Zarządzanie zapasami przez dostawcę: od koncepcji do wdrożenia

Czy możesz sobie wyobrazić przekazanie komuś kluczy do królestwa zarządzania zapasami?

Dla niektórych firm może to brzmieć jak marzenie. Pomyśl: mniej raportów do przejrzenia i ktoś inny martwiący się o to, kiedy złożyć kolejne zamówienie. 

Dla innych ten pomysł przyprawia o dreszcze. 

A co, jeśli coś pójdzie nie tak? 

Kto tak naprawdę sprawuje kontrolę?

Zapasy zarządzane przez dostawcę (VMI) rodzą wiele pytań — i słusznie. Restrukturyzujesz łańcuch dostaw i liczysz na to, że ktoś inny przejmie stery.

Rzućmy światło na tę opartą na zaufaniu strategię łańcucha dostaw, aby wątpliwości i obawy nie stanęły na drodze rozwiązania, które może okazać się dla Ciebie właściwe.

Czym są zapasy zarządzane przez dostawcę (VMI)? 

Zapasy zarządzane przez dostawcę (VMI) to oparty na współpracy proces zarządzania zapasami, w którym pozwalasz dostawcom zarządzać działaniami na zapleczu. 

W tym modelu ich rola wykracza poza dostarczanie towarów. 

Zarządzają również przepływem zapasów w Twoim imieniu, zajmując się wszystkim — od codziennych decyzji dotyczących stanów magazynowych po strategiczne planowanie popytu.

Do ich obowiązków należą między innymi:

• Monitorowanie poziomów zapasów
• Prognozowanie przyszłego popytu
• Planowanie cykli uzupełniania zapasów
• Tworzenie zamówień zakupu
• Zarządzanie progami zapasu bezpieczeństwa
• Śledzenie rotacji zapasów
• Optymalizowanie harmonogramów dostaw
• Dostosowywanie się do trendów sezonowych

Zapasy zarządzane przez dostawcę to rozwiązanie działające w obu kierunkach. 

Dostawcy zyskują lepszą kontrolę nad swoimi procesami i mogą wyprzedzać popyt. Ty natomiast, jako sprzedawca detaliczny, możesz się odprężyć, ciesząc się większą dokładnością danych o zapasach i bardziej elastycznym łańcuchem dostaw.

Znani sprzedawcy detaliczni, tacy jak Walmart, Amazon i Bosch, polegają na VMI, aby automatyzować zamówienia, zwłaszcza że zarządzają niezliczonymi jednostkami SKU i rozległą siecią sprzedawców.

Proces VMI: jak to działa (w porównaniu z innymi modelami)

W tradycyjnym zarządzaniu zapasami samodzielnie składasz zamówienia i ręcznie śledzisz poziomy oraz przepływ zapasów.

Jednak gdy pozwalasz dostawcom przejąć stery, musisz wprowadzić kilka niepodlegających negocjacjom zasad, aby wszystko przebiegało możliwie sprawnie. Są to:

• Współdzielenie dostępu do danych. Dostawcy potrzebują dostępu w czasie rzeczywistym do danych dotyczących sprzedaży i zapasów, aby podejmować świadome decyzje.
• Ustalenia dotyczące uzupełniania zapasów. Wspólnie określicie parametry dotyczące minimalnych poziomów zapasów, punktów ponownego zamówienia i częstotliwości dostaw.
• Uzgodnione wskaźniki efektywności. Obie strony muszą uzgodnić wskaźniki KPI, takie jak rotacja zapasów, braki w magazynie i poziomy obsługi (by wymienić tylko kilka).

Nie potrzebujesz aż takiej struktury i zgodności, gdy zarządzasz zapasami we własnym zakresie, prawda? 

Jeśli jednak nadal drapiesz się po głowie i chcesz lepiej zrozumieć, jak działa VMI, przyjrzyjmy się innym modelom i przeanalizujmy, czym się różnią:

• CMI (zarządzanie zapasami wspólnie z dostawcą): Dostawca uzyskuje dostęp do Twojego systemu, zyskując pełny wgląd w dane dotyczące zapasów. Na podstawie swoich obserwacji i analiz przygotuje rekomendację, ale to Ty nadal podejmujesz decyzje.
• Zapasy konsygnacyjne: Produkty pozostają własnością komitenta (dostawcy) do momentu ich sprzedaży przez Ciebie (komisanta). Brzmi to korzystnie, ale utrzymanie zapasów nadal pozostaje po Twojej stronie.
• Zapasy just-in-time (JIT): Otrzymujesz produkty tylko wtedy, gdy są potrzebne. Celem JIT jest utrzymywanie zapasów na możliwie najniższym poziomie. Jeśli uważasz, że jest to lepsza strategia zarządzania zapasami dla Twojej firmy, zapoznaj się z tym kompletnym przewodnikiem po JIT. 
• Dropshipping: Sprzedajesz towary, ale nigdy nie masz ich w rękach. Jest to rozwiązanie wymagające mniejszego zaangażowania niż VMI, ponieważ zamówienia trafiają bezpośrednio od dostawcy do klienta.
• Przeładunek kompletacyjny: Towary są przywożone, sortowane i od razu wysyłane dalej, co eliminuje potrzebę ich magazynowania. Współpracujesz z dostawcami i przewoźnikami partnerskimi, aby nadążyć za tempem, ale nie otrzymujesz strategicznego zarządzania zapasami — wszystko pozostaje po Twojej stronie. 

Oto krótka tabela porównawcza, która pomoże lepiej to wyjaśnić:

Wszystkie te strategie zarządzania zapasami mają swoje zalety. Musisz zdecydować, która z nich najlepiej pasuje do Twojej firmy. 

Ponieważ koncentrujemy się obecnie na VMI, przedstawię korzyści, jakie możesz uzyskać, powierzając kontrolę nad zapasami swoim dostawcom (oraz korzyści, jakie oni również odniosą w tym procesie). 

Najważniejsze korzyści VMI dla sprzedawców (i ich dostawców) 

VMI to coś więcej niż tylko pozostawienie zarządzania zapasami komuś innemu i bierne obserwowanie, jak je usprawnia. 

Choć rozwiązanie to zdejmuje z Ciebie stres związany z zapasami, Twoi dostawcy nie pracują charytatywnie. Oni również coś w zamian zyskują.

Oto powody, dla których niektórzy sprzedawcy i dostawcy preferują VMI:

Lepsza dostępność zapasów

Badanie wykazało, że VMI może ograniczyć braki zapasów o 31%

To ogromna różnica, możliwa w dużej mierze dzięki temu, że dostawcy uzupełniają zapasy na podstawie danych o stanie magazynowym w czasie rzeczywistym. 

Niższy poziom zapasów po Twojej stronie i brak konieczności wprowadzania dużych zmian w planowaniu produkcji i harmonogramie po ich stronie.

Niższe koszty utrzymania zapasów

Nie ma potrzeby zwiększania poziomu zapasów bezpieczeństwa ani gromadzenia nadmiernych zapasów w szczycie sezonu, co oznacza niższe koszty utrzymania zapasów i więcej miejsca na półkach na produkty o dużej rotacji. 

Twoi partnerzy również na tym korzystają. Nie muszą przyspieszać wysyłek, a także mogą lepiej wykorzystać swoją powierzchnię magazynową. 

Co najważniejsze, nikt nie musi ponosić kosztów nadprodukcji.

Efektywność łańcucha dostaw

Ponieważ dostawca może dostosowywać planowanie mocy produkcyjnych na podstawie przepływu zapasów w czasie rzeczywistym, możesz mieć pewność, że uzupełnianie zapasów odbędzie się zgodnie z harmonogramem, a dostawca będzie za nie odpowiedzialny. 

Zapasy zarządzane przez dostawcę eliminują wymianę kolejnych wiadomości i uzgodnień, która zwykle ma miejsce podczas ponownego składania zamówień. 

Lepsze prognozowanie popytu

Dane w czasie rzeczywistym zapewniają obu stronom lepszy dostęp do informacji, a także zwiększają dokładność prognozowania zapasów.

Twoi dostawcy zyskują również bezpośredni wgląd w trendy i przepływ produktów, dzięki czemu wiedzą, czego potrzebujesz i kiedy. 

Silniejsze relacje

Pomyśl o tym: Dlaczego miałbyś rezygnować z dostawcy, który świetnie zarządza Twoimi zapasami? 

Ich większe zaangażowanie w zarządzanie Twoim łańcuchem dostaw sprawia, że niezwykle trudno ich zastąpić.

Typowe wyzwania i zagrożenia związane z VMI

Wszystkie te korzyści brzmią kusząco, prawda? Zanim jednak podejmiesz pochopną decyzję, musisz wiedzieć, dlaczego VMI nie jest idealnym rozwiązaniem dla każdego sprzedawcy detalicznego. 

Zależność od dostawcy

Niektóre marki po prostu nie są gotowe, aby przekazać kontrolę nad zapasami swoim partnerom.

I trudno im się dziwić… Mówimy przecież o Twoim źródle utrzymania. 

W przypadku VMI obdarzasz dostawcę zaufaniem, oczekując, że zawsze wywiąże się z zobowiązań, dostosuje się do zmian i nada priorytet Twojej firmie. Taki poziom niezawodności może być trudny do zagwarantowania przez wszystkich partnerów.

Koszty prawne

Owszem, oszczędzasz na administracji zapasami, ale będziesz musiał ponieść koszty obsługi prawnej. 

VMI wiąże się z zabezpieczeniami prawnymi—takimi jak umowy o zachowaniu poufności, odpowiedzialność za zapasy i jasno określone umowy SLA—które pomagają utrzymać zgodność działań dostawców z ustaleniami. 

Więksi sprzedawcy detaliczni mają zespoły prawne, które zajmują się tym bez mrugnięcia okiem. Jeśli jednak prowadzisz stosunkowo małą firmę, może to poważnie obciążyć Cię finansowo. 

Dostępność i kompatybilność infrastruktury technologicznej 

Twoi dostawcy muszą mieć możliwości techniczne i wiedzę specjalistyczną, aby umożliwić rzeczywistą wymianę danych.

Oznacza to między innymi automatyczne aktualizacje zapasów, pulpity nawigacyjne działające na żywo i dokładne prognozy popytu—elementy, z których nie można zrezygnować. 

Jeśli Twoi partnerzy nie mają takiej infrastruktury lub Twoje własne systemy nie są kompatybilne, czeka Cię trudna przeprawa.

Potencjalne naruszenia bezpieczeństwa 

Udostępnianie poufnych danych zewnętrznej organizacji naraża najsłabszy punkt Twojej firmy.

Liczby to potwierdzają: 98% organizacji współpracuje z podmiotem zewnętrznym, który padł ofiarą naruszenia bezpieczeństwa, a 29% wszystkich naruszeń można powiązać z tymi połączeniami z podmiotami zewnętrznymi.

5 najlepszych praktyk skutecznego programu VMI

Jak znaleźć sposób na uniknięcie typowych pułapek VMI? Postępuj zgodnie z poniższymi krokami, aby stworzyć skuteczny program VMI wraz ze swoimi partnerami. 

1. Ustal jasne zasady, oczekiwania i granice

Granice są ważne w każdej relacji—tak, właśnie to powiedziałem. W przypadku zapasów zarządzanych przez dostawcę może to oznaczać określenie następujących kwestii:

• Osoby kontaktowe. Do kogo zwrócisz się, gdy pojawią się pytania, problemy lub konieczność uzyskania zgody? Działa to w obie strony, aby zapewnić sprawną i szybką komunikację.
• Umowy SLA. Jakie są formalne zobowiązania dostawcy w kwestiach takich jak dostępność zapasów, dokładność realizacji zamówień i czas reakcji? W ten sposób możesz rozliczać dostawców z ich obowiązków.
• Pojemność magazynowa. Ile produktów realnie zmieści się na Twoich półkach? Musisz dopilnować, aby dostawcy nie zalewali ich nadmiarem zapasów.
• Akceptowalne poziomy zapasów. Jaki poziom zapasów jest optymalny? Wystarczający do zaspokojenia popytu, ale bez zamrażania kapitału.
• Progi zapasów. Przy jakim poziomie należy złożyć ponowne zamówienie? VMI ma zapewniać pełne półki bez nadmiernego obciążania Twojej firmy. 
• Warunki płatności. W jaki sposób dostawcy otrzymują wynagrodzenie? To niezwykle ważne, zwłaszcza jeśli wysyłają towary przed wystawieniem faktury.
• Zasady zwrotów. Jak obsługiwane są niesprzedane lub uszkodzone towary? Należy określić odpowiedzialną stronę, częstotliwość i przebieg procesu.  
• Granice decyzyjności. Ile władzy nadal posiadasz? Wyjaśnienie, kto może podejmować poszczególne decyzje, pomaga obu stronom działać w ramach swoich kompetencji i nie wchodzić sobie w drogę.  

Ustalenie tych szczegółów i zapisanie ich na piśmie na wczesnym etapie pomaga utrzymać właściwy kierunek, szczególnie gdy sytuacja jest nieco niejasna—na przykład przy zmiennym popycie i zmianach wewnętrznych.

2. Uzgodnij wspólne KPI i wskaźniki zapasów

Już o tym wspominałem: wspólne cele i wartości są podstawą dobrego partnerstwa VMI. 

Sposób pomiaru tych celów może również pomóc ocenić wzajemne dopasowanie. 

Zanim przejdziecie dalej, usiądźcie z dostawcą i wspólnie zdecydujcie, jak naprawdę wygląda sukces oraz jak obie strony mogą go śledzić.

Oto kilka dobrych wskaźników, od których warto zacząć:

• Wskaźnik rotacji zapasów: Jak szybko produkty będą sprzedawane i uzupełniane? Wysoka rotacja zwykle oznacza zdrowy popyt i rozsądne zarządzanie zapasami. Aby obliczyć wskaźnik rotacji zapasów, użyj tego wzoru:

• Czas realizacji: Gdy zapasy osiągną poziom ponownego zamówienia, ile czasu zajmuje ich uzupełnienie? Im krótszy i bardziej stabilny, tym lepiej. Aby obliczyć czas realizacji, użyj tego wzoru:

• Wskaźnik braków magazynowych: Jak często kończy Ci się dany produkt? Mniejsza liczba braków oznacza większe zadowolenie klientów. Aby obliczyć wskaźnik braków magazynowych, użyj tego wzoru:

• Koszty utrzymania zapasów: Ile kosztuje przechowywanie zapasów? VMI powinno obniżyć tę wartość. Aby obliczyć koszty utrzymania zapasów (%), użyj tego wzoru:

• Wskaźnik realizacji zamówień: Jaki odsetek popytu klientów jest realizowany bez przerw lub zamówień oczekujących? Aby obliczyć wskaźnik realizacji zamówień, użyj tego wzoru:

• Dokładność zamówień: Czy zamówienia docierają w odpowiedniej ilości i stanie? Aby obliczyć dokładność zamówień, użyj tego wzoru:

• Koszty transakcyjne: Czy poświęcasz zbyt dużo czasu lub pieniędzy na zarządzanie zamówieniami? W przypadku VMI nie powinno tak być.

Dane świetnie sprawdzają się przy podejmowaniu decyzji, ale są również przydatne do utrzymywania zgodności z dostawcami. Śledź je, aby ujawnić mocne i słabe strony swojej współpracy.

3. Używaj odpowiedniego stosu technologicznego do udostępniania danych w czasie rzeczywistym

VMI odnosi sukces tylko wtedy, gdy Ty i Twoi dostawcy korzystacie z tego samego planu działania oraz tych samych danych dotyczących zapasów i sprzedaży. 

Stworzenie systemu VMI ma fundamentalne znaczenie i w dużej mierze wpływa na szybkość jego uruchomienia.

Jak twierdzi Ashley Hetrick, liderka segmentu zaopatrzenia i łańcucha dostaw w firmie BDO USA:

Wdrożenie pełnoskalowego programu VMI zajmuje zwykle od 6 do 12 miesięcy na wdrożenie, zakładając, że system wymaga wymiany danych w czasie rzeczywistym.

Oto trzy metody integracji, których możesz użyć do udostępniania danych w ramach konfiguracji VMI:

• Elektroniczna wymiana danych (EDI): Ustandaryzowany system, który automatyzuje transfer danych między Tobą, Twoimi kanałami sprzedaży i systemami wewnętrznymi a systemami Twojego dostawcy. 
• Oparte na chmurze platformy do zarządzania zapasami: Narzędzia te eliminują potrzebę korzystania z rozbudowanego sprzętu i serwerów lokalnych. Ty i Twoi partnerzy możecie udostępniać informacje o przemieszczaniu się produktów w czasie rzeczywistym, niezależnie od ich fizycznej lokalizacji.  
• Systemy planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP):  Wdrożenie systemu ERP gromadzi wszystkie procesy biznesowe i dane, w tym informacje o zapasach, finansach i łańcuchu dostaw, w jednym miejscu. Podejmowanie decyzji związanych z VMI staje się szybsze, jeśli potrzebnych informacji trzeba szukać tylko w jednym miejscu. 

Skonfigurowanie płynnej wymiany między obecnymi narzędziami a nowym rozwiązaniem to pierwszy krok. Drugim jest właściwe wykorzystanie generowanych przez nie informacji. 

Oto przykład: Cin7 Core integruje narzędzie wykorzystujące sztuczną inteligencję o nazwie Cin7 ForesightAI, oparte na głębokim uczeniu do przewidywania skoków popytu, optymalizacji punktów ponownego zamawiania i wielu innych zadań. 

Ten poziom inteligencji przenosi VMI z reaktywnego na proaktywne. 

Niezależnie od tego, czy wybierzesz rozwiązanie oparte na chmurze, zintegrowane z ERP czy wykorzystujące EDI, Twój system zarządzania zapasami musi nadążać za zapotrzebowaniem w czasie rzeczywistym i zapewniać wspólny wgląd w dane.

Jeśli zastanawiasz się, które platformy rzeczywiście się sprawdzają, zebraliśmy najlepsze opcje dla VMI:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Linnworks — Najlepsza automatyzacja i przepływy pracy
2. 2. MRPeasy — Najlepsze rozwiązanie do planowania produkcji dla małych producentów
3. 3. KORONA POS — Najlepsze rozwiązanie do zarządzania zapasami w wielu lokalizacjach
4. 4. Helcim — Najlepsze rozwiązanie do bezpiecznego przetwarzania płatności kartami bez opłat
5. 5. Katana — Najlepszy kompleksowy system produkcyjny
6. 6. Ordoro — Najlepsze do synchronizacji stanów magazynowych w czasie rzeczywistym
7. 7. Acumatica — Najlepsze rozwiązanie do przepływów pracy między modułami
8. 8. Zoho Inventory — Najlepsza bezpłatna opcja dla małych sprzedawców wysyłających towary
9. 9. Finale Inventory — Najlepsze rozwiązanie do zarządzania wieloma magazynami
10. 10. Infoplus — Najlepszy wybór ze względu na funkcje raportowania

4. Nadaj priorytet otwartej komunikacji i współpracy

Synchronizacja danych i automatyzacja pozwalają wszystkim na bieżąco śledzić regularne aktualizacje. 

Jednak wszelkie nagłe zmiany, takie jak gwałtowne wahania popytu lub zmiany produktów, powinny być jak najszybciej sygnalizowane przez obie strony. W tym celu należy utworzyć jasne kanały komunikacji ze wszystkimi kluczowymi członkami zespołu i interesariuszami zaangażowanymi w proces VMI.

Korzystaj z poczty e-mail, wewnętrznych narzędzi do przesyłania wiadomości, takich jak Slack i Microsoft Teams, oraz platform do zarządzania projektami, takich jak Asana lub Monday, aby angażować wszystkich i rozliczać ich z obowiązków. 

Jak wspomina Brian Kroeker, opisując wdrażanie VMI w swojej firmie Little Rock Printing: „Dobra komunikacja rozwiązuje większość problemów.”

5. Inwestuj w zarządzanie zmianą i szkolenia zespołu

Zmiany nie są łatwe, szczególnie jeśli nie zapewnisz swoim pracownikom odpowiedniego wsparcia. 

Badania pokazują, że nawet 70% inicjatyw związanych ze zmianą kończy się niepowodzeniem z powodu oporu pracowników lub braku wsparcia.

Przejście na VMI wpływa na sposób, w jaki Twój zespół komunikuje się, współpracuje i korzysta z technologii. Wymaga zmiany sposobu myślenia. Możesz pomóc zespołowi przejść przez ten proces:

• Oferowanie wewnętrznych szkoleń, które omawiają „co”, „dlaczego” i „jak” w zakresie zapasów zarządzanych przez dostawcę
• Wyjaśnienie roli każdej osoby w procesie przejścia, aby nikt nie musiał się niczego domyślać. 
• Udostępnianie jasnych, łatwo dostępnych zasad i procedur dla każdego działu.
• Zachęcanie do otwartej wymiany informacji zwrotnych i ciągłego doskonalenia procesów.

Szkolenia są ważnym elementem całego równania. Aby jednak naprawdę usprawnić procesy VMI, musisz doprowadzić do wspólnego spotkania wszystkich zespołów (prawnego, zakupów, operacyjnego i IT). Celem jest stworzenie zgodności międzyfunkcyjnej.

Jak wybrać odpowiedni system zapasów zarządzanych przez dostawcę

System zapasów zarządzanych przez dostawcę jest silnikiem napędzającym cały proces. Jeśli wybierzesz najlepszą opcję dla swojej firmy, zapewni on sprawne funkcjonowanie operacji. 

Wykonaj te trzy kroki, aby dowiedzieć się, który system będzie odpowiedni: 

1. Skoncentruj się na funkcjach, które zapewniają rzeczywiste rezultaty VMI

Nowoczesne systemy zarządzania zapasami oferują wiele korzyści, ale nie wszystkie obsługują konfigurację VMI.

Jeśli chcesz stworzyć system VMI zapewniający rezultaty, potrzebujesz następujących funkcji IMS:

• Widoczność w czasie rzeczywistym. Umożliwia Tobie i dostawcom dostosowanie ilości oraz poprawę wskaźników rotacji. Standardowy raport dotyczący zapasów zwykle koncentruje się na zdefiniowanym okresie. Panele VMI oferują przez cały czas aktualne i dynamiczne informacje. 
• Automatyczne uzupełnianie zapasów. Dzięki wstępnie zdefiniowanym wyzwalaczom i algorytmom system może automatycznie generować zamówienia zakupu na podstawie poziomów zapasów znajdujących się poniżej określonych progów. Nie jest potrzebna ręczna obsługa.
• Prognozowanie oparte na sztucznej inteligencji. Sztuczna inteligencja może analizować dane historyczne i lepiej niż jakiekolwiek formuły przewidywać przyszły popyt oraz zakłócenia. Zwiększa zdolność adaptacji, umożliwiając lepsze planowanie zapasów i zmniejszając ryzyko zniekształcenia poziomu zapasów.
• Integracja systemów. Bezproblemowa wymiana danych między oprogramowaniem VMI a istniejącymi platformami ERP, WMS i e-commerce maksymalizuje efektywność operacyjną.

Funkcje te wspierają współpracę między dostawcami a sprzedawcami detalicznymi. 

Zrezygnuj z efektownych funkcji. Postaw na podstawowe możliwości.

2. Określ, jaki rodzaj rozwiązania VMI pasuje do Twojej firmy

Rozwiązanie VMI musi odpowiadać skali i złożoności Twojej działalności. 

To, co sprawdza się u globalnego sprzedawcy detalicznego posiadającego 55 magazynów, niekoniecznie sprawdzi się w rozwijającym się małym lub średnim przedsiębiorstwie. 

Dlatego przy podejmowaniu decyzji skorzystaj z poniższych wskazówek:

• Oceń wielkość zamówień i złożoność produktów. Wydajność Twojego systemu powinna wystarczyć do obsługi liczby SKU i linii produktowych, które posiadasz.
• Przeanalizuj ekosystem dostawców. Zarządzanie jednym dostawcą znacznie różni się od zarządzania wieloma dostawcami z różnych kategorii
• Oceń dojrzałość technologiczną firmy. Sprawdź, czy systemy takie jak POS, ERP,  i WMS dobrze współpracują z Twoim rozwiązaniem VMI.
• Zweryfikuj wewnętrzne możliwości. Twój zespół powinien być w stanie zarządzać nowym systemem i go utrzymywać.

Podsumowując: nowy system powinien współpracować z tym, co już masz, a nie zmuszać Cię do reorganizacji wszystkiego. 

Brian, który zarządza małą firmą, taką jak Little Rock Printing, twierdzi, że można z powodzeniem wdrożyć VMI bez nadmiernych komplikacji i dużych wydatków:

Nie prowadzimy działalności na ogromną skalę, więc dostosowujemy rozwiązanie do naszych potrzeb. Narzędzia takie jak QuickBooks Commerce mogą wystarczyć na początek. 

Nie potrzebujesz ogromnej platformy — wystarczą uporządkowane dane, zaangażowany dostawca i jasny proces.

3. Zadaj dostawcy odpowiednie pytania przed dokonaniem wyboru

VMI pogłębia relacje z dostawcami, dlatego masz prawo dokładnie sprawdzić każdy szczegół. 

Przed sfinalizowaniem umowy zadaj dostawcom między innymi następujące pytania:

• Jaki jest plan wdrożenia programu VMI? Zwróć uwagę na jasne informacje dotyczące czasu wdrożenia, etapów uruchomienia, zakresu odpowiedzialności zespołu, wymagań systemowych i harmonogramów. Wielu dostawców oferuje fazę pilotażową, która pozwala przetestować system na ograniczonym zestawie produktów przed pełnym uruchomieniem.

• Czy istnieją luki w integracji, o których powinienem wiedzieć? Czy ich system można bezpośrednio połączyć z twoim systemem POS, ERP lub WMS? Jeśli nie, jak radzą sobie z rozwiązaniami zastępczymi? To właśnie w tych miejscach mogą pojawić się ukryte procesy ręczne lub koszty.
• Jakie są wasze wskaźniki sukcesu i jak je mierzycie? To pozwala zorientować się, na ile wasze rozumienie tego, jak wygląda „sukces”, jest zgodne. Dodatkowe punkty zdobędą, jeśli potrafią pokazać, jak te KPI są prezentowane na pulpitach nawigacyjnych lub w raportach w czasie rzeczywistym.
• Jak uzyskam dostęp do dostarczanych przez was danych i jak będę je interpretować? Ustal, gdzie możesz zobaczyć istotne szczegóły (takie jak poziomy zapasów, punkty ponownego zamawiania i czasy realizacji),  oraz w jaki sposób będą ci przekazywane. Zapytaj, czy oferują pulpity wizualne, raporty podsumowujące lub automatyczne alerty sygnalizujące krytyczne zmiany popytu lub poziomów zapasów.
• Jak będziecie współpracować z naszym zespołem? Poproś o wskazanie konkretnej osoby do kontaktu i sprawdź, z jakich narzędzi do współpracy korzystają.

Przygotuj się do przekazania zarządzania zapasami

Jeśli zdecydowałeś, że zapasy zarządzane przez dostawcę to właściwe rozwiązanie dla twojej firmy, kolejnym krokiem jest dopilnowanie, aby wszystko zostało przeprowadzone prawidłowo.

Wybierz rozwiązanie VMI dopasowane do skali działalności, stosu technologicznego i relacji z dostawcami, a następnie skorzystaj ze wskazówek zawartych w tym przewodniku, aby zweryfikować dostawców i ustalić z nimi jasne zasady.

Pamiętasz, że zaczęliśmy od pomysłu przekazania kluczy?

Dzięki odpowiedniemu systemowi i zabezpieczeniom przekonasz się, że nie tracisz kontroli. Zamiast tego zapewniasz swojej firmie (a także sobie i swojemu zespołowi) więcej przestrzeni do rozwoju.

Oto jeszcze kilka materiałów, z którymi możesz się zapoznać, aby pomóc sobie w wyborze odpowiedniej platformy i strategii:

• Ile kosztuje oprogramowanie do zarządzania zapasami? Kompletny przewodnik po cenach dla marek e-commerce  
• 16 najlepszych programów do zarządzania zapasami dla małych firm — przegląd na 2025 rok | The Retail Exec  
• 25 wymagań dotyczących oprogramowania do zarządzania zapasami, bez których nie możesz się obejść 

Handel detaliczny nigdy nie stoi w miejscu — ty również nie powinieneś. Zapisz się do naszego newslettera, aby otrzymywać najnowsze spostrzeżenia, strategie i materiały dotyczące kariery od czołowych liderów handlu detalicznego kształtujących tę branżę.