6 formas de melhorar a precisão das encomendas para clientes satisfeitos

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A precisão das encomendas é uma métrica de sobrevivência. Uma baixa precisão das encomendas ameaça a própria existência da sua empresa. Neste guia, mostramos-lhe como acompanhar a precisão das encomendas e melhorá-la quando necessário.

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Key Takeaways

Entregas sem erros: A precisão das encomendas é essencial no comércio eletrónico, afetando diretamente a satisfação dos clientes e a fidelidade à marca. Envolve garantir que todos os artigos são selecionados, embalados e enviados corretamente, mantendo elevados níveis de confiança e uma boa reputação.

Base da confiança no comércio eletrónico: O aumento das expectativas significa que até pequenos erros no processamento das encomendas podem prejudicar as relações com os clientes. As empresas devem encarar a precisão das encomendas como um elemento central da sua estratégia, para evitar perder clientes recorrentes e prejudicar a sua marca.

As métricas são mais do que números: A precisão das encomendas não se resume a percentagens; é um elemento essencial para proporcionar uma experiência de excelência ao cliente. Alcançar um elevado nível de precisão ajuda a criar confiança e incentiva a repetição das compras.

A competição pela perfeição: Perante uma concorrência intensa e expectativas cada vez maiores por parte dos consumidores, minimizar os erros torna-se fundamental. As empresas devem concentrar-se na precisão para garantir o sucesso a longo prazo e a retenção dos clientes.

A precisão das encomendas decifrada: É mais do que simples logística; a precisão das encomendas é um elemento fundamental para satisfazer as necessidades dos clientes de forma simples e eficiente, sendo crucial para qualquer estratégia de comércio eletrónico centrada no crescimento e na reputação.

Imagine o seguinte: um cliente abre entusiasmado a sua tão aguardada encomenda, apenas para descobrir que o artigo no interior está errado.

A desilusão instala-se, a frustração aumenta e um potencial cliente recorrente perde-se num instante.

No mundo do comércio eletrónico, a precisão das encomendas não é apenas uma métrica logística—é a base da confiança dos clientes, da reputação da marca e do sucesso a longo prazo.

Com o aumento das expectativas dos consumidores e a forte concorrência, até um pequeno erro no processamento das encomendas pode ter consequências significativas. Mas como podem as empresas garantir uma precisão quase perfeita das encomendas?

Neste artigo, exploramos os principais métodos para acompanhar a precisão e estratégias comprovadas para minimizar os erros.

O que é a precisão das encomendas?

A precisão das encomendas é a percentagem de encomendas recolhidas, embaladas e expedidas corretamente. Sem artigos em falta, tamanhos errados ou surpresas inesperadas— a menos que tenha um negócio de caixas surpresa.

É uma parte fundamental da experiência geral do cliente. 

Nada destrói mais a lealdade à marca do que enviar uma camisola azul a um cliente que queria uma preta ou, pior ainda, esquecer-se completamente da camisola.

Também é essencial para controlar os custos. Menos devoluções e uma redução das reclamações dos clientes traduzem-se em custos operacionais mais baixos.

Como calcular a taxa de precisão das encomendas

A fórmula da taxa de precisão das encomendas é refrescantemente simples:

Taxa de precisão das encomendas = (Total de encomendas corretas / Total de encomendas expedidas) x 100

Quase todas as empresas modernas acompanham a precisão das encomendas através de software, normalmente um sistema de inventário ou um sistema de gestão de armazém. Para garantir a fiabilidade do sistema, também pode adicionar contagens cíclicas e verificações aleatórias de encomendas.

Qual é uma boa taxa de precisão das encomendas?

100% é uma boa taxa de precisão, por isso é esse o objetivo que deve procurar alcançar.

Perguntei a Martin Cox, fundador da Glazing Supplies Direct, uma loja online especializada que vende calços para vidros de janelas e portas no Reino Unido, qual era a taxa de precisão das encomendas da empresa.

“O nosso objetivo é atingir 100% de precisão e alcançámos uma taxa de precisão ligeiramente superior a 99,5% no último ano, com 14 000 encomendas”, afirmou Mark.

Qual é a principal conclusão do comentário de Mark? A precisão das encomendas é um requisito básico, não uma vantagem competitiva. Na verdade, Mark acrescentou que pretende alcançar uma precisão de 99,7% à medida que a empresa cresce para 20 000 encomendas.

No entanto, se estiver acima dos 95%, não estará em desvantagem competitiva face aos concorrentes. Continuará a conseguir manter-se no mercado, mas terá de fazer alterações rapidamente.

Naturalmente, há vários fatores a considerar ao pensar numa taxa prática de precisão das encomendas, tais como:

  • O seu setor. Se vender camisolas com capuz, poderá ocasionalmente conseguir enviar uma tonalidade de cor ligeiramente mais clara sem que isso seja percetível. No entanto, se vender produtos médicos, enviar o medicamento errado pode ser catastrófico.
  • O volume das suas encomendas. O número absoluto de erros aumenta à medida que cresce, se os seus processos não forem adequados. Embora a taxa de precisão das encomendas possa permanecer mais ou menos igual, terá mais clientes insatisfeitos, o que se traduz em mais publicidade negativa.
  • O seu método de processamento. O processamento interno proporciona-lhe mais controlo. Os operadores logísticos terceiros oferecem maior eficiência, mas a precisão pode variar. Pondere as vantagens e desvantagens de ambas as opções no contexto da sua empresa antes de escolher.

KPIs relacionados com a precisão das encomendas que deve acompanhar

Ilustração que apresenta todos os KPIs relacionados com a precisão das encomendas.

A taxa de precisão das encomendas proporciona uma visão geral. No entanto, vários outros KPIs podem ajudá-lo a identificar onde está o problema quando a taxa de precisão das encomendas começa a diminuir.

Eis o que deve acompanhar:

  • Taxa de precisão das encomendas: Sim, é claro que temos esta métrica acima de todas as outras. Serve como um indicador de alerta. Se diminuir, verifique os outros KPIs para perceber onde está o problema.
  • Taxa de precisão da recolha: A sua equipa (ou os robôs do armazém) tem de recolher o artigo correto antes de uma encomenda ser embalada e expedida. Se cometer um erro, toda a encomenda estará errada antes mesmo de sair do armazém.

Taxa de precisão da recolha = (Artigos recolhidos corretamente / Total de artigos recolhidos) x 100

  • Taxa de devoluções (devido a erros de processamento): As devoluções nem sempre são culpa sua, mas se demasiados artigos foram devolvidos por estarem errados ou em falta, isso é um problema de processamento.

Taxa de devoluções (devido a erros de processamento) = (Devoluções devido a erros / Total de encomendas expedidas) x 100

  • Taxa de reclamações dos clientes: A sua precisão tem de melhorar se os clientes lhe apontarem erros antes de os detetar. Uma taxa de reclamações dos clientes sugere que os seus erros estão a causar insatisfação, o que é péssimo para as suas receitas a longo prazo.

Taxa de reclamações dos clientes = (Reclamações relacionadas com encomendas / Total de encomendas) x 100

  • Tempo do ciclo da encomenda (OCT): O OCT não mede diretamente a precisão, mas continua a ser relevante. Se garantir a precisão abrandar significativamente a sua velocidade de entrega, os concorrentes que oferecem processamento no dia seguinte vão ultrapassá-lo.

OCT = Data de entrega da encomenda - Data de colocação da encomenda

  • Taxa de satisfação das encomendas: A taxa de satisfação mostra quantas encomendas são expedidas na totalidade. Se esta percentagem diminuir, a razão pode ser encomendas pendentes ou rutura de stock, o que é negativo em ambos os casos. É também um sinal para analisar a gestão do inventário e os processos de processamento, de modo a verificar se existem ineficiências que precisa de corrigir.

Taxa de satisfação das encomendas = (Encomendas processadas na totalidade / Total de encomendas efetuadas) x 100

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Causas comuns de imprecisões nas encomendas (e como corrigi-las)

A maioria das causas de imprecisões nas encomendas pode ser evitada. Se estiver a lidar com uma baixa precisão das encomendas, eis algumas causas possíveis que deve analisar e uma breve visão geral das soluções:

Erro humano (também conhecido por: humanos a serem humanos)

A sua equipa pode cometer erros ao recolher, embalar ou introduzir dados das encomendas. Por exemplo, a sua equipa pode embalar o artigo ou a quantidade errada, ou esquecer-se completamente de embalar um artigo.

Eis como pode eliminar erros dos seus processos:

  • Utilize equipamento mais inteligente. Os leitores de códigos de barras automatizam a introdução de SKUs e verificam se a sua equipa do armazém recolhe exatamente o que os clientes encomendaram — já não terá de se perguntar por que motivo alguém recebeu um fato de banho em vez de botas de neve.
  • Conte com a IA. Utilize um sistema de gestão de encomendas baseado em IA que verifica todos os detalhes antes de uma encomenda ser expedida. Como os robôs não se distraem com mensagens de texto, é menos provável que embalem óculos de sol quando um cliente encomenda um casaco.
  • Invista na formação. Forme as pessoas para utilizarem eficazmente tecnologias como a IA e os leitores de códigos de barras, em vez de as formar para não cometerem erros.

SKUs demasiado complexos

O seu catálogo de produtos parece um pesadelo de SKUs semelhantes? Evite variações desnecessárias de SKUs e adote um padrão para referenciar uma cor, um tamanho ou um peso.

As variações tornam a procura do SKU correto extremamente frustrante e confusa para a sua equipa — conduzindo diretamente a erros.

Exemplo: Suponha que vende t-shirts azuis e azul-marinho utilizando os SKUs TSHRT-BLU e TSHRT-NVY. 

A sua equipa recebe uma nova remessa que é apenas ligeiramente mais escura do que o seu azul-marinho habitual — mais próxima de um azul-noite. A pessoa responsável pelo inventário cria um novo SKU (TSHRT-MDBL).

Mas, a menos que ofereça efetivamente o azul-noite como uma opção de cor separada na sua loja online, esta variação acrescenta complexidade desnecessária. Em vez disso, mantenha o SKU original do azul-marinho (TSHRT-NVY) para manter tudo simples e sem erros.

Eis algumas soluções fáceis:

  • Utilize convenções claras para nomear os SKU. Evite variações desnecessárias. Quanto menos SKU, melhor.
  • Utilize imagens de produtos de alta qualidade. Facilita aos operadores distinguir entre artigos semelhantes.

Isto acrescenta uma camada de inspeção visual ao sistema de preparação de encomendas.

Se o operador estiver a segurar uma t-shirt azul-clara e vir uma t-shirt azul-marinho no sistema de gestão de encomendas, é provável que reconheça a diferença e verifique novamente a cor antes de embalar.

Gestão de inventário à moda antiga

A sua folha de cálculo diz que tem stock, mas quando vai ao armazém buscar o artigo… desapareceu!

A razão? Erros.

Os erros são inevitáveis quando atualiza o inventário manualmente — erros de introdução, um responsável pela contabilidade sonolento ou erros de aritmética podem levar à aceitação de encomendas de artigos sem stock.

Estes erros são dispendiosos. A venda excessiva e as encomendas pendentes provocam atrasos, cancelamentos e clientes insatisfeitos, o que significa que os erros têm um impacto direto e significativo nas receitas a longo prazo.

Resolva isto através de:

  • Acompanhar o inventário em tempo real. Abandone a folha de cálculo antiquada e mude para um sistema de gestão de inventário baseado em IA. Terá visibilidade em tempo real dos níveis de inventário em armazéns e lojas.
  • Agendar contagens cíclicas regulares. É aqui que o trabalho manual é útil. Peça à sua equipa para realizar auditorias regulares, de modo a garantir que os registos digitais correspondem à realidade. Uma auditoria é também uma excelente forma de detetar fraude e conluio.
  • Automatizar os processos de inventário. A visibilidade em tempo real não é a única vantagem do software de gestão de inventário. Os melhores sistemas conseguem automatizar a maioria das partes do processo, como gerar uma ordem de compra quando o inventário atinge um limite definido e sincronizar o inventário entre canais de venda.

Curiosamente, Mark mencionou que não utilizam qualquer software de gestão de inventário. 

Embora uma taxa de precisão das encomendas de 99,5% pareça impressionante, ou até demasiado boa para ser verdade, Mark explicou que, como não existe um sistema automatizado a apoiar o processo, dispõe de um sistema que funciona para a sua empresa.

Tornamos o nosso sistema de inventário muito fácil de seguir, de tal forma que é difícil cometer erros, apesar de termos mais de 500 SKU.

O sucesso de Mark demonstra que é possível gerir o inventário de forma eficaz sem software e alcançar uma elevada precisão.

No entanto, é uma opção arriscada. Deixa-o vulnerável a vários erros que só reconhece quando chegam aos seus clientes (ou seja, depois de os danos estarem feitos). 

Os sistemas automatizados funcionam como um seguro contra estes erros, mas também geram retorno ao tornar os seus processos mais eficientes e reduzir os seus custos.

Má organização do armazém

Aumentar a precisão das encomendas no armazém

Cada encomenda se transforma numa caça ao tesouro indesejada quando os artigos de inventário estão espalhados, têm etiquetas incorretas ou estão armazenados de forma ineficiente. É também uma receita para um processo de preparação de encomendas propenso a erros.

A etiquetagem incorreta é um problema importante, segundo Mark:

A etiquetagem imprecisa é a causa #1 dos problemas para nós.

A preparação e o embalamento funcionam bem, mas se os artigos estiverem etiquetados incorretamente, estamos simplesmente a embalar os artigos errados.

Se isto lhe parece familiar, precisa de uma revisão completa do seu armazém. 

Eis alguns princípios básicos para começar:

  • Otimize os espaços. Armazene os produtos de elevada rotatividade em locais de acesso mais fácil. Por exemplo, coloque os artigos mais procurados na parte inferior e os artigos de menor rotatividade na parte superior da estante.
  • Identifique a localização das caixas. Cada produto deve ter um local claramente assinalado, para que cada recolha não faça a sua equipa perder a paciência.
  • Otimize a disposição do armazém. Redesenhe a disposição do armazém para organizar os artigos com base na frequência de recolha. Tal como colocar os artigos mais procurados na parte inferior da estante facilita a recolha, posicioná-los perto da entrada minimiza as deslocações desnecessárias.

Quando perguntei a Jeff Wolpov, vice-presidente sénior de comércio eletrónico da Ryder System, Inc, um fornecedor 3PL, sobre as suas observações relativamente à estratégia mais eficaz para resolver erros de recolha e embalagem, apresentou uma perspetiva interessante.

Embora a utilização de software e a simplificação dos processos sejam ótimos pontos de partida, muitas empresas de comércio eletrónico beneficiariam ainda mais se se concentrassem em “limitar o número de manipulações e encurtar os percursos de recolha para tornar a recolha mais eficiente”, explicou Jeff.

Embora não seja indispensável, as empresas que tenham capacidade financeira também devem investir na vertente de hardware da automatização de processos para minimizar os erros. Sobre este tema, Jeff afirma:

Sempre que fizer sentido, integre sistemas robóticos de recolha, processos de agrupamento e formação de ondas, gestão de espaços, paredes de separação, triagem automatizada e sistemas de correias transportadoras para simplificar o processamento das encomendas. 

A combinação destes elementos pode reduzir drasticamente os erros de recolha ou eliminá-los por completo em alguns casos.

Porque é importante a precisão das encomendas

É importante porque a precisão das encomendas afeta diretamente as suas receitas, as taxas de retenção e a reputação. Vejamos mais detalhadamente porque é que a precisão das encomendas é fundamental para a sua empresa. Com uma maior precisão das encomendas, pode:

  • Reduzir os custos. Cada erro tem um preço. Os erros nas encomendas provocam devoluções, novos envios e desperdício de mão de obra. O processamento de devoluções pode custar aos retalhistas até 66% do preço original de um artigo, segundo a CNBC. Eliminar apenas os custos das devoluções pode justificar o tempo e o dinheiro investidos na melhoria da precisão das encomendas.
  • Minimizar o desperdício. As encomendas incorretas provocam o desperdício de materiais de embalagem, emissões resultantes do transporte e eliminação de artigos devolvidos, contribuindo para a deposição em aterros. Este é um problema ainda maior se estiver a tentar construir uma marca ecológica.
  • Melhorar a eficiência operacional. Os erros nas encomendas atrasam o processo de processamento das suas encomendas, e a correção desses erros rouba tempo ao processamento de novas encomendas. Pense no tempo gasto a repetir recolhas, voltar a embalar, lidar com a confusão logística e comunicar com os clientes. É uma longa lista de despesas adicionais.
  • Aumentar a satisfação dos clientes. Os clientes estão frequentemente ansiosos por receber as suas encomendas. Sentem-se frustrados quando recebem o artigo errado ou quando o recebem muito mais tarde. Pode resolver uma devolução gastando dinheiro, mas a avaliação negativa que deixarão? É difícil recuperar dessa situação. Também poderá perder esse cliente — 32% abandonarão uma marca de que gostam após apenas uma má experiência.
  • Identificar áreas de melhoria. Uma precisão deficiente das encomendas é frequentemente um sintoma de um problema maior — pode tratar-se de um problema de inventário, de armazém ou de formação. Uma auditoria rápida dos dados de inventário e dos processos do armazém pode revelar o problema e ajudá-lo a resolver tanto a baixa precisão das encomendas como o problema maior que a está a causar.

6 estratégias para melhorar a precisão das suas encomendas

Melhorar a precisão das encomendas pode parecer uma tarefa assustadora, pois implica ajustar processos profundamente enraizados na sua equipa. Vejamos as estratégias mais eficazes para melhorar a precisão das encomendas.

Escolha uma combinação destas estratégias com base na causa da baixa precisão das encomendas na sua empresa ou nas áreas em que acredita existir margem para melhoria.

Comece por uma gestão precisa do inventário

As discrepâncias de inventário são a causa principal da maioria dos pesadelos no processamento de encomendas.

São elas que fazem com que os retalhistas aceitem encomendas de artigos que não têm em stock, não consigam entregar atempadamente e acumulem excesso de artigos de baixa rotatividade.

Uma gestão deficiente do inventário também se traduz em dados de inventário deficientes. Recolhas incorretas, ruturas de stock e vendas excessivas são inevitáveis quando a sua equipa toma decisões com base em informação errada.

É por isso que a maioria dos retalhistas utiliza software de gestão de inventário. É a única forma de não ficar numa situação em que tenha de dizer a um cliente: “Ups, afinal não temos esse artigo”, depois de este efetuar uma encomenda.

À procura de um sistema de gestão de inventário? Eis os melhores disponíveis no mercado:

Infelizmente, mesmo os melhores sistemas não são infalíveis.

Se o responsável pelo armazém tiver retirado sub-repticiamente alguns artigos de elevado valor do inventário em conluio com um membro da equipa, o seu software de inventário não refletirá essa situação.

É por isso que as auditorias regulares são indispensáveis.

Considere a contagem cíclica se uma contagem completa do inventário não fizer sentido por não dispor dos recursos ou da capacidade necessários para abrandar as operações no armazém.

A contagem cíclica é uma auditoria parcial contínua, em que se alterna entre diferentes secções do inventário para efetuar a contagem.

Os produtos de elevado valor ou de elevada rotação são contados com maior frequência, e vice-versa. Isto ajuda a detetar problemas numa fase inicial e a evitar que se transformem em ruturas de stock, erros na preparação de encomendas e vendas excessivas.

Otimize a organização do armazém para melhorar a precisão da preparação de encomendas

Imagine a sua secretária de trabalho com canetas, papéis, uma teia de fios e a sua sanidade espalhados por toda a superfície.

Agora, imagine tentar encontrar o fio que liga o teclado ao processador. É possível, mas provavelmente puxará pelo fio errado várias vezes.

Os armazéns desorganizados têm o mesmo problema. Fazem com que a sua equipa perca a paciência, deixando-a vulnerável a erros.

Para facilitar o trabalho, otimize a disposição do seu armazém.

Eis algumas ideias que pode implementar:

  • Coloque os artigos de elevada rotação mais perto. Armazene os produtos mais vendidos o mais perto possível da estação de embalamento. Os SKU de baixa rotação podem ficar mais atrás.
  • Agrupe os SKU que são frequentemente comprados em conjunto. Se os clientes compram frequentemente graxa para sapatos com sapatos formais, armazene-os perto uns dos outros para reduzir deslocações desnecessárias.
  • Crie zonas lógicas. A criação de zonas com base no nível da procura pode nem sempre parecer lógica. Por exemplo, se vender vestuário masculino, poderá ter vários SKU com níveis de procura semelhantes. Nesse caso, divida o armazém em secções claramente definidas com base no tipo ou no tamanho do produto.
  • Defina percursos de preparação eficientes. Quanto menos passos derem os preparadores, menos erros cometerão. Por exemplo, os preparadores podem seguir um percurso em ziguezague pelos corredores em vez de voltar atrás, se utilizar uma disposição serpenteante. Pode também considerar atribuir secções específicas a diferentes preparadores para reduzir o congestionamento e os erros. Alguns sistemas de gestão de armazéns também ajudam os preparadores a encontrar o percurso de preparação mais rápido.

Precisa de ajuda para escolher um sistema de gestão de armazém? Eis as nossas principais recomendações:

Utilize a leitura de códigos de barras e RFID para uma preparação precisa das encomendas

Leitura de códigos de barras para garantir a precisão das encomendas

É natural que um trabalhador de armazém cansado pegue ocasionalmente no SKU errado ou conte mal alguns artigos. É para isso que servem a leitura de códigos de barras e o RFID. Eliminam o erro humano da equação.

Siga uma regra simples: Tudo o que não for lido não é movimentado.

Leitura de códigos de barras

Eis alguns aspetos a ter em conta se planear utilizar a leitura de códigos de barras no seu processo:

  • Rotule tudo corretamente. Rotule cada produto com um código de barras (ou código QR) claramente impresso e de alto contraste, que os leitores possam ler instantaneamente. Nada de etiquetas desbotadas. Nada de tinta borrada. Nada de códigos de barras em falta.
  • Leia em todas as fases. É necessária uma leitura em cada etapa — recolha, embalagem e expedição. Se um artigo não corresponder à encomenda, o sistema deverá assinalá-lo antes de sair do armazém.
  • Utilize leitores portáteis ou vestíveis. Estes aceleram o processo e reduzem os erros de manuseamento em comparação com a verificação manual.
  • Automatize a verificação de erros. Muitas soluções WMS permitem configurar alertas que notificam os trabalhadores quando estes leem o artigo errado. Utilize estes alertas para evitar que os erros cheguem aos seus clientes.

Identificação por radiofrequência (RFID)

Se estiver disposto a investir mais, a RFID é uma alternativa superior aos códigos de barras, porque permite:

  • Ler centenas de artigos de uma só vez. Embora os códigos de barras exijam uma leitura com linha de visão, as etiquetas RFID podem ser lidas sem fios e em massa, pelo que não é necessário ler cada artigo individualmente.
  • Automatizar as contagens cíclicas. A RFID elimina a necessidade de realizar contagens cíclicas manualmente. Os leitores RFID podem percorrer um corredor inteiro do armazém e verificar os níveis de stock em segundos.
  • Evitar perdas de inventário. Se um produto for retirado de um local sem autorização, a RFID deteta a remoção, ajudando-o a evitar furtos e localizações incorretas.

Automatize os processos de processamento de encomendas para reduzir os erros humanos

O processamento manual de encomendas é como jogar ao telefone. Cada etapa acrescenta outra oportunidade para a ocorrência de erros. Automatizar o processamento das suas encomendas elimina os erros humanos. 

Não faltam ferramentas de automatização de hardware e software.

Eis uma breve visão geral de algumas ferramentas que pode utilizar:

  • Recolha robotizada: Enquanto o OMS funciona como o cérebro, os sistemas de recolha automatizada, como os braços robotizados, funcionam, literalmente, como as mãos. Recolhem artigos com base nos dados das encomendas recebidos do OMS e não cometem erros. São bastante dispendiosos, por isso faça uma análise custo-benefício antes de investir. Em geral, são uma opção favorável para grandes empresas.
  • Triagem automatizada: Os sistemas de triagem automatizada são ainda mais dispendiosos. Utilizam uma combinação de software e hardware para separar os artigos nos recipientes corretos, encaminhar as embalagens para a estação de embalagem certa através de tapetes transportadores e otimizar dinamicamente a triagem com base no volume e na prioridade.
  • Sistemas de gestão de encomendas (OMS): O OMS automatiza praticamente todas as partes do processo, incluindo a verificação das encomendas, a escolha do melhor centro de processamento com base nos níveis de stock e na proximidade do cliente, e a garantia de que os sistemas de recolha robotizada (se os utilizar) trabalham com os dados das encomendas mais atualizados. 

Se procura ajuda para escolher o melhor OMS, estas são as nossas principais escolhas:

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Implemente medidas de controlo de qualidade antes da expedição

Independentemente de quão rigorosos sejam os seus processos de processamento de encomendas, um erro ocasional pode passar despercebido e manchar a reputação que tem trabalhado arduamente para construir.

As medidas de controlo de qualidade podem filtrar estes erros ocasionais e tornar as suas entregas à prova de erros.

Eis algumas medidas de controlo de qualidade que pode adotar para resolver quaisquer questões pendentes:

  • Verifique novamente os artigos quando são recolhidos e embalados. A menos que o seu armazém seja totalmente automatizado, é necessário verificar cada artigo antes de o transferir para a área de embalagem. Utilize leituras de códigos de barras para confirmar que o artigo correto foi recolhido e na quantidade certa. Repita a leitura no momento da embalagem.
  • Utilize a verificação baseada no peso. A verificação baseada no peso pode muitas vezes detetar discrepâncias, como artigos incorretos, em falta ou adicionais na encomenda, bem como devoluções fraudulentas. Se estiver a expedir uma encomenda de um rato sem fios que pesa 0.25 lbs, mas o operador recolhe e embala acidentalmente um teclado sem fios que pesa 1.5 lbs, a discrepância de peso pode assinalar o erro.
  • Realize auditorias aleatórias de controlo de qualidade. Selecione aleatoriamente encomendas concluídas e faça uma inspeção manual antes da expedição, especialmente se continuar a detetar erros mesmo depois de adicionar várias camadas de verificações. Registe padrões de erro recorrentes — existem SKUs recolhidos incorretamente com frequência ou há um turno específico que comete mais erros? Tome as medidas necessárias para corrigir o problema, o que pode envolver formação, melhoria dos processos do armazém ou correção de pontos cegos do sistema.

Melhore continuamente com auditorias, formação e feedback dos clientes

A automatização é uma excelente solução, mas nem sempre é viável para pequenas empresas. 

Enquanto as pessoas desempenharem um papel no seu processo de preparação de encomendas, tem de investir em formação e realizar auditorias regulares.

Por exemplo, pode efetuar periodicamente uma “encomenda mistério” para avaliar a precisão num contexto de baixo risco e reforçar as melhores práticas. Se identificar áreas a melhorar, trabalhe nelas durante a sessão de formação seguinte.

O apoio ao cliente é também uma excelente fonte de informação sobre as áreas em que a sua equipa poderia beneficiar de formação adicional.

Comece por investigar a causa principal do feedback negativo. Por exemplo, se a reclamação mais comum for “foi recebido o artigo errado”, verifique se a embalagem do produto é semelhante à de outro, pois este é um erro comum durante a recolha.

Escolha uma estratégia que funcione para a sua marca

Pode adicionar dezenas de camadas aos seus processos para melhorar a precisão das encomendas. Mas tudo se resume a processos eficientes, software inteligente e hardware potente.

A maioria das empresas obtém bons resultados apenas com processos bem concebidos e software inteligente. É nisso que se centra a maior parte deste guia, porque é mais fácil para as pequenas e médias empresas melhorar processos e implementar soluções de software do que investir em hardware dispendioso.

Se é uma grande empresa ou está a caminho de se tornar uma, investir em hardware é uma excelente forma de crescer à medida que o número de encomendas aumenta.

No entanto, depois de fazer o que está dentro do seu orçamento, é melhor concentrar os esforços adicionais em lidar subtilmente com os erros, em vez de investir sem uma relação custo-benefício favorável.

Como explica Julie Cheney, vice-presidente de Retalho da enVista, uma empresa líder em consultoria de estratégia da cadeia de abastecimento e tecnologia empresarial:

Embora procurar a perfeição seja uma boa prática, os retalhistas devem direcionar as suas pessoas, processos e tecnologia para a implementação de sistemas que recuperem rápida e eficientemente a pequena percentagem de encomendas incorretas.

O setor do retalho nunca fica parado — e o mesmo deve aplicar-se a si. Subscreva a nossa newsletter para receber os mais recentes conhecimentos, estratégias e recursos de carreira dos principais líderes do retalho que estão a moldar o setor.

Perguntas frequentes sobre a precisão das encomendas

Respondemos abaixo a algumas perguntas comuns sobre a precisão das encomendas.

Qual é a causa mais comum de encomendas incorretas?

O erro humano na recolha e no embalamento é a causa mais comum. Quando os funcionários selecionam manualmente artigos num armazém ou centro de processamento de encomendas de retalho com um ritmo acelerado, acontecem erros.

Tecnologias como RFID, leitura de códigos de barras e software de gestão de inventário com IA podem reduzir significativamente os erros humanos.

Com que frequência devem as empresas auditar o seu inventário para garantir a precisão?

A frequência ideal das auditorias depende do volume de encomendas, da complexidade dos SKUs e da velocidade de processamento. Como orientação geral, considere realizar contagens cíclicas semanalmente e uma auditoria de inventário completa no final de cada trimestre ou ano.

Que papel desempenha a etiquetagem dos SKUs na precisão das encomendas?

As etiquetas dos SKUs são como um GPS para o seu armazém, ajudando os operadores de recolha a encontrar o artigo certo para cada encomenda. Também dão a cada artigo uma identidade legível por scanner, ajudando a sua equipa a verificar a precisão de cada encomenda antes de esta ser expedida.

Como podem as pequenas empresas melhorar a precisão das encomendas sem automatização?

Eis o que pode fazer para melhorar a precisão das encomendas sem automatização:

Normalize o seu processo de recolha e embalamento
Organize o seu inventário no armazém para facilitar uma recolha e um embalamento rápidos Identifique claramente todos os SKUs
Configure estações de embalamento dedicadas com todos os materiais num único local.
Implemente um sistema manual de verificação de encomendas

Qual é a diferença entre a precisão das encomendas e a taxa de processamento de encomendas?

A precisão das encomendas mede a frequência com que os clientes recebem exatamente aquilo que encomendaram — os artigos certos, na quantidade certa e em boas condições. A taxa de processamento de encomendas mede a percentagem de encomendas expedidas com sucesso em comparação com o número total de encomendas recebidas.

Arjun Ruparelia
Arjun is a freelance writer who partners with top brands in ecommerce and B2B SaaS. He's a critical thinker and storyteller who helps businesses build and strengthen their relationship with clients and readers. When he's away from the keyboard, Arjun loves chatting about business, bounce rates, and burgers and spending time with his family.
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