Lagerprecision: Så beräknar och förbättrar du den

Oavsett storleken på din e-handelsbutik kommer du att ha ett lager att hantera. Och oavsett om du spårar 50 olika produkter eller 500 000 olika produkter är en viktig sak densamma – du behöver en korrekt lagerinventering.

Som du säkert kan föreställa dig spelar lagerprecision en stor roll för att driva ett e-handelsföretag. Om du inte vet hur mycket lager du har vet du trots allt inte hur mycket du kan sälja. 

Låter inte som ett särskilt bra sätt att driva ett företag, eller hur?

Lagerprecision påverkar många delar av företaget, från försäljning och varumärkesuppfattning till verksamhet och lagerprognoser. 

Läs vidare för att lära dig mer om vad lagerprecision är, varför det är så viktigt, konsekvenserna av felaktiga lageruppgifter och mycket mer.

Vad är lagerprecision?

Lagerprecision är skillnaden mellan vad ditt system säger att du har och vad du faktiskt har i lager. Detta tal anges i form av en procentsats. 

Om din skräckbokhandel exempelvis hade 1 000 böcker i lagerregistret, men en faktisk räkning på 900 böcker, skulle din lagerprecision vara 90 %. 

Din målgrupp av skräckentusiaster skulle bli rejält besvikna om de beställde en bok som din webbplats anger finns i lager, men deras beställning senare annullerades på grund av ett felaktigt lagerregister.

Otroligt nog upptäckte Auburn University RFID Lab att den genomsnittliga lagerprecisionen i en detaljhandelsbutik ligger runt 65 %. Det innebär en felmarginal på en tredjedel för den genomsnittliga detaljhandelsbutiken när det gäller lagerinventeringen.

Du bör dock sikta på en betydligt högre lagerprecision. 

Även om 100 % inte är realistiskt hela tiden visade referensstudier genomförda av Warehouse Education Research Council tidigare att den mediana lagerprecisionen låg runt 99,6 %.

Det innebär att du bör sikta på en nästan perfekt precision för att göra kunderna nöjda. 

Det betyder trots allt att lagerinventeringen i din skräckbokhandel bara skulle avvika med fyra böcker – en mycket bättre nivå som leder till betydligt mindre besvikelse bland dina fans.

Varför är lagerprecision så viktigt?

Att ha en korrekt lagerinventering är viktigt av många skäl. 

Låt oss gå djupare in på några av dem för att visa varför korrekt lagerhantering är en viktig del av att driva ett framgångsrikt e-handelsföretag.

Det påverkar försäljning och lönsamhet

Att hålla korrekta lagerregister bidrar till att förbättra din totala försäljning och lönsamhet – och felaktiga register gör motsatsen.

Sergey Taver, marknadschef på Precision Watches, säger:

Lagerprecision är avgörande eftersom den direkt påverkar försäljning och lönsamhet. 

En korrekt lagerinventering säkerställer att produkterna finns tillgängliga när kunderna vill ha dem, vilket maximerar försäljningsmöjligheterna och minimerar onödiga kostnader. 

Det hjälper oss också att hantera vårt kassaflöde mer effektivt genom att undvika överlager eller lagerbrist.

Och siffrorna bekräftar Tavers uppfattning.

En undersökning visade att 69 % av kunder har mindre benägenhet att handla hos dig igen om deras beställning försenas med mer än två dagar.

Det håller kunderna nöjda

En hög precision förbättrar också kundnöjdheten. 

Connor Butterworth, vd för Southwestern Rugs Depot, förklarar: ”Lagerprecision säkerställer att vi tryggt kan lova att produkter finns tillgängliga och leverera dem i tid. Det håller kunderna nöjda och lojala.”

Kundupplevelsestrategen Mamdouh Mounir har skrivit en hel artikel på LinkedIn om hur viktigt det är att uppfylla löften för företagets framgång. 

Med Mounirs ord:

När du konsekvent håller dina löften, oavsett om det gäller produktkvalitet, tidsramar för tjänsteleveranser eller utannonserade funktioner, skapar du kundlojalitet. 

Nöjda kunder blir mer benägna att återkomma som köpare och förespråkare för ditt varumärke genom att sprida positiva rekommendationer från mun till mun.

Chris Bajda, ägare av GroomsDay, håller med och säger: ”Att hålla vårt lager korrekt är som att hålla vårt löfte till kunderna. Det säkerställer att vi har rätt produkter tillgängliga när de vill ha dem, vilket är avgörande för att erbjuda en smidig shoppingupplevelse.”

Och en positiv shoppingupplevelse kan ha stor inverkan på hur en kund ser på ditt företag:

Det säkerställer effektiv drift

Lagerprecision säkerställer också att din verksamhet fungerar smidigt och att dina lagerhanteringsprocesser fungerar.

Som Maggie Lv, chef på Kabeier, säger:

Lagerprecision är avgörande eftersom det säkerställer effektiv drift. 

Korrekt lagerdata hjälper oss att upprätthålla optimala lagernivåer, minska lagerhållningskostnaderna och undvika problemen med slut i lager eller överlager. 

Denna effektivitet leder till en smidigare shoppingupplevelse för våra kunder och ett bättre resultat för vårt företag.

Det hjälper till med prognoser

Att ha korrekta lagersaldon hjälper dig också att korrekt prognostisera ditt lager. 

För hur kan du korrekt prognostisera påfyllnadsbehov om du arbetar med helt felaktiga lagersiffror?

Vikten av lagerprecision sträcker sig över ett antal processer, och att arbeta med siffror som inte återspeglar dina fysiska lagersaldon bidrar inte på något sätt till att förbättra framgången för din e-handelsverksamhet.

Konsekvenserna av felaktiga lagersaldon

Nu när du vet hur viktigt det är med korrekta lagersaldon kan vi tala om några av konsekvenserna som ditt företag kan drabbas av när det hanterar felaktiga lagersiffror.

Slut i lager

Ett slut i lager, eller en situation där en produkt är slut, uppstår när ditt företag får slut på en produkt eller har ett för litet lager av den.

Ibland kan detta vara oundvikligt under en period med oväntad efterfrågan. 

Men ofta beror det på att ett företag inte insåg att lagret höll på att ta slut – något som ett felaktigt lagersaldo kan leda till.

Som Amanda Bunch, vd för smyckesbutiken för kroppspiercing BodyArtForms, förklarar:

När en vara plötsligt säljer slut uppstår utebliven försäljning och besvikna kunder som inte kan köpa varan de verkligen vill ha. 

Det innebär att det inte genereras några intäkter, kundlojaliteten minskar och kunderna kan välja att använda en direkt konkurrent.

Andrew Grella, vd för sminkvarumärket för män Formen Makeup, håller med och säger: ”När kunder köper produkter som är slut i lager skadar det förtroendet för varumärket och kan leda till förlorad försäljning och negativa recensioner.”

En annan branschexpert, Gabe Garcia, grundare av hundgodisbutiken PierrePark, delar med sig av följande:

När produkter listas som tillgängliga trots att de är slut i lager blir kunderna frustrerade och kan vända sig till konkurrenter.

Detta leder inte bara till förlorad potentiell försäljning, utan skadar också ditt varumärkes anseende och kundernas förtroende.

Brist på produkter och slutsålda varor är alltså en allvarlig konsekvens av felaktiga lageruppgifter.

Och det blir lätt en dominoeffekt.

Någon försöker genomföra ett köp. Din produkt är slut i lager. Kunden får ett dåligt intryck, går till en konkurrent och rekommenderar sina vänner och familjemedlemmar att undvika ditt företag. 

Allt för att du inte insåg att produkten de ville ha var slut i lager.

För stora lager

Den andra sidan av samma mynt är att ha för stora lager – eller att lagra för mycket av en enskild produkt, till den grad att du inte kan sälja hela ditt lager. 

Detta är en särskilt viktig konsekvens att undvika om du har ömtåliga lagerprodukter i lager, men det är viktigt för alla företag att se till att de inte förlorar pengar.

Chris Putrimas, vd för utomhusmöbelåterförsäljaren Teak Warehouse, förklarar:

Om vi bedömer våra lagernivåer fel kan vi bli sittande med för många varor som inte säljer, vilket binder kapital och lagerutrymme. 

Det påverkar kassaflödet och kan leda till större prissänkningar för att sälja slut på överflödigt lager.

Att ha för stora lager kan alltså leda till att lagervaror blir förstörda – vilket självklart gör dem osäljbara. 

Men det innebär också att en stor del av ditt lagerutrymme upptas av varor som (a) du inte inser finns där, (b) inte säljer och (c) lämnar mindre utrymme åt varor som faktiskt säljer.

Du förlorar inte bara pengar på osäljbara lagerprodukter, utan också pengar eftersom du inte kan lagerföra fler produkter som faktiskt säljer.

Sämre varumärkesuppfattning

Vi har nämnt detta i korthet, men låt oss gå in lite djupare på det. 

När människor inte kan köpa de produkter de vill ha från ditt företag försämras deras uppfattning om ditt varumärke.

Kontakten med ditt varumärke blir frustrerande, och samtalen om ditt varumärke börjar bli mer negativa. 

Sergey Taver, marknadschef på klockåterförsäljaren Precision Watches, delar med sig av följande: ”När kunder beställer produkter som är slut i lager på grund av lagerfel leder det till avbeställningar och frustration. Det minskar deras förtroende för ditt varumärke och minskar återkommande försäljning.” 

Han ger ett exempel från den egna verksamheten:

En gång beställde en kund en klocka i begränsad upplaga som av misstag visades som tillgänglig, vilket ledde till en avbeställning och förlorat förtroende.

När människor börjar få problem med att handla från ditt företag kommer de att dela med sig av sina negativa erfarenheter i sina lokala och digitala nätverk. 

Detta kan leda till en sämre uppfattning om varumärket och få människor att avstå från att prova ditt företag.

Missnöjda kunder

En sämre uppfattning om varumärket beror ofta på missnöjda kunder – ännu en allvarlig konsekvens av felaktiga lageruppgifter.

Karen Chen, chef på Journaling Supplies, förklarar:

Jag har själv sett hur lagerprecision direkt påverkar våra kunders upplevelse.

När vi håller våra lageruppgifter korrekta skickas beställningarna snabbare, och vi undviker lagerbrist eller för stora lager – vilket i princip löser två problem på samma gång. 

Det får inte bara kunderna att återkomma, utan hjälper oss också att upprätthålla optimerade lagernivåer, vilket förbättrar verksamhetens resultat i stort.

Det är därför det är så viktigt att ha ett bra lagerhanteringssystem på plats. 

Det bidrar till ökad kundnöjdhet och säkerställer att du kan hålla ditt företags mest grundläggande löfte till kunderna – att tillhandahålla de produkter som företaget säger sig kunna erbjuda.

Förlorad försäljning

Slutligen är en av de största konsekvenserna att ditt företag kan gå miste om viktiga försäljningar. 

Att generera och öka försäljningen är den mest grundläggande delen av att driva och utveckla en e-handelsverksamhet.

Att undvika sådana förluster är därför avgörande.

Rongzhong Li, vd för robotdjursvarumärket Petoi, säger ”Felaktiga lageruppgifter kan leda till förlorad försäljning. När kunder beställer varor som är slut i lager annulleras deras beställning (vilket påverkar den omedelbara försäljningen) och företagets anseende skadas (vilket urholkar kundlojaliteten över tid).”

Craig Sandeman, grundare av bildelsåterförsäljaren Engine Finder, håller med och förklarar:

När våra lageruppgifter inte överensstämmer med de faktiska lagernivåerna avvisar vi oundvikligen kunder som vill köpa en del som vi verkar ha i lager, vilket leder till omedelbart förlorade försäljningsmöjligheter.

Förlora inte försäljning. 

Förbättra lagerprecisionen genom att använda lagerhanteringsprogramvara och andra viktiga metoder – mer om det strax.

Så beräknar du lagerprecision

Nu går vi igenom hur du beräknar lagerprecisionen. Du vet varför den är viktig – nu behöver du få fram de faktiska siffrorna.

För att beräkna lagerprecisionen behöver du göra en faktisk inventering av lagret.

Du kan hitta denna information genom en fullständig lagerinventering – eller åtminstone genom en inventering enligt cykelräkning.

Formel för lagerprecision

Formeln för lagerprecision är enkel att följa. Du behöver bara två siffror: det registrerade lagerantalet och det faktiska lagerantalet.

Använd sedan följande formel för att beräkna lagerprecisionen:

Anta att du driver ett e-handelsföretag som heter DrinkUp och säljer olika typer av isolerade vattenflaskor. 

Ditt registrerade lagerantal ser ut så här:

• Flaskor på 24 oz: 51
• Flaskor på 32 oz: 92
• Flaskor på 40 oz: 32
• Flaskor på 64 oz: 20
• Termosmuggar: 45

Det ger dig ett registrerat totalantal på 240 produkter.

Du genomför en lagerinventering och upptäcker att det faktiska antalet är:

• Flaskor på 24 oz: 54
• Flaskor på 32 oz: 76
• Flaskor på 40 oz: 32
• Flaskor på 64 oz: 15
• Termosmuggar: 47

Det ger dig ett faktiskt antal på 224 produkter.

Med hjälp av formeln ovan blir den totala lagerprecisionen (224/240) x 100 = 93,3 %, vilket är en ganska bra precision – även om det fortfarande finns utrymme för förbättringar.

Du bör börja undersöka varför några av dina siffror inte stämmer, och du kan även välja att beräkna precisionen produkt för produkt för att hitta andra avvikelser.

Så förbättrar du lagerprecisionen

Har lagerprecisionen inte varit särskilt bra i år? Då kanske du letar efter tips på hur den kan förbättras. 

Här är sju strategier som kan hjälpa dig att öka lagerprecisionen och hålla ett mer exakt lagerantal.

Inför rutiner för cykelräkning

Cykelräkning innebär mindre lagerinventeringar som vanligtvis fokuserar på en enskild avdelning, kategori eller produkt åt gången. 

En ABC-lageranalys – där produkterna delas in i grupperna A, B och C utifrån värde – är ett exempel på en process för cykelräkning.

Eftersom den fullständiga lagerinventeringen – där varenda enskild artikel på lagret räknas – vanligtvis bara genomförs en gång om året, kan cykelräkning varje månad eller ungefär så ofta hjälpa dig att hålla bättre koll på det faktiska lagerantalet och minska felaktigheter på lång sikt.

Maggie Lv, chef på klädgrossisten Kabeier, berättar att hennes team använder rutiner för cykelräkning för att upprätthålla hög lagerprecision.

Genom att regelbundet räkna ett urval av lagerartiklar, i stället för att genomföra en fullständig lagerräkning endast en gång om året, upptäcker vi avvikelser tidigt och gör nödvändiga justeringar. 

Detta tillvägagångssätt gör det möjligt för oss att hålla våra lagerregister tillförlitliga och uppdaterade under hela året.

Standardisera processerna för lagerstyrning

Lagerstyrning innebär att kontrollera mängden av ditt lager eller dina lagervaror, optimera lagringen för att säkerställa att du har tillräckligt med utrymme för allt du kommer att sälja under en viss period och lägga rätt beställningar för att hålla produkterna tillräckligt lagerförda för att kunna uppfylla försäljningen.

Det är en viktig del av lagerhanteringen, och standardisering av processerna för lagerstyrning kan spela en stor roll för att förbättra lagerprecisionen. 

Om du har koll på vilka lagervaror som kommer in, när de kommer och varför, blir din lagerhanteringsprocess bättre lämpad för att upprätthålla korrekta register.

Använd streckkods- och RFID-teknik

Streckkodsskanning och RFID-teknik är båda funktioner i lagersystem i realtid, ett modernt tillvägagångssätt för lagerhantering och ett utmärkt sätt att förbättra precisionen i dina lagerräkningar.

Robert Khachatryan, vd för Freight Right Global Logistics, säger:

En effektiv strategi för att förbättra lagerprecisionen är att införa streckkods- och RFID-teknik.

Denna teknik automatiserar spårningen av lagervaror, minskar mänskliga fel och ger insyn i lagernivåerna i realtid.”

Han fortsätter, ”Med RFID kan företag till exempel spåra varor genom hela leveranskedjan, från lager till leverans, och säkerställa att lagerinformationen alltid är uppdaterad och korrekt. Detta leder till mer precisa lagerräkningar, förbättrad orderhantering och bättre beslutsfattande baserat på data i realtid.”

Genomför regelbundna revisioner

Som vi har nämnt genomförs en fullständig revision vanligtvis en gång per år, medan cykelräkningar kan genomföras oftare. 

Om du däremot upptäcker att ditt företag har svårt att förbättra sin lagerprecision kan det vara klokt för ditt team att genomföra fullständiga revisioner oftare för att förbättra orderprecisionen.

Ja, det kan orsaka störningar. 

Du måste räkna på siffrorna för att avgöra om ett kort avbrott i verksamheten är ett bättre alternativ än den försäljning eller de lagervaror som går förlorade på grund av felaktiga räkningar.

Utbilda din personal

Ett annat sätt att förbättra lagerhanteringen som helhet – och samtidigt förbättra precisionen – är att se till att du lägger tillräckligt med tid på att utbilda din personal så att de vet hur de ska hantera, räkna och sköta lagervaror på rätt sätt.

Optimera introduktionsprocessen så att alla som arbetar med ditt lager får fullständig utbildning, vilket minskar risken för att lagervaror försvinner eller hanteras fel.

Skapa tydliga kommunikationskanaler

En del av personalutbildningen och bemanningsförbättringen är att skapa tydliga kommunikationskanaler. 

Det innebär att alla som arbetar med lagerpåfyllnad, lagerhantering, frakt och liknande vet exakt vem de ska prata med om potentiella problem och vem som ansvarar för vilka områden.

Att tydligt beskriva dessa kommunikationskanaler bidrar till att förhindra att saker faller mellan stolarna under långa perioder, vilket kan leda till ännu sämre lagerprecision.

Implementera robust programvara för lagerhantering

Slutligen bör du implementera rätt programvara för lagerhantering så att alla dessa processer kan hanteras med en övergripande vy, vilket säkerställer att rätt automatiseringar finns på plats, minskar beroendet av kalkylblad och optimerar lageruppföljningen.

Gå igenom viktiga funktioner för lagerhantering för att välja ut de som är viktigast för dig. Funktioner som:

• SKU-spårning för att undvika lagersvinn
• Produktkategorisering för cykelräkning
• Varningar vid lågt lagersaldo så att du kan möta kundernas efterfrågan
• Automatiska inköp av nya lagervaror
• Orderhantering och orderuppfyllelse

Chen från Journaling Supplies förklarar varför detta är så viktigt:

Sådan programvara integrerar spårning i realtid, automatiska uppdateringar och omfattande rapportering, vilket bidrar till att minimera avvikelser och säkerställer att lagernivåerna konsekvent är korrekta. 

Genom att centralisera lagerdata och automatisera processer kan företag minska antalet fel och effektivisera sin verksamhet.

Eftersom vi på The Retail Exec älskar att tänka på och prata om programvara kan du vara säker på att vi har åsikter om de bästa systemen för lagerhantering.

Ta en titt på våra 10 främsta val här:

Avslutande tankar

Att förbättra lagernoggrannheten bör vara en hög prioritet för alla e-handelsföretag. 

Att säkerställa att du har så exakt räkning som möjligt av dina produkter i lager hjälper till att undvika intäktsbortfall och missnöjda kunder. Att välja rätt verktyg för lagerhantering kan vara till hjälp.

E-handelns värld rör sig snabbt – och det gör du också. Prenumerera på vårt nyhetsbrev med de senaste insikterna för e-handelschefer från ledande experter inom e-handel.