Kuinka käyttää QuickBooks Onlinea reaaliaikaiseen talouden näkyvyyteen

Joku kysyy, miten yritykselläsi menee, ja vastauksen sijaan käyt läpi laskentataulukoita, vientitiedostoja ja raportteja vain saadaksesi luvut koottua yhteen. Kun kaikki on päivitetty, tiedot saattavat olla jo vanhentuneita.

QuickBooks Online auttaa ratkaisemaan tämän tarjoamalla reaaliaikaisen taloudellisen näkyvyyden yritykseesi. Tässä oppaassa näytämme, miten se otetaan käyttöön ja miten sen avulla tehdään tietoon perustuvia liiketoimintapäätöksiä.

QuickBooks Online reaaliaikaista taloudellista näkyvyyttä varten – yleiskatsaus

Intuit QuickBooks Online tarjoaa ajantasaisemman näkymän yritykseesi korvaamalla manuaalisesti päivitettävät laskentataulukot reaaliaikaisilla taloustiedoilla. 

Sen sijaan, että joutuisit odottamaan kuukauden loppuun ymmärtääksesi, miten yritykselläsi menee, näet tulot, kulut, kassavirran ja avoimet laskut yhdessä paikassa. 

Tämä helpottaa ongelmien havaitsemista varhaisessa vaiheessa, taloudellisiin kysymyksiin vastaamista nopeasti ja päätösten tekemistä ajantasaisen tiedon perusteella.

Näin se toimii

Kaikki alkaa yhdistämällä yrityksesi pankki- ja luottokorttitilit QuickBooks Onlineen.

Kun uusia tapahtumia tulee saataville, ne tuodaan automaattisesti, ja QuickBooks käyttää tekoälyavusteista luokittelua sekä aiempia tarkistuspäätöksiäsi niiden järjestämiseen.

Kun kirjanpitosi pysyy ajan tasalla, myös koontinäyttösi ja raporttisi pysyvät ajan tasalla. 

Voit saada yrityksestäsi nopean yleiskuvan koontinäytöltä tai perehtyä tietoihin tarkemmin esimerkiksi tuloslaskelman, taseen, rahavirtalaskelman ja myyntisaamisten ikääntymisraportin avulla. 

Näin voit tarkastella ajantasaisia taloustietoja yhdessä paikassa sen sijaan, että kokoaisit ne manuaalisesti eri lähteistä.

Näin rakennat reaaliaikaisen näkyvyyden QuickBooks Onlinessa

Noudata näitä vaiheita QuickBooks Onlinen käyttöönotossa ja pidä taloustietosi ajantasaisina ja helposti tarkasteltavina.

Ennakkoedellytykset ja käyttöönoton vaatimukset

Ennen kuin alat rakentaa reaaliaikaista taloudellista näkyvyyttä QuickBooks Onlinessa, varmista, että sinulla on kaikki tarvittava taloustietojesi pitämiseksi ajantasaisina ja täydellisinä.

• QuickBooks Online -tilaus (yhdistetyt pankkisyötteet, koontinäyttö ja vakiomuotoiset talousraportit ovat saatavilla kaikissa QuickBooks Online -paketeissa, kun taas Advanced sisältää tehokkaammat raportointi- ja koontinäyttöominaisuudet)
• Verkkopankkitunnukset jokaiselle yhdistettävälle yrityksen käyttö-, säästö- ja luottokorttitilille
• Kaikki tuotavat aiemmat taloustiedot sekä selkeä lähtökohta yrityksesi taloudellisen suorituskyvyn seurantaan

Kun nämä ovat valmiina, voit aloittaa QuickBooks Onlinen käyttöönoton saadaksesi paremman päivittäisen näkyvyyden yrityksesi tilanteeseen.

Vaiheet

Kun kaikki on paikallaan, rakenna reaaliaikaisen näkyvyyden työnkulku noudattamalla näitä vaiheita.

Vaihe 1. Yhdistä kaikki pankki- ja korttitilit

Reaaliaikainen näkyvyys alkaa pankkisyötteistäsi. 

Yhdistä kaikki yrityksesi käyttö-, säästö- ja luottokorttitilit, jotta QuickBooks voi tuoda uusimmat tapahtumat automaattisesti ja pitää kirjanpitosi ajan tasalla.

Vaihe 2. Käsittele luokittelujono tyhjäksi

Tarkista tuodut tapahtumat ja vahvista tai korjaa QuickBooksin ehdottamat luokat. 

Kun tarkistat tapahtumia ja teet korjauksia ajan mittaan, QuickBooks parantaa tulevia luokitteluehdotuksia, mikä vähentää manuaalista työtä.

Vaihe 3. Aloita jokainen tarkistus koontinäytöltä

Käytä koontinäyttöäsi yrityksesi nopeana yleiskuvana ennen yksityiskohtaisiin raportteihin siirtymistä. 

Tarkista sinulle tärkeimmät tiedot, kuten tilien saldot, kulut ja avoimet laskut, jotta huomaat nopeasti kaiken huomiota vaativan.

Vaihe 4. Valitse kolme raporttiasi

Useimmille kasvaville yrityksille nämä kolme raporttia tarjoavat hyvän lähtökohdan:

• Tuloslaskelma kannattavuuden mittaamiseen
• Rahavirtalaskelma sen ymmärtämiseen, mihin rahasi kuluvat
• A/R-ikäraportti maksamattomien asiakaslaskujen seuraamiseen

Tallenna nämä raportit haluamillasi päivämääräväleillä, jotta ne ovat aina yhden napsautuksen päässä.

Vaihe 5. Luo johdon raporttipaketti

Yhdistä esimerkiksi tuloslaskelma ja tase valmiin paketin, kuten Yrityksen yleiskatsauksen, avulla yhdeksi esityskelpoiseksi asiakirjaksi. 

Se on helppo tapa jakaa talouspäivityksiä kumppaneille, lainanantajille tai muille, jotka tarvitsevat yrityksesi taloudesta yhtenäisen kokonaiskuvan.

Vaihe 6. Lopeta taulukkolaskennan käyttö harkitusti

Jos siirryt manuaalisista taulukkolaskentataulukoista, harkitse molempien järjestelmien käyttämistä rinnakkain yhden raportointijakson ajan varmistaaksesi, että kaikki näyttää oikealta. 

Kun luotat QuickBooks-tietoihisi, käytä niitä taloustietojesi ensisijaisena lähteenä sen sijaan, että ylläpitäisit päällekkäisiä tietoja.

Vaihe 7. Varaa aikaa viikoittaiseen tarkasteluun

Varaa joka viikko 15 minuuttia koontinäyttösi tarkasteluun, uusien tapahtumien luokitteluun ja A/R-ikäraportin tarkistamiseen. 

Tämän kaltainen yksinkertainen rutiini auttaa havaitsemaan ongelmat aiemmin ja pysymään ajan tasalla yrityksesi tilanteesta koko kuukauden ajan.

Tältä onnistunut reaaliaikainen talousnäkyvyys QuickBooks Onlinessa näyttää

Ajattele seuraavaa kertaa, kun joku kysyy: "Miten yrityksellä menee tässä kuussa?" Sen sijaan, että avaisit useita taulukkolaskentataulukoita tai kokoaisit lukuja eri paikoista, avaat QuickBooks Onlinen. 

Uusimmat tapahtumasi on jo tuotu järjestelmään, koontinäyttösi näyttää yrityksen tilanteesta nopean yhteenvedon ja raportit ovat valmiina, jos tarvitset lisätietoja. 

Vain muutamassa minuutissa tiedät, mitä rahaa on tulossa ja menossa, kuka on sinulle vielä velkaa ja vaatiiko jokin asia huomiotasi.

Tiedät reaaliaikaisen talousnäkyvyytesi toimivan, kun näet kaiken tämän.

Sen sijaan, että käyttäisit aikaa taloustietojen kokoamiseen, voit käyttää aikasi perusteltujen liiketoimintapäätösten tekemiseen.

Yleiset vältettävät virheet ja ammattilaisvinkit

Pidä ennen lopettamista mielessä nämä yleiset virheet ja parhaat käytännöt, jotta saat kaiken hyödyn irti reaaliaikaisesta talousnäkyvyydestä QuickBooks Onlinessa.

Älä luo taulukkolaskennan monimutkaisuutta heti ensimmäisenä päivänä

Kaikkea ei tarvitse mukauttaa heti. Aloita koontinäytöstä ja muutamasta keskeisestä raportista ja kehitä työnkulkuasi yrityksesi kasvaessa. 

Yksinkertainen ja helposti ylläpidettävä määritys on paljon arvokkaampi kuin monimutkainen ratkaisu, jota käytät harvoin.

Älä käsittele raportteja kuukauden lopun tehtävinä

Reaaliaikainen talousnäkyvyys tuottaa arvoa vain, jos käytät sitä johdonmukaisesti. Jos odotat kuukauden loppuun talousraporttiesi tarkastelua, saatat menettää mahdollisuuksia tai jättää huomaamatta ongelmia, jotka olisi ollut helpompi ratkaista aiemmin.

Anna QuickBooksin oppia tarkastelupäätöksistäsi

Tarkastele QuickBooksin ehdottamia tapahtumaluokkia sen sijaan, että hyväksyisit ne automaattisesti. 

Kun vahvistat ja korjaat tuotuja tapahtumia jatkuvasti, QuickBooks parantaa ajan mittaan tulevia luokitteluehdotuksiaan. 

Intuitin vuonna 2025 tekemässä asiakaskyselyssä selvisi, että 45 % asiakkaista säästää noin 12 tuntia kuukaudessa tekoälypohjaisen pankkisyötteen avulla.

Vertaa raporttejasi viime vuoden samaan ajanjaksoon

Pelkkien viime kuukauden lukujen tarkastelu voi johtaa harhaan, etenkin jos yrityksesi toimintaan liittyy kausivaihteluita. Vuodesta toiseen saman ajanjakson vertaaminen antaa kasvusta ja pitkän aikavälin kehityksestä merkityksellisemmän kuvan.

Anna kirjanpitäjällesi suora käyttöoikeus

Sen sijaan, että viet laskentataulukoita tai lähetät raportteja sähköpostitse, kutsu kirjanpitäjäsi QuickBooks Onlineen, jotta työskentelette molemmat samojen ajan tasalla olevien taloustietojen parissa. 

Tämä auttaa vähentämään päällekkäistä työtä ja tekee yhteistyöstä paljon helpompaa.

Johtopäätös

Jos haluat jatkaa QuickBooks Onlinen tutkimista, tutustu QuickBooks Online -arvosteluumme saadaksesi lisätietoja sen ominaisuuksista, hinnoittelusta ja siitä, kenelle se sopii parhaiten, tai keskustele suoraan heidän tiiminsä kanssa aloittaaksesi.