Lagerholdskostnad: Beregn & reduser kostnadene

Amerikanske virksomheter har $1.32 i lagerbeholdning for hver dollar i inntekter. Dette tallet har holdt seg forholdsvis stabilt over lang tid, bortsett fra da virksomheter måtte stenge lagerbygningene sine under covid-19.

Et høyt forhold mellom lagerbeholdning og salg indikerer at du har mer lagerbeholdning enn du klarer å selge. Og det medfører lagerkostnader å holde lagerbeholdning, noe som reduserer fortjenestemarginen din.

Kan amerikanske virksomheter gjøre det bedre? 

Kanskje du kan minimere lagernivåene, redusere lagerkostnadene og øke bunnlinjen ved å ta i bruk programvare for lagerstyring, kunstig intelligens og beste praksis for lagerstyring.

I denne veiledningen forklarer vi hvordan du kan beregne og holde oversikt over lagerkostnader, samt diskutere strategier for å minimere dem. La oss sette i gang.

Hva er lagerkostnader?

Lagerkostnader viser til summen av alle utgifter som påløper ved bestilling og oppbevaring av varer i en bestemt periode.

Disse utgiftene omfatter arbeidskraft, forsikring, svinn, avskrivninger, håndtering, skatter og kapitalkostnaden (også kalt alternativkostnaden).

Lagerkostnader utgjør vanligvis rundt 25 % til 30 % av den totale lagerverdien – selv om dette kan variere betydelig fra virksomhet til virksomhet – og er en av de mest presserende utfordringene for virksomheter med store lagerbeholdninger.

Her er grunnen: Lagerbeholdningen øker utgiftene dine for hvert eneste sekund som går. Det er som å ha en dyr gjest – hver dag gjesten blir værende, koster det deg mer penger.

La oss gjøre noen antakelser om en merkevare vi kaller New York Shoe Company (NYSC). 

La oss anta at NYSC har 10 000 par grønne joggesko, med en kostnad per enhet på $100. Den årlige lagerkostnaden for én grønn joggesko er $25. Produktet gikk av moten for to år siden, og NYSC har oppbevart disse 10 000 enhetene i to år.

Gjør et raskt regnestykke, så ser du at NYSC allerede har brukt $50,000 ($25 x 10,000 x 2 år) bare på å oppbevare denne lagerbeholdningen, som er verdt $1,000,000.

 Ser du problemet?

Hva betyr høye lagerkostnader for små virksomheter?

Lagerkostnader kan være dårlige nyheter for små virksomheter fordi de kan føre til:

Problemer med kontantstrømmen 

Du må betale forsikringspremier og strømregninger av egen lomme så lenge du fortsetter å oppbevare lagerbeholdningen uten å selge den. 

Hvis du har lite penger tilgjengelig, kan lagerkostnadene forverre problemet.

La oss gå tilbake til NYSC igjen. Hvis merkevaren begynte å gå tom for kontanter og måtte bruke over $2,000 bare på å oppbevare ukurante varer, ville det sannsynligvis ført merkevaren mye raskere nærmere konkurs. 

Bare spør Matt Tomkin. Selv etter at nettbutikken hans omsatte for £250,000 i sitt tredje år, gikk den likevel konkurs – på grunn av problemer med kontantstrømmen.

Matt driver nå et søkemarkedsføringsbyrå og en nyetablert virksomhet innen generering av kundeemner kalt Quotonga. Men før det opplevde han selv farene ved dårlig kontantstrøm i nettbutikken sin.

Han forteller hvordan den tidligere suksessrike sportsbekledningsmerkevaren hans, VO2, gikk konkurs på grunn av et problem med kontantstrømmen.

Selv om bunnlinjen ser sterk ut og inntektene vokser raskt, kan problemer med kontantstrømmen stanse virksomheten din. 

Overflødig lagerbeholdning og ukurante varer er ofte viktige årsaker til denne likviditetsklemmen.

Lavere lønnsomhet

Varelagringskostnader er faste. Det betyr at du pådrar deg dem uavhengig av hvor mange enheter du selger. 

Men de er også tidsavhengige – jo lengre tid det tar å selge varelageret ditt, desto mer bruker du på å oppbevare det.

Lavere fortjeneste betyr langsommere vekst og en lavere verdivurdering når du søker investeringer fra venturekapitalselskaper.

Løsningen er enkel: fokuser på å holde et varelager som selger raskt. Dette minimerer innvirkningen lagringskostnadene har på lønnsomheten din.

Utdaterthet, skader og svinn

Det er alltid en risiko for at varer på lager blir umoderne, skadet eller stjålet. 

Når dette skjer, vil du ikke kunne selge varene enkelt, og de vil fortsette å øke lagringskostnadene dine inntil du får kvittet deg med dem.

Som i NYSC-eksempelet vil de umoderne grønne joggeskoene fortsette å øke lagringskostnadene dine inntil de blir solgt.

Hvis du tror at du ikke kan selge dem selv med en stor rabatt, er det mer økonomisk fornuftig å bare dumpe dem på en søppelplass.

Typer varelager du bør ta hensyn til

Det er ikke bare ferdigvarene som øker lagringskostnadene for varelageret ditt. Her er typene varelager du bør ta hensyn til når du beregner lagringskostnader:

• Ferdigvarer: Dette er varene du selger direkte. Hvis du er et motemerke, er klær, sko, klokker og kosmetikk ferdigvarene dine. Dette er produkter du kjenner best, og med mindre du tilbyr spesialtilpassede produkter eller produserer dem selv, har du sannsynligvis ferdigvarer på lageret ditt.
• Råvarer: Råvarer er varer du ikke selger direkte, men bruker til å produsere ferdige produkter. Hvis du for eksempel selger personlige t-skjorter, vil ensfargede t-skjorter være råvarene dine. De medfører de samme lagringskostnadene som ferdigvarer.
• Varer i arbeid: Hvis du bearbeider varer før du selger dem, kan du ha varer i arbeid på lager. Hvis du for eksempel selger skreddersydde plagg, vil alle bestillinger hos skredderen din regnes som varer i arbeid på lager. Hvorvidt dette lageret medfører lagringskostnader, avhenger av hvor det befinner seg i produksjonsprosessen.

• Forsyninger til vedlikehold, reparasjon og drift (MRO): Vedlikehold av utstyr og drift av lageret krever ulike forsyninger – smøremidler, rengjøringsmidler, personlig verneutstyr og andre varer – for å holde eiendelene dine i best mulig stand.

Det er avgjørende å beregne lagringskostnadene for alle lagertyper for å sikre at du arbeider med et nøyaktig tall. 

Råvarer og varer i arbeid utgjør en betydelig del av de totale lagringskostnadene dine, noen ganger til og med mer enn lagringskostnadene for ferdigvarer.

Bestanddeler av lagringskostnader for varelager

Lagringskostnader for varelager kan være eksplisitte (direkte utgifter) eller implisitte:

• Eksplisitte kostnader er kostnader du betaler direkte. Hvis du for eksempel låner penger av en venn og betaler 100 dollar i renter, er det en eksplisitt kostnad.
• Implisitte kostnader representerer pengene du kunne ha tjent ved å gjøre noe annet. Hvis du for eksempel bruker pengene du lånte av vennen din på en flott dress i stedet for å investere dem i et bankinnskudd som ville ha gitt deg 50 dollar i renter, er 50 dollar den implisitte kostnaden ved å kjøpe dressen.

Begge disse påvirker lønnsomheten, men bare eksplisitte kostnader påvirker kontantstrømmen.

For å forstå dette bedre kan vi se på de fire overordnede utgiftskategoriene som summeres når man beregner lagringskostnader.

Kapitalkostnader

Kapitalkostnader kan være både implisitte og eksplisitte.

Hvis du låner arbeidskapital for å finansiere varelageret, er renten du betaler en eksplisitt kostnad. På den annen side finnes det en implisitt kostnad ved å binde opp midler i varelageret.

Hvis disse midlene ikke hadde vært bundet opp i lagerbeholdning, kunne du ha investert dem i omsettelige verdipapirer og tjent renter. Disse tapte renteinntektene er alternativkostnaden din.

Jo mer lagerbeholdning du har, desto høyere blir kapitalkostnaden. Derfor er det avgjørende å optimalisere lagernivåene.

Lagringskostnader

Lagringskostnader viser til utgiftene ved å lagre selskapets lagerbeholdning på et lager. De fleste av disse kostnadene er eksplisitte, men noen kan være implisitte.

Dette inkluderer lagringskostnader:

• Lagerplass: Hvis plassen leies, er leien en eksplisitt lagringskostnad. For netthandelsbedrifter er lagerleie en av de største lagerholdskostnadene, med et gjennomsnitt på 8,84 dollar per kvadratfot. Hvis lageret eies, blir alternativkostnaden ved å binde kapital i det en implisitt lagringskostnad.
• Arbeidskraftkostnader: Alle arbeidskraftkostnader er eksplisitte og inkluderer kostnadene for lageransatte og innleide arbeidere som utfører oppgaver knyttet til lageret.
• Avskrivning av lagerets eiendeler: Eiendeler som klimaanlegg og gaffeltrucker avskrives over tid. Hvis du for eksempel har 10 klimaanlegg som hver koster 10 000 dollar og varer i fem år, vil den årlige avskrivningskostnaden være 20 000 dollar [10 x (10 000 dollar / 5 år)].
• Forsyningstjenester: Du trenger strøm for å drive klimaanleggene og internett for at lageransvarlig skal kunne oppdatere registreringer i lagerstyringssystemet. Disse kostnadene er eksplisitte.

Tjenestekostnader

Tjenestekostnader inkluderer utgifter som påløper ved forvaltning av lagerbeholdningen. Dette inkluderer:

• Skatter: Skatter på eiendom og lagerbeholdning hører hjemme her.
• Forsikring: Forsikringspremier som betales for å forsikre mot risikoer som tyveri, brann, skader og naturkatastrofer hører hjemme her.
• Kostnader for programvareabonnement: Kostnaden for lagerstyringsprogramvare og abonnementer på lagerstyringssystemer hører hjemme her.

Det kan påløpe ytterligere tjenestekostnader for lagerbeholdningen, avhengig av hvilke tjenester du bruker. 

Du kan for eksempel gjennomføre regelmessige lagerrevisjoner for å sikre nøyaktighet. Arbeidskraften, tiden og teknologien som kreves for disse revisjonene, er også en del av tjenestekostnadene.

Risikokostnader for lagerbeholdningen

Lagerbeholdning som ligger på lageret ditt, er utsatt for ulike risikoer. Avhengig av hvilke varer lagerbeholdningen består av, omfatter risikoene:

• Svinn: Svinn oppstår på grunn av tyveri, feilplassering, svindel eller administrative feil. Elektronikk som smarttelefoner og nettbrett, klær og kosmetikk er vanlige eksempler på lagerartikler som er utsatt for svinn.
• Utdaterthet: Endringer i markedsetterspørselen og teknologisk utvikling kan gjøre lagerbeholdningen din utdatert, selv med store rabatter. Klær er spesielt utsatt, ettersom kortvarige trender raskt kan forsvinne når stilene endrer seg.
• Skader: Fysiske skader under transport eller håndtering kan gjøre varer usalgbare. Skjøre varer som glass, keramikk og komplekse maskindeler er særlig utsatt.

Slik beregner du lagerholdskostnader

Overvåking av lagerholdskostnader er det første steget mot å kontrollere dem. Hvis du ikke følger med, kan lagerholdskostnadene hope seg opp og gi lønnsomheten din en betydelig knekk.

Lagerholdskostnader kan beregnes enten i kroner eller som en prosentandel av lagerverdien. Det er ofte mer nyttig å beregne dem som en prosentandel, ettersom lagerverdien varierer fra år til år.

Formel for lagerholdskostnader

Denne formelen uttrykker lagerholdskostnadene som en prosentandel av den totale årlige lagerverdien.

Det er enklere å sammenligne lagerholdskostnader fra år til år ved hjelp av formelen for lagerholdskostnadsprosent, siden nevneren vanligvis varierer hvert år. Du kan også summere lagerholdskostnadene og se på de totale lagerholdskostnadene for ytterligere kontekst.

Eksempel på beregning

Anta at NYSCs totale lagerholdskostnader for grønne joggesko verdt $100,000 (til kostpris) er $25,000:

• Kapitalens kostnad: $10,000
• Lagringskostnader: $9,000
• Servicekostnader: $5,000
• Svinn: $1,000

Ifølge formelen for lagerholdskostnader utgjør NYSCs lagerholdskostnader 25 % av lagerverdien.

Strategier for å redusere lagerholdskostnader

En stigende trend i lagerholdskostnadene er et faresignal for bunnlinjen din, men det finnes strategier du kan bruke for å beskytte deg mot økende kostnader.

Den riktige strategien avhenger av årsaken. La oss se på noen strategier du kan bruke når kostnadskontroll er nødvendig.

Automatiser lagerstyringen med lagerstyringsprogramvare

Automatisering av lagerstyringen er et godt første steg for å minimere lagerholdskostnadene. Slik hjelper det:

• Automatiserte og mer nøyaktige etterspørselsprognoser. Det er nesten umulig å fastslå nøyaktig hvor mange enheter du vil selge neste måned, kvartal eller år. Men lagerstyringsprogramvare kan være krystallkulen din. Gni på den, så gir den deg en rimelig nøyaktig prognose ved hjelp av AI og dataanalyse.
• Lavere arbeidskostnader. Du kan spare arbeidskraft ved å automatisere varetelling, etterbestilling og sporing. Automatisering holder også menneskelige feil utenfor ligningen, slik at du ikke trenger å bruke tid og penger på å rette opp kostbare feil.
• Minimer ukurans og svinn. Lagerstyrings programvare gjør det enklere å identifisere ukurante varer. Bruk rabatter eller samle varer med lav omløpshastighet i pakker for å frigjøre plass på lageret og minimere lagerholdskostnadene. Sporing i sanntid bidrar også til å redusere svinn som følge av tyveri og feilplassering.

Det finnes et par dusin lagerstyringssystemer på markedet, men de fleste er ikke verdt tiden din. 

Vi undersøkte de beste lagerstyringssystemene, og her er de vi fant utmerket seg:

Optimaliser lagernivåene

Det er fristende å ha litt av alt på lager, for sikkerhets skyld. Men slike «for sikkerhets skyld»-lagre kan raskt bli en byrde, binde opp kapital og øke lagringskostnadene.

Slik kan du sette lageroptimaliseringen på autopilot:

• Prognostiser etterspørselen. Bruk AI-drevet lagerstyringsprogramvare for nøyaktig etterspørselsprognostisering. Hvis du allerede har god oversikt over salgstrendene dine, kan du også prognostisere etterspørselen manuelt.
• Beregn sikkerhetslageret. Lagerstyringsprogramvaren kan håndtere dette, eller du kan beregne det manuelt ved å multiplisere leverandørens leveringstid med etterspørselen i denne perioden. Hvis leverandøren for eksempel bruker fem dager på levering, og du selger 25 enheter per dag, bør sikkerhetslageret ditt være på 125 enheter. Du kan også legge til en sikkerhetsmargin på 20 % for å unngå tomt lager.
• Beregn økonomisk bestillingskvantum: Beregn økonomisk bestillingskvantum (EOQ) ved hjelp av følgende formel:

• Konfigurer lagerstyringsprogramvaren. Konfigurer bestillingspunktet i lagerstyringsprogramvaren, slik at den automatisk legger inn en bestilling når lagerbeholdningen når sikkerhetsnivået.

Minimer lagerbeholdningen

Jeg forstår det – det er utfordrende. Hvordan minimerer du lagerbeholdningen samtidig som du sikrer at du aldri må avvise kunder fordi varer er utsolgt?

Du trenger to ting for å kunne holde lagerbeholdningen på et minimum:

• Nøyaktige etterspørselsprognoser. Selv om prognoser ikke alltid er perfekte, bør du bruke dataanalyse og kunstig intelligens for å komme så nær som mulig. Legg deretter til en sikkerhetsmargin. Hvis du for eksempel anslår etterspørselen til 100 enheter, bør du planlegge for 120 enheter.
• Gode leverandørforhold. just-in-time-lagersystemet (JIT), som ble utviklet av Toyota, er svært effektivt, men det er ikke alltid enkelt å bruke i netthandel. Med gode leverandørforhold kan du imidlertid sikte mot å holde lagerbeholdningen lav. På­litelige leverandører som leverer i tide, hver gang, gir deg tryggheten du trenger for å holde akkurat nok varer på lager til å unngå tomt lager.
• Lagerstyringsprogramvare. Du bør kunne følge med på lagerbeholdningen og automatisere bestillinger. Lagerstyring og manuell bestilling gir rom for kostbare feil.

Forbedre effektiviteten på lageret

Kaos på lageret er en viktig årsak til lagerkostnader. Tenk på lageret som en maskin, ikke bare som et oppbevaringssted.

All ineffektivitet er en skiftenøkkel i maskineriet.

En kaotisk utforming gjør det enklere for de ansatte å plassere varer feil, noe som reduserer oversikten og fører til unødvendige nye bestillinger.

Bruk av strekkoder og automatisert lagerstyring på lageret er et godt utgangspunkt for å løse dette problemet. Å optimalisere lagerutformingen er imidlertid den mest effektive løsningen, fordi det gjør det mulig for de ansatte å finne og flytte varer raskt, noe som reduserer arbeidskostnadene.

En optimalisert utforming kan også romme flere enheter, noe som reduserer lagerholdskostnadene per enhet.

Hvis budsjettet tillater det, og du liker å ligge i forkant, bør du vurdere å investere i automatiserte lagringsløsninger som:

• Vertikale løftemoduler (VLMs): En VLM er et automatisert lagersystem med brett lagret i kolonner og en heis mellom dem. Når en operatør ber om en vare, beveger heisen seg til brettet, henter varen og leverer den til et ergonomisk tilgjengelig punkt.
• Horisontale karuseller (HC): En HC er et roterende transportsystem med oppbevaringsbeholdere og hyller montert på en skinne. Når det blir bedt om en vare, roterer karusellen for å bringe beholderen eller hyllen som inneholder varen, til operatøren.

Se for deg det nåværende lageret ditt et øyeblikk. Sammenlign det nå med et lager med VLM-er:

Ser du forskjellen?

Bli kvitt ukurante varer

Varer på lager som ikke har blitt solgt på flere måneder eller år, er en dødvekt. 

Gjør noe for å bli kvitt dem – de koster deg penger uten å generere inntekter. Kjør kampanjer, tilby rabatter eller selg dem i pakker. Hvis det ikke fungerer, kan du donere varene og kreve skattefradrag.

Ukurante varer beslaglegger lagerplass. 

Hver måned går en del av husleien og kostnadene til strøm og andre tjenester til lagring av ukurante varer. Selg dem heller med rabatt, få tilbake det du kan, og frigjør plass til varer som selger og tjener penger.

Derfor valgte mange merkevarer en proaktiv tilnærming til å bli kvitt ukurante varer i fjor. 

I 2023 sa 27 % av de spurte detaljforhandlerne at de solgte varer i sekundærmarkedet for å bli kvitt ukurante varer, fordi de høye lagerkostnadene belastet selskapets bunnlinje.

Dette er ikke engang det verste vi har sett ukurante varer gjøre med en virksomhet. 

Å brenne lagerbeholdningen bør selvsagt være siste utvei, men løsningen avhenger av situasjonen din.

I NYSCs tilfelle, som vi brukte i eksempelet tidligere, kunne de grønne joggeskoene enkelt ha blitt solgt med rabatt til kunder eller til et annet merke. 

Alternativt kunne NYSC ha donert dem til en frivillig organisasjon og fått skattefradrag.

Lagerholdskostnader: En stille lønnsomhetsdreper, men ikke alltid

Du ser ikke lagerholdskostnadene i resultatregnskapet.

Rapportene fra økonomiteamet ditt oppgir sannsynligvis ikke lagerholdskostnadene eksplisitt, og derfor er mange eiere av netthandelsvirksomheter ikke klar over dem.

Lagerholdskostnader er en kombinasjon av flere implisitte og eksplisitte utgifter, noe som gjør dem vanskelige å spore. Det krever en bevisst innsats å beregne dem nøyaktig.

Hvis du har et lager fullt av varer, kan du alltid kutte unødvendige lagerholdskostnader og optimalisere lagerbeholdningen for maksimal lønnsomhet.

Men det finnes tilfeller der det å holde et overskuddslager kan være en strategi for risikoreduksjon.

For handelsvirksomheter som trenger å sikre seg mot prisvolatilitet og usikkerhet i forsyningskjeden, er det ofte mer lønnsomt å holde en større lagerbeholdning.

Med pågående kriger og volatile priser er handelsvirksomheter for tiden villige til å holde en større lagerbeholdning, sier Tracy Smith:

For flere innsikter fra e-handelseksperter og de nyeste trendene innen e-handel, abonner på nyhetsbrevet vårt og få de nyeste innsiktene levert til e-postadressen din.