Como gerir inventário obsoleto: custos, causas e táticas

Existe uma linha ténue entre ter inventário a mais e não ter o suficiente — uma das principais razões pelas quais uma estratégia de gestão de inventário adequada é tão importante. 

Ter inventário a menos pode resultar em ruturas de stock, enquanto ter inventário a mais pode levar a inventário obsoleto ou à obsolescência.

Quando não consegue vender determinados produtos e estes se tornam obsoletos, acaba por ter de registar esse stock parado como uma perda, o que pode ter um impacto significativo nos resultados financeiros da sua empresa de comércio eletrónico.

Ao longo deste artigo, vamos explicar o que é a obsolescência do inventário, os impactos negativos que pode ter e os processos que pode implementar para reduzir a quantidade de produtos (e dinheiro) que perde devido ao excesso de inventário e ao inventário obsoleto.

O que é o inventário obsoleto?

O inventário obsoleto refere-se ao stock que uma empresa já não consegue vender devido à falta de procura. 

Embora também possa ser designado por inventário de rotação lenta ou inventário excedentário, o inventário obsoleto representa, na realidade, um passo adicional.

Vejamos um exemplo.

Tem uma loja de vestuário desportivo casual — vamos chamar-lhe Casual Jack’s — e abasteceu-se de um determinado estilo de calças jogger para homem quando estava na moda.

No entanto, começou a notar um declínio acentuado nas vendas deste estilo específico de calças jogger.

Este produto está a tornar-se “inventário de rotação lenta,” um termo que normalmente se refere a produtos que não tiveram muita movimentação da prateleira para o carrinho durante cerca de seis meses. 

Depois, se o produto continuar a ser impopular, registando pouca ou nenhuma movimentação durante um ano inteiro, torna-se “inventário excedentário”.

Por fim, quando o produto deixa de vender e já passaram mais de 12 meses, transforma-se em inventário obsoleto ou stock parado. 

Trata-se de inventário que simplesmente não será vendido, provavelmente porque (pelo menos no que diz respeito às nossas calças jogger) já saiu de moda e surgiu uma nova tendência.

O percurso até à obsolescência

Eis uma tabela rápida para compreender como funciona o percurso até à obsolescência:

Setores do retalho como o vestuário, a eletrónica e o mobiliário podem ser particularmente vulneráveis ao inventário obsoleto devido à rapidez com que os produtos podem sair de moda e à forma como surgem novas tecnologias e estilos. 

No entanto, nenhum setor ou empresa de comércio eletrónico está completamente protegido contra a obsolescência.

Impactos financeiros do inventário obsoleto

O inventário obsoleto pode ter consequências financeiras significativas para a sua empresa, afetando os seus ativos correntes, o seu fluxo de caixa, entre outros aspetos.

Quando os artigos de inventário se tornam obsoletos, têm de ser abatidos como uma perda na sua demonstração de resultados. Isto reduz o seu rendimento líquido e afeta imediatamente o seu fluxo de caixa global.

Além disso, o seu balanço é afetado e o seu valor do inventário também diminui abruptamente, afetando a avaliação dos seus ativos correntes.

Além disso, quanto mais espaço este stock parado e excedentário ocupar no seu armazém, menos espaço de armazenamento terá para os produtos que estão efetivamente a ser vendidos.

Em suma: o inventário obsoleto vai trazer problemas. 

É por isso que está aqui e que, mais adiante neste artigo, lhe vamos apresentar algumas estratégias que pode utilizar para reduzir a obsolescência do seu inventário.

Os custos ocultos do inventário obsoleto

Vamos analisar aquilo que está realmente a pagar quando um produto fica esquecido na prateleira:

• Custos de armazenamento e armazenagem. Cada metro quadrado ocupado por stock parado é espaço que poderia ser utilizado para inventário vendável.
• Prémios de seguro. Mesmo o inventário obsoleto continua muitas vezes segurado, acrescentando custos indiretos desnecessários.
• Capital imobilizado. O seu dinheiro está preso em produtos que não se vendem, quando poderia ser investido em marketing, I&D ou no seu próximo produto de sucesso.
• Depreciação e quebras. Quanto mais tempo algo permanece por vender, mais valor perde — e maior é a probabilidade de ficar danificado, expirar ou desaparecer.
• Custos de eliminação e liquidação. Quer esteja a pagar para o transportar, a vendê-lo a uma empresa de liquidação ou simplesmente a assumir o prejuízo, livrar-se de stock obsoleto não é gratuito.
• Danos para a marca. Demasiadas reduções de preço, produtos expirados ou prateleiras com pó? Os clientes começam a perguntar-se se a sua loja está a ficar para trás.

Exemplos de inventário obsoleto

Voltemos ao exemplo da nossa loja de vestuário desportivo, a Casual Jack’s. 

Como mencionámos, havia um modelo de calças de fato de treino que começou subitamente a ser tendência depois de um famoso jogador de futebol ser visto a usá-las. 

Para acompanhar a procura dos clientes — e estar na moda — a Casual Jack’s encomendou 10.000 unidades das calças de fato de treino.

Venderam 8.000 unidades antes de a tendência perder força, ficando com 2.000 unidades de stock obsoleto.

Se essas 10.000 unidades custaram $20 cada, isso representa um investimento total de $200,000. Isso significa que, com 2.000 unidades restantes, a Casual Jack’s fica com um valor de inventário obsoleto de $40,000. 

Aquela pilha de calças de fato de treino coberta de pó é agora uma dispendiosa lembrança das tendências de ontem (entra a música triste de violino).

Agora, mudemos de cenário e vejamos outro tipo de negócio — desta vez, uma padaria chamada The Hot Croissant. 

A padaria confecionou 100 produtos de pastelaria para vender até ao final do dia, uma vez que se trata de um tipo de inventário perecível. Quando chega a hora de fechar, restam 10 produtos de pastelaria.

A The Hot Croissant calculou que custa $5 em ingredientes e mão de obra produzir cada croissant.

Assim, de um total de $500, fica com um valor de inventário obsoleto de $50.

De acordo com os Princípios de Contabilidade Geralmente Aceites (GAAP), essas perdas têm de ser imediatamente abatidas — o que, como mencionámos, pode ter consequências financeiras graves para uma empresa.

Quais são as causas do inventário obsoleto?

Há vários motivos que podem levar à existência de inventário obsoleto. 

Compreender a origem do inventário excedente é o primeiro passo para o impedir. Por isso, vamos apresentar-lhe alguns motivos pelos quais as empresas acabam por ter de dar baixa de stock parado.

Avanços tecnológicos

Vemos isto acontecer frequentemente em empresas relacionadas com tecnologia, onde os novos avanços fazem com que as pessoas queiram ter as novidades mais recentes e avançadas, deixando os produtos mais antigos para trás.

Pense em empresas como a Samsung e a Apple, que lançam novas versões dos seus produtos a cada um ou dois anos. 

Estas empresas têm de ser estratégicas na calendarização desses novos lançamentos, para garantir que não acabam com armazéns cheios de artigos obsoletos.

As empresas mais pequenas, como um retalhista de eletrónica de uma pequena cidade, têm de garantir que não armazenam em excesso artigos que podem ficar desatualizados a qualquer momento.

Alterações nas preferências dos consumidores

Esta causa de obsolescência está relacionada com o nosso exemplo da Casual Jack’s. 

Embora possa ser difícil determinar exatamente quantos produtos serão necessários devido a uma tendência, as alterações nas preferências dos consumidores podem ser uma das principais razões para que determinado stock fique parado. Tal como aconteceu com as nossas calças de fato de treino, que ficaram obsoletas assim que a tendência saiu de moda.

O melhor que pode fazer é prestar atenção aos padrões dos produtos que foram tendência no passado, para perceber se consegue encontrar o ponto ideal relativamente à quantidade de stock a encomendar.

Previsões imprecisas de inventário

Uma previsão deficiente da procura pode ser outra das principais causas de inventário obsoleto. 

Se a sua equipa estiver a prever incorretamente a procura dos clientes com base em dados históricos de vendas e tendências de mercado, pode acabar com uma quantidade muito superior de um produto àquela que será realisticamente vendida.

Certifique-se de que a sua equipa recebe formação adequada sobre como prever o inventário, para que os níveis de stock possam ser facilmente mantidos e não acabem por causar prejuízos mais tarde.

Aumento da concorrência

Se tiver surgido um novo concorrente que esteja a retirar-lhe vendas, essa também pode ser a razão pela qual o inventário de uma empresa se torna obsoleto. 

Algo deste género pode ser frequentemente inevitável, especialmente porque o lançamento de novas empresas pode causar perturbações temporárias no mercado. 

No entanto, pode tentar combater parte desta inevitabilidade reagindo à nova concorrência através de campanhas de vendas, descontos e outras formas de fazer com que os clientes continuem a voltar.

Alterações regulamentares

Se os regulamentos estiverem a ser atualizados no seu setor, o stock existente poderá deixar de ser vendável devido às novas alterações regulamentares. 

Por exemplo, o setor da saúde tem orientações rigorosas que as empresas devem seguir. Um produto e a sua possibilidade de venda podem ser afetados se essas orientações mudarem de uma forma que torne o referido produto inutilizável.

Mantenha-se atento às notícias mais recentes do setor, para que possa encomendar menos de qualquer produto que possa ser afetado num futuro próximo. 

Poderá simplesmente ter de voltar a encomendar com mais frequência do que o habitual, para garantir que não fica com demasiado stock parado depois de entrarem em vigor novos regulamentos.

Má gestão do inventário

Dispor de um sistema deficiente de gestão de inventário também pode levar a um aumento da obsolescência. 

Sem as ferramentas adequadas, como software de gestão de inventário, pode ser difícil acompanhar o inventário. Isto conduz a encomendas excessivas, porque não dispõe de uma visão precisa da quantidade existente em inventário.

É importante melhorar os seus processos de gestão de inventário por várias razões, sendo uma delas, naturalmente, reduzir a sua reserva de inventário.

Conceção deficiente do produto

Por fim, um produto pode tornar-se obsoleto simplesmente por não ser um produto muito bom. 

Se isso acontecer, a melhor opção é saber junto dos clientes o que é que não apreciam no produto.

Utilize os comentários deles para melhorar na próxima versão — ou tente novamente com algo melhor.

Como identificar, gerir e reduzir o inventário obsoleto

Por mais que queiramos evitá-lo, o inventário obsoleto faz parte da gestão de um negócio de comércio eletrónico. 

De facto, alguns estudos demonstraram que até as empresas bem geridas tendem a operar com uma média de 20-30% de stock obsoleto.

Com números como estes, terá inevitavelmente algum nível de stock parado. 

O importante é implementar processos que ajudem a identificar, gerir e reduzir a quantidade de inventário que terá de abater.

Eis 10 estratégias que podem ajudá-lo a identificar e evitar que o inventário se transforme em stock parado.

1. Utilize software de gestão de inventário

A base da gestão de inventário de qualquer marca de comércio eletrónico é o software adequado. 

Com excelentes funcionalidades de software de gestão de inventário — e uma equipa formada para as utilizar eficazmente — terá uma ideia muito mais clara de quando determinados produtos estão a perder rapidamente força no mercado.

Existem inúmeras vantagens do software de gestão de inventário, e ter uma visão clara dos produtos que entram e saem do seu armazém é, sem dúvida, uma das principais.

Encontre a opção certa para a sua marca consultando a nossa seleção restrita do melhor software de gestão de inventário disponível.

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2. Prever a procura com precisão

Como mencionámos anteriormente, uma previsão imprecisa do inventário pode ser, em parte, uma das principais razões para os produtos em stock se tornarem obsoletos. 

Por isso, implementar as ferramentas e os processos que ajudam a melhorar esta precisão pode ser uma excelente forma de reduzir a sua taxa geral de obsolescência.

Algumas dicas para melhorar as suas previsões incluem:

• Analisar dados históricos para verificar se surgem tendências de um ano para o outro ou de um trimestre para o outro
• Utilizar estudos de mercado para avaliar a opinião dos clientes relativamente a determinados produtos, tendências, estilos ou tecnologias
• Colaborar com parceiros da cadeia de abastecimento para prever conjuntamente as necessidades de inventário
• Prestar atenção às tendências sazonais, bem como às tendências culturais que podem afetar as necessidades a curto e a longo prazo

Ao prever a procura com precisão, pode garantir que não está a armazenar em excesso produtos que simplesmente não irão vender-se.

3. Analisar os dados de vendas

Ao analisar os seus dados históricos de vendas e realizar análises regulares, deverá conseguir identificar tendências à medida que as vendas de alguns produtos começam a estagnar. 

Acompanhar os dados de vendas deverá ajudá-lo a identificar antecipadamente potenciais excessos de stock, antes de estes se tornarem completamente obsoletos.

Em situações como esta, poderá conseguir desvalorizar o inventário, vendendo-o a um preço com desconto, em vez de ter de o eliminar completamente. 

Preste atenção ao valor de mercado para conseguir obter o máximo possível pelo produto, minimizando a perda da sua empresa.

Para analisar corretamente os seus dados de vendas, deverá utilizar ferramentas como:

• Software de gestão de inventário
• Relatórios de vendas
• Relatórios de análise de tendências
• Rácio de rotação do inventário
• Dados de acompanhamento do inventário
• Dias de inventário pendente (DIO)

Também pode aplicar a análise ABC para dar prioridade à atenção. Esta técnica agrupa o inventário em três categorias:

• Artigos A: produtos de elevado valor e baixa quantidade — verifique-os frequentemente.
• Artigos B: valor/volume intermédio — acompanhe-os regularmente.
• Artigos C: baixo valor e elevada quantidade — verifique-os por lotes, conforme necessário.

Ao aplicar estes métodos, identificará de forma mais proativa as referências problemáticas e reduzirá o risco de acumular inventário obsoleto. Também identificará quais os produtos que precisam de ser remarcados ou removidos por completo.

4. Acompanhar o ciclo de vida do produto

Outra forma de identificar inventário obsoleto consiste em acompanhar o ciclo de vida do produto. O software de gestão do ciclo de vida do produto (PLM) pode ser uma grande ajuda neste processo.

O ciclo de vida do produto refere-se a cada etapa pela qual passa um produto novo. Desde a sua introdução no mercado ou na sua marca, até ao declínio da procura e à consequente obsolescência.

No início do ciclo de vida de um produto, a procura será elevada e o seu foco estará em encontrar os pontos de reposição adequados, para que possa evitar ruturas de stock. 

À medida que um produto avança no seu ciclo de vida, a procura pode estabilizar e diminuir à medida que o interesse se desvanece.

Quando isso acontece, a sua empresa precisa de se manter atenta para poder ajustar os seus processos de gestão de encomendas e deixar de encomendar tanto desse produto — ou deixar de o encomendar por completo. 

Se não o fizer, pode aumentar rapidamente a quantidade de produtos obsoletos que acaba por ter quando a procura dos clientes diminuir completamente.

5. Realize auditorias regulares ao inventário

Uma auditoria ao inventário é uma contagem completa de todos os níveis do seu inventário. 

Embora a auditoria completa ocorra normalmente apenas uma vez por ano, criar o hábito de realizar contagens regulares de inventário cíclico (como uma análise ABC do inventário) é essencial para se manter a par da sua conta de inventário. 

As contagens cíclicas permitem verificar o inventário por secções, de forma rotativa, ajudando a identificar problemas mais cedo sem a perturbação de uma auditoria completa.

Para tornar estas contagens significativas, implemente a análise ABC do inventário como parte da sua estratégia de contagens cíclicas (sim, vale a pena repetir):

• Artigos A: stock de elevado valor e baixo volume. Conte mensalmente — ou até semanalmente.
• Artigos B: valor e rotação moderados. Conte trimestralmente.
• Artigos C: baixo custo e elevado volume. Conte uma ou duas vezes por ano.

Assim, garante que concentra a sua atenção onde ela é mais importante — nos artigos que têm o maior impacto nos seus resultados.

Ao realizar a contagem do inventário, preste atenção aos produtos que parecem ter baixas taxas de rotação ou níveis de inventário suspeitosamente elevados. 

Os leitores de códigos de barras, o acompanhamento ao nível da SKU e os sistemas de gestão de inventário em tempo real tornam este processo significativamente mais preciso e eficiente.

Também permitem sinalizar rapidamente os artigos sem rotação — para que possa tomar medidas corretivas antes de essas SKUs se transformarem num peso morto obsoleto.

As auditorias regulares ao inventário fornecem os sinais de alerta precoce de que precisa para identificar e reduzir o risco de obsolescência — antes de ficar a tentar descobrir como se livrar das provas.

6. Analise os relatórios de antiguidade do inventário

Um relatório de antiguidade do inventário é um documento financeiro que fornece informações importantes, tais como:

• Quanto tempo o inventário permanece normalmente no seu armazém antes de ser vendido
• Os custos de armazenagem e manutenção do seu inventário
• A origem de cada produto no armazém
• A abordagem de gestão do inventário utilizada para cada produto

Ao analisar estes relatórios, consegue descobrir quais os produtos que permanecem tempo a mais nas prateleiras antes de serem vendidos. 

Isto aumenta o risco de obsolescência, o que significa que provavelmente poderá encomendar quantidades menores de inventário de cada vez.

7. Comunique com fornecedores e clientes

Manter uma boa relação com os seus fornecedores significa que pode garantir o acesso constante às opções de produtos mais recentes e avançadas. 

Além disso, poderá manter-se informado sobre o lançamento de novos produtos ou avanços tecnológicos. 

Isto pode dar-lhe uma vantagem na prevenção da obsolescência de alguns dos seus produtos.

Mais do que isso, deve manter canais de comunicação abertos com os seus clientes.

Isto pode ajudá-lo a avaliar a perceção em torno de determinados produtos, para que saiba com bastante antecedência quando as tendências estão a passar e os produtos estão a perder popularidade, podendo assim deixar de os encomendar.

8. Voltar a comercializar ou dar uma nova utilização aos produtos

Embora um produto possa não satisfazer a procura para a finalidade original a que se destinava, considere tentar comercializá-lo junto de um novo público ou dar-lhe uma nova utilização, para que possa responder a uma procura nova e diferente.

Esta é uma excelente forma de evitar ter de dar os seus produtos restantes como perda — ou até de os desvalorizar, tendo em conta o valor de mercado e a procura. 

Reúna as suas equipas de produto e marketing para perceber se alguém tem ideias para dar uma nova utilização ao seu inventário. 

Um excelente exemplo disso é a Play-Doh.

A Play-Doh surgiu na década de 1930 como um produto capaz de remover resíduos de carvão dos papéis de parede. No entanto, à medida que as casas passaram a utilizar caldeiras a petróleo e a gás na década de 1950, a procura começou a diminuir e a empresa enfrentava o risco de se tornar obsoleta.

Até descobrirem que os professores de artes utilizavam o produto como argila de modelar. 

A empresa tornou o produto mais colorido, mudou a sua estratégia de marketing e, atualmente, continua a ser uma marca extremamente bem-sucedida.

9. Oferecer descontos e criar conjuntos

Antes de dar o inventário como perda por completo, faça uma última tentativa de recuperar algum valor através de estratégias criativas de preços e promoções.

Oferecer descontos é a opção mais óbvia — pense em promoções relâmpago, saldos ou na criação de uma categoria “última oportunidade” no seu site.

Mesmo que as margens sejam mínimas, continua a recuperar mais do que obteria se desse tudo como perda.

Criar conjuntos funciona ainda melhor.

Associe produtos de venda lenta a produtos populares e venda-os em conjunto. Os clientes percecionam um valor adicional e reduz o stock parado, continuando a vender artigos com margens elevadas.

Os exemplos incluem:

• “Compre um, leve outro grátis”, utilizando um artigo de venda lenta como oferta
• Promoções de “conjuntos surpresa” para escoar rapidamente inventário diverso
• “Kits de iniciação” que combinam os produtos mais vendidos com complementos ou acessórios que não estão a vender

Pode também explorar opções de liquidação se as reduções de preço não resultarem. Serviços como a B-Stock, a Liquidation.com ou a Closeout Central especializam-se no escoamento de inventário excedentário — muitas vezes por uma fração do valor original, mas ainda assim melhor do que zero.

Algumas empresas vendem inclusivamente o inventário excedentário através de mercados secundários, como retalhistas de desconto ou revendedores especializados em determinadas categorias de produtos.

Em suma: antes de o deitar fora, defina um preço criativo, embale-o de forma inteligente ou entregue-o a alguém que o consiga escoar. Muitas vezes, ainda há algum valor a extrair.

10. Considerar a doação

Por fim, se os produtos não estiverem mesmo a vender — independentemente das outras estratégias que tenha tentado —, a doação pode ser uma última opção inteligente.

Para além da boa vontade, existe muitas vezes uma vantagem financeira. Em muitos países, doar inventário a instituições de solidariedade qualificadas pode ser dedutível para efeitos fiscais, ajudando a compensar a perda.

Certifique-se apenas de que:

• Documenta o justo valor de mercado no momento da doação
• Obtém um comprovativo escrito da organização
• Consulta o seu contabilista ou consultor fiscal para garantir o cumprimento das obrigações

Quanto ao local onde pode doar, considere:

• Organizações sem fins lucrativos e abrigos locais que aceitem vestuário, produtos perecíveis ou artigos para o lar
• Programas escolares ou centros de arte para materiais e trabalhos manuais
• Redes de doação como a Good360 ou a NAEIR, especializadas em ligar doações empresariais a instituições de solidariedade previamente avaliadas

Se a doação não for uma opção — devido ao tipo de produto, ao seu estado ou a regulamentação —, considere a reciclagem ou até a reutilização criativa.

• Reciclagem: Estabeleça parcerias com fornecedores que possam decompor os componentes de forma responsável (especialmente no caso de equipamentos eletrónicos ou embalagens).
• Reutilização criativa: Colabore com fabricantes ou artistas que transformem produtos excedentes em algo completamente novo. É uma opção de nicho, mas acontece.

A questão é: dar baixa do inventário não tem de significar deitá-lo fora.

Seja criativo, cumpra as normas e, sempre que possível, transforme o seu inventário obsoleto em boa vontade, deduções fiscais ou matérias-primas.

A obsolescência não é o fim

O inventário obsoleto faz parte da gestão de um negócio de comércio eletrónico, mas isso não significa que não existam formas de gerir e reduzir as perdas para a sua empresa. 

Este artigo apresenta 10 estratégias para gerir e reduzir a obsolescência, incluindo a utilização de software de gestão de inventário. Certifique-se de que a sua empresa utiliza uma ferramenta que torne processos como a identificação de stock parado tão simples quanto possível.

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