Lagerhållningskostnad: Beräkna & minska kostnader
Lager framför strumpor: Amerikanska företag har vanligtvis ett lager värt $1.32 för varje intjänad dollar och upprätthåller ett stabilt förhållande över åren, förutom under covid-19-relaterade nedstängningar av lager.
Lageransamling: Ett högt förhållande mellan lager och försäljning signalerar ett överskottslager som inte säljs, vilket leder till ökade lagerhållningskostnader och minskade vinstmarginaler.
Gåtfulla lagerkostnader: Att hålla ett överskottslager belastar företag med lagerhållningskostnader och påverkar deras ekonomiska hälsa. Det innebär ofta extra utgifter och lägre vinstmarginaler.
Berättelsen om covid-19-lagret: Under covid-19-pandemin drabbades amerikanska handlare av störningar när de var tvungna att låsa in lager, vilket påverkade det typiska förhållandet mellan lager och försäljning.
Kan vi röja upp bland lagret?: Amerikanska handlare ställs inför utmaningen att optimera lagernivåerna för att minska kostnaderna och förbättra vinstmarginalerna, vilket understryker behovet av bättre lagerhantering.
Amerikanska företag håller lager värt 1,32 dollar för varje intäktsdollar. Denna siffra har varit ganska stabil under lång tid, förutom när handlare var tvungna att stänga sina lager under covidpandemin.
Ett högt förhållande mellan lager och försäljning visar att du håller mer lager än du kan sälja. Och att hålla lager medför lagerhållningskostnader som sänker din vinstmarginal.
Kan amerikanska handlare göra bättre ifrån sig?
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
När du kombinerar lagerhanteringsprogramvara, AI och bästa praxis för lagerhantering kan du kanske minimera lagernivåerna, sänka lagerhållningskostnaderna och förbättra ditt resultat.
I den här guiden förklarar vi hur du kan beräkna och hålla koll på lagerhållningskostnader, samt diskuterar strategier för att minimera dem. Nu sätter vi igång.
Vad är lagerhållningskostnader?
Lagerhållningskostnad avser summan av alla utgifter som uppstår när du beställer och håller lager under en viss period.
Dessa utgifter omfattar arbetskraft, försäkring, svinn, värdeminskning, hantering, skatter och kapitalkostnaden (även kallad alternativkostnaden).
Lagerhållningskostnader utgör vanligtvis cirka 25–30 % av det totala lagervärdet – även om detta kan variera kraftigt mellan olika företag – och är en av de mest angelägna utmaningarna för företag med stora lager.
Här är varför: Lagret ökar dina utgifter för varje sekund som går. Det är som en dyr gäst – varje dag den stannar kostar den dig mer pengar.
Låt oss göra några antaganden om ett varumärke som vi kallar New York Shoe Company (NYSC).
Anta att NYSC har 10 000 par gröna sneakers, som kostar 100 dollar per par. Den årliga lagerhållningskostnaden för ett par gröna sneakers är 25 dollar. Produkten blev omodern för två år sedan, och NYSC har hållit dessa 10 000 par i lager i två år.
Gör en snabb uträkning så ser du att NYSC redan har spenderat 50 000 dollar (25 dollar x 10 000 x 2 år) på att bara hålla detta lager, som är värt 1 000 000 dollar.
Ser du problemet?
Vad innebär höga lagerhållningskostnader för små företag?
Lagerhållningskostnader kan vara dåliga nyheter för små företag eftersom de kan leda till:
Kassaflödesproblem
Du måste betala försäkringspremier och kostnader för el och andra tjänster ur egen ficka så länge du fortsätter att hålla lagret utan att sälja det.
Om du har ont om pengar kan lagerhållningskostnader förvärra problemet.
Låt oss återgå till NYSC. Om varumärket hade ont om pengar och måste spendera över 2 000 dollar bara på att hålla dödlagret, skulle det sannolikt föra varumärket närmare konkurs mycket snabbare.
Fråga bara Matt Tomkin. Även efter att hans e-handelsvarumärke hade omsatt 250 000 pund under sitt tredje år gick det ändå i konkurs – på grund av kassaflödesproblem.
Matt driver nu en sökmarknadsföringsbyrå och en nystartad verksamhet inom leadgenerering som heter Quotonga. Men innan dess upplevde han själv farorna med dåligt kassaflöde i sin e-handelsverksamhet.
Han minns hur hans tidigare framgångsrika sportklädesvarumärke, VO2, gick i konkurs på grund av ett kassaflödesproblem.
Allt som allt var det bristen på likvida medel som satte stopp för allt, eftersom vi växte för snabbt för att kunna fortsätta utan betydande ekonomiskt stöd.
Även om ditt resultat ser starkt ut och intäkterna växer snabbt kan kassaflödesproblem stoppa verksamheten.
Överlager och dödlager är ofta stora orsaker bakom denna likviditetskris.
Lägre lönsamhet
Lagerräntor är fasta. Det innebär att du måste betala dem oavsett hur många enheter du säljer.
Men de är också tidsdrivna – ju längre tid det tar att sälja ditt lager, desto mer betalar du för att hålla det.
Lägre vinster innebär långsammare tillväxt och en lägre värdering när du söker investeringar från riskkapitalbolag.
Lösningen är enkel: fokusera på att hålla ett lager som säljs snabbt. Det minimerar lagerräntornas påverkan på din lönsamhet.
Föråldring, skador och svinn
Det finns alltid en risk att lagret blir omodernt, skadas eller stjäls.
När detta händer kan du inte sälja varorna lika enkelt, och de fortsätter att öka dina lagerräntor tills du kan göra dig av med dem.
Liksom i exemplet med NYSC kommer de omoderna gröna sneakerskorna att fortsätta öka dina lagerräntor tills de säljs.
Om du tror att du inte kan sälja dem ens till ett kraftigt rabatterat pris är det mer ekonomiskt att helt enkelt slänga dem på en soptipp.
Lagertyper att ta hänsyn till
Det är inte bara de färdiga produkterna som ökar dina lagerhållningskostnader. Här är de lagertyper du bör ta hänsyn till när du beräknar lagerräntor:
- Färdiga produkter: Detta är varorna du säljer direkt. Om du är ett modemärke är kläder, skor, klockor och kosmetika dina färdiga produkter. Det här är produkter du känner bäst till, och om du inte erbjuder kundanpassade produkter eller tillverkar dem själv har du sannolikt färdiga produkter i ditt lager.
- Råmaterial: Råmaterial är varor som du inte säljer direkt utan använder för att tillverka slutprodukter. Om du till exempel säljer personliga t-shirts är enfärgade t-shirts dina råmaterial. De medför samma lagerräntor som färdiga produkter.
- Produkter under bearbetning: Om du bearbetar varor innan du säljer dem kan du ha ett lager av produkter under bearbetning. Om du till exempel säljer måttsydda kläder skulle alla beställningar hos din skräddare räknas som lager under bearbetning. Huruvida detta lager medför lagerräntor beror på var i produktionsprocessen det befinner sig.
Tänk till exempel på måttsydda kläder.
Om tyget finns hos din skräddare och inte i ditt lager betalar du inte längre några lagerkostnader. Kapitalkostnader kan dock fortfarande tillkomma om du inte har fått någon förskottsbetalning.
- Förnödenheter för underhåll, reparation och drift (MRO): Underhåll av utrustning och drift av ditt lager kräver olika förnödenheter – smörjmedel, rengöringsmedel, personlig skyddsutrustning och andra artiklar – för att hålla dina tillgångar i bästa möjliga skick.
Det är avgörande att beräkna lagerhållningskostnaderna för alla lagertyper för att säkerställa att du arbetar med en korrekt siffra.
Råmaterial och produkter under bearbetning utgör en stor del av dina totala lagerräntor, ibland till och med mer än lagerräntorna för färdiga produkter.
Komponenter i lagerhållningskostnader
Lagerhållningskostnader kan vara explicita (direkta) eller implicita:
- Explicita kostnader är sådana som du betalar direkt. Om du till exempel lånar pengar av en vän och betalar 100 USD i ränta är det en explicit kostnad.
- Implicita kostnader representerar de pengar du kunde ha tjänat genom att göra något annat. Om du till exempel använder pengarna du lånat av din vän till att köpa en elegant kostym i stället för att investera dem i en bankinsättning som skulle ha gett dig 50 USD i ränta, är 50 USD den implicita kostnaden för att köpa kostymen.
Båda dessa påverkar lönsamheten, men endast explicita kostnader påverkar ditt kassaflöde.
För att förstå detta bättre kan vi titta på de fyra övergripande kostnadskategorier som summeras när man beräknar lagerhållningskostnader.
Kapitalkostnader
Kapitalkostnader kan vara både implicita och explicita.
Om du lånar rörelsekapital för att finansiera lager är räntan du betalar en explicit kostnad. Å andra sidan finns det en implicit kostnad för att binda kapital i lager.
Om de pengarna inte var bundna i lager skulle du ha kunnat investera dem i omsättningsbara värdepapper och tjäna ränta. Den uteblivna räntan är din alternativkostnad.
Anta att du för närvarande har ett lager värt 200 000 dollar och att det inte är lånefinansierat. Du hade kunnat investera pengarna i omsättningsbara värdepapper och fått en avkastning på 2 % (4 000 dollar).
Eftersom pengarna är bundna i lager har du gått miste om de 4 000 dollarna – din implicita kostnad för att hålla lager.
Ju större lager du håller, desto högre blir din kapitalkostnad. Därför är optimering av lagernivåerna avgörande.
Lagerhållningskostnader
Lagringskostnader avser utgifterna för att lagra företagets lager i ett lager. De flesta av dessa kostnader är explicita, men vissa kan vara implicita.
Det här ingår i lagringskostnaderna:
- Lagerutrymme: Om utrymmet hyrs är hyran en explicit lagringskostnad. För e-handelsföretag är lagerhyran en av de största lagerhållningskostnaderna och uppgår i genomsnitt till 8,84 dollar per kvadratfot. Om lagret ägs blir alternativkostnaden för att binda kapital i det en implicit lagringskostnad.
- Personalkostnader: Alla personalkostnader är explicita och omfattar kostnaderna för lagerpersonal och entreprenörer som anlitats för att utföra uppgifter med anknytning till lagret.
- Värdeminskning på lagertillgångar: Tillgångar som luftkonditioneringsaggregat och gaffeltruckar minskar i värde över tid. Om du till exempel har 10 luftkonditioneringsaggregat som kostar 10 000 dollar styck och håller i fem år blir den årliga värdeminskningskostnaden 20 000 dollar [10 x (10 000 dollar / 5 år)].
- Driftskostnader: Du behöver elektricitet för att driva luftkonditioneringsaggregat och internet för att låta chefen uppdatera poster i lagerhanteringssystemet. Dessa kostnader är explicita.
Servicekostnader
Servicekostnader omfattar utgifter som uppstår vid lagerhantering. Detta inkluderar:
- Skatter: Skatter på fastigheter och lager hör hemma här.
- Försäkring: Försäkringspremier som betalas för att försäkra sig mot risker som stöld, brand, skador och naturkatastrofer hör hemma här.
- Kostnader för programvaruprenumerationer: Kostnaden för lagerhanteringsprogramvara och prenumerationer på lagerhanteringssystem hör hemma här.
Det kan finnas ytterligare lagerrelaterade servicekostnader beroende på vilka tjänster du använder.
Du kan till exempel genomföra regelbundna lagerrevisioner för att säkerställa riktigheten. Det arbete, den tid och den teknik som krävs för dessa revisioner utgör också en del av servicekostnaderna.
Kostnader för lagerrisker
Lager som ligger i ditt lager utsätts för olika risker. Beroende på vilka varor som finns i lagret omfattar riskerna:
- Svinn: Svinn uppstår på grund av stöld, felplacering, bedrägeri eller administrativa fel. Elektronik som smarttelefoner och surfplattor, kläder och kosmetika är vanliga exempel på lagerartiklar som riskerar att drabbas av svinn.
- Inkurans: Förändringar i marknadens efterfrågan och tekniska framsteg kan göra ditt lager föråldrat, även med stora rabatter. Kläder löper särskilt stor risk, eftersom kortvariga trender snabbt kan försvinna när stilar förändras.
- Skador: Fysiska skador under transport eller hantering kan göra varor osäljbara. Ömtåliga varor som glas, keramik och komplexa maskindelar är särskilt utsatta.
Så beräknar du lagerhållningskostnader
Att övervaka lagerhållningskostnaderna är det första steget för att kontrollera dem. Om du inte är uppmärksam kan lagerhållningskostnaderna hopa sig och göra ett stort avbräck i din lönsamhet.
Lagerhållningskostnader kan beräknas antingen i dollar eller som en procentandel av ditt lagervärde. Att beräkna dem som en procentandel är ofta mer användbart, eftersom lagervärdet varierar från år till år.
Formel för lagerhållningskostnad
Lagerhållningskostnader = [Totala lagerhållningskostnader / Totalt årligt lagervärde] x 100
Den här formeln uttrycker lagerhållningskostnaderna som en procentandel av det totala årliga lagervärdet.
Det är enklare att jämföra lagerhållningskostnader från år till år med hjälp av formeln för lagerhållningskostnadsprocent, eftersom nämnaren vanligtvis varierar varje år. Du kan också helt enkelt summera lagerhållningskostnaderna och ta hänsyn till den totala lagerhållningskostnaden för ytterligare sammanhang.
Exempel på beräkning
Anta att NYSC:s totala lagerhållningskostnader för gröna sneakers värda $100,000 (till självkostnadspris) uppgår till $25,000:
- Kapitalkostnad: $10,000
- Lagerkostnader: $9,000
- Servicekostnader: $5,000
- Svinn: $1,000
Enligt formeln för lagerhållningskostnader uppgår NYSC:s lagerhållningskostnader till 25 % av lagervärdet.
Strategier för att minska lagerhållningskostnaderna
En uppåtgående trend för lagerhållningskostnaderna är en varningssignal för ditt resultat, men det finns strategier du kan använda för att skydda dig mot stigande kostnader.
Rätt strategi beror på orsaken. Låt oss gå igenom några strategier du kan använda när det är dags att kontrollera kostnaderna.
Automatisera lagerhanteringen med lagerhanteringsprogram
Att automatisera din lagerhantering är ett utmärkt första steg för att minimera lagerhållningskostnaderna. Så här hjälper det:
- Automatiserade och mer exakta efterfrågeprognoser. Det är nästan omöjligt att fastställa exakt hur många enheter du kommer att sälja nästa månad, kvartal eller år. Men lagerhanteringsprogram kan vara din kristallkula. Gnugga den, så ger den dig en förhållandevis exakt prognos med hjälp av AI och dataanalys.
- Lägre arbetskraftskostnader. Du kan spara in på arbetskraft genom att automatisera lagerinventering, återbeställningar och spårning. Automatisering eliminerar också mänskliga fel, så du behöver inte lägga tid och pengar på att rätta till kostsamma misstag.
- Minimera inkurans och svinn. Lagerhanteringsprogram gör det enklare att identifiera föråldrade varor. Använd rabatter eller paketera långsamt omsatta varor för att frigöra utrymme på lagret och minimera lagerhållningskostnaderna. Spårning i realtid bidrar också till att minska svinn till följd av stöld och felplacering.
Det finns ett par dussin lagerhanteringssystem på marknaden, men de flesta är inte värda din tid.
Vi undersökte de bästa lagerhanteringssystemen, och här är de som vi fann vara bäst:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Optimera lagernivåerna
Det är frestande att ha lite av allt i lager, för säkerhets skull. Men dessa lager av varor ”för säkerhets skull” kan snabbt bli en belastning, binda kapital och öka lagerkostnaderna.
Så här kan du automatisera lageroptimeringen:
- Prognostisera efterfrågan. Använd AI-drivna lagerhanteringsprogram för korrekta efterfrågeprognoser. Om du redan har god förståelse för dina försäljningstrender kan du också prognostisera efterfrågan manuellt.
- Beräkna säkerhetslager. Ditt lagerhanteringsprogram kan hantera detta, eller så kan du beräkna det manuellt genom att multiplicera leverantörens leveranstid med din efterfrågan under den perioden. Om din leverantör till exempel behöver fem dagar för att leverera och du säljer 25 enheter per dag bör ditt säkerhetslager vara 125 enheter. Du kan också lägga till en säkerhetsmarginal på 20 % för att undvika lagerbrist.
- Beräkna ekonomisk orderkvantitet: Beräkna den ekonomiska orderkvantiteten (EOQ) med hjälp av följande formel:
EOQ = √(2 x S x D) / H
Där:
D: Årlig efterfrågan
S: Beställningskostnad per order
H: Årlig lagerhållningskostnad per enhet
- Konfigurera lagerhanteringsprogrammet. Konfigurera beställningspunkten i ditt lagerhanteringsprogram så att det automatiskt lägger en beställning när lagernivån når säkerhetsnivån.
Minimera lagerbehållningen
Jag förstår – det är knepigt. Hur minimerar du lagerbehållningen och ser samtidigt till att du aldrig behöver avvisa kunder på grund av lagerbrist?
Du behöver två saker för att kunna hålla ett minimalt lager:
- Korrekta efterfrågeprognoser. Även om prognoser inte alltid är perfekta kan du använda dataanalys och AI för att komma så nära som möjligt. Lägg sedan till en säkerhetsmarginal. Om du till exempel uppskattar efterfrågan till 100 enheter bör du planera för 120 enheter.
- Starka leverantörsrelationer. Det just-in-time-lagersystemet (JIT), som utvecklades av Toyota, är mycket effektivt, men det är inte alltid enkelt att tillämpa inom e-handel. Med starka leverantörsrelationer kan du dock sträva efter att hålla lagernivåerna låga. Pålitliga leverantörer som levererar i tid, varje gång, ger dig förtroendet att hålla precis tillräckligt med lager för att förhindra lagerbrist.
- Lagerhanteringsprogram. Du bör kunna följa lagernivåerna och automatisera beställningar. Att följa lagret och lägga beställningar manuellt lämnar utrymme för kostsamma misstag.
Förbättra lagereffektiviteten
Kaos på lagret är en viktig kostnadsdrivare för lagerhållning. Se lagret som en maskin, inte bara som en förvaringslokal.
Varje ineffektivitet är en skiftnyckel i kugghjulen.
En kaotisk layout gör det enklare för personalen att lägga lagerartiklar på fel plats, vilket minskar överblicken och leder till onödiga ombeställningar.
Att använda streckkoder och automatiserad lageruppföljning på lagret är en bra utgångspunkt för att hantera problemet. Att optimera lagerlayouten är dock den mest effektiva lösningen, eftersom det gör det möjligt för personalen att snabbt söka efter och flytta artiklar, vilket sänker arbetskostnaderna.
En optimerad layout kan också rymma fler enheter, vilket minskar dina lagerhållningskostnader per enhet.
Om budgeten tillåter det och du gärna ligger steget före kan du överväga att investera i automatiserade lagringslösningar som:
- Vertikala lagerautomater (VLMs): En VLM är ett automatiserat lagringssystem med brickor placerade i kolumner och en hiss däremellan. När en operatör begär en artikel åker hissen till brickan, hämtar artikeln och levererar den till en ergonomisk åtkomstpunkt.
- Horisontella karuseller (HC): En HC är ett roterande transportörsystem med förvaringsbehållare och hyllor monterade på en skena. När en artikel begärs roterar karusellen så att behållaren eller hyllan som innehåller artikeln kommer till operatören.
Föreställ dig ditt nuvarande lager en stund. Jämför det sedan med ett lager med VLM:er:
Ser du skillnaden?
Bli av med dödlagret
Lager som inte har rört sig på månader eller år är en död vikt.
Agera för att bli av med det – det kostar dig pengar utan att generera några intäkter. Anordna kampanjer, erbjud rabatter eller paketera det. Om det inte fungerar kan du skänka lagret och göra skatteavdrag.
Dödlager täpper till förvaringsutrymmet.
Varje månad går en del av din hyra och dina kostnader för el och andra tjänster till att lagra dödlager. Sälj det i stället till rabatterat pris, återvinn det du kan och skapa utrymme för lager som omsätts och tjänar pengar åt dig.
Det är därför många varumärken tog ett proaktivt grepp för att bli av med dödlager förra året.
År 2023 uppgav 27 % av de tillfrågade återförsäljarna att de sålde lager på andrahandsmarknaden för att bli av med dödlager, eftersom de höga lagringspriserna belastade företagets resultat.
Detta är inte ens det värsta vi har sett dödlager göra med ett företag.
Burberry bränner betungande överlager
År 2018 brände Burberry dödlager värt 38 miljoner dollar, eftersom företaget ansåg att ingen försäljning var bättre än stora rabatter.
Att förstöra dödlager är vanligt bland lyxvarumärken.
En av anledningarna är att det finns ett ekonomiskt incitament att förstöra varor – USA:s tull- och gränsskyddsmyndighet tillåter företag att återfå de flesta skatter eller avgifter som betalats på importerade varor om de är oanvända, exporteras eller förstörs under tullmyndighetens överinseende (19 U.S.C. § 1313).
Det är dock inte bara Burberry. Varumärken som Louis Vuitton ägnar sig också åt att förstöra lager, eftersom de har en policy om att alla kunder ska betala samma pris för en vara, vilket förklaras av en tidigare anställd på Quora.
Självklart bör det vara din sista utväg att bränna ditt lager, men lösningen beror på din situation.
I NYSC:s fall, som vi använde i vårt tidigare exempel, hade de gröna sneakerskorna enkelt kunnat säljas med rabatt till kunder eller till ett annat varumärke.
Alternativt hade NYSC kunnat skänka dem till en NGO för att göra skatteavdrag.
Lagerhållningskostnader: en tyst mördare, men inte alltid
Du ser inte lagerhållningskostnader i resultaträkningen.
Rapporterna från ditt ekonomiteam anger sannolikt inte uttryckligen lagerhållningskostnader, vilket är anledningen till att många e-handelsägare inte känner till dem.
Lagerhållningskostnader består av flera implicita och explicita utgifter, vilket gör dem svåra att följa upp. Det krävs en medveten insats för att beräkna dem korrekt.
Om du har ett lager fullt av varor kan du alltid minska onödiga lagerhållningskostnader och optimera ditt lager för maximal lönsamhet.
Men det finns tillfällen då det kan vara en strategi för riskhantering att hålla ett överskottslager.
För handlare som behöver skydda sig mot prisvolatilitet och osäkerhet i leveranskedjan är det ofta mer lönsamt att hålla ett större lager.
Med pågående krig och volatila priser är handlare för närvarande villiga att hålla ett större lager, säger Tracy Smith:
\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eUtifrån den situation vi befinner oss i skulle jag säga att företag är villiga att hålla större lager och därför kommer att ha högre lagerhållningskostnader, (även om) det för vissa fortfarande är svårt att få tag på material.\u003c/span\u003e
För fler insikter från e-handelsexperter och de senaste trenderna inom e-handel, prenumerera på vårt nyhetsbrev och få de senaste insikterna levererade till din e-post.
