Precisión del Inventario: Cómo Calcularla y Mejorarla
¡El Conteo de Inventario Importa!: Sin importar el tamaño de tu tienda online, tener conteos de inventario precisos es crucial para gestionar el stock y las ventas eficientemente.
La Precisión es Igual a Eficiencia: Una gestión adecuada del inventario asegura que vendas exactamente lo que tienes, previniendo problemas como la sobreventa o falta de stock.
¿Demasiado Stock o Poco?: Gestionar inventarios que van desde 50 hasta 500,000 productos requiere un sistema consistente y eficaz para mantener el control.
El Inventario es el Rey: Conocer el nivel exacto de tu inventario te permite tomar decisiones informadas sobre reposición y estrategias de venta.
¡No Adivines, Cuenta!: Un conteo de inventario preciso es esencial para saber cuántos productos puedes vender con confianza.
No importa el tamaño de tu tienda de comercio electrónico, siempre tendrás algo de inventario para gestionar. Y tanto si estás gestionando 50 productos diferentes como 500,000, hay algo clave que no cambia: necesitas un recuento de inventario preciso.
Como podrás imaginar, la exactitud del inventario juega un papel fundamental en la gestión de un negocio de comercio electrónico. Al fin y al cabo, si no sabes cuánto inventario tienes, no sabes cuánto puedes vender.
No parece una buena forma de gestionar un negocio, ¿verdad?
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La exactitud del inventario afecta muchos aspectos de tu negocio: desde las ventas y la percepción de la marca, hasta las operaciones y la previsión de inventario.
Sigue leyendo para saber más sobre qué es la exactitud del inventario, por qué es tan crítica, sus consecuencias y mucho más.
¿Qué es la exactitud del inventario?
La exactitud del inventario es la diferencia entre lo que tu sistema dice que tienes y lo que realmente tienes en stock. Este número se presenta en forma de porcentaje.
Por ejemplo, si tu librería de terror tiene 1,000 libros en su registro de inventario, pero un conteo real de 900 libros, tu tasa de exactitud del inventario sería del 90%.
Tu audiencia de entusiastas del terror se va a llevar una gran decepción si pide un libro que tu sitio dice que está disponible, pero luego su pedido es cancelado por un registro inexacto.
Sorprendentemente, el Auburn University RFID Lab descubrió que la tasa de exactitud promedio del inventario en las tiendas minoristas está cerca del 65%. Esto significa que existe un margen de error de un tercio en el conteo de inventario de la tienda minorista promedio.
Sin embargo, deberías apuntar a una tasa de exactitud del inventario mucho más alta.
Si bien es irreal mantener el 100% en todo momento, estudios comparativos realizados por el Warehouse Education Research Council en el pasado situaban los niveles medios de exactitud del inventario cerca del 99.6%.
Esto significa que debes apuntar a una tasa de exactitud casi perfecta para satisfacer a tus clientes.
Después de todo, eso implica que tu conteo de inventario en la librería de terror solo tiene un desajuste de cuatro libros, lo cual genera una decepción mucho menor en tu base de fans.
¿Por qué es tan importante la exactitud del inventario?
Tener un conteo de inventario preciso es esencial por muchas razones.
Exploremos algunas de ellas para demostrar por qué realizar un seguimiento adecuado del inventario es una parte esencial de la gestión exitosa de un negocio de comercio electrónico.
Impacta ventas y rentabilidad
Mantener registros de inventario precisos ayuda a mejorar tus ventas y rentabilidad generales — y los registros inexactos, pues, logran lo contrario.
Sergey Taver, Gerente de Marketing en Precision Watches, dice:
La exactitud del inventario es crucial porque impacta directamente en las ventas y la rentabilidad.
Un inventario preciso asegura que los productos estén disponibles cuando los clientes los quieren, maximizando las oportunidades de venta y minimizando los costos innecesarios.
También nos ayuda a gestionar nuestro flujo de caja de forma más eficaz, evitando exceso o falta de stock.
Y los números confirman el argumento de Taver.
Una encuesta encontró que el 69% de los clientes son menos propensos a volver a comprar si su pedido se retrasa más de dos días.
Mantiene contentos a los clientes
Un porcentaje alto de exactitud también mejora la satisfacción de los clientes.
Connor Butterworth, CEO de Southwestern Rugs Depot, explica, “La exactitud del inventario nos permite prometer con confianza la disponibilidad y entregar productos a tiempo. Eso mantiene a los clientes felices y leales.”
El estratega de experiencia del cliente Mamdouh Mounir ha escrito un artículo completo en LinkedIn sobre la importancia del cumplimiento de promesas para el éxito empresarial.
En palabras de Mounir:
Cuando cumples de forma consistente tus promesas, ya sea en la calidad del producto, los plazos de entrega del servicio o las características anunciadas, cultivas la lealtad del cliente.
Los clientes satisfechos tienen más probabilidades de convertirse en compradores recurrentes y defensores de tu marca, difundiendo recomendaciones positivas de boca en boca.
Chris Bajda, propietario de GroomsDay, está de acuerdo y dice, “Mantener nuestro inventario actualizado es como mantener nuestra promesa con los clientes. Nos asegura tener los productos adecuados disponibles cuando los quieren, lo cual es crucial para brindar una experiencia de compra fluida.”
Y una experiencia de compra positiva puede tener un gran impacto en cómo un cliente percibe tu negocio:
Garantiza la eficiencia operativa
La exactitud del inventario también garantiza que tus operaciones funcionen sin problemas y que tus procesos de gestión de inventario estén funcionando.
Como dice Maggie Lv, gerente en Kabeier:
La precisión del inventario es crucial porque garantiza la eficiencia operativa.
Los datos precisos de inventario nos ayudan a mantener niveles óptimos de existencias, reducir los costos de almacenamiento y evitar los peligros de la rotura de stock o el exceso de inventario.
Esta eficiencia se traduce en una experiencia de compra más fluida para nuestros clientes y un resultado financiero más saludable para nuestro negocio.
Ayuda con la previsión de inventario
Tener recuentos de inventario precisos también te ayuda a prever adecuadamente tus necesidades de inventario.
Después de todo, ¿cómo puedes predecir las necesidades de reposición si trabajas con números de inventario completamente incorrectos?
La importancia de la precisión en el inventario abarca numerosos procesos y trabajar con cifras que no reflejan tus recuentos físicos no contribuye en nada a mejorar el éxito de tu tienda online.
Reordenar manualmente es cosa del 2012. Automatiza como un profesional con un software de reposición de inventario que sabe lo que necesitas antes que tú.
Las consecuencias de un inventario inexacto
Así que ahora que sabes lo importante que es tener un inventario exacto, hablemos sobre algunas de las consecuencias con las que tu negocio puede tropezar al lidiar con recuentos inexactos.
Faltantes de stock
Un faltante de stock, o un evento de producto agotado, sucede cuando tu negocio se queda sin existencias o tiene existencias insuficientes de un producto.
A veces, durante un periodo de demanda inesperada, esto puede ser inevitable.
Pero muchas veces es porque la empresa no se dio cuenta de que estaba quedándose sin inventario, algo a lo que puede llevar un recuento inexacto del inventario.
Como explica Amanda Bunch, directora ejecutiva de la tienda de joyas para piercing corporal BodyArtForms:
Cuando un artículo se agota de repente, se pierden ventas y hay clientes decepcionados que no pueden comprar el producto que realmente desean.
Esto significa que no hay ingresos, disminuye la lealtad del cliente y los clientes pueden optar por irse directamente con un competidor.
Andrew Grella, CEO de la marca de maquillaje para hombres Formen Makeup, está de acuerdo y dice: “Cuando los clientes compran artículos que están agotados, se daña la confianza en la marca y puede resultar en ventas perdidas y reseñas negativas.”
Otro experto del sector, Gabe Garcia, fundador de la tienda de premios para perros PierrePark, comparte:
Cuando los productos se muestran como disponibles pero están agotados, los clientes se frustran y pueden recurrir a la competencia.
Esto no solo supone la pérdida de ventas potenciales, sino que también daña la reputación de tu marca y la confianza de los clientes.
Así que, la escasez de productos y la falta de existencias son una gran consecuencia de llevar registros de inventario inexactos.
Y se convierte en una especie de efecto dominó.
Alguien intenta realizar una compra. Tu producto está agotado. Esa persona termina con una mala impresión, se dirige a la competencia y recomienda a sus amigos y familiares que eviten tu negocio.
Todo porque no te diste cuenta de que habías agotado un producto que querían.
Sobreabastecimiento
La otra cara de la moneda es el sobreabastecimiento—o almacenar demasiada cantidad de un producto hasta el punto de no poder vender todo tu stock.
Esta es una consecuencia especialmente importante a evitar si gestionas inventario perecedero, pero es relevante para cualquier negocio que quiera evitar perder dinero.
Chris Putrimas, CEO del minorista de muebles de exterior Teak Warehouse, explica:
Si juzgamos mal nuestros niveles de stock, podemos terminar con demasiados artículos que no se venden, lo que inmoviliza capital y espacio de almacenamiento.
Esto impacta el flujo de caja y puede llevar a descuentos más altos para liquidar el exceso de inventario.
Así que, el sobreabastecimiento puede provocar que el inventario se eche a perder—lo cual, por supuesto, es invendible.
Pero también significa que gran parte de tu espacio de almacén está ocupado por inventario que (a) no sabes que tienes, (b) no se está vendiendo, y (c) te deja con menos espacio para el inventario que sí se está vendiendo.
No solo estás perdiendo dinero en inventario invendible, sino que además pierdes dinero porque no puedes almacenar más productos que sí se venden.
Baja percepción de la marca
Ya lo hemos mencionado brevemente, pero vamos a profundizar un poco más.
Cuando la gente no puede comprar los productos que quiere en tu negocio, disminuye la percepción que tiene de tu marca.
Trabajar con tu marca se convierte en una frustración y las conversaciones sobre tu marca empiezan a ser más negativas.
Sergey Taver, Director de Marketing en la tienda de relojes Precision Watches, comparte: “Cuando los clientes piden productos que están agotados debido a errores de inventario, esto conduce a cancelaciones y frustración. Esto disminuye su confianza en tu marca y reduce las compras recurrentes.”
Él expone un ejemplo ocurrido en su propio negocio:
Una vez tuvimos un cliente que pidió un reloj de edición limitada que se mostró disponible por error, lo que llevó a una cancelación y pérdida de confianza.
Cuando la gente empieza a tener problemas para comprar en tu negocio, compartirá sus experiencias negativas con su comunidad local y en línea.
Esto puede llevar a una menor percepción de la marca y hacer que la gente no quiera darle una oportunidad a tu negocio.
Clientes insatisfechos
La baja percepción de la marca suele ocurrir por clientes insatisfechos—otra gran consecuencia de mantener registros de inventario inexactos.
Karen Chen, gerente en Journaling Supplies, explica:
He visto de primera mano cómo la precisión del inventario impacta directamente la experiencia de nuestros clientes.
Cuando mantenemos nuestro inventario preciso, los pedidos se envían más rápido y evitamos rupturas de stock o sobreabastecimiento—básicamente resolvemos dos problemas a la vez.
Esto no solo hace que los clientes vuelvan, sino que también nos ayuda a mantener niveles de inventario óptimos, lo que mejora nuestro rendimiento comercial general.
Es por eso que es tan importante tener un buen sistema de gestión de inventario.
Ayuda a mejorar la satisfacción del cliente y garantiza que puedas cumplir la promesa más básica de tu negocio a tus clientes: proporcionar los productos que dices que puedes ofrecer.
Ventas perdidas
Y finalmente, una de las mayores consecuencias es que tu negocio puede perder ventas importantes.
Generar y aumentar ventas es la parte más básica de operar y hacer crecer un negocio de comercio electrónico.
Así que evitar pérdidas como esta es fundamental.
Rongzhong Li, CEO de la marca de mascotas robot Petoi, dice: “Un inventario inexacto puede llevar a la pérdida de ventas. Cuando los clientes piden artículos que están agotados, su pedido es cancelado (lo que afecta las ventas inmediatas) y la reputación de tu negocio se daña (erosionando la lealtad del cliente con el tiempo).”
Craig Sandeman, fundador de la tienda de repuestos para autos Engine Finder, coincide y explica:
Cuando los datos de nuestro inventario difieren de los niveles reales de stock, inevitablemente rechazamos a clientes que quieren comprar una pieza que aparentemente está disponible, lo que lleva a perder oportunidades de venta de inmediato.
No pierdas ventas.
Mejora la precisión del inventario mediante el uso de software de gestión de inventario y otras prácticas clave—pronto veremos más sobre esto.
Cómo calcular la precisión del inventario
Ahora expliquemos cómo calcular la precisión del inventario. Ya sabes por qué es importante—ahora necesitas obtener los números reales.
Para calcular la precisión de tu inventario, deberás tener un conteo real de tus existencias.
Puedes encontrar esta información a través de una auditoría completa de inventario—o al menos con un conteo cíclico de existencias.
Fórmula para la precisión del inventario
La fórmula para calcular la precisión del inventario es fácil de seguir. Solo necesitas dos números: el conteo registrado de tu inventario y tu conteo real de inventario.
Luego utiliza la siguiente fórmula para calcular tu tasa de precisión de inventario:
Tasa de precisión del inventario = (Conteo real de inventario / Conteo registrado de inventario) x 100
Supongamos que gestionas un negocio de comercio electrónico llamado DrinkUp que vende diferentes tipos de botellas de agua térmicas.
La cantidad registrada de tu inventario es la siguiente:
- Botellas de 24 oz: 51
- Botellas de 32 oz: 92
- Botellas de 40 oz: 32
- Botellas de 64 oz: 20
- Vasos térmicos: 45
Esto te da un total registrado de 240 productos.
Realizas una auditoría de inventario y descubres que tu conteo real es:
- Botellas de 24 oz: 54
- Botellas de 32 oz: 76
- Botellas de 40 oz: 32
- Botellas de 64 oz: 15
- Vasos térmicos: 47
Esto te da un conteo real de 224 productos.
Usando la fórmula de arriba, tu tasa total de precisión de inventario sería (224/240) x 100 = 93.3%, lo cual es bastante bueno—aunque aún hay margen de mejora.
Deberías comenzar a investigar las razones por las que alguno de tus números no cuadran, y también podrías calcular la tasa de precisión producto por producto para detectar otros problemas de discrepancia.
Cómo mejorar la precisión de tu inventario
¿La tasa de precisión de tu inventario no pinta bien este año? Quizás estés buscando consejos para mejorarla.
Aquí tienes siete estrategias que pueden ayudarte a aumentar la precisión de tu inventario y mantener un conteo más exacto.
Implementa procesos de conteo cíclico
Los procesos de conteo cíclico son recuentos de inventario más pequeños, normalmente centrados en un solo departamento, categoría o producto a la vez.
Un análisis ABC de inventario—que agrupa los productos en categorías A, B y C según su valor—es un ejemplo de estos procesos de conteo cíclico.
Como la auditoría completa de inventario—contando cada uno de los artículos en tu almacén—normalmente solo se realiza una vez al año, implementar conteos cíclicos cada mes aproximadamente puede ayudarte a vigilar tu conteo real de inventario, reduciendo las inexactitudes a largo plazo.
Maggie Lv, gerente de la mayorista de ropa infantil Kabeier, comparte que su equipo utiliza procesos de conteo cíclico para mantener una alta precisión de inventario.
Al contar regularmente un subconjunto de artículos de inventario, en lugar de realizar un conteo completo solo una vez al año, detectamos discrepancias temprano y hacemos los ajustes necesarios.
Este enfoque nos permite mantener los registros de inventario confiables y actualizados durante todo el año.
Estandariza los procesos de control de inventario
El control de inventario se refiere al acto de controlar tus existencias o cantidades de inventario, optimizando el almacenamiento para asegurar que tengas suficiente espacio para todo lo que venderás en un período determinado, y realizando los pedidos correctos para mantener el producto adecuadamente abastecido y poder cumplir con las ventas.
Es una parte importante de la gestión de inventario, y estandarizar tus procesos de control de inventario puede jugar un papel fundamental en mejorar la exactitud de tu inventario.
Si puedes tener control sobre qué inventario está entrando, cuándo y por qué, tu proceso de gestión de inventario estará mejor preparado para mantener registros precisos.
Utiliza tecnología de códigos de barras y RFID
El escaneo de códigos de barras y la tecnología RFID son características de los sistemas de inventario en tiempo real, un enfoque moderno para la gestión de inventario y una excelente manera de mejorar la precisión en tus conteos de inventario.
Robert Khachatryan, CEO de Freight Right Global Logistics, comparte:
Una estrategia efectiva para mejorar la exactitud del inventario es la implementación de tecnología de códigos de barras y RFID.
Estas tecnologías automatizan el seguimiento del inventario, reduciendo el error humano y proporcionando visibilidad en tiempo real de los niveles de stock.”
Continúa, “Con RFID, por ejemplo, las empresas pueden rastrear los artículos a lo largo de toda la cadena de suministro, desde el almacén hasta la entrega, garantizando que los datos de inventario estén siempre actualizados y sean precisos. Esto conduce a conteos de inventario más precisos, mejor cumplimiento de pedidos y una mejor toma de decisiones basada en datos en tiempo real.”
Realiza auditorías regulares
Como mencionamos, una auditoría completa suele realizarse anualmente, mientras que los recuentos cíclicos pueden ocurrir con mayor frecuencia.
Sin embargo, si descubres que tu empresa tiene dificultades para mejorar su tasa de precisión de inventario, puede ser conveniente que tu equipo realice auditorías completas con mayor frecuencia para mejorar la exactitud de los pedidos.
Sí, puede causar interrupciones.
Deberás hacer los cálculos para determinar si una breve pausa en las operaciones es mejor opción que las ventas o inventario perdidos por conteos inexactos.
Capacita a tu personal
Otra manera de mejorar la gestión de inventario en general—y también tu tasa de exactitud—es asegurarte de dedicar el suficiente tiempo a capacitar a tu personal para que sepan cómo gestionar, contar y manejar el inventario correctamente.
Optimiza tu proceso de inducción para que todos los que trabajen con tu inventario estén completamente capacitados, reduciendo la probabilidad de que se pierda o malmaneje stock.
Crea canales de comunicación claros
Parte de la formación y mejora del personal implica crear canales de comunicación claros.
Esto hace que cualquier persona involucrada en el abastecimiento de inventario, la gestión de almacenes, el envío, etc., sepa exactamente con quién hablar sobre posibles problemas y quién está a cargo de qué áreas.
Tener estos canales de comunicación claramente definidos ayuda a evitar que las cosas se pierdan de vista durante largos períodos de tiempo, lo que puede llevar a una exactitud de inventario aún más baja.
Implementa un software robusto de gestión de inventario
Finalmente, implementa el software de gestión de inventario adecuado para que todos estos procesos puedan ser gestionados desde una vista general, asegurando que las automatizaciones correctas estén en su lugar, las hojas de cálculo no sean tan necesarias y el seguimiento de inventario esté optimizado.
Explora las características clave de la gestión de inventario para elegir las más importantes para ti. Características como:
- Seguimiento de SKU para evitar la disminución de inventario
- Clasificación de productos para recuentos cíclicos
- Alertas de bajo inventario para poder satisfacer la demanda del cliente
- Compra automática de nuevo stock
- Gestión y cumplimiento de pedidos
Chen, de Journaling Supplies, explica por qué esto es tan importante, diciendo
Dicho software integra seguimiento en tiempo real, actualizaciones automáticas e informes completos, lo que ayuda a minimizar las discrepancias y garantiza que los niveles de inventario sean constantemente precisos.
Al centralizar los datos de inventario y automatizar los procesos, las empresas pueden reducir errores y agilizar sus operaciones.
Como nos encanta pensar y hablar sobre software en The Retail Exec, puedes apostar que tenemos opiniones sobre los mejores sistemas de gestión de inventario.
Échale un vistazo a nuestros 10 favoritos aquí:
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Reflexiones finales
Mejorar la precisión del inventario debería ser una prioridad importante para cualquier empresa de ecommerce.
Asegurarte de contar con una cifra lo más precisa posible sobre tus productos en stock ayuda a evitar pérdidas de ingresos y clientes insatisfechos. Elegir la herramienta adecuada de gestión de inventario puede ayudar.
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Preguntas frecuentes sobre precisión de inventario
Para finalizar, respondamos brevemente algunas preguntas que puedan estar rondando tu cabeza.
¿Cuál es la tasa promedio de precisión de inventario?
Según los datos más recientes, la tasa promedio de precisión de inventario se sitúa alrededor del 65%. Sin embargo, esto es extremadamente bajo y deberías aspirar a una cifra mucho mayor.
¿Qué se considera una buena tasa de precisión de inventario?
Una buena tasa de precisión de inventario es lo más cercana posible al 100%—aunque un estudio encontró que la mediana es del 99,6% y las empresas de mejores resultados alcanzan hasta el 99,98%.
¿Con qué frecuencia se deben realizar conteos cíclicos?
Deberías hacer conteos cíclicos tan frecuentemente como sea posible. Mientras que el conteo físico completo de inventario puede ocurrir solo una vez al año, tu programa de recuento cíclico debe incluir conteos cada mes o al menos cada trimestre.
¿Cuáles son las causas comunes de una baja precisión en inventario?
Un sistema deficiente de gestión de inventario o de almacenes (WMS) puede conducir a informes inexactos de inventario. El inventario extraviado o perdido, la tecnología obsoleta, el personal mal capacitado y el mal registro electrónico también pueden ser causas de registros de inventario imprecisos.
