Key Takeaways
Nota máxima na eficiência do comércio eletrónico: Automatize tarefas repetitivas para poupar tempo e reduzir erros.
Vantagens da atualização tecnológica: Invista em sistemas avançados para operações mais eficientes e clientes mais satisfeitos.
Elimine a desorganização e a rotatividade desnecessárias: Utilize ferramentas fiáveis para minimizar contratempos e distrações.
Escolhas inteligentes resultam num negócio sem preocupações: Selecione soluções que simplifiquem os processos, garantindo um ambiente de trabalho menos stressante.
Estratégia para o sucesso sem esforço: A adoção dos sistemas certos pode resultar em menos problemas e maior produtividade.
Não deixe que este questionário-surpresa o intimide — é fácil:
Se escolheu a opção 2 (também conhecida como sistema de inventário permanente), muito bem! Já tem uma boa noção do que é necessário fazer para melhorar a gestão de inventário no seu negócio.
E, uma vez que parece que implementar este método já está na sua lista de tarefas — não o vou fazer esperar mais.
Vamos começar.
O que é o inventário permanente?
O inventário permanente é um método contabilístico que regista as transações de vendas, os reabastecimentos de stock, as devoluções e quaisquer ajustes de inventário em tempo real.
As empresas de comércio eletrónico com grandes portefólios de produtos e artigos de elevada rotação podem beneficiar deste método, uma vez que permite um melhor controlo dos níveis de inventário e uma melhor tomada de decisões ao reabastecer o stock.
O que é um sistema de inventário permanente?
O sistema de inventário permanente funciona como um livro-razão que se atualiza automaticamente. Mede os seus níveis de inventário com base nos seus registos eletrónicos, em vez de contagens físicas.
Mas garante informações precisas e atempadas através da implementação de medidas para:
- deduzir a quantidade em stock depois de os clientes concluírem as suas encomendas
- adicionar os artigos entregues aquando da receção, para atualizar os níveis de inventário
- ajustar os saldos de inventário durante as devoluções e trocas
Para ativar esta funcionalidade, terá de configurar programas avançados de gestão de inventário e outros componentes, como sistemas de ponto de venda (POS), leitores de códigos de barras e etiquetas RFID.
Sistemas de inventário permanente vs. periódico: diferenças e vantagens e desvantagens
O sistema de inventário permanente atualiza os seus registos à medida que os artigos entram e saem.
Nos sistemas periódicos (que também conhece como opção 1), terá de os atualizar manualmente após cada período contabilístico.
Vejamos como esta diferença fundamental se relaciona com diferentes áreas do seu negócio de comércio eletrónico:
| Sistema de inventário permanente | Sistema de inventário periódico | Vencedor | |
| Registo | O sistema contabilístico reflete atualizações em tempo real a cada transação | Atualizado manualmente em intervalos | Sistema de inventário permanente (atualizações em tempo real) |
| Contabilização do COGS | Debita automaticamente a conta de COGS e credita a conta de inventário pelo custo do artigo vendido | Calculado no final do período contabilístico | Sistema de inventário permanente (acompanhamento automático) |
| Custo | Custos iniciais mais elevados para componentes físicos, licenças de programas, integração do sistema e formação do pessoal | Custos de configuração mais baixos, mas maior volume de trabalho contínuo | Sistema de inventário periódico (custo inicial mais baixo) |
| Relatórios | Gera relatórios e análises em tempo real | Relatórios gerados após os ajustes de fim de período | Sistema de inventário permanente (informações em tempo real) |
| Previsão da procura | As informações de inventário em tempo real melhoram a precisão das previsões | Precisão limitada das previsões devido à dependência dos dados históricos das contagens periódicas | Sistema de inventário permanente (maior precisão) |
| Contagens físicas de inventário | Pode continuar a exigir contagens físicas periódicas para verificação, mas com menor frequência | Necessário para reconciliar os registos | Sistema de inventário permanente (são necessárias menos contagens) |
| Integração de dados | Fluxo de dados contínuo, graças à integração com outros sistemas | Funciona de forma isolada — as informações têm de ser sincronizadas manualmente com outros sistemas | Sistema de inventário permanente (melhor integração) |
Como pode ver, há poucas desvantagens em escolher a sofisticação dos sistemas permanentes em vez da simplicidade dos sistemas periódicos.
Custos do inventário permanente
A principal desvantagem é que os sistemas de inventário permanente são dispendiosos de implementar, o que pode ser um fator decisivo para algumas PME.
Um exemplo rápido do custo: a Terraces Menswear gastou aproximadamente $18,000 para começar.
Os custos de configuração incluíram:
- Software e licenças: cerca de $10,000
- Hardware (por exemplo, leitores e servidores): cerca de $5,000
- Formação e implementação: cerca de $3,000
Dependendo da dimensão e dos requisitos da sua empresa, estes valores podem ser bastante mais elevados.
A boa notícia é que o retorno do investimento é rápido e os custos de manutenção contínua são baixos.
Segundo o CEO da marca de maquilhagem para homens Formen, Andrew Grella:
O retorno deste investimento tornou-se evidente em poucos meses, através de uma melhor gestão do stock e de uma maior satisfação dos clientes, compensando os custos iniciais envolvidos.
Os sistemas permanentes permitem que marcas de comércio eletrónico como a sua obtenham um controlo mais preciso dos níveis de stock.
O seu sistema de automatização e acompanhamento contínuo permite elaborar relatórios financeiros mais eficientes para vendas de grande volume.
Mas nem sempre é 100% preciso.
Os níveis de inventário do seu sistema podem nem sempre corresponder às quantidades reais devido a erro humano, erros de introdução de dados ou falhas técnicas.
O método de inventário permanente mantém tudo a funcionar sem problemas no dia a dia, mas continua a ser necessário realizar auditorias físicas regulares para garantir a precisão a longo prazo.
Por outro lado, os sistemas periódicos são mais simples e mais baratos de implementar. Também são mais fáceis de manter.
No entanto, os seus lançamentos contabilísticos e outros registos de inventário podem ficar desfasados dos movimentos diários.
Estas discrepâncias podem afetar negativamente a sua empresa de várias formas e conduzir a desafios recorrentes na gestão de inventário, como ruturas de stock ou excesso de stock, se não forem resolvidas.
Fórmulas e métricas utilizadas no inventário permanente
As fórmulas de gestão de inventário ajudam a compreender aspetos importantes, como os pontos de reposição, o prazo de entrega, a quantidade encomendada e os stocks de segurança.
Também são essenciais para uma valorização precisa do inventário e para os relatórios financeiros.
Eis as mais importantes a ter em conta ao gerir o inventário e maximizar os lucros.
Have an account? Log In
Custo das mercadorias vendidas (COGS)
O COGS calcula quanto custa produzir ou comprar as mercadorias que vende durante um determinado período.
Os custos de inventário incluem despesas diretas, como matérias-primas, mão de obra e custos indiretos de fabrico (por exemplo, despesas com serviços públicos e pagamentos de arrendamento).
O sistema permanente calcula automaticamente o COGS multiplicando as unidades vendidas pelo custo por unidade. Pode verificá-lo e investigar discrepâncias utilizando a fórmula acima.
Rácio de rotação do inventário
Este rácio mede a frequência com que vende e repõe o inventário. Estes dados em tempo real podem ajudá-lo a identificar e eliminar artigos de inventário com pouca rotação.
Para calcular o inventário médio, terá de somar o inventário inicial e o inventário final e dividir o total por dois, da seguinte forma:
📚 Leitura adicional
Uma elevada taxa de rotação do inventário significa que os seus processos de gestão de inventário são altamente eficazes. É importante obter este valor corretamente. Saiba aqui mais formas de calcular a taxa de rotação do inventário.
Quantidade económica de encomenda (EOQ)
A EOQ otimiza os pontos de reposição ao determinar a quantidade ideal a encomendar quando a quantidade de inventário cai abaixo do limite definido pelo seu sistema.
Garante níveis de stock suficientes, minimizando simultaneamente os custos de encomenda e os custos de posse.
📚 Leitura adicional
A EOQ pode ajudá-lo a manter uma cadeia de abastecimento eficiente, pelo que vale a pena analisá-la mais aprofundadamente. Consulte aqui um guia completo sobre a EOQ..
Lucro bruto
O lucro bruto é o valor que obtém com as vendas depois de subtrair os COGS. Num sistema permanente, pode calculá-lo a qualquer momento para ajustar as suas estratégias de preços ou de inventário conforme necessário.
Custo médio ponderado (WAC)
Os sistemas permanentes atualizam continuamente o inventário a cada venda e compra.
Para atenuar as flutuações de custos, o WAC calcula os COGS e os valores do inventário final através da média dos custos em tempo real.
Métodos FIFO e LIFO
O primeiro a entrar, primeiro a sair (FIFO) e o último a entrar, primeiro a sair (LIFO) são métodos alternativos de valorização do inventário utilizados para o WAC.
Com o FIFO, o seu sistema atribui o custo com base na ordem de aquisição. Funciona segundo o princípio de que o stock mais antigo deve ser utilizado ou vendido primeiro.
Por outro lado, o LIFO atualiza os registos de inventário vendendo primeiro os artigos adquiridos mais recentemente. Ajuda a gerir as flutuações de custos, especialmente no caso de bens perecíveis ou durante períodos de inflação.
O FIFO e o LIFO podem ser difíceis de acompanhar num sistema periódico.
Com as atualizações em tempo real do sistema permanente, estes métodos refletem com maior precisão o fluxo do inventário e o impacto dos custos.
Como funcionam os sistemas de inventário permanente
A implementação de um sistema de inventário permanente segue várias etapas.
Para ajudar a compreender como isto funciona na prática, preparei um cenário hipotético utilizando uma marca fictícia.
Apresentamos a Petal and Playwear, uma empresa grossista e fabricante de vestuário infantil sustentável. Esta empresa de comércio eletrónico em crescimento concluiu que um sistema de inventário permanente poderia ajudá-la a gerir o seu vasto inventário de forma mais eficiente.
Vamos analisar como a Petal and Playwear realizou as seguintes tarefas:
1. Configure o seu sistema de gestão de inventário
Comece por escolher o sistema de gestão de inventário adequado.
Um sistema de gestão de inventário constitui a base para registar e atualizar automaticamente os níveis de stock, para que tenha uma visão clara dos mesmos a qualquer momento.
Além disso, sincroniza informações relevantes através da integração com sistemas de contabilidade, gestão de armazéns, sistemas de POS, plataformas de comércio eletrónico e outros canais de venda, garantindo a consistência em todas as operações comerciais.
Estas são razões fundamentais pelas quais a implementação de um sistema de gestão de inventário deve ser a primeira prioridade se pretende adotar um sistema de inventário permanente.
O MRPeasy não é a nossa única escolha para um IMS.
Elaborámos uma lista das principais ferramentas de gestão de inventário disponíveis no mercado, facilitando a procura de uma que se adapte às necessidades da sua empresa e funcione com a sua plataforma de comércio eletrónico:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
2. Organize um sistema fiável de acompanhamento do inventário
O passo seguinte é configurar um sistema para acompanhar a movimentação do inventário daqui em diante.
Os leitores de códigos de barras e os sistemas de acompanhamento por RFID—que devem ser compatíveis com o seu IMS—podem tratar da maior parte do trabalho por si.
Estas ferramentas modernas trabalham em conjunto para o manter atualizado e eliminar a necessidade das morosas contagens manuais que, provavelmente, ninguém da sua equipa aprecia fazer.
Ao registar os dados do inventário no seu sistema, dê prioridade à precisão.
Quanto mais detalhada for a informação, mais fácil será acompanhar o artigo. Por isso, forneça detalhes pertinentes, como:
- Nome do produto
- Descrição
- Custo total e preço de venda
- Atributos do produto (material, tamanho, cor, data de validade, garantia, etc.)
Este procedimento ajuda a determinar os níveis de stock corretos e fornece uma base sólida para o seu recém-criado sistema de inventário permanente.
3. Estabeleça políticas de controlo do inventário
Está tudo pronto? Ainda não.
Antes de ativar o controlo automático, é necessário determinar as políticas de controlo de inventário adequadas para complementar o seu sistema.
Eis algumas ideias:
- Auditorias regulares do inventário. Determine com que frequência irá realizar verificações pontuais e auditorias completas do inventário.
- Gestão de inventário perdido ou danificado. Crie um plano para gerir mercadorias perdidas e danificadas
- Procedimentos de reposição de stock. Saiba quando repor o stock, para nunca ficar com falta ou excesso.
- Devoluções e ajustes. Defina procedimentos claros para gerir devoluções de clientes e trocas com fornecedores.
4. Forme a equipa para uma gestão eficaz do inventário
Plataformas? Confirmado.
Políticas? Confirmado.
Pessoas? Não se esqueça delas.
Precisa de pessoal formado para gerir o seu inventário de forma eficaz. A implementação adequada da tecnologia e as estratégias de adoção são fundamentais para isso.
O que implica isto? Duas coisas:
Primeiro, assegure a adesão dos colaboradores explicando o valor de um sistema de inventário permanente.
Explique o impacto e as vantagens de utilizar ferramentas como um IMS, bem como o valor de manter estes registos atualizados — incluindo dizer adeus aos dias passados a contar manualmente o inventário e a interpretar folhas de cálculo complicadas.
Em seguida, ensine-os a utilizar corretamente a nova tecnologia.
As pessoas e a mudança organizacional foram citadas como o desafio mais comum durante uma transformação digital.
Capacite os seus colaboradores através de sessões de formação prática sobre a utilização de leitores de códigos de barras ou RFIDs e sobre o funcionamento do seu sistema de gestão de inventário.
Além disso, disponibilize aos colaboradores um canal interno de apoio ao sistema de inventário na sua ferramenta de comunicação.
5. Monitorize e atualize continuamente
Estabelecer um sistema de inventário permanente não é uma tarefa que se faz uma única vez. É difícil acertar à primeira, pelo que o aperfeiçoamento faz parte do processo.
Eis o que deve monitorizar e ajustar, se necessário:
- Valorização do inventário. Mantenha a valorização do seu inventário atualizada utilizando métodos como FIFO, LIFO ou o custo médio ponderado. Utilize-os para determinar o valor real do seu inventário e simplificar a sua contabilidade.
- Níveis de inventário. Mantenha-se atento a discrepâncias. Se algo não fizer sentido — como perdas e danos — investigue a fundo e atualize os seus registos de inventário enquanto o faz.
- Plataformas e processos. Atualize regularmente o seu software de gestão de inventário e os seus processos para acompanhar os objetivos do seu negócio. O que funcionou ontem pode precisar de um pequeno ajuste hoje.
- Desempenho do inventário. Esteja atento ao desempenho do seu sistema. Se não o estiver a ajudar a tomar decisões mais inteligentes, esse é o sinal de que deve ajustá-lo e melhorá-lo.
É importante salientar: mesmo o sistema de inventário permanente mais avançado não é infalível.
Se depender dele para melhorar a sua competência de previsão de inventário, terá de o combinar com uma análise prospetiva.
O grossista de moda online Dressin realiza estudos de mercado regulares, faz ajustes sazonais e efetua análises de cenários.
A gestora Mengtian Chow partilhou:
Esta abordagem holística não é exclusiva nossa — muitas empresas de comércio eletrónico bem-sucedidas adotam táticas semelhantes para se manterem ágeis e responsivas às mudanças do mercado.
Trata-se de combinar os dados em tempo real dos sistemas de inventário permanente com uma análise prospetiva para tomar decisões informadas.
Um sistema de inventário permanente pode transformar a eficiência de uma empresa, mas há ainda aspetos que é necessário acompanhar, como aplicar políticas de controlo de inventário, formar a equipa e combinar estratégias para melhorar as previsões.
Inventário permanente para empresas de diferentes dimensões
Marcas multinacionais, empresas de comércio eletrónico em crescimento, empreendedores individuais — todos precisam de controlar o seu inventário.
Vejamos como a gestão de inventário permanente pode ajudar qualquer tipo de empresa de comércio eletrónico, seja B2B, DTC, grossista ou baseada em subscrições.
More Articles
Empresas emergentes e marcas pequenas
Enquanto empresa emergente, conciliar as vendas, o apoio ao cliente e o marketing deixa pouco tempo para um acompanhamento preciso do inventário.
Isto é especialmente verdade se depender de folhas de cálculo manuais e contagens físicas — procedimentos suscetíveis a erros e demorados.
O inventário permanente automatiza estes processos, libertando a equipa e melhorando a visibilidade do stock. No entanto, a sua implementação exige um investimento avultado a que as pequenas empresas podem não ter acesso.
Existem, contudo, alternativas.
Por exemplo, o fundador da marca DTC Prevelo Bikes, Jacob Rheuban, salientou que existem sistemas simples que fazem um trabalho razoável ao fornecer dados atualizados.
Os sistemas mais simples (como o sistema integrado da Shopify) limitam-se a manter um registo atualizado dos produtos disponíveis para venda.
Quando recebe uma remessa, adiciona a quantidade de produtos da remessa ao sistema de inventário. Quando vende um produto, este é automaticamente deduzido do sistema de inventário.
É um bom ponto de partida. Pode melhorar os seus sistemas e processos à medida que a sua empresa cresce.
Empresas de média dimensão
As empresas de média dimensão recorrem a sistemas permanentes para melhorar as operações e o serviço ao cliente.
Ter uma base de clientes em crescimento ou expandir o seu site de comércio eletrónico é mais fácil com uma gestão de inventário em tempo real.
A Kabeier, uma empresa de roupa para bebé que existe há 15 anos, utiliza um sistema de inventário permanente há vários anos.
Tem sido fundamental para gerir os nossos níveis de stock de forma eficiente, especialmente tendo em conta a natureza sazonal do vestuário para bebés.
Por exemplo, durante os nossos períodos de maior procura, como as épocas festivas, o sistema ajudou-nos a manter níveis de stock ideais e a evitar o excesso ou a rutura de stock.
💫 Dica bónus
O aumento das linhas de produtos, das vendas e dos canais de distribuição pode sobrecarregar o seu sistema. Invista num sistema de gestão de inventário capaz de lidar com volumes de dados crescentes e de garantir adaptabilidade.
Veja como podem ser estes requisitos de um sistema de gestão de inventário.
Organizações de nível empresarial
Muitas grandes empresas, como a Walgreens e a Amazon, teriam de suspender as operações durante meses (possivelmente até anos) se tivessem de efetuar contagens manuais de inventário.
O inventário permanente adapta-se à complexidade e à dimensão da sua cadeia de abastecimento e permite até escalar as suas iniciativas.
Por exemplo, a Walgreens planeava preparar os seus envios de comércio eletrónico a partir das suas lojas no prazo de uma hora após a receção da encomenda — estabelecer informações em tempo real sobre os níveis de stock é essencial para que isto aconteça.
No entanto, uma vez que estas informações dependem principalmente do sistema, este precisa de estar isento de falhas e interrupções.
A implementação e a formação são particularmente importantes para as empresas, porque não só o investimento é significativamente maior, como também é mais difícil corrigi-lo, tornando o seu impacto mais evidente.
William Carlin, diretor de marketing da Racklify, salientou:
Os problemas técnicos podem ocasionalmente causar breves interrupções no fluxo de dados [...] Nenhum sistema consegue fornecer atualizações verdadeiramente instantâneas — haverá sempre um ligeiro atraso na transmissão de dados.
É sempre boa ideia afetar recursos à manutenção contínua e às atualizações do sistema. No entanto, Carlin aconselhou a definição de quantidades de reserva para ter em conta quaisquer possíveis atrasos e discrepâncias nos dados.
Considerações finais
Diga adeus às contagens de inventário periódicas, longas e cansativas.
Os sistemas de inventário permanente automatizam o acompanhamento do inventário e oferecem inúmeras vantagens. Mas não são uma solução autónoma, uma vez que continuam a precisar de intervenção humana para manter tudo a funcionar.
Por isso, oriente a sua equipa.
Ensine-lhes a importância de utilizar ferramentas como o software de gestão de inventário, bem como de cumprir as políticas de controlo de inventário e de monitorizar e atualizar o sistema.
Descubra mais formas de alcançar o sucesso na gestão de inventário:
- Gestão de inventário baseada na nuvem: o guia para um acompanhamento de stock mais eficiente
- Os 10 principais desafios da gestão de inventário e como resolvê-los
- Inventário enxuto: armazéns altamente funcionais impulsionam o sucesso das empresas no comércio eletrónico
- Análise ABC de inventário: o que é e como calculá-la para alcançar o sucesso
O mundo do comércio eletrónico move-se rapidamente — e você também. Subscreva a nossa newsletter com as informações mais recentes para gestores de comércio eletrónico de especialistas líderes no setor.
