Näin käytät QuickBooks Onlinea kassavirtaongelmien havaitsemiseen ajoissa

Rahatilanne näytti hyvältä viime viikolla, mutta nyt mietit, riittävätkö käteisvarasi kattamaan tulevat menot. Tämä epävarmuus saa usein yritysten omistajat etsimään parempaa tapaa havaita mahdolliset ongelmat ennen kuin ne häiritsevät liiketoimintaa.

Tässä oppaassa näytämme, miten voit käyttää QuickBooks Onlinen kassavirran suunnittelijaa ja taloushallinnon tekoälyä mahdollisten kassavajeiden tunnistamiseen ajoissa, ennusteen seuraamiseen luottavaisin mielin ja yksinkertaisen viikoittaisen rutiinin luomiseen, joka auttaa varautumaan tuleviin kassavajeisiin.

Miten QuickBooks Online auttaa havaitsemaan kassavirtaongelmat ajoissa

Kassavirtaongelmat ilmaantuvat harvoin ilman varoitusta. Intuit QuickBooks Online auttaa tunnistamaan varhaiset merkit yhdistämällä kassavirran suunnittelijan ja taloushallinnon tekoälyn. 

Kassavirran suunnittelija ennustaa tulevaa rahaliikennettä yhdistettyjen pankkitietojesi ja suunniteltujen tapahtumien perusteella, kun taas taloushallinnon tekoäly nostaa esiin poikkeavaa toimintaa, joka saattaa vaatia huomiotasi. 

Yhdessä ne antavat sinulle enemmän aikaa suunnitelmiesi muuttamiseen ennen kuin mahdolliset kassavajeet vaikuttavat liiketoimintaasi.

Edellytykset ennen QuickBooks Onlinen käyttöä kassavirtaongelmien havaitsemiseen ajoissa

Varmista ennen aloittamista, että QuickBooks Online -tilisi on määritetty tuottamaan tarkkoja kassavirtaennusteita. Oikeiden tietojen saatavuus auttaa kassavirran suunnittelijaa tuottamaan luotettavampia näkemyksiä ja antaa taloushallinnon tekoälylle tarvittavan kontekstin poikkeavan toiminnan havaitsemiseen.

Aloittamiseen tarvitset:

• QuickBooks Online -tilin, jolla on käyttöoikeus kassavirran suunnittelijaan.
• Yhdistetyt pankkitilit, jotta QuickBooks Online voi luoda ennusteita viimeaikaisen tapahtumahistoriasi perusteella.
• Ajantasaiset tapahtumatiedot kassavirtaennusteen tarkkuuden parantamiseksi.
• Monivaluuttaominaisuus poistettuna käytöstä, sillä kassavirran suunnittelija ei ole käytettävissä yrityksille, jotka käyttävät monivaluuttaominaisuutta.

Kun nämä edellytykset ovat kunnossa, olet valmis määrittämään kassavirran varhaisen varoitusjärjestelmän ja aloittamaan mahdollisten kassavajeiden seurannan ennen kuin ne vaikuttavat liiketoimintaasi.

Varhaisen varoitusjärjestelmän määrittäminen

Määritä Intuit QuickBooks Online alla olevien vaiheiden avulla, jotta voit tunnistaa mahdolliset kassavirtaongelmat ajoissa ja varautua tuleviin kassavajeisiin.

Vaihe 1. Avaa kassavirran suunnittelija

Avaa kassavirran suunnittelija ja tarkista ennuste, jonka QuickBooks Online muodostaa yhdistetyn pankkihistoriasi perusteella. Tästä ennusteesta tulee tulevien viikkojen lähtökohta.

[KUVAKAAPPAUS: vaihe 1 — kassavirran suunnittelijan ennustekaavio]

Vaihe 2. Lisää tulevat tapahtumat

Lisää tiedot, joita historia ei voi tietää. Lisää ennusteeseen tulevia tapahtumia, kuten laitehankinta, veronmaksu tai odotettavissa oleva suuri lasku. Nämä mitä jos -skenaariot muokkaavat ennustettasi muuttamatta kirjanpitotietojasi.

[KUVAKAAPPAUS: vaihe 2 — tulevan tapahtuman lisääminen ennusteeseen]

Vaihe 3. Tunnista tulevat kassavajeet

Etsi ennusteesta tulevia notkahduksia. Useiden viikkojen päähän ennustettu kassavaje antaa sinulle aikaa periä saatavia, lykätä menoja tai järjestää rahoitusta ennen tilanteen muuttumista kiireelliseksi. Jos sama kassavaje havaitaan vasta muutama päivä ennen sen toteutumista, vaihtoehtoja on huomattavasti vähemmän.

Vaihe 4. Tarkista taloushallinnon tekoälyn näkemykset

Tarkista, mitä QuickBooks Onlinen taloushallinnon tekoäly merkitsee tarkistuskertojen välillä. Etsi epätavallisia tapahtumia, päällekkäisiä kirjauksia tai saatavien poikkeamia, sillä kassavirtaongelmat alkavat usein pienistä epäsäännöllisyyksistä ennen kuin ne vaikuttavat käytettävissä olevaan käteiseen.

[KUVAKAAPPAUS: vaihe 4 — poikkeamailmoitus epätavallisesta tapahtumasta]

Vaihe 5. Varaa viikoittainen tarkistus

Varaa perjantaille viiden minuutin tarkistushetki. Avaa kassavirran suunnittelija, tarkista tulevien viikkojen ennuste ja reagoi kaikkiin muuttuneisiin tietoihin. Säännöllisyys on perusteellisuutta tärkeämpää. Nopea viikoittainen tarkistus on tehokkaampi kuin satunnainen perusteellinen analyysi.

Miltä onnistuminen näyttää

Tiedät järjestelmän toimivan, kun kassaa koskevissa keskusteluissa siirrytään reagoinnista suunnitteluun. 

Sen sijaan että sanoisit, "Meillä on kassavirtaongelma," sanot, "Meille saattaa tulla vaje muutaman viikon kuluttua, joten tässä on suunnitelmamme." 

Myöhästyneitä laskuja seurataan ennen kuin niistä tulee kassavirtaongelmia, suunnitellut kulut ajoitetaan ennusteen mukaan ja mahdollisiin vajeisiin puututaan, kun sinulla on vielä aikaa reagoida.

Yleiset virheet käytettäessä QuickBooks Onlinea kassavirtaongelmien havaitsemiseen ajoissa

Vältä näitä yleisiä virheitä saadaksesi tarkempia kassavirtaennusteita ja tunnistaaksesi mahdolliset ongelmat ennen kuin ne vaikuttavat yritykseesi.

Ennusteen pitäminen takeena

Kassavirran suunnittelija muodostaa ennusteen yhdistetyn pankkihistoriasi ja lisäämiesi tulevien tapahtumien perusteella. Pidä molemmat ajan tasalla, jotta ennuste vastaa sitä, mitä todella on edessä.

Suunnittelijan tarkasteleminen vain silloin, kun käteisvarat ovat vähissä

Siihen mennessä kun kassavaje näkyy pankkitililläsi, parhaat vaihtoehtosi saattavat olla jo menneet. Nopea viikoittainen tarkastelu auttaa tunnistamaan mahdolliset vajeet, kun sinulla on vielä aikaa toimia.

Keskittyminen vain tämän päivän saldoon

Terve pankkisaldo tänään ei takaa tervettä kassavirtaa ensi viikolla. Käytä kassavirran suunnittelijaa tarkastellaksesi tämän päivän saldoa pidemmälle ja tunnistaaksesi tulevat kassavajeet ennen kuin niistä tulee todellisia ongelmia.

Yhteenveto

Jos haluat jatkaa oppimista, tutustu Kassavirran hallinta-resursseihimme saadaksesi lisätietoja QuickBooks Onlinessa saatavilla olevista työkaluista. 

Toivotamme sinulle menestystä, kun kehität ennakoivampaa lähestymistapaa yrityksesi kassavirran hallintaan. Kun käytössäsi on oikeat toimintatavat ja työkalut, olet paremmin valmistautunut tunnistamaan mahdolliset kassavirtaongelmat ennen kuin niistä tulee suurempia haasteita.