Já perdi a conta às vezes que procurei febrilmente no armazém da minha loja de artigos em segunda mão aquele vestido vintage perfeito que um cliente acabara de comprar. Ou à frustração de perceber que tinha armazenado demasiados artigos de microtendências, como blazers para o regresso às aulas que ninguém queria.
Pense na pressão de não conseguir satisfazer a procura dos clientes ou na hemorragia financeira causada pelo excesso de stock a acumular-se no seu armazém.
Estes são os frutos amargos de um controlo de inventário deficiente.
E se pudesse otimizar os seus níveis de stock, simplificar as suas operações e, como resultado, ganhar mais dinheiro?
Este é o seu guia definitivo para dominar o controlo de inventário.
Falaremos sobre o que é exatamente o controlo de inventário, como outras marcas de comércio eletrónico acompanham as principais métricas de inventário e quais são as melhores práticas para melhorar o seu controlo de inventário.
Vamos começar.
O que é o controlo de inventário?
Um sistema de controlo de inventário gere os níveis de stock de uma empresa em todos os locais de armazenamento.
O principal objetivo é manter quantidades ideais para satisfazer a procura dos clientes, minimizando simultaneamente os custos desde a aquisição até à entrega.
Eis o que Leonardo DiCaprio tem a dizer sobre o controlo de inventário:
Os principais elementos do controlo de inventário incluem:
- Acompanhamento em tempo real: Saber sempre o que tem e onde se encontra.
- Previsão da procura: Planear as necessidades futuras para evitar ruturas ou excessos.
- Gestão de encomendas: Gerir compras e entregas com precisão.
- Análise de dados: Tomar decisões fundamentadas com base em informações em tempo real.
Pense no controlo de inventário como a sala de máquinas da sua empresa.
O objetivo é garantir que a máquina funciona sem problemas ou avarias, mantendo a quantidade exatamente certa de combustível.
Por outras palavras, trata-se de encontrar um equilíbrio entre manter SKUs suficientes para satisfazer a procura dos clientes e evitar o peso morto do excesso de inventário.
Controlo de inventário vs. gestão de inventário
O foco do controlo de inventário é a execução tática da manutenção dos níveis de stock, enquanto o âmbito da gestão de inventário é muito mais abrangente.
Se o controlo de inventário é um motor, então a gestão de inventário é o piloto.
Esta é a estratégia por detrás dos bastidores, que determina o equilíbrio ideal do inventário para maximizar a eficiência e minimizar os custos, antecipa as flutuações do mercado e faz ajustes conforme necessário.
Porque é que o controlo de inventário é tão essencial para as marcas de comércio eletrónico?
Por cada 1 $ em vendas, os fabricantes e retalhistas dos EUA detinham 1,33 $ em inventário em julho de 2020, de acordo com o Gabinete do Censo dos EUA.
É muito dinheiro imobilizado. Basicamente, está a comprar três artigos por cada dois que vende.
Um bom sistema de controlo de inventário pode alterar drasticamente esta equação.
Robert Khachatryan, CEO e fundador da Freight Right Global Logistics, afirma que
...um controlo de inventário eficaz é fundamental para manter a eficiência operacional e a satisfação dos clientes.
Uma gestão de inventário deficiente pode provocar ruturas de stock, excesso de stock e oportunidades de venda perdidas, afetando tanto as receitas como a fidelização dos clientes.
Vejamos como:
- Melhor controlo de qualidade. Monitorize cada artigo, desde a sua chegada até à venda. Perceba o que está a vender, o que não está e porquê. Não deixe que as ruturas ou os excessos de stock lhe custem dinheiro.
- Maior eficiência organizacional e rentabilidade. Manter o seu armazém organizado é essencial para a eficiência. O controlo de inventário permite-lhe otimizar o espaço de armazenamento, simplificar a preparação e o acondicionamento das encomendas e reduzir o risco de ruturas ou excessos de stock. Maximizará as vendas e minimizará o desperdício, aumentando a sua rentabilidade.
- Maior rigor financeiro e conformidade. Registos de inventário rigorosos são cruciais para a saúde financeira da sua marca de comércio eletrónico. As auditorias, as declarações fiscais e as demonstrações financeiras dependem deles. Pode tomar decisões informadas, manter o seu inventário rigoroso e garantir a conformidade mantendo dados de inventário precisos.
Por conseguinte, uma empresa saudável depende da otimização do controlo de inventário.
5 tipos comuns de sistemas de controlo de inventário
A espinha dorsal digital de uma cadeia de abastecimento moderna é o seu sistema de controlo de inventário. A ferramenta monitoriza e gere os produtos desde o momento em que são comprados até ao momento em que chegam aos clientes.
Estes sistemas automatizam tarefas como a encomenda, a receção, o armazenamento e o envio, poupando tempo e recursos.
Também fornecem informações em tempo real sobre os níveis de stock, ajudando as empresas a evitar ruturas e excessos de stock, bem como a otimizar a rotação do inventário.
Em termos gerais, as empresas de comércio eletrónico utilizam mais frequentemente estes cinco tipos de sistemas de controlo de inventário:
1. Sistema de controlo de inventário no momento certo (JIT)
Um sistema JIT consiste em ter os artigos certos disponíveis—no momento certo—na quantidade certa.
No modelo JIT, as empresas recebem os produtos dos fornecedores exatamente quando são necessários para a produção ou venda, pelo que não têm de armazenar inventário excedentário nem desperdiçar matérias-primas durante o processo.
Falei com Kate, que faz parte da equipa de marketing da Irresistible Me—uma empresa de beleza de comércio eletrónico especializada em extensões de cabelo e perucas.
Mantemos menos stock disponível e fazemos encomendas com base na procura.
Por exemplo, reduzimos os nossos custos de armazenamento em 15% no ano passado simplesmente prestando muita atenção às tendências de vendas e ajustando as nossas encomendas.
2. Sistema periódico de controlo de inventário
Imagine interromper um filme para contar todas as personagens no ecrã.
O sistema de inventário periódico faz um levantamento dos seus produtos em intervalos fixos, como mensal ou trimestralmente.
Embora seja simples, é frequentemente demasiado lento para empresas com elevada rotação.
Este sistema pode ser mais adequado para pequenas empresas, empresas sazonais ou empresas que vendem artigos de elevado valor.
3. Sistema perpétuo de controlo de inventário
Um sistema de inventário permanente proporciona-lhe uma visão constante e atualizada ao minuto dos níveis do seu stock.
Um código de barras ou uma etiqueta de identificação por radiofrequência (RFID) pode monitorizar automaticamente cada artigo que entra ou sai do seu armazém.
Para tomar decisões informadas, estes dados em tempo real são valiosíssimos—especialmente para marcas de comércio eletrónico.
Empresas de todas as dimensões podem beneficiar de sistemas de inventário permanente, mas as que têm níveis de stock elevados ou que mudam rapidamente consideram-nos frequentemente mais úteis.
Pense em mercearias e farmácias que têm stock perecível suscetível de se deteriorar.
4. Sistema de controlo de inventário com análise ABC
A análise ABC divide o seu stock em artigos A, B e C com base no valor de cada artigo.
Presta muita atenção aos artigos A, mantém os artigos B sob controlo e não se preocupa demasiado com os artigos C.
Voltemos a ouvir Robert, da Freight Right Global Logistics:
Categorizar o inventário com base no valor e na rotação permite-nos dar prioridade aos esforços de gestão dos artigos mais críticos.
Por exemplo, concentrarmo-nos nos 20% superiores de SKUs que geram 80% da receita garante que os produtos essenciais estão sempre disponíveis.
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5. Sistema de controlo de inventário da quantidade económica de encomenda (EOQ)
O método de Wilson, ou EOQ, é como abastecer um depósito de combustível.
Quer combustível suficiente para chegar ao seu destino (satisfazer a procura), mas não em excesso, ao ponto de desperdiçar recursos (stock excedentário) e reduzir os lucros.
A EOQ ajuda-o a encontrar o equilíbrio entre encomendar demasiado e encomendar pouco, quer fabrique, venda ou utilize produtos internamente.
Principais métricas a acompanhar para o controlo do inventário
Os indicadores-chave de desempenho (KPIs) do controlo de inventário são o raio X da sua empresa. Revelam o que se passa internamente e destacam as áreas onde precisa de trabalhar mais.
Mas, se esta é a sua primeira tentativa de monitorizar o controlo do inventário, como sabe quais os KPIs a acompanhar?
Avaliei as respostas dos 17 líderes de comércio eletrónico com quem falei e estes são os KPIs mais frequentemente acompanhados para otimizar o controlo do inventário:
Índice de rotação do inventário
O índice de rotação do inventário de uma empresa mede a rapidez com que o seu inventário é vendido e reposto.
Como é calculado: Um cálculo básico consiste em dividir o custo dos produtos vendidos (COGS) pelo inventário médio:
Exemplo da vida real: acompanhar a rotação do cânhamo
Dennis Sanders, fundador e CEO do popular sítio de comércio eletrónico Burning Daily, acompanha a taxa de rotação, a taxa de vendas e os dias de aprovisionamento da sua empresa.
Afirma:
A nossa taxa de rotação de artigos populares, como as gomas Delta-8, ultrapassa frequentemente 12 vezes por ano, enquanto a nossa taxa de vendas de lançamentos de edição limitada pode atingir 90% nas primeiras 48 horas após o lançamento.
Uma rotação elevada do inventário é geralmente indicativa de uma gestão eficiente do inventário, mas isso pode variar consoante o setor e o tipo de produto.
Custos de manutenção
Os custos de manutenção do inventário são as despesas ocultas associadas à retenção de stock.
Estes incluem:
- Custos de capital: O dinheiro imobilizado no seu inventário.
- Custos de armazenamento: Incluem armazéns, serviços públicos e mão de obra.
- Custos de risco: Incluem danos nos produtos, furtos e obsolescência.
- Custos de segurança: O custo do pessoal do armazém, da manutenção do equipamento, dos sistemas de segurança e da infraestrutura informática.
Como é calculado: O custo total de manutenção do inventário é a soma dos quatro componentes dos custos de manutenção.
Eis a fórmula:
A chave para minimizar estes custos? Um controlo eficaz do inventário.
Taxa de frequência de ruturas de stock
A taxa de ruturas de stock mede a frequência com que os produtos ficam esgotados. Corresponde à percentagem de necessidades dos clientes que não são satisfeitas devido à falta de stock.
Como é calculada:
De acordo com um estudo publicado na Harvard Business Review em 2004, uma taxa típica de ruturas de stock situa-se em torno de 8%.
E estudos mais recentes, apesar dos avanços na gestão da cadeia de abastecimento e na tecnologia, indicam que as taxas globais de ruturas de stock continuam persistentemente próximas da mesma percentagem.
Exemplo da vida real: alertas automáticos de reposição para produtos para animais de estimação
Rongzhong Li, fundador e CEO da Petoi, uma loja de animais robóticos biónicos programáveis, afirma:
Para evitar ruturas de stock, implementei alertas automáticos de reposição associados aos níveis de inventário, reduzindo as ruturas de stock em 30% e melhorando a eficiência geral do processamento de encomendas.
Outros KPIs
Um processo ideal de controlo de inventário também pode incluir outros KPIs, tais como:
- Dias de inventário disponível
- Precisão das contagens de inventário
- Tempo do ciclo da encomenda
- Taxa de encomendas perfeitas
- Taxas de envolvimento dos clientes
Dica de especialista
Escolha KPIs que sejam importantes para a sua equipa e que o ajudem a tomar decisões empresariais inteligentes, alinhadas com os objetivos da sua empresa. Evite métricas de vaidade que apenas parecem boas no papel, mas que não contribuem realmente para o crescimento dos resultados financeiros.
Em vez disso, considere fatores como a disponibilidade dos dados e a possibilidade de ação, e avalie o desempenho atual e futuro utilizando indicadores avançados e desfasados.
Principais métodos de controlo de inventário
O melhor método de acompanhamento do inventário depende dos produtos específicos da sua empresa e dos requisitos contabilísticos.
Dito isto, eis alguns dos mais populares:
FIFO (primeiro a entrar, primeiro a sair)
Um método de controlo de inventário FIFO parte do princípio de que os produtos mais antigos serão vendidos primeiro. Neste método, o stock restante é valorizado com base no custo do inventário mais antigo.
O método FIFO simula o movimento do inventário no mundo real, simplificando a contabilidade e reduzindo o risco de erros.
LIFO (último a entrar, primeiro a sair)
No LIFO, o inventário adquirido mais recentemente é vendido primeiro. O custo das compras antigas é utilizado para valorizar o stock restante.
Quando a inflação é elevada, o LIFO é frequentemente adotado como benefício fiscal, uma vez que normalmente reduz o seu rendimento tributável.
No entanto, tenha cuidado—este método de controlo de inventário pode não refletir o fluxo real das mercadorias e pode complicar a análise financeira.
Contagens cíclicas
Uma contagem cíclica é uma alternativa mais eficiente a uma contagem física do inventário.
Ouça-me.
Basicamente, em vez de contar tudo de uma só vez, conta pequenas partes dos artigos do seu inventário regularmente. Para além de melhorar a precisão, esta abordagem reduz as interrupções e proporciona-lhe visibilidade do inventário em tempo real.
Um sistema de contagens cíclicas garante a precisão do inventário ao verificar e ajustar regularmente os níveis de stock.
Para detetar discrepâncias, utiliza dados de vendas, pontos de reposição e atualizações do sistema de gestão de inventário em tempo real.
Rastreio por lote
O processo de rastreio por lote, também denominado rastreio de lotes, é um método de controlo de inventário que utiliza números de lote para rastrear produtos, peças ou ingredientes ao longo de toda a cadeia de abastecimento—desde os fabricantes até aos centros de processamento—até aos clientes finais.
O sistema permite-lhe acompanhar o seu inventário desde as matérias-primas até aos produtos acabados.
Existe aqui muita informação — como a origem do seu inventário, para onde foi enviado, quanto foi expedido e até quando irá expirar.
O processo reduz o desperdício e aumenta os lucros ao identificar as fontes dos problemas, recolher artigos defeituosos e gerir o inventário de acordo com as datas de validade.
Inventário gerido pelo fornecedor (VMI)
O inventário gerido pelo fornecedor (VMI) transfere as responsabilidades de gestão do inventário do retalhista para o fornecedor.
Como funciona?
É responsabilidade do fornecedor acompanhar os níveis de stock, prever a procura e otimizar o reabastecimento do seu inventário.
O sistema VMI é perfeito para retalhistas de comércio eletrónico que gerem uma gama diversificada de produtos provenientes de vários fornecedores.
5 dicas para melhorar as suas técnicas de controlo de inventário
Para satisfazer a procura dos clientes e otimizar os custos, tem de gerir o seu inventário de forma inteligente.
Eis cinco dicas práticas para melhorar as suas estratégias de controlo de inventário:
1. Utilize estrategicamente o stock de segurança
Os retalhistas nos Estados Unidos perderam uns impressionantes $82 billion devido a ruturas de stock em 2021.
Por mais paradoxal que pareça, uma prateleira vazia custa, na realidade, muito dinheiro.
Pense no stock de segurança como a apólice de seguro da sua marca de comércio eletrónico. Esta camada adicional de proteção ajuda-o a lidar com picos de procura, atrasos dos fornecedores e perturbações imprevistas na cadeia de abastecimento.
Ao analisar cuidadosamente:
- Padrões de procura,
- Variabilidade do prazo de entrega; e
- Níveis de serviço pretendidos
…pode otimizar os seus níveis de stock de segurança. Para tal, precisa de equilibrar os riscos de ruturas de stock com os custos do excesso de inventário.
2. Implemente um sistema de análise ABC
Sergey Taver, diretor de marketing da Precision Watches, explica como a utilização de uma análise ABC os ajudou a dar prioridade à gestão do inventário.
Ao categorizar os artigos com base no seu valor e nas taxas de rotação, concentramos mais esforços nos produtos de maior impacto, garantindo que estão sempre disponíveis.
Por exemplo, os nossos relógios de luxo (Categoria A) recebem mais atenção na gestão do stock do que os artigos acessórios (Categoria C).
Uma análise ABC determina a alocação ideal de recursos para o seu inventário de comércio eletrónico.
3. Tire partido da tecnologia avançada
As investigações sugerem que 70% das folhas de cálculo contêm erros.
E quando se tem em conta esta percentagem muito elevada e se aplica a contas financeiras, pode perder milhões.
Qual é a alternativa?
Eis algumas tecnologias essenciais para melhorar o controlo de inventário da sua empresa de comércio eletrónico:
- Um sistema de códigos de barras acompanha os produtos desde o momento em que entram no seu armazém até chegarem aos clientes, utilizando leitores. Esta etiquetagem digital ajuda-o a manter o inventário adequado disponível, a evitar perdas e a simplificar a gestão do armazém.
- As etiquetas RFID são como códigos de barras potentes. Permitem obter visibilidade do inventário em tempo real sem exigir uma linha de visão direta. A velocidade e a precisão podem reduzir drasticamente os custos laborais, especialmente nos armazéns.
- O software de controlo de inventário adequado é o centro de comando da sua cadeia de abastecimento. Terá dados em tempo real para tomar decisões empresariais mais inteligentes, simplificar as operações e melhorar a precisão do inventário.
Ouçamos um especialista.
Karen Chen é a responsável da Journaling Supplies—um site de comércio eletrónico sediado na China que disponibiliza produtos e materiais de alta qualidade para escrever diários, cuidadosamente selecionados.
Utilizam o Quickbooks Commerce para a contabilidade do inventário.
O software proporciona um acompanhamento do inventário em tempo real, pontos de reposição automatizados e relatórios abrangentes, que têm sido fundamentais para simplificar os nossos processos de gestão do inventário.
Desde que implementámos o software de controlo de inventário, registámos uma melhoria de 25% na nossa taxa de processamento de encomendas e uma redução significativa nas discrepâncias de stock.
Cada caso é um caso.
Por isso, se não consegue decidir qual é o software de gestão de inventário adequado para a sua empresa de comércio eletrónico, compilámos uma lista das nossas 10 principais escolhas:
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4. Realize auditorias regulares ao inventário
É necessário auditar regularmente o seu inventário para garantir que o stock registado corresponde ao que se encontra efetivamente no seu armazém.
Este método de controlo do inventário compara a contagem física dos artigos nas prateleiras com os números registados no papel.
Como é que isto ajuda a sua empresa?
Estudo de caso: Contagem cíclica do stock de CBD
Contactei Daanish Matheen, fundador da Cure By Design—uma marca de bem-estar holístico que tem “a missão de desmistificar o cânhamo e o CBD” no mercado indiano e além-fronteiras. A empresa tem operações bem-sucedidas tanto online como offline.
A empresa também presta serviços a veterinários e clínicas—o que significa que o seu sistema de controlo de inventário tem de responder à procura dos clientes, manter uma cadeia de abastecimento fiável e criar confiança junto de clientes e fornecedores.
Relativamente ao seu negócio, Daanish diz-me:
Temos tido sucesso com uma abordagem manual à gestão de inventário, baseada em verificações regulares do stock e contagens físicas.
A nossa equipa de operações realiza verificações mensais e trimestrais do stock, garantindo a precisão do inventário e identificando discrepâncias.
Eis o que fizeram
A Cure By Design tem cerca de 110 SKUs, o que facilita a realização regular de contagens físicas.
Para empresas maiores, com milhares de SKUs, a gestão manual do inventário é um pesadelo logístico. É aqui que as contagens cíclicas podem ajudar; juntamente com o investimento num software sólido de gestão de inventário.
5. Gira o seu inventário de produtos acabados
A sua empresa de comércio eletrónico vende produtos físicos? Nesse caso, precisa de gerir o seu inventário de produtos acabados.
Quer se trate de um frasco de compota, de um livro novo ou de um smartphone—estes artigos passaram pelo processo de fabrico.
Curiosamente, um produto acabado para uma empresa pode ser a matéria-prima de outra.
Por exemplo, o aço é um produto acabado para uma siderurgia, mas é o ponto de partida para um fabricante de automóveis.
Um cálculo preciso do valor dos produtos acabados pode otimizar os níveis de stock e evitar ruturas de stock, contribuindo, em última análise, para uma maior rentabilidade.
Problemas comuns do controlo de inventário—e soluções
Falei com proprietários de empresas de comércio eletrónico para descobrir o que exatamente perturba as suas operações e se têm soluções para outras pessoas que enfrentam problemas semelhantes.
Alerta de spoiler: têm.
Continue a ler.
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Previsão inadequada da procura
Reyansh Mestry, responsável pelo marketing na TopSource Worldwide, observa que as armadilhas comuns do controlo de inventário incluem o excesso de stock, a falta de stock e a ausência de dados em tempo real.
Quando tem stock em excesso, corre o risco de acabar com stock parado, que aumenta os custos globais de manutenção do inventário.
Sistemas e dados de controlo de inventário desatualizados
Elisa Montanari, responsável pelo crescimento orgânico na Wrike, afirma:
Um dos maiores problemas são os sistemas de monitorização desatualizados e os dados imprecisos.
Se não monitorizar o inventário de forma fiável, torna-se impossível ter os produtos certos disponíveis nos momentos certos.
Embora tenha sempre de lidar com o desconhecido e tentar prever a procura para gerir o abastecimento futuro, precisa de visibilidade em tempo real dos níveis de stock e de sistemas automatizados que reduzam os atrasos e giram o stock de forma eficiente.
Gestão de vários armazéns
Eric Gantz, cofundador da Verena Street Coffee, gere as vendas na sua loja online, na Amazon e através de mais de 800 parceiros com lojas físicas.
O problema dos vários armazéns é que monitorizar, gerir e coordenar o stock entre diferentes localizações complica o controlo de inventário, conduzindo ao aumento dos custos e a operações complexas.
Ruturas de stock, excesso de stock e falta de monitorização do inventário em tempo real
Gregory Shein, proprietário da CORCAVA, afirma que o excesso de stock, o stock insuficiente e a falta de monitorização em tempo real conduzem a um controlo de inventário deficiente.
Um armazém com excesso de stock desperdiça espaço e capital, enquanto um armazém com stock insuficiente perde vendas.
E ambos os problemas são agravados por dados de inventário imprecisos e atrasados, o que dificulta a tomada de decisões informadas.
Considerações finais
Um problema mais profundo no controlo de inventário está na origem dos desafios delineados no início: a busca frenética por stock, o excesso de stock de artigos que já estiveram na moda e a luta constante contra as ruturas de stock.
No entanto, há um fio condutor comum a todos os métodos, métricas e boas práticas de controlo de inventário que discutimos: a gestão de inventário orientada por dados e em tempo real.
A boa notícia é que, com o software de controlo de inventário adequado, pode transformar o seu inventário de um encargo financeiro numa alavanca para otimizar o negócio.
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