19 sprawdzonych taktyk zarządzania zapasami, które można skalować

Zapasy. Cichy zabójca marzeń o e-commerce.

Tak naprawdę ich nie zauważasz, dopóki nie jest za późno — gdy popularny produkt nagle ma trafić do zamówienia oczekującego przez 3 tygodnie albo gdy twój magazyn przepełnia się rzeczami, które zapomniałeś zamówić. Albo, co gorsza, rzeczami, których nikt nie chce.

Przerabiałem to. Zarządzałem kontrolą zapasów u dużego sprzedawcy detalicznego. Kierowałem magazynami. Zajmowałem się wysyłką i logistyką dla marki hurtowej, gdzie każde „ups” kosztowało tysiące. Dlatego gdy mówię, że większość marek e-commerce traci pieniądze z powodu złych nawyków związanych z zapasami, nie zgaduję.

Liczyłem palety. Wykonywałem odpisy. Patrzyłem, jak świetne produkty umierają w magazynie.

Dobra wiadomość jest taka, że nie potrzebujesz wymyślnego systemu ani wartego miliony stosu technologicznego, aby zapanować nad zapasami.

Potrzebujesz widoczności. Potrzebujesz procesów. Musisz przestać udawać, że twój arkusz kalkulacyjny jest „wystarczająco dobry”.

Ten poradnik przedstawia dokładne praktyki stosowane przez nowoczesne marki e-commerce, aby uporządkować chaos związany z zapasami i uwolnić przepływy pieniężne. Jest praktyczny, sprawdzony i gotowy do wdrożenia w twoich działaniach operacyjnych — niezależnie od tego, czy osiągasz roczny przychód w wysokości 500 tys. dolarów, czy 50 milionów dolarów.

Omówimy wszystko: od prognozowania popytu i zasad ponownego zamawiania po zarządzanie dostawcami, audyt zapasów oraz to, co zrobić z tą smutną ścianą niesprzedanych produktów, która kpi z ciebie z tylnego kąta magazynu.

Zapanujmy nad twoimi zapasami, zanim to one zapanują nad tobą.

Dlaczego zarządzanie zapasami jest tak ważne?

Bo gdy zapasy zawodzą, wszystko inne podąża ich śladem. Sprzedaż zwalnia. Zamówienia są wysyłane z opóźnieniem. Przepływy pieniężne zostają zrujnowane. A skrzynka odbiorcza obsługi klienta zamienia się w prawdziwe pogorzelisko.

Widziałem to z każdej strony — na sali sprzedaży, w magazynie hurtowym i przy rampie wysyłkowej. Jedna zła prognoza albo przeoczony punkt ponownego zamawiania i nagle musisz tłumaczyć klientom, dlaczego produkt, który im sprzedałeś, tak naprawdę nie istnieje.

W rzeczywistości 34% marek wysłało zamówienia z opóźnieniem, ponieważ sprzedawały produkty, których nie było już w magazynie.

To nie jest zwykłe „ups” — to zabójca zaufania.

Zarządzanie zapasami nie polega wyłącznie na wiedzy o tym, co znajduje się w budynku. Chodzi o kontrolowanie przepływu kapitału, precyzyjne przewidywanie popytu i upewnienie się, że każdy SKU znajduje się tam, gdzie powinien, gdy jest potrzebny.

Jeśli jest prowadzone prawidłowo, pomaga utrzymać sprawne działania operacyjne, zdrowe marże i sprawia, że klienci wracają.

Jest to również jeden z najbardziej pomijanych obszarów działań operacyjnych e-commerce. Większość marek nie zdaje sobie sprawy, że ma problem, dopóki nie tonie w niesprzedanych zapasach — albo, co gorsza, nie traci sprzedaży, którą mogłaby zrealizować dzięki lepszej widoczności.

Właściwe podejście daje ci przewagę w całej firmie. Działasz szybciej. Planujesz mądrzej. I przestajesz palić pieniądze za każdym razem, gdy wprowadzasz nowy produkt.

Dlatego powstał ten poradnik. Naprawmy to.

19 wskazówek, jak poprawić zarządzanie zapasami i odnieść sukces w e-commerce

Skoro wiemy już, dlaczego tak bardzo zależy nam na prawidłowym zarządzaniu zapasami, przejdźmy od razu do strategii, które pomogą ci to osiągnąć. 

1. Korzystaj z najlepszego oprogramowania do zarządzania zapasami

Ręczne śledzenie zapasów działa — dopóki przestaje działać. A zanim się zepsuje, zwykle jest już za późno.

Jeśli wciąż przeskakujesz między arkuszami kalkulacyjnymi, nieskoordynowanymi kanałami sprzedaży i domysłami dotyczącymi magazynu, prosisz się o braki w magazynie, zamawianie zbyt dużych ilości i nieprzespane noce spędzone na zastanawianiu się, gdzie podział się ten jeden SKU.

Potrzebujesz technologii, która da ci kontrolę. Takiej, która pokaże ci, co się sprzedaje, co zalega i co trzeba ponownie zamówić, zanim sytuacja wymknie się spod kontroli.

Oprogramowanie do zarządzania zapasami powinno ułatwiać podejmowanie decyzji, a nie je komplikować. Powinno synchronizować się z twoimi sklepami, automatyzować zasady ponownego zamawiania i prezentować dane, które naprawdę mają znaczenie — zamiast zasypywać cię raportami, których nigdy nie przeczytasz.

Ale bądźmy realistami: większość dostępnych platform nie została stworzona z myślą o nowoczesnych zespołach e-commerce. Niektóre są zbyt skomplikowane. Inne są zbyt podstawowe. A część z nich najwyraźniej została zaprojektowana przez osoby, które nigdy w życiu nie spakowały paczki.

Przebraliśmy się przez ten szum informacyjny i znaleźliśmy najlepsze narzędzia do zarządzania zapasami, które zasługują na twoją uwagę:

1. 1. Linnworks — Najlepsza automatyzacja i przepływy pracy
2. 2. MRPeasy — Najlepsze rozwiązanie do planowania produkcji dla małych producentów
3. 3. KORONA POS — Najlepsze rozwiązanie do zarządzania zapasami w wielu lokalizacjach
4. 4. Helcim — Najlepsze rozwiązanie do bezpiecznego przetwarzania płatności kartami bez opłat
5. 5. Katana — Najlepszy kompleksowy system produkcyjny
6. 6. Ordoro — Najlepsze do synchronizacji stanów magazynowych w czasie rzeczywistym
7. 7. Acumatica — Najlepsze rozwiązanie do przepływów pracy między modułami
8. 8. Zoho Inventory — Najlepsza bezpłatna opcja dla małych sprzedawców wysyłających towary
9. 9. Finale Inventory — Najlepsze rozwiązanie do zarządzania wieloma magazynami
10. 10. Infoplus — Najlepszy wybór ze względu na funkcje raportowania

2. Korzystaj ze scentralizowanego systemu zarządzania zapasami

Sprzedaż na wielu platformach jest świetnym rozwiązaniem — dopóki nie sprzedasz tego samego produktu w dwóch miejscach i nie będziesz musieć ustalić, który klient go otrzyma, a któremu trzeba wysłać wiadomość z przeprosinami.

Właśnie tego bałaganu unikniesz dzięki scentralizowanemu systemowi zarządzania zapasami.

Zamiast zarządzać oddzielnymi stanami magazynowymi dla swojej witryny DTC, ofert na Amazonie, zamówień hurtowych i wszystkiego innego, czym się zajmujesz, scentralizowana konfiguracja synchronizuje wszystkie dane dotyczące zapasów.

Jeden system, jedno wiarygodne źródło danych.

Taki poziom widoczności chroni przed sprzedażą większej liczby produktów, niż faktycznie posiadasz, sprzedażą zbyt małej liczby produktów lub nagłym zaskoczeniem spowodowanym pozornym wyczerpaniem zapasów. Wiesz dokładnie, ile masz produktów, gdzie się znajdują i jak szybko się sprzedają — we wszystkich kanałach i lokalizacjach. Wdrożenie systemów śledzenia numerów seryjnych zapewnia dodatkową precyzję tego obrazu.

Oto prawdziwa korzyść: mniej niespodzianek. Mniej ręcznych aktualizacji. I znacznie mniej katastrof związanych z obsługą klienta.

Niezależnie od tego, czy korzystasz z magazynów zewnętrznych, samodzielnie zarządzasz realizacją zamówień, czy stosujesz jakąś hybrydę obu rozwiązań, to jedna zmiana, która natychmiast porządkuje działania operacyjne.

3. Inwestuj w dokładne prognozowanie popytu

Nie potrzebujesz kryształowej kuli — potrzebujesz lepszych danych.

Dokładne prognozowanie popytu chroni przed zgadywaniem, nadmiernymi zakupami i utratą sprzedaży, którą z łatwością można było zrealizować, gdyby wcześniej zauważono nadchodzący wzrost popytu.

Nie chodzi o próbę idealnego przewidzenia przyszłości. Chodzi o wykorzystanie narzędzi i informacji, które już masz — tempa sprzedaży, sezonowości, czasu realizacji dostaw i kalendarzy promocji — aby podejmować lepsze decyzje dotyczące tego, co i kiedy magazynować.

Dobre oprogramowanie do prognozowania łączy to wszystko w jedną całość.

Analizuje historyczne trendy, uwzględnia zmiany popytu i sygnalizuje wszelkie nieprawidłowości. Świetne oprogramowanie do prognozowania bierze pod uwagę nawet sygnały zewnętrzne — trendy w branży, zmiany gospodarcze i inne czynniki — aby zapewnić pełniejszy obraz sytuacji.

Celem jest utrzymywanie najlepiej sprzedających się produktów w stałej dostępności. Powstrzymanie zamrażania gotówki w wolno rotujących produktach. I dopilnowanie, aby zespół nie spędzał każdego poniedziałkowego poranka na panicznym składaniu zamówień u dostawców, ponieważ zapasy wyczerpały się w weekend.

Dopracowanie tego procesu nie jest opcjonalne. To sposób na zaprzestanie działania po omacku i rozpoczęcie podejmowania pewnych decyzji chroniących marżę.

4. Utrzymuj zapas bezpieczeństwa

Prognozowanie jest świetne. Jednak nawet przy danych o zapasach w czasie rzeczywistym, inteligentnym planowaniu popytu i niezawodnym systemie ERP coś w końcu pójdzie nie tak — opóźnienia dostawców, nieoczekiwane wzrosty popytu klientów, zatory w wysyłce. Możesz wymieniać dalej.

Dlatego zapas bezpieczeństwa nie jest opcjonalny. To rozwiązanie strategiczne.

Zapas bezpieczeństwa to plan awaryjny — wbudowany w system zarządzania zapasami, aby pomóc uniknąć kosztownych braków magazynowych i zapewnić sprawną realizację zamówień.

Amortyzuje skutki problemów operacyjnych, gdy sprawy nie przebiegają dokładnie zgodnie z planem, co zdarza się bardzo często.

Małe firmy szczególnie często pomijają ten element, ponieważ starają się działać oszczędnie. Jednak oszczędne działanie nie oznacza braku przygotowania. Bez zapasu bezpieczeństwa balansujesz na granicy rentowności i katastrofy związanej z obsługą klienta.

Wykorzystaj dane dotyczące sprzedaży, czasy realizacji dostaw i punkty ponownego zamówienia, aby obliczyć realistyczny poziom zapasu bezpieczeństwa dla jednostek SKU o szybkiej rotacji.

Jeśli korzystasz z oprogramowania do zarządzania zapasami z funkcjami automatyzacji, ustaw je tak, aby wysyłało alert lub uzupełniało zapasy, gdy zbliżasz się do minimalnych poziomów magazynowych.

Nie chodzi o nadmierne zatowarowanie. Chodzi o utrzymywanie optymalnych poziomów zapasów, które chronią przepływy pieniężne, ograniczają opóźnienia w realizacji zamówień i zwiększają zadowolenie klientów. A gdy oczekiwania klientów mierzy się w godzinach, a nie w dniach, nawet 24-godzinne opóźnienie może zaszkodzić Twojej marce.

Dodaj zapas bezpieczeństwa. Uwzględnij go w logice kontroli zapasów. A potem podziękuj sobie, gdy nadejdzie kolejny problem w łańcuchu dostaw i to nie Ty będziesz wysyłać wiadomości z przeprosinami.

5. Przeprowadzaj regularne audyty

Jeśli nie weryfikujesz regularnie swoich zapasów, tak naprawdę nie zarządzasz magazynem — tylko masz nadzieję, że Twój system działa prawidłowo.

Rozbieżności w zapasach występują częściej, niż większość zespołów przyznaje, i bezpośrednio prowadzą do braków magazynowych, nadmiernego zamawiania, pomijania ponownych zamówień oraz wycieków marży.

Regularne audyty pozwalają zatrzymać problemy, zanim przerodzą się w pełnowymiarowy kryzys operacyjny.

Oto jak włączyć audyty do rzeczywistej strategii zarządzania zapasami:

• Stosuj inwentaryzację ciągłą zamiast pełnych przestojów. Rozłóż liczenia na cały miesiąc, aby uniknąć wstrzymywania realizacji zamówień na czas pełnej inwentaryzacji.
• Ustalaj priorytety SKU za pomocą analizy ABC. Licz produkty o wysokiej rotacji lub wysokiej wartości częściej. SKU o niskim priorytecie mogą być sprawdzane rzadziej.
• Wykorzystuj technologię, aby usprawnić proces. Skanery kodów kreskowych, RFID oraz zintegrowane systemy POS/ERP przyspieszają audyty, ograniczają liczbę błędów i synchronizują dane bezpośrednio z oprogramowaniem magazynowym.
• Śledź trendy wynikające z audytów, a nie tylko sumy. Powtarzające się rozbieżności dotyczące tych samych produktów często wskazują na problemy z procesami lub kradzieże. Nie ignoruj tego wzorca.
• Automatyzuj to, co możliwe. Jeśli oprogramowanie oznacza rozbieżności w liczbach w czasie rzeczywistym, skonfiguruj przepływy pracy, aby szybko je rozwiązywać.

Audyty nie muszą być wielkim przedsięwzięciem. Muszą jednak się odbywać. Bez nich działasz na podstawie wadliwych danych i podejmujesz błędne decyzje.

Dodaj audyty do regularnego rytmu działań operacyjnych i traktuj je jak kontrolę jakości całego systemu zarządzania zapasami.

6. Pierwsze weszło, pierwsze wyszło (FIFO)

FIFO nie dotyczy wyłącznie marek spożywczych — to jedna z najbardziej praktycznych technik zarządzania zapasami, które może wykorzystać każda firma e-commerce, aby kontrolować starzejące się zapasy i chronić marże dzięki skutecznej rotacji zapasów.

Pierwsze weszło, pierwsze wyszło oznacza, że najstarsze zapasy (według daty przyjęcia lub produkcji) są sprzedawane lub wykorzystywane w pierwszej kolejności. Jeśli nie stosujesz tego konsekwentnie, istnieje duża szansa, że przechowujesz nadmierne zapasy, które po cichu tracą na wartości.

Ma to znaczenie z dwóch powodów:

1. Produkty się starzeją. Niezależnie od tego, czy chodzi o terminy przydatności, cykle mody czy aktualizacje opakowań — starsze zapasy prędzej czy później tracą swoją świeżość.
2. Marże się kurczą. Im dłużej przechowujesz zapasy, tym więcej kosztują cię magazynowanie, ubytki i przeceny.

Oto jak zastosować FIFO w praktyce:

• Organizuj SKU pod kątem logicznego kompletowania. Rozmieść zapasy fizycznie tak, aby starsze produkty znajdowały się z przodu i były dobrze widoczne — nie chowaj starzejących się zapasów za nowymi dostawami.
• Korzystaj z oprogramowania magazynowego ze śledzeniem partii lub serii. Jest to szczególnie przydatne w przypadku produktów łatwo psujących się, towarów regulowanych lub wszelkich produktów z okresem przydatności do użycia.
• Przeszkol swój zespół magazynowy. Procedury kompletowania i pakowania muszą odzwierciedlać strategię FIFO, w przeciwnym razie cały system załamie się na ostatnim odcinku dostawy.
• Monitoruj rotację i koszty utrzymania zapasów. FIFO sprzyja wyższej rotacji zapasów, co poprawia przepływy pieniężne i zmniejsza ryzyko odpisów.

Niezależnie od tego, czy sprzedajesz koszulki, elektronikę czy pastę do zębów, FIFO pomaga utrzymać kontrolę nad zapasami i zapewnia zdrowy przepływ towarów.

To proste, skalowalne rozwiązanie i jeden z najłatwiejszych sposobów na optymalizację poziomów zapasów bez konieczności korzystania z zaawansowanych narzędzi prognostycznych lub zatrudniania dodatkowych osób.

7. Wybierz model dropshippingu

Dropshipping nie jest magicznym rozwiązaniem, ale w odpowiednim kontekście stanowi rozsądny sposób na utrzymanie niskiego poziomu zapasów i ograniczenie kosztów ogólnych.

W dropshippingu nie przechowujesz produktu.

Jest on wysyłany bezpośrednio od dostawcy do klienta. Oznacza to brak magazynowania, brak kosztów utrzymania zapasów i mniej problemów związanych z zarządzaniem SKU.

W przypadku marek e-commerce, które chcą testować nowe produkty lub poszerzać ofertę o SKU o niskim wolumenie sprzedaży, może to być przydatny element szerszej strategii zarządzania zapasami.

Korzyści? Obniżasz koszty zapasów, upraszczasz realizację zamówień i uwalniasz przepływy pieniężne, które w przeciwnym razie byłyby zamrożone w zapasach. Ponadto omijasz operacyjny chaos związany z uzupełnianiem zapasów i zarządzaniem fizycznymi towarami — przynajmniej w przypadku tych SKU.

Jaki jest haczyk? Oddajesz kontrolę. Polegasz na systemie magazynowym, czasach realizacji i procesie wysyłki innej firmy. Jeśli jej systemy nie są zsynchronizowane z twoimi w czasie rzeczywistym, działasz po omacku — a to szybka droga do zamówień oczekujących na realizację i koszmarów związanych z obsługą klienta.

Stosowany wybiórczo i prawidłowo zintegrowany z systemem zarządzania zapasami dropshipping może pomóc Ci zachować elastyczność i szybko reagować, bez nadmiernego obciążania magazynu ani budżetu.

Nie jest to cała Twoja strategia. Ale może być jej użytecznym elementem.

8. Buduj lepsze relacje z dostawcami

Twój system zarządzania zapasami jest tak dobry, jak ludzie (i firmy), którzy dostarczają mu dane.

Jeśli ciągle musisz szukać informacji o statusie przesyłek, przewidywanych terminach uzupełnienia zapasów lub brakujących zamówieniach zakupu, nie masz łańcucha dostaw — masz łańcuch stresu.

Rzetelne relacje z dostawcami zapewniają ciągłość przepływu zapasów, przewidywalne czasy realizacji i spokój zespołu operacyjnego.

To także Twoja przewaga, gdy sprawy przybierają zły obrót. Dostawca, który zna Twój biznes, umieści Cię na początku listy, gdy zapasy zaczną się kończyć — podczas gdy wszyscy inni będą czekać.

Nie chodzi tylko o dobre relacje.

Chodzi o zapewnienie rzeczywistej widoczności i odpowiedzialności po stronie dostawców w procesie zarządzania zapasami. Jasne warunki, uzgodnione poziomy usług, regularne oceny wyników i sprawna komunikacja robią ogromną różnicę — szczególnie wtedy, gdy popyt gwałtownie rośnie lub logistyka staje się chaotyczna.

Skuteczne marki nie tylko zarządzają zapasami — zarządzają dostawcami tak, jakby byli częścią ich zespołu operacyjnego.

A jeśli nadal opierasz się na arkuszach kalkulacyjnych lub przeczuciu, czas to zmienić.

Oprogramowanie do zarządzania relacjami z dostawcami (SRM) ułatwia śledzenie czasów realizacji, zarządzanie zamówieniami zakupu, monitorowanie wyników dostawców i współpracę w czasie rzeczywistym.

Zebraliśmy najlepsze narzędzia SRM, które pomogą Ci zwiększyć odporność łańcucha dostaw — bez tworzenia dodatkowej pracy administracyjnej.

1. 1. Precoro — Najlepsze rozwiązanie do centralizacji danych dostawców
2. 2. Pipefy — Najlepsze rozwiązanie do automatyzacji procesów
3. 3. Anvyl — Najlepsze rozwiązanie do poprawy wyników dostawców
4. 4. GEP SMART — Najlepsze ujednolicone rozwiązanie od pozyskania do płatności
5. 5. Gatekeeper — Najlepsze rozwiązanie do zarządzania cyklem życia umów
6. 6. Coupa — Najlepsze rozwiązanie do zarządzania ryzykiem dostawców
7. 7. SAP Ariba — Najlepsze kompleksowe rozwiązanie
8. 8. Oracle Supply Chain Management — Najlepsze rozwiązanie zapewniające widoczność łańcucha dostaw
9. 9. Ivalua — Najlepsze do zarządzania wydatkami
10. 10. APEX Portal — Najlepsze rozwiązanie do wyszukiwania dostawców

9. Analizuj i optymalizuj swoje dane

Większość problemów z zapasami nie jest zaskoczeniem — widać je w danych. Trzeba tylko na nie patrzeć.

Dane dotyczące zapasów nie służą wyłącznie do kwartalnych analiz — powinny kierować codziennymi decyzjami. Od ustalania punktów ponownego zamawiania po identyfikowanie wolno rotujących jednostek SKU — wskaźniki sprzedaży i zapasów powinny wykonywać najtrudniejszą pracę.

Zacznij od podstaw: Co sprzedaje się szybko? Co w ogóle się nie przemieszcza? Jak dokładne są Twoje prognozy popytu? Jaki jest rzeczywisty koszt utrzymania starzejących się zapasów?

Następnie dodaj bardziej szczegółowe wskaźniki:

• Wskaźnik rotacji zapasów
• Częstotliwość wyczerpywania zapasów
• Liczba dni zapasów w magazynie
• Utracona sprzedaż z powodu pominiętych uzupełnień zapasów
• Ubytki i rozbieżności według kategorii lub lokalizacji

Jeśli Twój system zarządzania zapasami nie prezentuje tych danych automatycznie, czas go zaktualizować lub uzupełnić o narzędzia analityczne, które to robią.

Nowoczesne oprogramowanie do zarządzania zapasami zapewnia panele kontrolne z danymi w czasie rzeczywistym, raportowanie wyjątków i szczegółowe informacje na poziomie SKU we wszystkich kanałach. Lepsza widoczność oznacza szybsze decyzje — i mniej kosztownych błędów.

Nie traktuj też analizy jako jednorazowego zadania. To ciągła pętla informacji zwrotnych.

Im szybciej reagujesz na dane, tym szybciej możesz optymalizować poziomy zapasów, przepływy pieniężne i zadowolenie klientów.

Twoje działania operacyjne są tak inteligentne, jak dane, na których podstawie podejmujesz decyzje. Przestań zgadywać. Zacznij śledzić, analizować i wprowadzać korekty.

10. Pozbądź się starych zapasów dzięki wyprzedażom

Wolno rotujące zapasy to nie tylko bałagan — to pieniądze, z których nie możesz korzystać.

Każda jednostka, która zalega zbyt długo, blokuje przepływ gotówki, zmniejsza marże i zwiększa koszty utrzymania. Obniża wskaźnik rotacji zapasów i sprawia, że magazyn wygląda jak wyprzedaż garażowa, w której nikt nie chce robić zakupów.

Pozbądź się ich.

Wyprzedaże likwidacyjne nie są porażką — to strategia. Wykorzystaj je do wyprzedaży nadmiarowych zapasów, zrobienia miejsca na lepiej sprzedające się produkty i przekształcenia martwych zapasów w kapitał, z którego możesz korzystać.

Obniż ceny właściwych SKU, najpierw sprzedaj je za pośrednictwem własnych kanałów, a następnie, jeśli zajdzie taka potrzeba, rozważ sprzedaż pakietową lub współpracę z partnerami B2B zajmującymi się likwidacją zapasów. Śledź też, które produkty ciągle trafiają na wyprzedaż.

To sygnał ostrzegawczy wskazujący na problemy z prognozowaniem, ustalaniem cen lub planowaniem popytu.

Niektóre marki traktują wyprzedaż likwidacyjną jak coroczne ćwiczenia przeciwpożarowe. Te rozważniejsze włączają ją do regularnego procesu optymalizacji zapasów — działają oszczędniej, zachowują elastyczność i utrzymują wysoką rotację SKU.

Nie potrzebujesz magazynu pełnego duchów. Zrób miejsce na to, co naprawdę się sprzedaje.

11. Ustal punkty ponownego zamówienia, aby zapewnić stabilność zapasów

Jeśli czekasz z zamówieniem zakupu do momentu wyczerpania zapasów, już jesteś spóźniony.

Punkty ponownego zamówienia pozwalają zautomatyzować uzupełnianie zapasów, zanim produkt się wyczerpie — bez zamrażania gotówki w nadmiernych zapasach. To jedna z najskuteczniejszych technik zarządzania zapasami, która pomaga ograniczyć chaos i jednocześnie chronić doświadczenia klientów.

Wzór jest prosty:

Nie ustalaj go jednak raz i o nim nie zapominaj. Czasy realizacji zamówień się zmieniają. Zmienia się również popyt klientów. Regularnie sprawdzaj i koryguj zasady ponownego zamawiania, korzystając z rzeczywistych danych sprzedażowych i wskaźników wydajności dostawców.

Najlepsze systemy zarządzania zapasami pozwalają włączyć tę logikę bezpośrednio do przepływu pracy i zautomatyzować uzupełnianie zapasów lub alerty. Dodaj śledzenie w czasie rzeczywistym, a będziesz dokładnie wiedzieć, kiedy ponownie złożyć zamówienie — i kiedy tego nie robić.

Ustalanie punktów ponownego zamówienia pomaga:

• Unikać braków produktów w okresach wysokiego popytu
• Zapobiegać nadmiernemu zamawianiu SKU, których sprzedaż spowolniła
• Utrzymywać bardziej stabilny poziom zapasów bez mikrozarządzania każdym zamówieniem zakupu

Właściwe zarządzanie zapasami nie polega na zgadywaniu — chodzi o tworzenie zabezpieczeń, które można skalować. Punkty ponownego zamówienia są jednym z nich.

12. Śledzenie partii i RFID

Jeśli masz do czynienia z produktami szybko psującymi się, produktami objętymi rygorystycznymi wymogami zgodności lub SKU, które mają tendencję do znikania, śledzenie partii i RFID mogą uporządkować wiele problemów operacyjnych.

Śledzenie partii pomaga monitorować produkty od przyjęcia do sprzedaży.

Gdy coś pójdzie nie tak — na przykład dojdzie do wycofania produktu lub jego zepsucia — dokładnie wiesz, czego to dotyczyło i dokąd trafił produkt. To niezbędne rozwiązanie w przypadku regulowanych kategorii produktów, a korzystanie z niego jest rozsądne nawet przy podstawowej kontroli partii.

RFID zapewnia szybkość.

W przeciwieństwie do kodów kreskowych, znaczników RFID nie trzeba skanować pojedynczo. Oznacza to szybsze liczenie zapasów, dokładniejsze śledzenie zapasów i mniej błędów podczas przyjmowania, kompletacji oraz audytów.

W połączeniu z solidnym systemem zarządzania zapasami śledzenie partii i RFID pomagają:

• Szybciej wykrywać rozbieżności
• Poprawiać identyfikowalność i zgodność z przepisami
• Utrzymywać dokładność danych o zapasach w czasie rzeczywistym
• Skracać czas inwentaryzacji rotacyjnej i ograniczać straty

To już nie jest technologia dostępna wyłącznie dla przedsiębiorstw — wiele średniej wielkości marek e-commerce korzysta z RFID, aby poprawić widoczność i ograniczyć problemy w magazynie.

Jeśli rozwijasz działalność, sprzedajesz produkty o wysokim ryzyku lub po prostu masz dość szukania zagubionych jednostek, czas dodać kontrolę na poziomie partii do procesu zarządzania zapasami.

13. Dywersyfikuj dostawców

Pojedynczy dostawca może ułatwiać sprawy — dopóki nie przestanie.

Gdy jeden dostawca kontroluje Twoje zaopatrzenie w krytyczny SKU, jesteś narażony na ryzyko. Opóźnienia w realizacji, problemy z produkcją, wąskie gardła w wysyłce — każda z tych sytuacji może doprowadzić do braku towaru bez żadnego planu awaryjnego.

Dywersyfikacja bazy dostawców zmniejsza ryzyko związane z zapasami i daje Ci większą siłę negocjacyjną.

Nie musisz działać w pośpiechu, gdy pojawi się opóźnienie — przekierowujesz zamówienie. Nie jesteś związany niekorzystnymi cenami — negocjujesz z silniejszej pozycji.

Nie potrzebujesz pięciu dostawców dla każdego SKU. Zacznij od zidentyfikowania produktów, których najbardziej by Ci zabrakło, gdyby obecne źródło dostaw przestało działać. Znajdź alternatywnych dostawców, nawet jeśli na razie mają pełnić jedynie funkcję rezerwową.

Poza zarządzaniem ryzykiem różnorodność dostawców sprzyja szybszemu uzupełnianiu zapasów, większej stabilności cen i większej elastyczności, gdy popyt niespodziewanie się zmienia.

Bardziej odpor­ny łańcuch dostaw chroni doświadczenia klientów i Twoje wyniki finansowe. Nie chodzi o nadmierne komplikowanie zaopatrzenia — chodzi o unikanie niepotrzebnych przestojów.

14. Przeszkol swój personel

Żaden system nie jest lepszy od ludzi, którzy go obsługują.

Błędy w zarządzaniu zapasami zwykle wynikają z niedociągnięć w procesie — albo z tego, że ktoś od początku nie znał właściwej procedury. Błędne liczenie, pobieranie niewłaściwych produktów, nieprawidłowe etykietowanie... wszystko to kosztuje czas i pieniądze, a wraz z rozwojem firmy problemy się nawarstwiają.

Szkolenie nie jest jednorazowym zadaniem wykonywanym podczas wdrożenia.

Powinno stanowić część bieżącej strategii zarządzania zapasami. Obejmuje to prawidłowe przyjmowanie, liczenie, składowanie, kompletowanie, pakowanie i śledzenie SKU.

Niezależnie od tego, czy korzystasz z arkuszy kalkulacyjnych, oprogramowania do zarządzania zapasami czy kompletnego systemu ERP, Twój zespół musi wiedzieć, jak wszystkie te elementy współdziałają.

Nie potrzebujesz rozbudowanych programów certyfikacyjnych. Potrzebujesz jednak jasnych standardowych procedur operacyjnych, odświeżania wiedzy o procesach i wyrywkowych kontroli, aby utrzymać wysokie standardy.

Szkol szybko, ale przede wszystkim szkol dokładnie. Dobrze przeszkolony zespół pomaga zapobiegać ubytkom, utrzymuje prawidłowość stanów magazynowych i wcześnie wykrywa problemy.

Im lepiej personel rozumie przepływ zapasów w firmie, tym lepsze decyzje podejmuje na co dzień. Oznacza to mniej błędów, większą odpowiedzialność i sprawniejsze działania na każdym poziomie.

15. Rozważ zapasy dokładnie na czas (JIT)

Jeśli Twoje zapasy szybko rotują, a łańcuch dostaw działa sprawnie, metoda dokładnie na czas (JIT) może pomóc Ci działać oszczędnie bez utraty kontroli.

JIT oznacza zamawianie zapasów bliżej momentu, w którym ich potrzebujesz — a nie z wielomiesięcznym wyprzedzeniem. Ogranicza nadwyżki zapasów, obniża koszty utrzymania i poprawia przepływy pieniężne.

W przypadku wysokowolumenowych SKU o stabilnym popycie i krótkim czasie realizacji takie podejście może znacząco usprawnić działalność operacyjną.

Nie jest to jednak rozwiązanie działające od razu. JIT sprawdza się, gdy masz:

• Rzetelnych dostawców zapewniających szybką realizację
• Skuteczne prognozowanie popytu i historyczne dane sprzedażowe
• Wgląd w stany magazynowe w czasie rzeczywistym
• Zespół magazynowy, który potrafi szybko działać po nadejściu dostawy

Gdy którykolwiek z tych elementów zawiedzie, JIT może przynieść odwrotny skutek. Nieodebrana dostawa lub opóźnione zamówienie zakupu może natychmiast doprowadzić do braku zapasów.

Mimo to w przypadku marek dysponujących odpowiednią infrastrukturą JIT może zwiększyć efektywność magazynu i ograniczyć koszty ogólne. Upewnij się tylko, że Twój system obsługuje automatyczne punkty ponownego zamawiania i dokładne śledzenie czasu realizacji — zgadywanie niweczy cały sens tej metody.

Stosuj tę metodę tam, gdzie pasuje. Uważnie ją monitoruj. I nie zakładaj, że sprawdzi się dla każdego SKU.

16. Ustal minimalne poziomy zapasów

Punkty ponownego zamawiania informują, kiedy kupować, ale minimalne poziomy zapasów określają, poniżej jakiego poziomu nigdy nie powinieneś zejść.

Potraktuj to jako dolną granicę operacyjną. Jeśli zapas spadnie poniżej tego poziomu, jesteś zbyt blisko wyczerpania zapasów, by czuć się bezpiecznie — szczególnie jeśli występują wahania czasu realizacji lub popytu.

Ustalenie minimalnych poziomów zapasów zapewnia systemowi zarządzania zapasami dodatkową warstwę ochrony. Gwarantuje, że zawsze będziesz zabezpieczony na wypadek opóźnień w uzupełnianiu zapasów, zakłóceń w łańcuchu dostaw lub nagłego wzrostu popytu klientów.

Aby ustalić właściwy poziom, wykorzystaj połączenie:

• Danych dotyczących czasu realizacji
• Dziennego tempa sprzedaży
• Sezonowości popytu
• Rzetelności dostawcy

Uwzględnij swój typowy czas uzupełniania zapasów oraz bufor zapasu bezpieczeństwa. Celem jest określenie momentu, w którym Twój zespół musi podjąć działanie — a nie czekanie do chwili, gdy będzie już za późno.

Jeśli korzystasz z oprogramowania do zarządzania zapasami z automatyzacją, minimalne poziomy zapasów mogą wywoływać alerty lub generować zadania uzupełnienia zapasów, zanim sytuacja wymknie się spod kontroli. Właśnie w ten sposób inteligentne marki wyprzedzają niedobory — bez konieczności ręcznego nadzorowania każdej jednostki SKU.

Ustal dolny próg, monitoruj go i regularnie go weryfikuj. Zapasy szybko się zmieniają. Twoje zabezpieczenia również powinny.

17. Ustal priorytety dla swoich zapasów

Nie każda jednostka SKU zasługuje na tyle samo uwagi — ani miejsca magazynowego.

Ustalanie priorytetów zapasów pomaga skoncentrować czas, środki finansowe i miejsce na półkach na produktach, które rzeczywiście mają znaczenie. Oznacza to mniej braków magazynowych w przypadku bestsellerów i mniejsze inwestowanie w produkty, które rzadko się sprzedają.

Zacznij od analizy ABC:

• Pozycje A to najlepiej sprzedające się produkty o najwyższej wartości lub największym wolumenie — najbardziej rygorystyczna kontrola i najczęstsze inwentaryzacje.
• Pozycje B to produkty ze średniej kategorii: przyzwoicie rotujące, o niższej wartości i mniejszym ryzyku.
• Pozycje C rotują powoli lub nieprzewidywalnie — licz je rzadziej i przechowuj dalej od głównego obszaru składowania.

Prawdopodobnie odkryjesz, że 20% Twoich jednostek SKU generuje 80% przychodów.

To sygnał, aby zoptymalizować działania właśnie wokół nich. Szybsze uzupełnianie zapasów, dokładniejsze prognozowanie i częstsze inwentaryzacje cykliczne zaczynają się od wiedzy o tym, które produkty mają największe znaczenie.

Twój system zarządzania zapasami powinien umożliwiać stosowanie niestandardowych oznaczeń SKU, strategii rotacji zapasów i dynamicznych reguł uzupełniania zapasów na podstawie priorytetu produktu. Korzystaj z tych funkcji, aby automatyzować procesy tam, gdzie to możliwe, i upraszczać je tam, gdzie nie jest to możliwe.

Tego rodzaju ustalanie priorytetów nie ma wyłącznie charakteru operacyjnego — jest również strategiczne. Sprawia, że kapitał jest kierowany na rozwój, i zmniejsza ryzyko związane z wolno rotującymi lub nadmiernymi zapasami.

Mówiąc prościej: traktuj jednostki SKU o największym wpływie jak klientów VIP i przestań przejmować się tymi, które ledwo się liczą.

18. Stosuj inteligentne metody zarządzania zapasami

Zamawianie zbyt dużych lub zbyt małych ilości to szybki sposób na obniżenie marży. EOQ i MOQ pomagają uniknąć obu tych problemów.

• EOQ (ekonomiczna wielkość zamówienia) oblicza najbardziej opłacalną ilość zamówienia, równoważąc częstotliwość zakupów z kosztami przechowywania zakupionych produktów. To idealne rozwiązanie dla marek, które chcą ograniczyć koszty utrzymywania zapasów, unikając jednocześnie ciągłego składania zamówień.

• MOQ (minimalna wielkość zamówienia) wynika z warunków dostawcy — jest to najmniejsza ilość, jaką dostawca sprzeda, lub najmniejsza partia, która zapewnia lepszą cenę. Jeśli popyt nie odpowiada jego MOQ, ryzykujesz nadmierne zatowarowanie, aby osiągnąć wymaganą liczbę.

Wykorzystaj EOQ do określenia rytmu uzupełniania zapasów, a MOQ do negocjowania korzystniejszych zamówień zakupu. Twój system zarządzania zapasami powinien obsługiwać oba te parametry — szczególnie jeśli automatyzujesz uzupełnianie zapasów lub synchronizujesz dane między dostawcami.

Te metody nie są wyłącznie teorią. To praktyczne narzędzia, które pomagają podejmować trafniejsze decyzje zakupowe, unikać nadmiernego gromadzenia zapasów i utrzymywać ich poziom zgodny z popytem oraz ograniczeniami budżetowymi.

19. Ogranicz straty magazynowe

Straty magazynowe to nie tylko problem handlu detalicznego — dotykają również operacji e-commerce.

Niezależnie od tego, czy chodzi o uszkodzenia, kradzieże, błędne liczenie czy znikające jednostki SKU, wszystko to sumuje się do utraconych przychodów i nieuporządkowanych raportów.

Zacznij od zapewnienia widoczności.

Jeśli Twój system zarządzania zapasami nie sygnalizuje rozbieżności ani nie pomaga ich wyjaśniać, działasz po omacku. Regularne inwentaryzacje cykliczne, jasne procedury przyjmowania towaru i ścieżki audytu stanowią podstawę.

Zaostrz zasady obsługi towarów w magazynie. Oznacza to właściwe etykietowanie lokalizacji, kontrolowany dostęp do jednostek SKU o wysokiej wartości oraz szkolenia, które w sytuacjach wymagających tego wzmacniają dokładność zamiast szybkości.

Nie zakładaj, że Twój zespół wie, jak obsługiwać delikatne lub regulowane towary — pokaż mu, jak to robić.

Uszkodzenia podczas kompletowania, pakowania lub obsługi zwrotów często można przewidzieć i im zapobiec. Przeanalizuj przebieg procesów, metody składowania i standardy pakowania. Czasami nie chodzi o wykrywanie strat magazynowych — chodzi o takie zaprojektowanie systemu, aby od początku nie dochodziło do ich powstawania.

Jeśli zauważasz powtarzające się problemy, przeanalizuj swoje dane. Sprawdź, gdzie i kiedy dochodzi do strat. Tendencje związane ze stratami magazynowymi często skrywają problemy procesowe.

Nie wyeliminujesz ich całkowicie — ale sprawniejszy proces, lepsze śledzenie i kilka prostych mechanizmów kontrolnych mogą ograniczyć straty magazynowe oraz zapewnić Ci dokładniejsze dane o zapasach.

Studium przypadku zarządzania zapasami: Walmart 

Walmart to globalna potęga w branży detalicznej, będąca największym sprzedawcą detalicznym na świecie i drugą co do wielkości firmą, z ogromną przewagą nad konkurencją.

Walmart działa we wszystkich 50 stanach USA i na wielu rynkach międzynarodowych, a jego ogromny zasięg podkreśla globalna obecność obejmująca kontynenty od Ameryki Północnej po Azję. 

Jego działalność obejmuje trzy kluczowe segmenty: Walmart Stores, w skład którego wchodzą sklepy dyskontowe, supercentra i sklepy Neighborhood Markets; Sam's Club, oferujący kluby magazynowe dla członków; oraz McLane Company, Inc. — kluczową jednostkę świadczącą usługi dystrybucyjne. 

Dzięki rozległej sieci obejmującej ponad 8,416 placówek detalicznych działających pod 53 markami Walmart może pochwalić się niezrównanym zasięgiem, obsługując 200 milionów klientów tygodniowo.

Wszystko to oznacza, że jeśli ktoś wie, jak skutecznie zarządzać zapasami, to właśnie Walmart.

Usprawnienia zarządzania zapasami w Walmart

Na przestrzeni lat Walmart poczynił znaczące postępy w zarządzaniu zapasami detalicznymi, wykorzystując dopasowane strategie i najnowocześniejsze technologie do zrewolucjonizowania wydajności operacyjnej.

Najnowocześniejsze technologie

Inwestując znaczne środki w informatykę i komunikację, detaliczny gigant był pionierem innowacyjnych rozwiązań, czego przykładem jest utworzenie w 1983 roku własnego systemu łączności satelitarnej. 

System ten, będący prekursorem danych w czasie rzeczywistym i płynnej komunikacji, zapewnił Walmartowi bezprecedensowy wgląd w sprzedaż i zapasy w całej jego rozległej sieci.

Stworzyło to podstawy do podejmowania elastycznych decyzji i optymalizacji kontroli zapasów.

Dopasowane plany dostaw

Zaangażowanie firmy w precyzję obejmowało fundamenty jej sklepów, dla których opracowywano dopasowane plany dostaw odpowiadające potrzebom poszczególnych placówek.

Dzięki umożliwieniu sklepom zarządzania własnymi zapasami oraz wdrożeniu strategicznych działań, takich jak zmniejszenie rozmiarów opakowań i terminowe przeceny, Walmart skutecznie ograniczył nieproduktywne zapasy.

Posunięcie to nie tylko usprawniło zarządzanie na poziomie sklepów, lecz także przyczyniło się do optymalizacji poziomów zapasów w całej sieci. 

Współpraca techniczna na medal

Współpraca z liderami branży, takimi jak P&G, doprowadziła do utworzenia automatycznych systemów ponownego zamawiania, rewolucjonizując utrzymywanie zapasów, a jednocześnie wykorzystując innowacje technologiczne, takie jak „Magic Wand” — ręczny skaner kodów kreskowych połączony z terminalami w sklepach — co umożliwiło pracownikom szybkie i dokładne śledzenie zapasów.

Integracja technologii była widoczna w każdym aspekcie działalności operacyjnej. Walmart wykorzystywał systemy punktów sprzedaży (POS) do sprawnego zarządzania zamówieniami i uzupełniania zapasów w sklepach.

Scentralizowane dane o zapasach i RFID

Wdrożenie przez firmę scentralizowanego systemu danych o zapasach umożliwiło monitorowanie poziomów i lokalizacji zapasów w czasie rzeczywistym, zapewniając elastyczność w reagowaniu na potrzeby rynku.

Wykorzystanie kodów kreskowych i technologii RFID dodatkowo zoptymalizowało kontrolę zapasów, zwiększając wydajność i dokładność śledzenia i zarządzania zapasami. 

Zaangażowanie Walmartu w rozwój technologiczny doprowadziło do stworzenia systemu Retail Link — inwestycji o wartości $4 billion w 1991 roku.

System ten, wykorzystywany przez ponad 10,000 dostawców, usprawnił monitorowanie sprzedaży i uzupełnianie zapasów, wyznaczając nowe standardy w branży.

Późniejsze modernizacje podkreśliły niezachwiane zaangażowanie Walmartu w innowacje i odporność operacyjną. Obejmowały one integrację technologii wykorzystujących internet w 2001 roku oraz posiadanie największego w sektorze prywatnym systemu komputerowego wyposażonego w zaawansowaną łączność satelitarną.

Kompleksowe plany awaryjne zabezpieczyły firmę przed awariami lub przerwami w działaniu systemu, pokazując zaangażowanie Walmartu w zapewnienie niezakłóconego funkcjonowania mimo pojawiających się wyzwań.

Lepsze zarządzanie zapasami jest możliwe

Większość problemów z zapasami nie pojawia się z zaskoczenia — jest wynikiem powolnego podejmowania decyzji, złych danych lub systemów, które nie są skalowalne.

Taktyki opisane w tym poradniku mają to naprawić.

Nie potrzebujesz ogromnego zespołu operacyjnego ani drogiego oprogramowania, aby osiągnąć rzeczywistą poprawę. Potrzebujesz widoczności, bardziej rygorystycznych procesów i systemów, które nie zawodzą pod presją.

Wykorzystaj to, co pasuje do Twojej firmy dzisiaj, i rozwijaj się w kierunku, w którym zmierzasz.

Uporządkuj chaos, zamknij luki i przestań wydawać pieniądze na problemy, które można rozwiązać dzięki lepszemu planowaniu i sprawniejszej realizacji.

Możesz wyprzedzać zmiany dzięki najnowszym spostrzeżeniom i strategiom zapewniającym sukces w handlu elektronicznym, subskrybując The Retail Exec biuletyn i zyskując dostęp do skarbnicy bezcennych zasobów oraz wiedzy branżowej.