E-handelens forsendelsesproces: En komplet guide

De fleste interaktioner med kunder inden for e-handel finder sted online – de gennemser, klikker og interagerer via e-mail eller chat. 

Men i det øjeblik de afgiver en ordre, bliver dit brand mere håndgribeligt og mere virkeligt for dem. Det er, som om din onlineidentitet pakker en kuffert, sammen med deres ordre, og træder ind i den virkelige verden, klar til at møde dem ansigt til ansigt.

Utallige faser, fra produktets tilblivelse til smart markedsføring, har bragt dig frem til dette afgørende øjeblik. 

Og du får én klar chance for at levere (ordspil tilsigtet). Derfor fokuserer vi i dette blogindlæg på den sidste fase: din forsendelsesproces. 

Hvad er forsendelsesprocessen inden for e-handel?

Forsendelsesprocessen inden for e-handel omfatter flere trin, der begynder med modtagelsen af en ordre og slutter med, at den ankommer sikkert til kundens dør.

Her er et eksempel: Da Hannah bestiller læbeolie fra det fiktive brand Gaia Cosmetics, sætter hendes køb en række handlinger i gang.

Varen plukkes og pakkes på Gaias lager, sendes og leveres derefter.

Men set fra Gaia Cosmetics' perspektiv sker denne proces ikke bare helt problemfrit. 

Hvert trin kræver nøje overvejelse, fra lagerføring og ordrebehandling til koordinering med deres partnere. 

Alt skal fungere sammen for at sikre, at Hannahs pakke ankommer i god stand og til tiden. 

Så hvordan sikrer du, at din egen forsendelsesproces altid forløber problemfrit? Lad os gennemgå de vigtigste faser for at se, hvor du kan skabe værdi.

6 vigtige faser i forsendelsesprocessen inden for e-handel

Forsendelse handler om mere end at pakke og afsende pakker. 

Selv en lille flaskehals (f.eks. at glemme at scanne en produktstregkode) kan udløse en kædereaktion, der forsinker hele processen.

I dette afsnit opdeler vi den typiske arbejdsgang for forsendelse inden for e-handel i definerede faser – før forsendelse, under forsendelse og efter forsendelse – for at identificere, hvor forsinkelser opstår.

1. Modtag og verificer ordrer

Modtagelse og verificering af ordrer handler alt sammen om kvalitetskontrol. 

På dette tidspunkt gennemgår ordreopfyldelsesteamet alt en ekstra gang – fra produktvalg og antal til kundespecifikke ønsker – før produkterne sendes videre til behandling. 

Disse procedurer opdager udsolgte varer, uoverensstemmelser i præferencer eller dubletordrer før de bliver til problemer.

Tidlig verificering af ordrer hjælper dig med at forebygge dyre fejl, såsom ekspreslevering eller bestilling af nødlager, der kan føre til unødvendige udgifter senere.

2. Behandl og klargør ordrer

Efter godkendelsen sætter ordreopfyldelsesteamet varerne i kø til ordrebehandling og kommunikerer de verificerede ordreoplysninger til det team, der står for plukning og pakning.

Alle afdelinger skal kunne se den aktuelle ordrestatus, så alle kan håndtere den i fællesskab uden at placere skyld hos hinanden i tilfælde af forsinkede eller ikke-opfyldte ordrer.

Mere end 75 % af lagrene kan i dag behandle og afsende ordrer inden for 3 timer.  

Med problemfri ordrebehandling kan du standardisere lagerdriften og nå dette referencepunkt.

3. Pluk og pak varer

På dette tidspunkt går lagerteamet i gang med at plukke og pakke varerne til forsendelse. 

Nogle lagre bruger pluklister. Disse dokumenter, som enten er trykte eller digitale, viser varerne, antallet og lagerplaceringerne.

I nogle opsætninger bruger medarbejderne stemmestyrede plukkesystemer eller håndholdte scannere, der fører dem direkte til de rigtige hylder.

Disse strategier hjælper med at spare tid på at gå tilbage og lede rundt, når ordrer skal plukkes og pakkes.

Forkerte forsendelser står for 37 % af onlinehandelens returvarer, så brug tid på at perfektionere denne fase, så du ikke senere skal håndtere mulige følgevirkninger.

Forfatterens bemærkning:

Vi har samlet nogle af de bedste programmer til plukning og pakning løsninger samt tjenester til ordrebehandling med plukning og pakning. Se dem, hvis du vil opgradere din drift.

4. Vælg transportører, og koordiner med dem

Transportørerne håndterer den fysiske flytning af varer fra lageret til kundens dør. 

Tæt koordinering med dem optimerer forsendelsesdriften med hensyn til omkostninger og leveringshastighed.

Hvis du kun arbejder med én transportør, sender logistik- eller ordrestyringssystemet automatisk alle ordrer til denne udbyder.

Hvis der er flere logistikudbydere, vælger dit system den optimale til opgaven. Det tager højde for omkostningseffektivitet, leveringstider eller geografisk dækning. 

Ellers kan logistikteamet arrangere afhentning eller aflevering manuelt.

Forsinkelser hos transportører eller problemer med tilgængeligheden er uundgåelige. Som en løsning arbejder 63 % af virksomhederne sammen med to til tre kurérer.

Diversificerede forsendelsesmetoder og flere kurérer fungerer som et sikkerhedsnet på dette trin. De hjælper med at begrænse overskredne leveringsvinduer eller længere leveringstider, selv ved uventede forstyrrelser.

5. Send og spor ordrer

Når alt er koordineret, udskriver logistikteamet forsendelsesetiketten , der er genereret fra transportørens sporingssystem. Denne etiket indeholder sporingsnummer, leveringstidspunkt og modtageroplysninger.

Transportøren afhenter og scanner derefter den mærkede pakke, og varerne er på vej.

Da 49 % af kunderne forventer at kunne spore ordrer fra afsendelse til levering, imødekommer synlighed på dette tidspunkt kundernes forventninger og reducerer antallet af supportsager relateret til forsendelser. 

Jo mere gnidningsfri processen er, desto mere betaler den sig i form af rettidige leveringer og højere gennemførelsesrater.

6. Håndter returneringer og ombytninger

De fleste ordrer er gennemført efter trin fem. Men desværre går tingene nogle gange galt.

Hvis produktet er defekt, beskadiget eller ikke lever op til forventningerne, kan kunderne anmode om returnering eller ombytning. Denne fase er afgørende for at genvinde deres tillid og tilskynde til gentagne køb.

Afhentningstjenester gennem transportører som FedEx gør det muligt for kunderne at returnere produkter uden at skulle gå ud af deres vej.

Omvendt logistik kan dog være dyrt. Nogle virksomheder vælger at lade kunderne beholde varer med lav værdi, samtidig med at de stadig udsteder refusion. 

Uanset hvilken tilgang du vælger, er effektiv håndtering af returneringer en langsigtet investering i kundetilfredshed og kundefastholdelse.

En kort opsummering af de 6 faser i forsendelsesprocessen 

Lad os samle de seks faser i forsendelsesprocessen i tre overordnede forløb for at få det store overblik. Følg denne rækkefølge for at forberede, gennemføre og opretholde en positiv forsendelsesoplevelse:

• Før forsendelse. Du gør alt klar og opdager potentielle problemer tidligt, før ordren forlader lageret. 
• Forsendelse. Her begynder varens fysiske bevægelse. Pluk, pak og afsend ordren effektivt for at imødekomme kundernes forventninger.
• Efter forsendelse. Denne fase handler om oplevelsen: en problemfri leveringsproces, nemme returneringer og fremragende kundesupport efter købet.

Viden om logistikken i e-handelsdriften kan hjælpe dig med bedre at optimere din proces, så ordrebehandlingen bliver hurtigere og mere effektiv.

10 strategier til optimering af dine forsendelsesprocesser

Hvis du har fundet ud af, hvor din forsendelsesproces halter i oversigten ovenfor, kan nedenstående tips hjælpe dig med at håndtere og løse problemerne.

Og hvis intet sprang i øjnene, skal du ikke bekymre dig—du vil kunne se forskellen, når du implementerer disse strategier.

1. Automatiser ordre- og behandlingsstyringen

Branchestandarden for ordrebehandling i e-handlen er 24 til 48 timer. Det bør være din prioritet at overholde dette; ellers kan der opstå forsinkelser i forsendelsen.

Ordrestyringssoftware (OMS) som Cin7 Core eller Linnworks kan hjælpe dig med at automatisere mange dele af en ordres livscyklus, især kedelige opgaver som kontrol, behandling og sporing.

Linnworks bruger for eksempel sin robuste regelmotor til at strømline besværlige arbejdsgange. Funktionen giver dig mulighed for at mærke dine kundeordrer, så de hurtigt kan identificeres, beslutte, hvordan de skal pakkes, og automatisere valget af transportør gennem avancerede ordrestyringssystemer.

Med dit OMS kan du registrere nøjagtige salgsdata og kundeoplysninger på få minutter. 

Slut med manuel indtastning af data—en proces, der kan være behæftet med fejl og tidskrævende ineffektivitet. 

Ud over at sikre nøjagtige oplysninger automatiserer disse løsninger også plukning, pakning og afsendelse og kan spore hver enkelt ordres bevægelse gennem hele dens livscyklus. 

Med OMS kan du reducere den manuelle arbejdsbyrde og forbedre lagerbeholdningens nøjagtighed, samtidig med at du giver dine kunder opdateringer om ordrer i realtid.

Ud over de to første løsninger, jeg nævnte ovenfor, er her flere andre muligheder, du kan overveje (jeg ved godt, at det er svært at træffe beslutninger):

2. Strømlin lagerdriften

Dit lager kan blive et knudepunkt for flaskehalse, hvis du ikke håndterer ineffektivitet direkte. Et område, du bør fokusere på, er, hvordan varer plukkes, pakkes og gøres klar til forsendelse.

Plukning og pakning er især ressourcekrævende processer, hvor der let kan opstå fejl.  Når der sker fejl—som at plukke den forkerte vare—lider både virksomhedens omdømme og bundlinje.  

WarehousingandFulfillment.com anslår, at det kan koste dig op til $69.45 at sende det forkerte lille produkt, når man medregner opkald til kundeservice, forsendelse (inklusive retur), emballage og yderligere incitamenter for at kompensere kunden for besværet. 

Derefter kommer den endnu større omkostning ved at have utilfredse kunder. Av. Det kan du undgå på to måder.

For det første bør du gennemgå dit lagerlayout. Tag højde for din forretningsmodel, opbevaringstyper samt arbejdsgange for plukning og pakning for at optimere din plads.  

Test alle foreslåede ændringer for at sikre, at der er plads nok til, at medarbejderne kan bevæge sig frit, eller for at afgøre, om det er nødvendigt at justere udstyr og opbevaringsløsninger.

For det andet bør du bruge teknologi. Stregkodesystemer og lagerstyringssoftware (WMS)  er din redning. 

Stregkodescannere gør det muligt for plukkere hurtigt og præcist at bekræfte varer og antal, hvilket reducerer fejl og sparer værdifuld tid.

WMS overvåger derimod strømmen af lagerprocesser og håndterer alt fra lagerstyring til ordrebehandling. 

Værktøjer som Hopstack kan hjælpe dig ved at optimere plukkeruter og tildele opgaver til den nærmeste ledige plukker. Med denne funktion har Hopstack set sine partnere opnå en øget plukningseffektivitet på op til 99 %. 

Et andet værktøj, ShipEdge, tilbyder brugerne forskellige arbejdsgange og funktioner, der forenkler pakkeprocessen. Det integrerer også kvalitetskontroller i hele plukke- og pakkeprocessen for at sikre, at ingen forkerte produkter når frem til kundens dør.

Hvis du vil vide mere om hvordan du vælger et lagerstyringssystem, der forbedrer forsendelsesnøjagtigheden og andre dele af ordrebehandlingsprocessen, kan du se, hvordan de bedste værktøjer opnår dette.

3. Udnyt tredjepartslogistikudbydere (3PL)

En tredjepartslogistikvirksomhed (3PL) kan håndtere forskellige aspekter af din forsyningskæde, fra opbevaring til plukning, pakning, afsendelse og returnering. 

“Generelt har du brug for en stabil ordrevolumen, for at en 3PL kan betale sig i forhold til udgifterne og den tid, det tager at komme i gang,” forklarer Brandon Rollins, marketingdirektør hos den New Jersey-baserede 3PL-udbyder Fullfillrite.

Hav disse ting i tankerne, så du ikke indgår et samarbejde med en 3PL, før du har brug for det. 

Hvis det bliver så svært på dit lager, kan outsourcing til en sådan virksomhed være bedre for din forretning.  

Brendan Heegan, grundlægger af Boxzooka, fremhæver, at et samarbejde med en 3PL ofte giver dig adgang til deres bedre transportøraftaler. Disse partnerskaber udnytter en større forhandlingsstyrke, så du får de bedste transportørtjenester til konkurrencedygtige priser. 

Overvej faktorer som forsendelseszoner, tekniske muligheder, fleksibilitet og serviceniveauer for at finde den rette partner.

Har du brug for hjælp til at finde en pålidelig 3PL? Vi har samlet en kort liste over de bedste muligheder for e-handelsvirksomheder:

Redaktionens note:

Har du allerede valgt en 3PL? Her er en guide til, hvordan du optimerer din proces for e-handelsopfyldelse sammen med din outsourcingpartner.

4. Vælg omkostningseffektive transportører

Et samarbejde med de rette transportører kan forbedre din forsendelsesproces markant. 

Men selv derefter skal du afgøre, hvilken transportør der bedst kan håndtere en ordre. 

Josh Dunham, administrerende direktør og medstifter af Reveel, fortæller, at brands ofte ikke vælger transportører korrekt, hvilket fører til højere omkostninger og svigtende service – og i virkeligheden en masse hovedpine.

Værktøjer til forsendelsesindsigt som Reveel kan hjælpe brands med at følge transportørernes resultater på tværs af omkostninger, leveringstider og pålidelighed. 

“Vi simulerer scenarier for at identificere de bedste transportørmuligheder til deres specifikke behov. Det fremhæver muligheder for omkostningsbesparelser og forbedringer af servicen i transportøraftaler,” tilføjer han.

Når du tilmelder dig en softwareløsning til forsendelse som  Shipbob og Shipstation, er automatisk valg af transportør en del af aftalen. 

For eksempel udnyttede PetLab Co. med succes Shipbob til at skifte til regionale transportører, hvilket forbedrede leveringsydelsen og reducerede afhængigheden af transportører til den sidste del af leveringen, som ikke præsterede tilfredsstillende. 

Platformen vælger også intelligent den billigste transportør på det tidspunkt, hvor etiketten genereres, så brands får de bedste tilbud. Det kan du også drage fordel af.

Se vores kuraterede liste over pålidelige softwareleverandører, som kan hjælpe med at optimere din forsendelsesproces.

5. Optimer emballagen for hastighed og omkostninger

Da unboxing-videoer blev populære, måtte mange brands – muligvis også dit – være kreative. 

Denne tendens gjorde primær og sekundær emballage til en integreret del af kundeoplevelsen, ligesom en butiksfacade skaber et førstehåndsindtryk. 

Men det betyder ikke, at du behøver at gå på kompromis med hastighed og omkostninger, især når du klargør sekundær emballage.  

WMS-platforme som ShipEdge kan optimere emballeringen med funktioner som kassestørrelsesoptimering, der foreslår ideelle kassestørrelser baseret på varernes dimensioner. 

Kombiner dette med lette, men holdbare materialer for at reducere omkostningerne og beskytte dine produkter under transporten.

Til sidst skal du oplære dine lagerpakkere i, hvordan varerne skal placeres i kasserne. Fastlæg bedste praksis for at undgå skader under transporten, optimere pladsudnyttelsen og skabe den “wow”-faktor, der giver den gennemarbejdede unboxing-oplevelse, dine kunder længes efter.

6. Indfør bæredygtige forsendelsesmetoder

At forpligte sig til bæredygtige forsendelsesmetoder er en fordel for både din bundlinje og planeten – hvilket bekræftes af, at 54 % af kunderne frivilligt ville betale en højere pris for et brands bæredygtige tilbud.

At reducere brugen af plastik og langdistanceforsendelser er bæredygtige forsendelsesmetoder på begynderniveau, som du bør overveje. 

Her er nogle måder at gøre det på:

• Send dine produkter med emballagematerialer uden affald for at reducere dit bidrag til plastikaffald. Botanical PaperWorks bruger frøpapir, som du kan plante i stedet for blot at smide det i skraldespanden:

• Sikr dine produkter med miljøvenlige alternativer som plantebaseret, vandopløseligt pakkefyld som dette 100 % biologisk nedbrydelige fyld fra Puffy Stuff:

• Brug komposterbare kasser eller postemballager fremstillet af genbrugsmaterialer til større, ikke-skrøbelige produkter uden at gå på kompromis med kvaliteten. Denne fra Noissue leveres også med polstring, så du kan undgå fyldmaterialer som pakkefyld: 

• Prioritér landbaseret forsendelse, hvor det er muligt. Placér distributionscentre tættere på dine kunder for at forkorte transportruterne og tilbyde kunderne mere overkommelige forsendelsespriser.

Med tiden kan du indføre mere avancerede tiltag, såsom at vælge CO2-neutral forsendelse for at kompensere for udledninger og samarbejde med kurertjenester, der bruger elektriske leveringskøretøjer.

Stor eller lille – enhver bæredygtig indsats i dine forsendelsesprocesser kan styrke din miljømæssige troværdighed, understøtte differentieringen på markedet og skabe langsigtet tillid til dit brand.

Vi har lavet en liste over de førende producenter af bæredygtig emballage, som du kan samarbejde med. Se dem nedenfor:

7. Giv kunderne sporing og meddelelser

Kunder forventer rettidige opdateringer om deres ordrer. Frustrationen vokser, når du ikke giver nøjagtige sporingsoplysninger i din kommunikation efter købet.

Forfatterens bemærkning:

Jeg har samlet nogle af de mest effektive eksempler på e-mails efter køb i denne artikel. Læs den for at lære, hvordan du plejer kunderelationer efter salget.

Ved at bruge software til ordresporing eliminerer du disse friktionspunkter for dine kunder.

Disse værktøjer giver dig mulighed for at sende næsten øjeblikkelige meddelelser, så kunderne ikke føler sig glemt efter deres køb.

E-mail er den mest almindelige måde at kommunikere opdateringer om forsendelser på. Men løsninger til ordresporing som ShippyPro gør det også muligt at dele opdateringer via SMS eller WhatsApp, så du når dine kunder dér, hvor de opholder sig mest.

Gør dine opdateringer nemme at tilgå og rettidige med den rigtige software til ordresporing for dine kunder—her er de bedste på markedet:

Forfatterens note:

Har du allerede fundet den perfekte løsning til ordresporing? Se vores guide til, hvordan du får mest muligt ud af den, for bedre sporing af e-handelsforsendelser.

8. Implementer bedste praksis for international fragt

Det er enhver e-handelsbranches drøm at få deres produkter over internationale grænser, men denne udvidelse medfører nye udfordringer i fragtprocessen. 

Internationale sø- og luftfragtforsendelser kræver yderligere nødvendig dokumentation, såsom konnossement og toldklarering, samt en forståelse af landespecifikke regler.

Som afsender skal du sikre, at alt papirarbejde overholder reglerne i både oprindelses- og destinationslandet. Men det er ikke nemt at holde styr på hele denne logistiske labyrint.

Et samarbejde med en speditør—en virksomhed, der fører tilsyn med hele fragtprocessen—kan fritage dig for denne administrative byrde.

Forfatterens note:

Speditører fungerer som mellemmænd og forbinder dig (afsenderen) med transportører. 

Transportører er derimod de virksomheder, der ejer de køretøjer, som bruges til at transportere varer. Nogle virksomheder, såsom UPS, FedEx og DHL, fungerer som begge dele.

Når din dokumentation og overholdelse af reglerne er på plads, skal du tage hånd om andre vigtige elementer for succes med international fragt. 

Daniel Mechlowitz fra Deta Fulfilment UK foreslår: “Sørg for, at dine pakker er ordentligt forsikrede og kan spores, for nogle gange beslutter pakker sig for at tage den naturskønne rute til deres destination!”

Endnu et nyttigt tip? Overvej at forudbetale told og skatter (Delivered Duty Paid eller DDP).

Ben Emmrich, administrerende direktør og medstifter af Tusk Logistics, anbefaler dette, da det kan forhindre kundernes frustration over uventede gebyrer.

9. Planlæg til højsæsoner og pludselige volumenstigninger

Højsæsoner og pludselige volumenstigninger er noget, man kan se frem til—men kun hvis man er forberedt. Ellers bliver de til logistiske mareridt.

Ifølge en undersøgelse har 33 % af de amerikanske mærker svært ved at gennemføre ordrer til tiden i højtiden. 

Josef Friedman, driftsdirektør hos Kisco Candles, anbefaler at gennemføre en logistikaudit før højsæsonen for at identificere flaskehalse og løse dem, før de forstyrrer din ordrebehandlingsproces.

Under processen sikrer Kisco Candles, at “alle varer er let tilgængelige, og at emballagematerialer er tilstrækkeligt på lager til at håndtere pludselige volumenstigninger, især i højtiderne, hvor efterspørgslen fra restauranter, eventplanlæggere og andre virksomheder topper.”

Et andet afgørende skridt er at sikre, at din ordrebehandlingspartner kan skalere i takt med din øgede volumen.

Det kan også betale sig at have transportører som backup , fordi du nemt kan bede dem om at træde til, når der kommer for mange ordrer din vej.

Endelig bør planlægningen også inddrage din arbejdsstyrke.

10. Overvåg og analysér nøgletal for leveringsydelsen

For at forbedre din leveringsproces skal du vide, hvor godt dine nuværende processer fungerer.

Ved at følge de rigtige nøgletal får du handlingsorienteret indsigt i ineffektivitet i den nuværende leveringsproces og muligheder for forbedringer.

For yderligere at finjustere din leveringsstrategi skal du også evaluere resultaterne for din 3PL-partner, hvis du bruger en. 

Ifølge Jim McClellan, medstifter af Fort Systems, kan overvågning af nøgleområder bidrage til at forbedre din leveringsproces og andre relaterede forretningsaktiviteter.

Når du måler det, der betyder noget, styrer du ikke bare logistikken – du optimerer den til langsigtet succes. Husk:

Forseglet, leveret … afsluttet

Din forsendelsesproces forbinder dit digitale omdømme med dine kunders første oplevelser af dit brand i den virkelige verden. 

Jo mere du forbedrer denne kritiske fase, desto bedre vil dine kunder forstå, hvor pålideligt og engageret dit brand er.

Følg ovenstående tips for at opnå en konkurrencemæssig fordel og få mest muligt ud af dine muligheder. 

 Her er flere nyttige ressourcer om andre relaterede emner:

• 25 bedste softwareløsninger til ordreopfyldelse inden for e-handel i 2025
• 25 bedste tjenester til ordreopfyldelse inden for e-handel
• En komplet guide til lagerstyring: Metoder, bedste praksis og de bedste værktøjer  
• Ordreopfyldelsescenter kontra lager: Hvad er det rigtige for din virksomhed? 
• E-handelsadministration: En komplet guide til at drive en fantastisk butik 
• Hvad er restordrer? Oversigt og bedste praksis