Perpetuellt lagersystem: komplett guide för varumärken
Enkelt A i effektiv e-handel: Automatisera repetitiva uppgifter för att spara tid och minska antalet fel.
Fördelarna med en teknisk uppgradering: Investera i avancerade system för smidigare drift och nöjdare kunder.
Minska röran och avbrotten: Använd tillförlitliga verktyg för att minimera bakslag och distraktioner.
Smarta val ger en stressfri verksamhet: Välj lösningar som effektiviserar processerna och skapar en mindre stressig arbetsmiljö.
Strategin för framgång utan ansträngning: Att införa rätt system kan leda till färre problem och högre produktivitet.
Låt inte detta popquiz skrämma dig – det är enkelt:
Vilket av dessa system är mest sannolikt att spara ditt e-handelsföretag timmar av arbete och en hel del huvudvärk?
Alternativ 1: Du och ditt team går till lagret varje kvartal, tillsammans med era streckkodsläsare och utskrivna lagerlistor. Ni tilldelar varje anställd en lagersektion där de skannar varje streckkod och jämför den med den utskrivna listan.
ELLER
Alternativ 2: Du förlitar dig på ett avancerat lagerhanteringsverktyg som integreras med ditt streckkodssystem och din e-handelsplattform. Den här lösningen spårar alla typer av lagerförflyttningar, så allt du behöver göra för att ta reda på de senaste lagernivåerna är att kontrollera systemet.
Om du valde alternativ 2 (även kallat ett perpetuellt lagersystem), bra gjort! Du har redan en god uppfattning om vad som behöver göras för att förbättra lagerhanteringen i ditt företag.
Och eftersom det verkar som att implementeringen av den här metoden redan står på din att-göra-lista tänker jag inte låta dig vänta längre.
Nu sätter vi igång.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Vad är perpetuellt lager?
Perpetuellt lager är en redovisningsmetod som registrerar försäljningstransaktioner, lagerpåfyllningar, returer och alla lagerjusteringar i realtid.
E-handelsföretag med stora produktsortiment och varor med hög omsättningshastighet kan dra nytta av denna metod, eftersom den ger bättre kontroll över lagernivåerna och bättre beslutsunderlag vid lagerpåfyllning.
Vad är ett perpetuellt lagersystem?
Det perpetuella lagersystemet fungerar som en självuppdaterande huvudbok. Det mäter dina lagernivåer utifrån dina elektroniska loggar i stället för fysiska räkningar.
Men det säkerställer korrekta uppgifter i rätt tid genom att införa åtgärder för att:
- dra av lagerkvantiteten efter att kunderna har slutfört sina beställningar
- lägga till levererade varor vid mottagandet för att uppdatera lagernivåerna
- justera lagersaldon vid returer och byten
För att möjliggöra denna funktion behöver du konfigurera avancerad programvara för lagerhantering och andra komponenter, till exempel kassasystem (POS), streckkodsläsare och RFID-taggar.
Perpetuella och periodiska lagersystem: skillnader samt för- och nackdelar
Det perpetuella lagersystemet uppdaterar dina register när dina varor rör sig in och ut.
För periodiska system (som du också känner till som alternativ 1) måste du uppdatera dem själv efter varje redovisningsperiod.
Låt oss undersöka hur denna viktiga skillnad hänger samman med olika delar av din e-handelsverksamhet:
| Perpetuellt lagersystem | Periodiskt lagersystem | Vinnare | |
| Registerföring | Redovisningssystemet återspeglar uppdateringar i realtid vid varje transaktion | Uppdateras manuellt med jämna mellanrum | Perpetuellt lagersystem (uppdateringar i realtid) |
| COGS-redovisning | Debiterar automatiskt COGS-kontot och krediterar lagerkontot med kostnaden för den sålda varan | Beräknas i slutet av redovisningsperioden | Perpetuellt lagersystem (automatisk spårning) |
| Kostnad | Högre initiala kostnader för maskinvara, programvarulicenser, systemintegration och personalutbildning | Lägre startkostnader men högre löpande arbetskostnader | Periodiskt lagersystem (lägre initial kostnad) |
| Rapportering | Genererar rapporter och analyser i realtid | Rapporter genereras efter justeringar vid periodens slut | Perpetuellt lagersystem (insikter i realtid) |
| Efterfrågeprognoser | Lagerinformation i realtid förbättrar prognosernas precision | Begränsad prognosprecision eftersom systemet bygger på historiska data från periodiska räkningar | Perpetuellt lagersystem (förbättrad precision) |
| Fysiska lagerräkningar | Kan fortfarande kräva periodiska fysiska räkningar för verifiering, men dessa behöver genomföras mer sällan | Nödvändiga för att stämma av registren | Perpetuellt lagersystem (färre räkningar behövs) |
| Dataintegration | Smidigt dataflöde tack vare integration med andra system | Fungerar isolerat – informationen måste synkroniseras manuellt med andra system | Perpetuellt lagersystem (bättre integration) |
Som du kan se innebär valet av de mer avancerade perpetuella systemen en minimal kompromiss jämfört med de periodiska systemens enkelhet.
Kostnader för perpetuellt lager
Den främsta nackdelen är att permanenta lagersystem är dyra att implementera, vilket kan vara avgörande för vissa små och medelstora företag.
Ett snabbt exempel på hur mycket det kan kosta: Terraces Menswear spenderade cirka $18,000 för att komma igång.
Installationskostnaderna inkluderade:
- Programvara och licenser: cirka $10,000
- Hårdvara (t.ex. skannrar och servrar): cirka $5,000
- Utbildning och implementering: cirka $3,000
Beroende på företagets storlek och behov kan dessa belopp bli mycket högre.
Den goda nyheten är att återbetalningstiden är kort och de löpande underhållskostnaderna är låga.
För alla detaljer om kostnaderna för lagerhanteringssystem kan du läsa vår guide om hur mycket lagerhanteringsprogramvara kostar.
Enligt vd:n för sminkvarumärket för män Formen, Andrew Grella:
Avkastningen på denna investering blev tydlig inom några månader genom bättre lagerhantering och ökad kundnöjdhet, vilket vägde upp de initiala kostnaderna.
Med permanenta system kan e-handelsvarumärken som ditt få mer exakt kontroll över lagernivåerna.
Systemets automatisering och kontinuerliga spårning leder till effektivare ekonomisk rapportering vid försäljning i stora volymer.
Men det är inte alltid 100 % korrekt.
Lagernivåerna i systemet kanske inte alltid överensstämmer med de verkliga kvantiteterna på grund av mänskliga fel, misstag vid dataregistrering eller tekniska problem.
Den permanenta lagermetoden gör att allt fungerar smidigt från dag till dag, men du behöver fortfarande genomföra regelbundna fysiska inventeringar för att säkerställa långsiktig noggrannhet.
Å andra sidan är periodiska system enklare och billigare att implementera. De är också lättare att underhålla.
Dina bokföringsposter och andra lagerregister kan dock släpa efter de dagliga förändringarna.
Dessa avvikelser kan påverka verksamheten negativt på flera sätt och leda till återkommande utmaningar inom lagerhantering, som slut i lager eller överlager, om de inte åtgärdas.
Formler och nyckeltal som används i permanent lagerhantering
Formler för lagerhantering ger dig insikt i viktiga frågor som beställningspunkter, ledtid, orderkvantitet och säkerhetslager.
De är också avgörande för en exakt lagervärdering och ekonomisk rapportering.
Här är de viktigaste att ha i åtanke när du hanterar lager och maximerar vinsten.
Kostnad för sålda varor (COGS)
COGS = Ingående lager + inköp - utgående lager
COGS beräknar hur mycket det kostar att producera eller köpa de varor du säljer under en period.
Lagerkostnader omfattar direkta utgifter som råvaror, arbetskraft och tillverkningsomkostnader (t.ex. kostnader för el, vatten och värme samt leasingavgifter).
Det permanenta systemet beräknar automatiskt COGS genom att multiplicera antalet sålda enheter med kostnaden per enhet. Du kan dubbelkontrollera beräkningen och felsöka avvikelser med hjälp av formeln ovan.
Lageromsättningsgrad
Lageromsättningsgrad = COGS / Genomsnittligt lager
Denna kvot mäter hur ofta du säljer och ersätter lager. Dessa realtidsdata kan hjälpa dig att identifiera och avveckla lagervaror som säljer långsamt.
För att beräkna det genomsnittliga lagret behöver du addera det ingående och utgående lagret och dividera summan med två, så här:
Genomsnittligt lager = (Ingående lager + Utgående lager) / 2
Ekonomisk orderkvantitet (EOQ)
EOQ = √(2 x Efterfrågan x Beställningskostnad) / Lagerhållningskostnad
EOQ optimerar beställningspunkterna genom att fastställa den idealiska kvantiteten att beställa när lagernivån sjunker under systemets tröskelvärde.
Det säkerställer tillräckliga lagervaror samtidigt som beställnings- och lagerhållningskostnader minimeras.
Bruttovinst
Bruttovinst = Intäkter – COGS
Bruttovinsten är det belopp du tjänar på försäljning efter att COGS har dragits av. I ett kontinuerligt lagersystem kan du beräkna den när som helst för att vid behov justera dina strategier för prissättning eller lagerhantering.
Vägd genomsnittlig kostnad (WAC)
Vägd genomsnittlig kostnad = (Värdet av ingående lager + Ytterligare inköp) / Totalt antal tillgängliga enheter för försäljning
Kontinuerliga lagersystem uppdaterar lagret löpande vid varje försäljning och inköp.
För att jämna ut kostnadsfluktuationer beräknar WAC COGS och värdet av det utgående lagret genom att beräkna genomsnittliga kostnader i realtid.
FIFO- och LIFO-metoder
Först in, först ut (FIFO) och sist in, först ut (LIFO) är alternativa metoder för lagervärdering som används för WAC.
Ditt system tilldelar kostnaden baserat på anskaffningsordningen enligt FIFO. Metoden bygger på principen att de äldsta lagervarorna ska användas eller säljas först.
LIFO uppdaterar däremot lagerregistren genom att sälja de senast inköpta varorna först. Det hjälper till att hantera kostnadsfluktuationer, särskilt för lättfördärvliga varor eller under perioder av inflation.
FIFO och LIFO kan vara svåra att följa upp i ett periodiskt system.
Med det kontinuerliga systemets uppdateringar i realtid återspeglar dessa metoder lagerflödet och kostnadseffekten mer exakt.
Så fungerar kontinuerliga lagersystem
Att implementera ett kontinuerligt lagersystem sker i flera steg.
För att hjälpa dig att se hur detta fungerar i praktiken har jag sammanställt ett hypotetiskt scenario med ett fiktivt varumärke.
Möt Petal and Playwear, en hållbar grossist och tillverkare av barnkläder. Detta växande e-handelsföretag insåg att ett kontinuerligt lagersystem kunde hjälpa dem att hantera sitt omfattande lager mer effektivt.
Låt oss gå igenom hur Petal and Playwear genomförde följande uppgifter:
1. Konfigurera ditt lagerhanteringssystem
Börja med att välja rätt lagerhanteringssystem.
Ett lagerhanteringssystem utgör grunden för att automatiskt registrera och uppdatera lagernivåer, så att du alltid får en tydlig bild av dem.
Dessutom synkroniserar de relevant information genom integration med ekonomi-, lagerhanterings-, kassasystem, e-handelsplattformar och andra försäljningskanaler, vilket säkerställer enhetlighet i all affärsverksamhet.
Detta är viktiga skäl till att implementeringen av ett sådant system bör vara det första du gör om du vill börja använda ett kontinuerligt lagersystem.
Vad Petal and Playwear gjorde:
Petal and Playwear implementerade MRPeasy (som vi varmt rekommenderar för tillverkningsföretag.) MRPeasy integrerades också smidigt med varumärkets e-handelsplattform, Shopify.
Som ett resultat uppdateras deras IMS automatiskt med den nya lagernivån när en kund köper en "Lekfull sparkdräkt" i blått.
MRPEasy är inte vårt enda val för ett IMS.
Vi har sammanställt en lista över de bästa lagerhanteringsverktygen på marknaden, vilket gör det enklare att hitta ett som passar ditt företags behov och fungerar med din e-handelsplattform:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
2. Organisera ett tillförlitligt lageruppföljningssystem
Nästa steg är att konfigurera ett system för att framöver följa lagerförflyttningar.
Streckkodsläsare och RFID-uppföljningssystem—som bör vara kompatibla med ditt IMS–kan göra det mesta av det tunga arbetet åt dig.
Dessa moderna verktyg arbetar tillsammans för att hålla dig uppdaterad och eliminerar behovet av de tidskrävande manuella räkningar som ingen i ditt team förmodligen tycker särskilt mycket om att utföra ändå.
När du registrerar lagerdata i systemet bör du alltid prioritera precision.
Ju mer detaljerad informationen är, desto enklare blir det att hålla reda på varan. Se därför till att ange relevanta uppgifter som:
- Produktnamn
- Beskrivning
- Total kostnad och försäljningspris
- Produktegenskaper (material, storlek, färg, utgångsdatum, garanti osv.)
På så sätt kan du fastställa korrekta lagernivåer och skapa en stabil grund för ditt nyetablerade kontinuerliga lagersystem.
Vad Petal and Playwear gjorde:
Eftersom Petal and Playwear använder MRPeasy kunde företaget enkelt implementera plattformens streckkodsskanningssystem för att effektivisera lageruppföljningen.
Med detta får varje produkt en streckkod tryckt på sin etikett.
När nya lagerartiklar, till exempel 180 enheter av den rosa Lekfulla sparkdräkten, anländer kan lagerteamet skanna in varje enhet i systemet och uppdatera lagernivån.
3. Fastställ riktlinjer för lagerkontroll
Är allt klart? Inte riktigt.
Innan du kan luta dig tillbaka behöver du fastställa lämpliga riktlinjer för lagerkontroll som kompletterar systemet.
Här är några idéer:
- Regelbundna lagerrevisioner. Fastställ hur ofta ni ska genomföra stickprovskontroller och fullständiga lagerrevisioner.
- Hantering av förlorat eller skadat lager. Skapa en plan för hantering av förlorade och skadade varor
- Rutiner för lagerpåfyllning. Ha koll på när lagret ska fyllas på, så att ni aldrig får slut på varor eller ett överfullt lager.
- Returer och justeringar. Fastställ tydliga rutiner för hantering av kundreturer och byten med leverantörer.
Vad Petal and Playwear gjorde:
Innan Petal and Playwear lutade sig tillbaka och satte sitt kontinuerliga lagersystem i drift planerade företaget att genomföra lagercykelräkningar varje kvartal och slumpmässiga stickprovskontroller varannan vecka.
Ledningen utsåg också utvalda medlemmar av lagerteamet till att utreda grundorsakerna till eventuella avvikelser (t.ex.: 97 enheter av Playful Romper i grönt är registrerade, men systemen visar 99).
Varumärket fastställde även SOP:er för hantering av produktreturer samt förlorade eller skadade varor.
Returnerade varor måste till exempel kontrolleras när de anländer.
Om de är i gott skick läggs de tillbaka i lagret och återinförs i lagersystemet.
Defekta varor märks däremot som osäljbara och flyttas till ett särskilt område i lagret.
4. Utbilda personalen i effektiv lagerhantering
Plattformar? Klart.
Policyer? Klart.
Personal? Glöm inte dem.
Ni behöver utbildad personal för att hantera lagret effektivt. Korrekt implementering av teknik och strategier för att få personalen att använda den är avgörande.
Vad innebär detta? Två saker:
För det första ska ni säkerställa att medarbetarna ställer sig bakom förändringen genom att förklara värdet av ett kontinuerligt lagersystem.
Beskriv effekten av och fördelarna med att använda verktyg som ett IMS, samt värdet av att hålla dessa uppgifter uppdaterade – inklusive att slippa dagar fyllda av manuell lagerräkning och tolkning av komplicerade kalkylblad.
Därefter ska ni lära dem hur den nya tekniken används på rätt sätt.
Människor och organisatorisk förändring har angetts som den vanligaste utmaningen vid digital omvandling.
Stärk era medarbetare genom att erbjuda praktiska utbildningstillfällen i hur man använder streckkodsläsare eller RFID-enheter och hur man arbetar i lagersystemet.
Erbjud dessutom medarbetarna en intern supportkanal för lagersystemet i ert kommunikationsverktyg.
Vad Petal and Playwear gjorde:
Ledningen på Petal and Playwear höll ett möte för att förklara fördelarna med det nya systemet och berättade om situationer då felaktiga lagersaldon hade påverkat verksamheten negativt.
(Kommer ni ihåg bristen på blå sparkdräkter som uppstod före helgerna?)
De erbjöd också utbildningstillfällen för medarbetarna, så att de kunde lära sig att använda streckkodsläsare och MRPeasy.
Under dessa tillfällen övade de på att skanna varor, registrera uppgifter och generera rapporter.
5. Övervaka och uppdatera kontinuerligt
Att införa ett kontinuerligt lagersystem är inget man gör en gång och sedan är klar med. Det är svårt att få allt rätt första gången, så förfining är en del av arbetet.
Här är sådant ni bör hålla utkik efter och justera vid behov:
- Lagervärdering. Håll lagervärderingen uppdaterad med hjälp av metoder som FIFO, LIFO eller vägd genomsnittlig anskaffningskostnad. Använd dem för att fastställa lagrets verkliga värde och förenkla bokföringen.
- Lagernivåer. Var uppmärksam på avvikelser. Om något inte stämmer – till exempel förluster och skador – ska ni ta reda på orsaken och samtidigt uppdatera lageruppgifterna.
- Plattformar och processer. Uppdatera regelbundet ert lagerhanteringssystem och era processer så att de följer verksamhetens mål. Det som fungerade igår kan behöva finjusteras idag.
- Lagerprestanda. Håll koll på hur systemet fungerar. Om det inte hjälper er att fatta bättre beslut är det en signal om att ni behöver justera och förbättra det.
Detta gjorde Petal and Playwear:
Petal and Playwear valde FIFO-metoden för lagervärdering. Till exempel ska den första leveransen av sommarbodys som togs emot i juni säljas slut först innan nästa leverans anländer.
Petal and Playwear planerade också kvartalsvisa och årliga utvärderingar av sina lagerhanteringsprocesser.
Om varumärket ser tecken på att det håller på att växa ur sina verktyg kan det uppgradera till ett mer avancerat system för streckkodsskanning eller lägga till nya funktioner i lagerhanteringsprogramvaran.
Det är värt att påpeka: Även det mest avancerade systemet för löpande lagerhantering är inte felfritt.
Om du förlitar dig på det för att förbättra din förmåga till lagerprognoser behöver du koppla det till framåtblickande analyser.
Onlinegrossisten inom mode Dressin genomför regelbundna marknadsundersökningar, gör säsongsanpassningar och utför scenarioanalyser.
Chefen Mengtian Chow berättade:
Detta helhetsgrepp är inte unikt för oss—många framgångsrika e-handelsföretag använder liknande metoder för att förbli flexibla och lyhörda inför förändringar på marknaden.
Det handlar om att kombinera realtidsdata från system för löpande lagerhantering med framåtblickande analyser för att fatta välgrundade beslut.
Ett system för löpande lagerhantering kan förändra företagets effektivitet, men det finns fortfarande saker du behöver hålla koll på, till exempel att upprätthålla lagerstyrningspolicyer, utbilda personalen och kombinera strategier för att förbättra prognoserna.
Löpande lagerhantering för företag av olika storlek
Multinationella varumärken, växande e-handelsföretag, egenföretagare—alla behöver kontroll över sitt lager.
Vi ska se hur löpande lagerhantering kan hjälpa alla typer av e-handelsföretag, oavsett om de är B2B, DTC, grossistföretag eller prenumerationsbaserade.
Nystartade företag och små varumärken
Som ett nystartat företag lämnar arbetet med att hantera försäljning, kundsupport och marknadsföring lite tid över för noggrann lageruppföljning.
Det gäller särskilt om du förlitar dig på manuella kalkylblad och fysiska inventeringar—rutiner som både är felbenägna och tidskrävande.
Löpande lagerhantering automatiserar dessa processer, frigör personalens tid och förbättrar lageröverblicken. Men att införa det kräver en betydande investering som små företag kanske inte har tillgång till.
Det finns dock alternativa lösningar.
Grundaren av DTC-varumärket Prevelo Bikes, Jacob Rheuban, påpekade till exempel att det finns enkla system som gör ett bra jobb med att tillhandahålla uppdaterade data.
De enklaste systemen (som Shopifys inbyggda system) upprätthåller helt enkelt en löpande summering av de produkter som finns tillgängliga för försäljning.
När du tar emot en leverans lägger du till mängden produkter i leveransen i lagersystemet. När du säljer en produkt dras den automatiskt av från lagersystemet.
Det är en bra utgångspunkt. Du kan förbättra dina system och processer i takt med att företaget växer.
Medelstora företag
Medelstora företag förlitar sig på löpande lagerhantering för att förbättra verksamheten och kundservicen.
Att ha en växande kundbas eller skala upp sin e-handel blir enklare med lagerhantering i realtid.
Kabeier, ett företag som säljer babykläder och har funnits i 15 år, har använt ett system för löpande lagerhantering i flera år.
Det har varit avgörande för att hantera våra lagernivåer effektivt, särskilt med tanke på säsongsvariationerna för babykläder.
Till exempel har systemet under våra högsäsonger, som julhelgen, hjälpt oss att upprätthålla optimala lagernivåer och undvika överlager eller lagerbrist.
Organisationer på företagsnivå
Många stora aktörer som Walgreens och Amazon skulle behöva upphöra med verksamheten i månader (kanske till och med år) om de var tvungna att genomföra manuella lagerinventeringar.
Kontinuerlig lagerinventering anpassar sig till komplexiteten och omfattningen i deras leveranskedja och gör det även möjligt att skala upp deras satsningar.
Walgreens planerade till exempel att expediera sina e-handelsleveranser från sina butiker inom en timme efter att beställningen hade tagits emot – att upprätta information om lagernivåer i realtid är avgörande för att detta ska fungera.
Eftersom denna information främst är beroende av systemet måste det dock vara fritt från fel och avbrott.
Implementering och utbildning innebär stora risker för företag eftersom investeringen inte bara är betydligt större, utan det också är svårare att rätta till problem, vilket gör effekten mer påtaglig.
William Carlin, marknadschef på Racklify, påpekade:
Tekniska problem kan ibland leda till korta avbrott i dataflödet [...] Inget system kan tillhandahålla verkligt omedelbara uppdateringar – det kommer alltid att finnas en viss fördröjning i dataöverföringen.
Det är alltid en god idé att avsätta resurser för löpande underhåll och systemuppgraderingar. Men Carlin rekommenderade att ange reservkvantiteter för att ta hänsyn till eventuella datafördröjningar och avvikelser.
Avslutande tankar
Säg adjö till långa och tröttsamma periodiska lagerinventeringar.
System för kontinuerlig lagerinventering automatiserar lageruppföljningen och har många fördelar. Men det är ingen fristående lösning, eftersom det fortfarande kräver mänsklig medverkan för att hålla hjulen rullande.
Så vägled ditt team.
Lär dem vikten av att använda verktyg som lagerhanteringssystem, samt hur de ska följa policyer för lagerstyrning och övervaka och uppdatera systemet.
Upptäck fler sätt att nå framgång med lagerhantering:
- Molnbaserad lagerhantering: Guiden till effektivare lageruppföljning
- De 10 främsta utmaningarna inom lagerhantering och hur du löser dem
- Lean-lager: Högfunktionella lager driver företag till framgång inom e-handel
- ABC-lageranalys: Vad det är och hur du beräknar den för att nå framgång
E-handelns värld rör sig snabbt – och det gör du också. Prenumerera på vårt nyhetsbrev med de senaste insikterna för e-handelsansvariga från ledande experter inom e-handel.
Vanliga frågor om system för löpande lagerredovisning
Om du har fler frågor om hur man implementerar och hanterar ett system för löpande lagerredovisning kanske du hittar svaret nedan:
