Key Takeaways
Desafios das encomendas: Os desafios logísticos estão a causar atrasos nas entregas, ruturas frequentes de stock e um aumento das devoluções, atingindo níveis nunca antes vistos.
Pressão na cadeia de abastecimento: A pressão sobre as cadeias de abastecimento está a agravar os problemas e a afetar a capacidade das empresas para satisfazer eficazmente e atempadamente a procura dos consumidores.
Dilemas dos consumidores: Os clientes sentem uma frustração crescente ao depararem-se com atrasos mais frequentes e produtos indisponíveis, o que conduz a uma insatisfação cada vez maior.
Caos na cadeia de abastecimento: Os atuais problemas da cadeia de abastecimento estão a causar dificuldades significativas, com atrasos nas entregas e ruturas de stock que afetam a disponibilidade dos produtos para os consumidores em todo o lado.
Aumento das devoluções: O número de devoluções de produtos está a aumentar rapidamente, agravando os desafios logísticos enfrentados pelas empresas na gestão eficaz das suas cadeias de abastecimento.
Atrasos nas entregas. Ruturas de stock. Artigos devolvidos. Estão num nível historicamente elevado.
Podem ser fontes de frustração para si, mas também são uma grande deceção para os clientes que confiaram em si no momento da encomenda.
E tenho a certeza de que já sabe, mas são um público difícil de agradar.
Um inquérito da PWC revelou que um passo em falso pode afastar 32% dos clientes fiéis. Que horror.
Se está cansado de ver estes obstáculos a prejudicar o seu negócio, melhorar a gestão de encomendas deve ser uma prioridade.
Por isso, deixe o que quer que esteja a fazer e deite mãos à obra — temos algum trabalho pela frente:
Os maiores estrangulamentos na gestão de encomendas (e como resolvê-los)
Comecemos por analisar como surgem estes obstáculos e o que pode fazer para os manter afastados:
O processamento manual e lento de encomendas provoca atrasos
Considerando a era digital em que vivemos, é surpreendente saber que mais de 40% dos trabalhadores inquiridos ainda passam um quarto do seu tempo em tarefas manuais e repetitivas.
Para algumas marcas, os processos manuais podem parecer a única opção devido a sistemas insuficientes ou desarticulados, mas será que compensam o tempo despendido?
Vamos concentrar-nos numa etapa, por exemplo, na aprovação de encomendas, e veja o que acha.
Num sistema manual, um funcionário verifica os detalhes da encomenda e envia-a à equipa adequada, que depois aprova a encomenda antes de notificar o pessoal do armazém para preparar os artigos.
Parece que pode demorar muito tempo a concluir, certo? Se faltarem informações ou existirem erros, pode
esperar mais trocas de mensagens.
Com sistemas automatizados, o processo é praticamente instantâneo. Ferramentas como um sistema de gestão de encomendas (OMS), como o Cin7, podem validar as encomendas dos clientes em segundos, analisando os dados disponíveis sobre preços, inventário e clientes.
Consulte outras opções de OMS para eliminar o trabalho manual e aumentar a eficiência operacional:
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Nota do autor
\u003cb\u003eO seu OMS não consegue fazer todo o trabalho.\u003c/b\u003e
\u0026nbsp;
\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eNão gosto de ser eu a dar-lhe esta notícia: Obter um /\u003c/span\u003e\u003ca href=\u0022https://theecommmanager.com/ecommerce-logistics/what-is-order-management-system/\u0022\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003esistema de gestão de encomendas\u003c/span\u003e\u003c/a\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003e não vai resolver as ineficiências subjacentes dos fluxos de trabalho nem os dados desorganizados. \u003c/span\u003e
\u0026nbsp;
\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eSão aspetos que você e a sua equipa precisam de resolver primeiro, antes de um OMS poder avançar com o trabalho por si. /\u003c/span\u003e
As imprecisões do inventário provocam ruturas e excesso de stock
Um acompanhamento inadequado do inventário conduz à venda excessiva, a ruturas de stock ou a excesso de stock — situações que podem consumir os seus recursos.
A investigação sugere que a precisão média do inventário se situa entre 65% e 91%.
É uma discrepância significativa. Se quiser aproximar-se do limite superior desse intervalo, precisa do sistema de gestão de inventário adequado, com funcionalidades como:
- Acompanhamento do inventário em tempo real
- Alertas automatizados sobre os níveis de stock
- Previsão da procura com recurso a IA
- Integrações com o software existente
Eis as principais soluções de gestão de inventário para otimizar o seu inventário:
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Os atrasos nas entregas e os erros no processamento das encomendas frustram os clientes
Uma má experiência de entrega prejudica a sua marca. A investigação da Descartes revelou que:
- 23% dos consumidores não planeiam voltar a fazer encomendas
- 21% já não confiavam no retalhista
- 16% disseram a amigos e familiares para evitarem o retalhista após uma má experiência de entrega
As causas comuns dos atrasos e erros no processamento das encomendas são o encaminhamento ineficiente das encomendas, erros na recolha e embalagem e processos lentos nos armazéns.
Eis algumas formas de garantir que está a entregar os produtos certos aos seus clientes dentro do prazo prometido:
A leitura de códigos de barras e a validação automatizada de encomendas também foram cruciais para reduzir os erros na recolha e no embalamento.
E, por fim, uma abordagem simples mas eficaz consiste em acrescentar um ponto de controlo de qualidade antes da expedição, para detetar quaisquer erros de última hora.
Nota do autor
Uma entrega mais rápida nem sempre é a resposta.
Muitas marcas perdem de vista a precisão em nome da rapidez. Mas deixe-me dizer-lhe claramente: prefiro receber a saia que encomendei há três dias do que uma camisa qualquer num dia.
Indique um prazo claro e específico (dois a três dias é uma boa referência para 90% dos compradores) e utilize o tempo de forma sensata para entregar encomendas corretas.
E, se surgir algum problema, comunique. É para isso que servem os emails pós-compra.
Seja honesto e, se necessário, ofereça um gesto de compensação, como portes grátis ou um desconto de 10% na próxima encomenda.
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A falta de acompanhamento de encomendas em tempo real aumenta as consultas dos clientes
Um em cada cinco pedidos de apoio ao cliente é uma consulta «onde está a minha encomenda» (WISMO).
Porquê? Porque os clientes modernos esperam transparência na entrega. Isso faz parte da criação de uma experiência excecional do cliente.
Se não os mantiver informados, encontrarão uma forma de obter a informação — seja por email, chat, telefone ou qualquer outro canal de comunicação com o cliente que utilize.
Se tiverem de o fazer várias vezes, fá-lo-ão.
Para proporcionar transparência em tempo real, precisa de visibilidade em tempo real.
Descubra aqui as principais soluções de acompanhamento de encomendas:
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Lembrete do autor
Demasiadas notificações de encomendas podem frustrar os clientes.
Sim, é isso mesmo. Se houver poucas atualizações, os clientes procuram-no. Se houver demasiadas, podem marcá-lo como spam.
Para encontrar o equilíbrio, utilize atualizações inteligentes do acompanhamento que apenas notificam os clientes nos momentos-chave do percurso.
As devoluções e a logística inversa são ineficientes e dispendiosas
As devoluções são inevitáveis. Quando lhes perguntaram se tinham devolvido algum artigo nos seis meses anteriores, sete em cada 10 pessoas responderam que sim.
O que significa isto para a sua empresa?
Em 2024, o setor retalhista estimou que 16,9% das vendas seriam devolvidas. Não só obterá menos do que a receita esperada, como também terá de suportar os custos associados ao processo de devolução.
Ter uma política de devoluções e uma estratégia de logística inversa bem definidas pode ajudar a manter uma cadeia de abastecimento saudável, protegendo simultaneamente os seus resultados. Aqui está um guia sólido sobre as melhores práticas para devoluções no comércio eletrónico.
7 estratégias de grande impacto para melhorar hoje a gestão de encomendas
Já lhe dei uma antevisão das principais estratégias para combater aqueles inimigos da gestão de encomendas que parecem impossíveis de derrotar.
Nesta secção, mostrar-lhe-ei como pode pôr estas dicas em prática.
Automatize o processamento de encomendas com fluxos de trabalho inteligentes
O número de fluxos de trabalho de gestão de encomendas que pode criar com o seu OMS proporciona-lhe flexibilidade, eficiência e escalabilidade.
Os softwares OMS avançados, como o Linnworks, incluem automatização baseada em regras, através da qual define orientações sobre as ações que o software deve executar com base em critérios ou parâmetros específicos.
Pense: “se isto, então aquilo”.
Vejamos mais de perto o Motor de Regras do Linnworks. O fluxograma abaixo apresenta os parâmetros das encomendas utilizados para selecionar o expedidor ou transportadora adequada.
Como pode ver, cada regra tem uma ação correspondente. Eis outros exemplos de tarefas que pode realizar com o Linnworks:
- Atribuir etiquetas às encomendas para uma identificação fácil
- Encaminhar as encomendas para o armazém adequado, maximizando a eficiência
- Determinar como embalar as encomendas para minimizar o desperdício
Os fluxos de trabalho automatizados eliminam as suposições, reduzindo as taxas de erro e as necessidades de mão de obra.
Melhore a previsão da procura com IA e análise preditiva
Se pudesse atribuir a culpa por uma só coisa às ruturas de stock e ao excesso de stock, seria uma previsão deficiente.
A previsão sempre foi uma prática comum, mas a maioria das empresas baseia-se em fórmulas rígidas.
As ferramentas mais recentes oferecem adaptabilidade, ajudando-o a acompanhar as flutuações do mercado, as mudanças no setor e a evolução do comportamento dos clientes.
De acordo com Ajoy Krishnamoorthy, CEO da Cin7:
A gestão de inventário e os sistemas de previsão com IA preveem com precisão a procura com meses de antecedência, mantendo os níveis de inventário e eliminando o risco de perdas significativas de lucro.
A Foresight AI da Cin7 utiliza aprendizagem automática sofisticada para ter em conta a sazonalidade, o histórico de vendas e as tendências de ruturas de stock.
Esta funcionalidade também elimina casos extremos, como vendas que provavelmente não voltarão a ocorrer, para que consiga manter um stock de segurança ideal.
Krishnamoorthy acrescentou: “Não só ajuda as marcas a alcançar uma disponibilidade de produtos superior a 99%, como também liberta até 20% do capital investido em inventário e poupa tempo valioso através de operações automatizadas e simplificadas.”
Lembrete do autor
Ter inventário em excesso nunca é a melhor forma de evitar ruturas de stock.
Ter inventário em excesso pode parecer um abraço caloroso e reconfortante no início, mas essa sensação desaparece rapidamente quando percebe quanto dinheiro e custos de armazenamento está a ocupar.
É por isso que é importante excluir picos de vendas invulgarmente elevados ao fazer previsões. Não refletem a realidade, e números irrealistas conduzem ao desperdício de recursos.
Mantenha o seu inventário tão reduzido quanto possível.
Reduza os prazos e os custos de entrega com estratégias de expedição inteligentes
Uma forma rápida de acelerar os prazos de entrega? Analise as suas estratégias de expedição e o desempenho dos seus fornecedores.
Certifique-se de que escolhe parceiros fiáveis de forma criteriosa.
“Uma comunicação eficaz é fundamental ao selecionar transportadoras e fornecedores de logística terceiros (3PL). Consideramos estes parceiros extensões da nossa equipa, pelo que têm de ser fiáveis no acompanhamento das encomendas e nas entregas atempadas”, partilhou Josef Friedman, diretor de operações da Kisco Candles.
Para obter mais sugestões sobre como melhorar o seu processo de expedição, leia esta publicação do blogue.
Lembrete do autor
Armazéns maiores não significam um processo de processamento de encomendas mais eficiente.
Ter um único armazém parece mais fácil de gerir. Mas não se deixe enganar pela conveniência, pois esta tem um custo: tempos de preparação mais longos e taxas de expedição mais elevadas.
Otimize o encaminhamento dos armazéns e centros de processamento de encomendas
Os atrasos nas entregas resultam frequentemente de uma seleção ineficiente dos centros de processamento de encomendas.
Os armazéns estrategicamente localizados podem poupar tempo de expedição e reduzir os custos de expedição.
Se já tem fornecedores fiáveis na sua lista, é importante saber a quem recorrer para uma entrega.
Os sistemas inteligentes de encaminhamento de encomendas ajudam-no a acertar em cheio ao identificar o fornecedor mais adequado para o trabalho. As soluções de código aberto para gestão de encomendas podem disponibilizar estas capacidades de encaminhamento. Define as regras e o sistema assume o controlo.
Por exemplo:
As ferramentas de seleção dinâmica de transportadoras podem escolher automaticamente a melhor transportadora para cada encomenda com base no custo, na rapidez e na fiabilidade, o que é fundamental para equilibrar as suas margens e corresponder às expectativas dos clientes.
Ben Emmrich, CEO da Tusk Logistics
Implemente a leitura de códigos de barras e RFID para garantir a precisão
Analise as reclamações dos seus clientes. Está a verificar muitos erros no processamento das encomendas?
Se sim, terá de analisar cuidadosamente os seus métodos de recolha e embalagem. Esta fase do processo de processamento de encomendas é propensa a erros nas encomendas e a falhas de inventário.
Para inverter esta situação, recorra a ferramentas para otimizar o seu armazém, como:
Leitura de códigos de barras
Pode existir há mais de 50 anos, mas continua a ser um dos métodos mais fiáveis disponíveis.
Cada código de barras é único para a variante de produto que representa, facilitando o acompanhamento dos produtos e a redução de erros durante as fases de recolha e embalagem.
Saiba aqui como instalar um sistema de inventário com códigos de barras.
Rastreamento por RFID
As etiquetas e os leitores RFID levam a tecnologia dos códigos de barras a um nível superior.
Uma vez que a RFID tem um alcance de leitura mais amplo, fornece dados mais detalhados, permitindo-lhe detetar inconsistências mais rapidamente. Por isso, é excelente para a recolha por lotes e para a gestão global de SKUs.
Eis algumas informações adicionais de um profissional:
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Simplifique as devoluções e a logística inversa
Quanto mais complicado for o seu processo de devolução, mais longo será o seu ciclo de revenda.
Para proteger as suas existências o mais rapidamente possível e transformá-las em lucro, precisa de uma estratégia de logística inversa mais bem estruturada.
Vejamos como a gigante da moda Mango gere as devoluções. Se alguma vez devolveu um artigo à Mango, sabe com que rapidez tudo decorre.
Ofereça soluções práticas semelhantes aos seus clientes para uma entrega mais rápida.
Também pode automatizar as aprovações de reembolsos utilizando ferramentas como a Rich Returns, enquanto ferramentas como a Returnalyze ajudam-no a interpretar os padrões das suas devoluções, permitindo-lhe reduzir a sua ocorrência ao longo do tempo.
Acompanhe e otimize continuamente os KPIs de gestão de encomendas
Precisão das encomendas, rapidez do processamento ou rotação do inventário — estas são algumas métricas a considerar para melhorar continuamente a sua estratégia de gestão de encomendas.
É claro que os KPIs que escolher devem corresponder aos seus objetivos, quer estes sejam reduzir os erros de expedição, melhorar a rapidez do processamento ou reduzir as taxas de devolução.
O software de gestão de encomendas fornece painéis de controlo em tempo real para o ajudar a acompanhar atentamente os seus KPIs-alvo. Este é um dos muitos benefícios dos sistemas de gestão de encomendas.
Por exemplo, a Salesforce Commerce Cloud apresenta o estado dos marcos das encomendas e tendências, como encomendas atrasadas e encomendas falhadas:
Diga adeus às ineficiências na gestão das suas encomendas
Entregas atempadas. Inventário reduzido. Taxas de devolução baixas.
Como lhe soam? Provavelmente, como música para os seus ouvidos.
Pode alcançá-las (e muito mais!) quando melhorar todo o seu processo de gestão de encomendas. Implemente estas 7 estratégias de elevado impacto em conjunto com as soluções de software adequadas e veja as suas operações transformarem-se.
Quer saber mais? Satisfaça a sua vontade de aprender com este guia útil: Gestão Distribuída de Encomendas (DOM): O guia definitivo para um processamento mais inteligente e rápido
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