Precisión del inventario: cómo calcularla & mejorarla

Independientemente del tamaño de tu tienda de comercio electrónico, vas a tener inventario que gestionar. Y tanto si haces un seguimiento de 50 productos diferentes como de 500.000, hay algo fundamental que sigue siendo igual: necesitas un recuento preciso del inventario.

Como seguramente puedes imaginar, la precisión del inventario desempeña un papel fundamental en la gestión de un negocio de comercio electrónico. Al fin y al cabo, si no sabes cuánto inventario tienes, no sabes cuánto puedes vender. 

No parece una buena forma de gestionar un negocio, ¿verdad?

La precisión del inventario afecta a muchos aspectos de tu negocio, desde las ventas y la percepción de la marca hasta las operaciones y la previsión del inventario. 

Sigue leyendo para obtener más información sobre qué es la precisión del inventario, por qué es tan importante, las consecuencias de las imprecisiones del inventario y mucho más.

¿Qué es la precisión del inventario?

La precisión del inventario es la diferencia entre lo que indica tu sistema que tienes y lo que realmente tienes en existencias. Esta cifra se expresa en forma de porcentaje. 

Por ejemplo, si tu librería especializada en terror tuviera 1.000 libros registrados en el inventario, pero un recuento real de 900 libros, la tasa de precisión de tu inventario sería del 90%. 

Tu público de aficionados al terror se sentirá muy decepcionado si pide un libro que tu sitio web indica que está disponible, pero el pedido se cancela posteriormente debido a un registro inexacto.

Sorprendentemente, el laboratorio RFID de la Universidad de Auburn descubrió que la tasa media de precisión del inventario de las tiendas minoristas se sitúa en torno al 65%. Esto significa que existe un margen de error de un tercio para la tienda minorista media en lo que respecta a sus recuentos de inventario.

Sin embargo, deberías aspirar a una tasa de precisión del inventario mucho más alta. 

Aunque alcanzar el 100% todo el tiempo no es realista, los estudios de referencia realizados por el Warehouse Education Research Council en el pasado situaron los niveles medianos de precisión del inventario en torno al 99,6%.

Esto significa que deberías aspirar a una tasa de precisión casi perfecta para satisfacer a los clientes. 

Al fin y al cabo, eso significa que el recuento de inventario de tu librería especializada en terror solo se desvía en cuatro libros, una tasa mucho mejor que se traduce en una decepción mucho menor para tu base de seguidores.

¿Por qué es tan importante la precisión del inventario?

Contar con un recuento preciso del inventario es esencial por muchas razones. 

Profundicemos en algunas de ellas para mostrar por qué realizar un seguimiento adecuado del inventario es una parte esencial de la gestión de un negocio de comercio electrónico de éxito.

Afecta a las ventas y a la rentabilidad

Mantener registros precisos del inventario ayuda a mejorar tus ventas y rentabilidad generales; los registros inexactos, por el contrario, producen el efecto opuesto.

Sergey Taver, director de marketing de Precision Watches, afirma:

La precisión del inventario es crucial porque afecta directamente a las ventas y a la rentabilidad. 

Un inventario preciso garantiza que los productos estén disponibles cuando los clientes los quieran, maximizando las oportunidades de venta y minimizando los costes innecesarios. 

También nos ayuda a gestionar nuestro flujo de caja de forma más eficaz al evitar el exceso de existencias o la falta de stock.

Y las cifras respaldan la opinión de Taver.

Una encuesta reveló que el 69% de clientes tienen menos probabilidades de volver a comprar contigo si su pedido se retrasa más de dos días.

Mantiene satisfechos a los clientes

Un porcentaje elevado de precisión también mejora la satisfacción del cliente. 

Connor Butterworth, director ejecutivo de Southwestern Rugs Depot, explica: “La precisión del inventario garantiza que podamos prometer la disponibilidad con confianza y entregar los productos a tiempo. Mantiene a los clientes satisfechos y fieles.”

El estratega de experiencia del cliente Mamdouh Mounir ha escrito un artículo completo en LinkedIn sobre la importancia de cumplir las promesas para el éxito empresarial. 

En palabras de Mounir:

Cuando cumples sistemáticamente tus promesas, ya se trate de la calidad del producto, los plazos de entrega del servicio o las características anunciadas, fomentas la fidelidad de los clientes. 

Es más probable que los clientes satisfechos vuelvan a comprar y se conviertan en defensores de tu marca, difundiendo recomendaciones positivas de boca en boca.

Chris Bajda, propietario de GroomsDay, está de acuerdo y afirma: “Mantener la precisión de nuestro inventario es como cumplir nuestra promesa a los clientes. Garantiza que tengamos disponibles los productos adecuados cuando los quieren, lo cual es crucial para ofrecer una experiencia de compra fluida.”

Y una experiencia de compra positiva puede tener un gran impacto en la forma en que un cliente percibe tu negocio:

Garantiza la eficiencia operativa

La precisión del inventario también garantiza que tus operaciones funcionen sin problemas y que tus procesos de gestión del inventario estén funcionando correctamente.

Como afirma Maggie Lv, gerente de Kabeier:

La precisión del inventario es crucial porque garantiza la eficiencia operativa. 

Los datos precisos del inventario nos ayudan a mantener niveles de existencias óptimos, reducir los costes de almacenamiento y evitar los problemas derivados de la falta o el exceso de existencias. 

Esta eficiencia se traduce en una experiencia de compra más fluida para nuestros clientes y en unos resultados más saludables para nuestro negocio.

Ayuda con las previsiones

Disponer de recuentos de inventario precisos también te ayuda a prever correctamente tu inventario. 

Al fin y al cabo, ¿cómo puedes prever correctamente las necesidades de reposición si trabajas con cifras de inventario completamente inexactas?

La importancia de la precisión del inventario abarca numerosos procesos, y trabajar con cifras que no reflejan tus recuentos físicos no contribuye en absoluto a mejorar el éxito de tu negocio de comercio electrónico.

Las consecuencias de un inventario inexacto

Ahora que sabes hasta qué punto es importante contar con un inventario preciso, hablemos de algunas de las consecuencias a las que puede enfrentarse tu empresa cuando trabaja con recuentos inexactos.

Falta de existencias

La falta de existencias, o una situación de falta de existencias, se produce cuando tu empresa se queda sin un producto o dispone de existencias insuficientes.

A veces, durante un periodo de demanda inesperada, esto puede ser inevitable. 

Pero, a menudo, se debe a que una empresa no se dio cuenta de que sus existencias estaban disminuyendo, algo que puede provocar un recuento de inventario inexacto.

Como explica Amanda Bunch, directora ejecutiva de la tienda de joyería para piercings BodyArtForms:

Cuando un artículo se agota de repente, se pierden ventas y los clientes se sienten decepcionados porque no pueden comprar el artículo que realmente quieren. 

Esto significa que no hay ingresos, que disminuye la fidelidad de los clientes y que estos pueden optar por recurrir a un competidor directo.

Andrew Grella, director ejecutivo de la marca de maquillaje para hombres Formen Makeup, está de acuerdo y afirma: “Cuando los clientes compran artículos que están agotados, se daña la confianza en la marca y pueden perderse ventas, además de generarse reseñas negativas.”

Otro experto del sector, Gabe Garcia, fundador de la tienda de premios para perros PierrePark, comparte lo siguiente:

Cuando los productos aparecen como disponibles, pero están agotados, los clientes se frustran y pueden recurrir a la competencia.

Esto no solo supone perder posibles ventas, sino que también daña la reputación de la marca y la confianza de los clientes.

Por lo tanto, la escasez de productos y las rupturas de stock son una consecuencia importante de unos registros de inventario inexactos.

Y esto se convierte en una especie de efecto dominó.

Alguien intenta realizar una compra. Tu producto está agotado. Se llevan una mala impresión, acuden a la competencia y recomiendan a sus amigos y familiares que eviten tu negocio. 

Todo porque no te diste cuenta de que te habías quedado sin el producto que querían.

Exceso de existencias

La otra cara de la misma moneda es el exceso de existencias, es decir, almacenar demasiado de un solo producto hasta el punto de no poder vender todo el stock. 

Esta es una consecuencia especialmente importante que se debe evitar si almacenas inventario perecedero, pero es importante para todas las empresas asegurarse de no estar perdiendo dinero.

Chris Putrimas, director ejecutivo del minorista de muebles de exterior Teak Warehouse, explica:

Si calculamos mal nuestros niveles de existencias, podemos acabar con demasiados artículos que no se venden, inmovilizando capital y espacio de almacenamiento. 

Esto afecta al flujo de caja y puede provocar mayores descuentos para liquidar el exceso de inventario.

Por lo tanto, el exceso de existencias puede provocar que el inventario se eche a perder, lo que, por supuesto, hace que no se pueda vender. 

Pero también significa que una gran parte de tu espacio de almacenamiento está ocupada por inventario que (a) no sabes que está ahí, (b) no se vende y (c) te deja menos espacio para el inventario que sí se vende.

No solo estás perdiendo dinero con el inventario que no se puede vender, sino que también pierdes dinero porque no puedes almacenar más productos que sí se venden.

Percepción negativa de la marca

Ya lo hemos mencionado brevemente, pero profundicemos un poco más. 

Cuando las personas no pueden comprar los productos que quieren de tu negocio, la percepción que tienen de tu marca empeora.

Relacionarse con tu marca se convierte en una fuente de frustración y las conversaciones sobre ella empiezan a ser más negativas. 

Sergey Taver, responsable de marketing del minorista de relojes Precision Watches, comparte: “Cuando los clientes piden productos que están agotados debido a errores de inventario, esto provoca cancelaciones y frustración. Esto reduce su confianza en tu marca y disminuye las compras recurrentes.” 

Proporciona un ejemplo que ocurrió en su propio negocio:

En una ocasión, un cliente pidió un reloj de edición limitada que se mostraba por error como disponible, lo que provocó una cancelación y la pérdida de confianza.

Cuando las personas empiezan a tener problemas para comprar en tu negocio, compartirán sus experiencias negativas con sus comunidades locales y en internet. 

Esto puede provocar una percepción más negativa de la marca y hacer que la gente no quiera darle una oportunidad a tu negocio.

Clientes insatisfechos

La percepción negativa de la marca suele producirse debido a clientes insatisfechos, otra consecuencia importante de unos registros de inventario inexactos.

Karen Chen, responsable de Journaling Supplies, explica:

He comprobado de primera mano cómo la precisión del inventario afecta directamente a la experiencia de nuestros clientes.

Cuando mantenemos un inventario preciso, los pedidos salen más rápido y evitamos las rupturas de stock o el exceso de existencias; básicamente, resolvemos dos problemas a la vez. 

Esto no solo hace que los clientes vuelvan, sino que también nos ayuda a mantener unos niveles de inventario optimizados, lo que mejora el rendimiento general de nuestro negocio.

Por eso es tan importante contar con un buen sistema de gestión de inventario. 

Ayuda a mejorar la satisfacción de los clientes y garantiza que puedas cumplir la promesa más básica de tu negocio a sus clientes: proporcionar los productos que afirma poder ofrecer.

Pérdida de ventas

Y, por último, una de las mayores consecuencias es que tu negocio puede perder ventas importantes. 

Generar y aumentar las ventas es la parte más básica de gestionar y hacer crecer un negocio de comercio electrónico.

Por eso, evitar pérdidas como esta es imperativo.

Rongzhong Li, director ejecutivo de la marca de mascotas robóticas Petoi, afirma: “Un inventario impreciso puede provocar pérdidas de ventas. Cuando los clientes piden artículos que están agotados, su pedido se cancela (lo que afecta a las ventas inmediatas) y la reputación de su negocio se ve perjudicada (erosionando la fidelidad de los clientes con el tiempo).”

Craig Sandeman, fundador del minorista de piezas de automóviles Engine Finder, está de acuerdo y explica:

Cuando nuestros datos de inventario no coinciden con los niveles reales de existencias, inevitablemente rechazamos a clientes que quieren comprar una pieza que aparentemente tenemos en stock, lo que provoca oportunidades de venta perdidas de forma inmediata.

No pierda ventas. 

Mejore la precisión del inventario mediante el uso de software de gestión de inventario y otras prácticas clave; hablaremos de ello en breve.

Cómo calcular la precisión del inventario

Ahora explicaremos cómo calcular la precisión del inventario. Ya sabe por qué es importante; ahora necesita obtener las cifras reales.

Para calcular la precisión de su inventario, deberá realizar un recuento real de sus existencias.

Puede obtener esta información mediante una auditoría completa del inventario o, como mínimo, un recuento cíclico del inventario.

Fórmula de precisión del inventario

La fórmula de precisión del inventario es fácil de seguir. Solo necesita dos cifras: el recuento de inventario registrado y el recuento de inventario real.

Después, utilice la siguiente fórmula para calcular su tasa de precisión del inventario:

Supongamos que gestiona un negocio de comercio electrónico llamado DrinkUp que vende distintos tipos de botellas de agua aislantes. 

Su recuento de inventario registrado es el siguiente:

• Botellas de 24 oz: 51
• Botellas de 32 oz: 92
• Botellas de 40 oz: 32
• Botellas de 64 oz: 20
• Vasos térmicos: 45

Esto le proporciona un total registrado de 240 productos.

Realiza una auditoría del inventario y descubre que su recuento real es:

• Botellas de 24 oz: 54
• Botellas de 32 oz: 76
• Botellas de 40 oz: 32
• Botellas de 64 oz: 15
• Vasos térmicos: 47

Esto le proporciona un recuento real de 224 productos.

Aplicando la fórmula anterior, su tasa total de precisión del inventario sería (224/240) x 100 = 93.3%, una tasa de precisión bastante buena, aunque todavía hay margen de mejora.

Deberá empezar a investigar por qué alguna de sus cifras no coincide, y también puede decidir calcular su tasa producto por producto para detectar otros problemas de discrepancias.

Cómo mejorar la precisión de su inventario

¿La tasa de precisión de su inventario no es muy buena este año? Puede que esté buscando consejos para mejorarla. 

A continuación, se presentan siete estrategias que pueden ayudarle a aumentar la tasa de precisión de su inventario y mantener un recuento más exacto.

Establezca procesos de recuento cíclico

Los procesos de recuento cíclico son recuentos de inventario más pequeños, que normalmente se centran en un único departamento, categoría o producto cada vez. 

Un análisis ABC del inventario, que divide los productos en grupos A, B y C según su valor, es un ejemplo de proceso de recuento cíclico.

Como la auditoría completa del inventario —que consiste en contar cada artículo del almacén— normalmente se realiza solo una vez al año, establecer recuentos cíclicos cada mes aproximadamente puede ayudarle a vigilar más de cerca su recuento de inventario real, reduciendo las imprecisiones a largo plazo.

Maggie Lv, gerente del mayorista de ropa infantil Kabeier, comparte que su equipo utiliza procesos de recuento cíclico para mantener una alta precisión del inventario.

Al contar periódicamente un subconjunto de los artículos del inventario, en lugar de realizar un recuento completo solo una vez al año, detectamos las discrepancias de forma temprana y hacemos los ajustes necesarios. 

Este enfoque nos permite mantener nuestros registros de inventario fiables y actualizados durante todo el año.

Estandarizar los procesos de control de inventario

El control de inventario se refiere al acto de controlar las cantidades de existencias o inventario, optimizar el almacenamiento para garantizar que haya suficiente espacio para todo lo que venderás durante un periodo determinado y realizar los pedidos adecuados para mantener los productos correctamente abastecidos y poder satisfacer las ventas.

Es una parte importante de la gestión de inventario, y estandarizar los procesos de control de inventario puede desempeñar un papel fundamental en la mejora de la precisión de tu inventario. 

Si puedes tener control sobre qué inventario entra, cuándo y por qué, tu proceso de gestión de inventario estará mejor preparado para mantener registros precisos.

Utilizar tecnología de códigos de barras y RFID

El escaneo de códigos de barras y la tecnología RFID son funciones de los sistemas de inventario en tiempo real, un enfoque moderno para la gestión de inventario y una excelente manera de mejorar la precisión de tus recuentos de inventario.

Robert Khachatryan, director ejecutivo de Freight Right Global Logistics, comparte:

Una estrategia eficaz para mejorar la precisión del inventario es implementar la tecnología de códigos de barras y RFID.

Estas tecnologías automatizan el seguimiento del inventario, reducen los errores humanos y proporcionan visibilidad en tiempo real de los niveles de existencias.”

Continúa: “Con RFID, por ejemplo, las empresas pueden realizar un seguimiento de los artículos a lo largo de toda la cadena de suministro, desde el almacén hasta la entrega, garantizando que los datos del inventario estén siempre actualizados y sean precisos. Esto se traduce en recuentos de inventario más exactos, un mejor cumplimiento de los pedidos y una toma de decisiones más acertada basada en datos en tiempo real.”

Realizar auditorías periódicas

Como hemos mencionado, una auditoría completa suele realizarse anualmente, mientras que los recuentos cíclicos pueden llevarse a cabo con mayor frecuencia. 

Sin embargo, si observas que tu empresa tiene dificultades para mejorar su índice de precisión del inventario, puede ser conveniente que tu equipo realice auditorías completas con mayor frecuencia para mejorar la precisión de los pedidos.

Sí, puede causar interrupciones. 

Tendrás que hacer cálculos para determinar si una breve pausa en las operaciones es una opción mejor que las ventas perdidas o las pérdidas de inventario derivadas de recuentos imprecisos.

Formar a tu personal

Otra forma de mejorar la gestión de inventario en su conjunto, además de tu índice de precisión, es asegurarte de dedicar suficiente tiempo a formar a tu personal para que sepa gestionar, contar y manipular correctamente el inventario.

Optimiza tu proceso de incorporación para que todas las personas que trabajen con tu inventario reciban una formación completa, reduciendo las probabilidades de que las existencias se pierdan o se manipulen incorrectamente.

Crear canales de comunicación claros

Parte de la formación y de la mejora de la plantilla consiste en crear canales de comunicación claros. 

Esto garantiza que cualquier persona involucrada en el abastecimiento de inventario, la gestión del almacén, los envíos, etc., sepa exactamente con quién hablar sobre posibles problemas y quién está a cargo de cada área.

Definir claramente estos canales de comunicación ayuda a evitar que los problemas pasen desapercibidos durante largos periodos de tiempo, lo que puede provocar una precisión del inventario aún menor.

Implementar un software sólido de gestión de inventario

Por último, implementa el software de gestión de inventario adecuado para poder gestionar todos estos procesos desde una perspectiva global, asegurándote de que las automatizaciones apropiadas estén configuradas, de depender menos de las hojas de cálculo y de optimizar el seguimiento del inventario.

Consulta las principales funciones del software de gestión de inventario para seleccionar las que sean más importantes para ti. Funciones como:

• Seguimiento de SKU para evitar la merma de inventario
• Categorización de productos para realizar recuentos cíclicos
• Alertas de existencias bajas para poder satisfacer la demanda de los clientes
• Compra automática de nuevas existencias
• Gestión de pedidos y cumplimiento

Chen, de Journaling Supplies, explica por qué esto es tan importante, diciendo

Este tipo de software integra el seguimiento en tiempo real, las actualizaciones automatizadas y los informes exhaustivos, lo que ayuda a minimizar las discrepancias y garantiza que los niveles de inventario sean constantemente precisos. 

Al centralizar los datos del inventario y automatizar los procesos, las empresas pueden reducir los errores y agilizar sus operaciones.

Como nos encanta pensar y hablar sobre software en The Retail Exec, puedes apostar a que tenemos opiniones sobre los mejores sistemas de gestión de inventario.

Echa un vistazo a nuestras 10 mejores opciones aquí:

Reflexiones finales

Mejorar la precisión del inventario debería ser una prioridad importante para cualquier empresa de comercio electrónico. 

Garantizar que dispones de un recuento lo más preciso posible de los productos disponibles ayuda a evitar la pérdida de ingresos y la insatisfacción de los clientes. Elegir la herramienta de gestión de inventario adecuada puede ayudarte.

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