide. Det holder kundene fornøyde og lojale.»

Kundereisestrateg Mamdouh Mounir har skrevet en hel artikkel på LinkedIn om hvor viktig det er å innfri løfter for å oppnå suksess i virksomheten. 

Med Mounirs ord:

Når du konsekvent holder det du lover, enten det gjelder produktkvalitet, leveringstider eller annonserte funksjoner, opparbeider du kundelojalitet. 

Fornøyde kunder blir oftere lojale kjøpere og ambassadører for merkevaren din, og sprer positive anbefalinger fra person til person.

Chris Bajda, eier av GroomsDay, er enig og sier: «Å holde lagerbeholdningen vår nøyaktig er som å holde løftet vårt til kundene. Det sikrer at vi har de riktige produktene tilgjengelig når de ønsker dem, noe som er avgjørende for å gi en sømløs handleopplevelse.»

Og en positiv handleopplevelse kan ha stor innvirkning på hvordan en kunde oppfatter virksomheten din:

Det sikrer effektiv drift

Nøyaktig lagerbeholdning sikrer også at driften går smidig, og at prosessene for lagerstyring fungerer.

Som Maggie Lv, leder hos Kabeier, sier:

Nøyaktig lagerbeholdning er avgjørende fordi det sikrer effektiv drift. 

Nøyaktige lagerdata hjelper oss med å opprettholde optimale lagernivåer, redusere lagerholdskostnadene og unngå problemene med tomme lagre eller overfylte lagre. 

Denne effektiviteten gir kundene våre en smidigere handleopplevelse og virksomheten vår et bedre økonomisk resultat.

Det hjelper med prognoser

Med nøyaktige lagerbeholdningstall kan du også lage riktige prognoser for lagerbeholdningen. 

Når alt kommer til alt, hvordan kan du lage en god prognose for påfyllingsbehovet hvis du arbeider med helt unøyaktige lagerbeholdningstall?

Betydningen av nøyaktig lagerbeholdning strekker seg over en rekke prosesser, og det å arbeide med tall som ikke gjenspeiler den fysiske beholdningen, bidrar ikke på noen måte til å forbedre suksessen til netthandelsvirksomheten din.

Konsekvensene av unøyaktig lagerbeholdning

Nå som du vet hvor viktig en nøyaktig lagerbeholdning er, kan vi se på noen av konsekvensene virksomheten din kan møte når den håndterer unøyaktige beholdningstall.

Utsolgte varer

En utsolgt vare, eller en situasjon der en vare er tom på lager, oppstår når virksomheten din går tom for eller har for lite av et produkt på lager.

Noen ganger, i perioder med uventet etterspørsel, kan dette være uunngåelig. 

Men ofte skyldes det at virksomheten ikke innså at lagerbeholdningen var i ferd med å bli lav – noe en unøyaktig lagerbeholdning kan føre til.

Som Amanda Bunch, administrerende direktør i smykkebutikken for kroppspiercing BodyArtForms, forklarer:

Når en vare plutselig blir utsolgt, går man glipp av salg, og skuffede kunder får ikke kjøpt varen de virkelig ønsker seg. 

Det betyr at det ikke kommer inntekter, kundelojaliteten synker, og kundene kan velge å handle hos en direkte konkurrent.

Andrew Grella, administrerende direktør for sminkemerket for menn Formen Makeup, er enig og sier: «Når kunder kjøper varer som er utsolgt, svekker det tilliten til merkevaren og kan føre til tapte salg og negative anmeldelser.»

En annen bransjeekspert, Gabe Garcia, som er grunnlegger av godtebutikken for hunder PierrePark, deler følgende:

Når produkter står oppført som tilgjengelige, men er utsolgt, blir kundene frustrerte og kan begynne å handle hos konkurrentene.

Dette fører ikke bare til tapte potensielle salg, men skader også merkevarens omdømme og kundenes tillit.

Produktmangel og utsolgte varer er altså en viktig konsekvens av unøyaktige lagerregistre.

Og det blir litt som en dominoeffekt.

Noen prøver å gjennomføre et kjøp. Produktet ditt er utsolgt. De får et dårlig inntrykk, går til en konkurrent og anbefaler venner og familie å unngå virksomheten din. 

Alt fordi du ikke innså at du var tom for et produkt de ønsket seg.

For stort lager

Den andre siden av samme sak er å ha for stort lager – eller å lagre for mye av ett enkelt produkt, slik at du ikke klarer å selge hele beholdningen. 

Dette er en særlig viktig konsekvens å unngå hvis du har lett bedervelige varer på lager, men det er viktig for alle virksomheter å sikre at de ikke taper penger.

Chris Putrimas, administrerende direktør for utemøbelbutikken Teak Warehouse, forklarer:

Hvis vi feilberegner lagernivåene våre, kan vi ende opp med for mange varer som ikke selges, og dermed binde opp kapital og lagerplass. 

Dette påvirker kontantstrømmen og kan føre til større prisavslag for å bli kvitt overflødige varer på lager.

Et for stort lager kan altså føre til at varer blir ødelagt – og dermed selvfølgelig ikke kan selges. 

Men det betyr også at mye av lagerplassen din opptas av varer som (a) du ikke er klar over at du har, (b) ikke blir solgt, og (c) gir deg mindre plass til varer som faktisk selges.

Du taper ikke bare penger på varer som ikke kan selges, men også fordi du ikke kan lagre flere produkter som faktisk selges.

Svak merkevareoppfatning

Vi har nevnt dette kort, men la oss gå litt mer i dybden. 

Når folk ikke kan kjøpe produktene de ønsker seg fra virksomheten din, svekkes oppfatningen av merkevaren din.

Det blir frustrerende å handle med merkevaren din, og samtaler om merkevaren begynner å bli mer negative. 

Sergey Taver, markedssjef hos klokkeforhandleren Precision Watches, deler følgende: «Når kunder bestiller produkter som er utsolgt på grunn av lagerfeil, fører det til kanselleringer og frustrasjon. Dette svekker tilliten deres til merkevaren din og reduserer gjenkjøp.» 

Han gir et eksempel fra sin egen virksomhet:

En gang bestilte en kunde en klokke i begrenset opplag som ved en feil ble vist som tilgjengelig, noe som førte til en kansellering og tap av tillit.

Når folk begynner å få problemer med å handle fra virksomheten din, kommer de til å dele de negative opplevelsene sine med lokalmiljøet og nettsamfunnene sine. 

Dette kan føre til en svakere merkevareoppfatning og gjøre at folk ikke ønsker å prøve virksomheten din.

Misfornøyde kunder

En svak merkevareoppfatning oppstår ofte på grunn av misfornøyde kunder – en annen viktig konsekvens av unøyaktige lagerregistre.

Karen Chen, leder hos Journaling Supplies, forklarer:

Jeg har selv sett hvordan lagerets nøyaktighet påvirker kundeopplevelsen vår direkte.

Når vi holder lagerbeholdningen nøyaktig, blir bestillingene sendt raskere, og vi unngår utsolgte varer eller for stort lager – i praksis løser vi to problemer samtidig. 

Dette får ikke bare kundene til å komme tilbake, men hjelper oss også med å opprettholde optimale lagernivåer, noe som forbedrer virksomhetens samlede resultater.

Derfor er det så viktig å ha et godt system for lagerstyring. 

Det bidrar til å forbedre kundetilfredsheten og sikrer at du kan holde virksomhetens mest grunnleggende løfte til kundene – å levere produktene den sier at den kan levere.

Tapte salg

Og til slutt er en av de største konsekvensene at virksomheten din kan gå glipp av viktige salg. 

Å generere og øke salget er den mest grunnleggende delen av å drive og utvikle en nettbutikk.

Derfor er det avgjørende å unngå tap som dette.

Rongzhong Li, administrerende direktør i robotkjæledyrmerket Petoi, sier: «Unøyaktige lagerdata kan føre til tapt salg. Når kunder bestiller varer som er utsolgt, blir bestillingen kansellert (noe som påvirker salget umiddelbart), og virksomhetens omdømme blir skadet (noe som svekker kundelojaliteten over tid).»

Craig Sandeman, grunnlegger av bildeleshop-en Engine Finder, er enig og forklarer:

Når lagerdataene våre ikke samsvarer med de faktiske lagernivåene, må vi uunngåelig avvise kunder som ønsker å kjøpe en del vi ser ut til å ha på lager, noe som fører til umiddelbart tapte salgsmuligheter.

Ikke mist salg. 

Forbedre lagerets nøyaktighet ved å bruke lagerstyringsprogramvare og andre viktige metoder – mer om dette snart.

Slik beregner du lagerets nøyaktighet

La oss nå se på hvordan du beregner lagerets nøyaktighet. Du vet hvorfor det er viktig – nå må du finne de faktiske tallene.

For å beregne lagerets nøyaktighet må du ha en faktisk opptelling av lagerbeholdningen.

Du kan finne denne informasjonen gjennom en fullstendig lagerrevisjon – eller i det minste en periodisk lageropptelling.

Formel for lagerets nøyaktighet

Formelen for lagerets nøyaktighet er enkel å følge. Du trenger bare to tall: den registrerte lagerbeholdningen og den faktiske lagerbeholdningen.

Bruk deretter følgende formel for å beregne nøyaktighetsgraden for lageret:

La oss si at du driver en nettbutikk kalt DrinkUp, som selger ulike typer isolerte vannflasker. 

Den registrerte lagerbeholdningen ser slik ut:

• 24-unseflasker: 51
• 32-unseflasker: 92
• 40-unseflasker: 32
• 64-unseflasker: 20
• Termokopper: 45

Dette gir deg en registrert total på 240 produkter.

Du gjennomfører en lagerrevisjon og oppdager at den faktiske beholdningen er:

• 24-unseflasker: 54
• 32-unseflasker: 76
• 40-unseflasker: 32
• 64-unseflasker: 15
• Termokopper: 47

Dette gir deg en faktisk beholdning på 224 produkter.

Ved å bruke formelen ovenfor blir den totale nøyaktighetsgraden for lageret (224/240) x 100 = 93,3 %, noe som er en ganske god nøyaktighetsgrad – selv om det fortsatt er rom for forbedring.

Du bør begynne å undersøke hvorfor noen av tallene dine ikke stemmer, og du kan også velge å beregne graden produkt for produkt for å finne andre avvik.

Slik forbedrer du lagerets nøyaktighet

Ser ikke lagerets nøyaktighetsgrad så bra ut i år? Da ser du kanskje etter tips til hvordan den kan forbedres. 

Her er sju strategier som kan hjelpe deg med å øke lagerets nøyaktighetsgrad og opprettholde en mer nøyaktig beholdning.

Innfør rutiner for periodisk lageropptelling

Periodiske lageropptellinger er mindre opptellinger, som vanligvis fokuserer på én avdeling, kategori eller ett produkt om gangen. 

En ABC-analyse av lageret – der produktene deles inn i gruppene A, B og C basert på verdi – er et eksempel på en slik periodisk lageropptelling.

Fordi den fullstendige lagerrevisjonen – der hver eneste vare på lageret telles – vanligvis bare gjennomføres én gang i året, kan periodiske opptellinger hver måned eller omtrent så ofte hjelpe deg med å følge tettere med på den faktiske lagerbeholdningen og redusere unøyaktigheter på lang sikt.

Maggie Lv, leder hos klesgrossisten for barneklær Kabeier, forteller at teamet hennes bruker periodiske lageropptellinger for å opprettholde høy lagerpresisjon.

Ved å telle et utvalg av lagerartiklene regelmessig, i stedet for å gjennomføre en full lagertelling bare én gang i året, oppdager vi avvik tidlig og foretar nødvendige justeringer. 

Denne tilnærmingen gjør det mulig for oss å holde lagerregistrene våre pålitelige og oppdaterte gjennom hele året.

Standardiser prosessene for lagerstyring

Lagerstyring viser til det å kontrollere mengden varer eller lagerbeholdning du har, optimalisere lagringen for å sikre at du har nok plass til alt du skal selge i en gitt periode, og legge inn de riktige bestillingene for å holde produktene tilstrekkelig på lager slik at salgene kan oppfylles.

Det er en viktig del av lagerstyringen, og standardisering av prosessene for lagerstyring kan spille en stor rolle i arbeidet med å forbedre lagerbeholdningens nøyaktighet. 

Hvis du har oversikt over hvilke varer som kommer inn, når de kommer og hvorfor, vil lagerstyringsprosessen være bedre egnet til å holde nøyaktige registre.

Bruk strekkode- og RFID-teknologi

Strekkodeskanning og RFID-teknologi er begge funksjoner i lagerstyringssystemer i sanntid, en moderne tilnærming til lagerstyring og en god måte å forbedre nøyaktigheten i lagertellingene på.

Robert Khachatryan, administrerende direktør i Freight Right Global Logistics, sier:

En effektiv strategi for å forbedre lagerbeholdningens nøyaktighet er å ta i bruk strekkoder og RFID-teknologi.

Disse teknologiene automatiserer sporingen av lagerbeholdningen, reduserer menneskelige feil og gir innsyn i lagernivåene i sanntid.»

Han fortsetter, «Med RFID kan virksomheter for eksempel spore varer gjennom hele forsyningskjeden, fra lageret til levering, og sikre at lagerdataene alltid er oppdaterte og nøyaktige. Dette fører til mer presise lagertellinger, bedre ordreoppfyllelse og bedre beslutningstaking basert på sanntidsdata.»

Gjennomfør regelmessige revisjoner

Som vi har nevnt, gjennomføres en full revisjon vanligvis årlig, mens syklustellinger kan gjennomføres oftere. 

Hvis du imidlertid oppdager at virksomheten din har problemer med å forbedre nøyaktigheten i lagerbeholdningen, kan det være lurt for teamet ditt å gjennomføre fullstendige revisjoner oftere for å forbedre ordre­nøyaktigheten.

Ja, det kan føre til driftsforstyrrelser. 

Du må regne på tallene for å finne ut om en kort pause i driften er et bedre alternativ enn tapt salg eller lagerbeholdning som følge av unøyaktige tellinger.

Opplær de ansatte

En annen måte å forbedre lagerstyringen som helhet på – i tillegg til nøyaktigheten – er å sørge for at du bruker nok tid på å lære opp de ansatte, slik at de vet hvordan de skal administrere, telle og håndtere lagerbeholdningen på riktig måte.

Optimaliser introduksjonsprosessen slik at alle som arbeider med lagerbeholdningen, får full opplæring. Da reduserer du risikoen for at varer blir borte eller håndtert feil.

Opprett tydelige kommunikasjonskanaler

En del av opplæringen og arbeidet med å forbedre bemanningen innebærer å opprette tydelige kommunikasjonskanaler. 

Dette gjør at alle som er involvert i påfylling av lageret, lagerstyring, forsendelser og så videre, vet nøyaktig hvem de skal snakke med om potensielle problemer, og hvem som har ansvaret for de ulike områdene.

Ved å beskrive disse kommunikasjonskanalene tydelig blir det lettere å forhindre at ting faller mellom to stoler over lengre tid, noe som kan føre til enda lavere nøyaktighet i lagerbeholdningen.

Implementer robust programvare for lagerstyring

Til slutt bør du implementere den riktige programvaren for lagerstyring, slik at alle disse prosessene kan administreres fra et helhetsperspektiv. Da sikrer du at de riktige automatiseringene er på plass, at du ikke er like avhengig av regneark, og at lagersporingen er optimalisert.

Se gjennom viktige funksjoner for lagerstyring for å velge ut dem som er viktigst for deg. Funksjoner som:

• SKU-sporing for å unngå svinn i lagerbeholdningen
• Produktkategorisering for syklustelling
• Varsler om lav lagerbeholdning, slik at du kan møte kundenes etterspørsel
• Automatisk innkjøp av nye varer
• Ordrebehandling og ordreoppfyllelse

Chen fra Journaling Supplies forklarer hvorfor dette er så viktig, og sier

Slik programvare integrerer sporing i sanntid, automatiske oppdateringer og omfattende rapportering, noe som bidrar til å minimere avvik og sikrer at lagernivåene konsekvent er nøyaktige. 

Ved å sentralisere lagerdata og automatisere prosesser kan bedrifter redusere feil og effektivisere driften.

Ettersom vi elsker å tenke på og snakke om programvare hos The Retail Exec, kan du være sikker på at vi har meninger om de beste lagerstyringssystemene.

Ta en titt på våre 10 beste valg her:

Avsluttende tanker

Forbedring av lagerbeholdningens nøyaktighet bør være en viktig prioritet for enhver netthandelsbedrift. 

Ved å sikre at du har en så nøyaktig opptelling som mulig av produktene du har på lager, bidrar du til å unngå inntektstap og misfornøyde kunder. Det kan hjelpe å velge riktig lagerstyringsverktøy.

Netthandelen utvikler seg raskt – og det gjør du også. Abonner på nyhetsbrevet vårt med de nyeste innsiktene for netthandelsledere fra ledende eksperter innen netthandel.