Voorraadnauwkeurigheid: hoe u deze berekent & verbetert

Ongeacht de omvang van je e-commercewinkel zul je voorraad moeten beheren. En of je nu 50 verschillende producten of 500.000 verschillende producten bijhoudt, één belangrijk aspect blijft hetzelfde: je hebt een nauwkeurige voorraadtelling nodig.

Zoals je je ongetwijfeld kunt voorstellen, speelt voorraadnauwkeurigheid een grote rol bij het runnen van een e-commercebedrijf. Als je immers niet weet hoeveel voorraad je hebt, weet je ook niet hoeveel je kunt verkopen. 

Dat klinkt niet als een goede manier om een bedrijf te runnen, toch?

Voorraadnauwkeurigheid heeft invloed op veel aspecten van je bedrijf, van verkoop en merkperceptie tot bedrijfsvoering en voorraadprognoses. 

Lees verder om meer te leren over wat voorraadnauwkeurigheid is, waarom deze zo belangrijk is, wat de gevolgen zijn van onnauwkeurige voorraadgegevens en meer.

Wat is voorraadnauwkeurigheid?

Voorraadnauwkeurigheid is het verschil tussen wat je systeem aangeeft dat je hebt en wat je daadwerkelijk op voorraad hebt. Dit getal wordt uitgedrukt als een percentage. 

Als je horrorboekhandel bijvoorbeeld 1.000 boeken in het voorraadregister had staan, maar er in werkelijkheid 900 boeken waren, zou je voorraadnauwkeurigheidspercentage 90% zijn. 

Je doelgroep van horrorliefhebbers zal bijzonder teleurgesteld zijn als ze een boek bestellen waarvan je website aangeeft dat het op voorraad is, maar hun bestelling later wordt geannuleerd vanwege een onnauwkeurig voorraadregister.

Verbazingwekkend genoeg ontdekte het RFID-laboratorium van Auburn University dat het voorraadnauwkeurigheidspercentage van de gemiddelde winkel rond de 65% ligt. Dit betekent dat er bij de gemiddelde winkel een foutmarge van een derde bestaat als het gaat om de voorraadvermeldingen.

Je zou echter moeten streven naar een veel hoger voorraadnauwkeurigheidspercentage. 

Hoewel 100% niet altijd realistisch is, kwamen benchmarkonderzoeken van de Warehouse Education Research Council in het verleden uit op een mediaan voorraadnauwkeurigheidsniveau van ongeveer 99,6%.

Dit betekent dat je moet streven naar een vrijwel perfect nauwkeurigheidspercentage om klanten tevreden te stellen. 

Dat betekent immers dat je voorraadtelling in je horrorboekhandel slechts vier boeken afwijkt: een veel beter percentage dat leidt tot veel minder teleurstelling bij je fanbase.

Waarom is voorraadnauwkeurigheid zo belangrijk?

Een nauwkeurige voorraadtelling is om allerlei redenen essentieel. 

Laten we enkele daarvan nader bekijken om te laten zien waarom het correct bijhouden van de voorraad een essentieel onderdeel is van het runnen van een succesvol e-commercebedrijf.

Het beïnvloedt verkoop en winstgevendheid

Het bijhouden van nauwkeurige voorraadgegevens helpt je totale verkoop en winstgevendheid te verbeteren — en onnauwkeurige gegevens doen precies het tegenovergestelde.

Sergey Taver, marketingmanager bij Precision Watches, zegt:

Voorraadnauwkeurigheid is cruciaal omdat deze rechtstreeks invloed heeft op verkoop en winstgevendheid. 

Een nauwkeurige voorraad zorgt ervoor dat producten beschikbaar zijn wanneer klanten ze willen hebben, waardoor verkoopkansen worden gemaximaliseerd en onnodige kosten worden beperkt. 

Het helpt ons ook om onze kasstroom effectiever te beheren door overbevoorrading of voorraadtekorten te voorkomen.

En de cijfers bevestigen Tavers standpunt.

Uit een onderzoek bleek dat 69% van klanten minder snel opnieuw bij je winkelt als hun bestelling meer dan twee dagen vertraagd is.

Het houdt klanten tevreden

Een hoog nauwkeurigheidspercentage verbetert ook de klanttevredenheid. 

Connor Butterworth, CEO van Southwestern Rugs Depot, legt uit: “Voorraadnauwkeurigheid zorgt ervoor dat we vol vertrouwen beschikbaarheid kunnen beloven en producten op tijd kunnen leveren. Het houdt klanten tevreden en loyaal.”

Klantenstrateeg Mamdouh Mounir heeft op LinkedIn een volledig artikel geschreven over hoe belangrijk het nakomen van beloften is voor zakelijk succes. 

In de woorden van Mounir:

Wanneer je je beloften consequent nakomt, of het nu gaat om productkwaliteit, levertijden of geadverteerde functies, bouw je klantloyaliteit op. 

Tevreden klanten zullen eerder terugkerende kopers en pleitbezorgers van je merk worden en positieve aanbevelingen via mond-tot-mondreclame verspreiden.

Chris Bajda, eigenaar van GroomsDay, is het hiermee eens en zegt: “Onze voorraad nauwkeurig bijhouden is hetzelfde als onze belofte aan klanten nakomen. Zo zorgen we ervoor dat de juiste producten beschikbaar zijn wanneer klanten ze willen hebben, wat cruciaal is voor een naadloze winkelervaring.”

En een positieve winkelervaring kan een grote invloed hebben op de manier waarop een klant je bedrijf bekijkt:

Het zorgt voor operationele efficiëntie

Een nauwkeurige voorraad zorgt er ook voor dat je activiteiten soepel verlopen en dat je voorraadbeheerprocessen goed werken.

Zoals Maggie Lv, manager bij Kabeier, zegt:

Voorraadnauwkeurigheid is cruciaal omdat het operationele efficiëntie garandeert. 

Dankzij nauwkeurige voorraadgegevens kunnen we optimale voorraadniveaus handhaven, voorraadkosten verlagen en de gevaren van voorraadtekorten of overbevoorrading vermijden. 

Deze efficiëntie vertaalt zich in een soepelere winkelervaring voor onze klanten en een gezonder bedrijfsresultaat voor ons bedrijf.

Het helpt bij prognoses

Dankzij nauwkeurige voorraadtellingen kun je ook je voorraad correct voorspellen. 

Want hoe kun je de behoefte aan aanvulling correct voorspellen als je werkt met volledig onnauwkeurige voorraadaantallen?

Het belang van voorraadnauwkeurigheid strekt zich uit over een aantal processen, en werken met aantallen die niet overeenkomen met je fysieke voorraad helpt helemaal niet om het succes van je e-commercebedrijf te verbeteren.

De gevolgen van een onnauwkeurige voorraad

Nu je weet hoe belangrijk een nauwkeurige voorraad is, bespreken we enkele gevolgen waarmee je bedrijf te maken kan krijgen bij onnauwkeurige tellingen.

Voorraadtekorten

Een voorraadtekort, of een situatie waarin een product niet op voorraad is, doet zich voor wanneer je bedrijf een product niet meer heeft of er te weinig van op voorraad heeft.

Soms kan dit tijdens een periode van onverwachte vraag onvermijdelijk zijn. 

Maar vaak komt het doordat een bedrijf niet besefte dat de voorraad bijna op was—iets waartoe een onnauwkeurige voorraadtelling kan leiden.

Zoals Amanda Bunch, CEO van juwelierswinkel voor bodypiercings BodyArtForms, uitlegt:

Wanneer een artikel plotseling uitverkocht raakt, lopen we omzet mis en raken klanten teleurgesteld omdat ze het artikel dat ze echt willen niet kunnen kopen. 

Dit betekent dat er geen omzet is, dat de klantloyaliteit afneemt en dat klanten mogelijk voor een directe concurrent kiezen.

Andrew Grella, CEO van het make-upmerk voor mannen Formen Makeup, is het hiermee eens en zegt: “Wanneer klanten artikelen kopen die niet op voorraad zijn, schaadt dat het vertrouwen in het merk en kan het leiden tot gemiste verkopen en negatieve beoordelingen.”

Een andere deskundige uit de branche, Gabe Garcia, oprichter van de winkel voor hondensnacks PierrePark, deelt het volgende:

Wanneer producten als beschikbaar worden vermeld maar niet op voorraad zijn, raken klanten gefrustreerd en kunnen ze overstappen naar concurrenten.

Dit leidt niet alleen tot gemiste potentiële verkopen, maar schaadt ook de reputatie van je merk en het vertrouwen van klanten.

Producttekorten en uitverkochte voorraad zijn dus een belangrijk gevolg van onnauwkeurige voorraadgegevens.

En dat leidt tot een soort domino-effect.

Iemand probeert een aankoop te doen. Je product is niet op voorraad. Ze houden er een nare smaak aan over, gaan naar een concurrent en raden hun vrienden en familie aan om je bedrijf te vermijden. 

Allemaal omdat je niet wist dat het product dat ze wilden op was.

Te veel voorraad aanhouden

De andere kant van dezelfde medaille is het aanhouden van te veel voorraad: je hebt zoveel van één product op voorraad dat je niet alles kunt verkopen. 

Dit is vooral een belangrijk gevolg om te voorkomen als je bederfelijke voorraad aanhoudt, maar het is voor alle bedrijven belangrijk om ervoor te zorgen dat ze geen geld verliezen.

Chris Putrimas, CEO van de retailer van tuinmeubilair Teak Warehouse, legt uit:

Als we onze voorraadniveaus verkeerd inschatten, kunnen we eindigen met te veel artikelen die niet verkopen, waardoor kapitaal en opslagruimte worden vastgezet. 

Dit heeft gevolgen voor de kasstroom en kan leiden tot grotere prijsverlagingen om overtollige voorraad weg te werken.

Te veel voorraad aanhouden kan er dus toe leiden dat voorraad bederft en daardoor onverkoopbaar wordt. 

Maar het betekent ook dat een groot deel van je magazijnruimte wordt ingenomen door voorraad die (a) je niet beseft dat je hebt, (b) niet verkoopt en (c) je minder ruimte laat voor voorraad die wel verkoopt.

Je verliest nu niet alleen geld aan onverkoopbare voorraad, maar ook omdat je geen grotere hoeveelheden producten op voorraad kunt nemen die wel verkopen.

Lager merkimago

We hebben dit al kort genoemd, maar laten we er wat dieper op ingaan. 

Wanneer mensen de producten die ze willen niet bij je bedrijf kunnen kopen, verslechtert hun beeld van je merk.

Contact met je merk wordt frustrerend en gesprekken over je merk worden steeds negatiever. 

Sergey Taver, marketingmanager bij horlogeretailer Precision Watches, zegt: “Wanneer klanten producten bestellen die door voorraadfouten niet op voorraad zijn, leidt dat tot annuleringen en frustratie. Dit vermindert hun vertrouwen in je merk en zorgt voor minder herhaalaankopen.” 

Hij geeft een voorbeeld dat zich binnen zijn eigen bedrijf voordeed:

Een klant bestelde ooit een horloge in een gelimiteerde oplage dat per vergissing als beschikbaar werd weergegeven, wat leidde tot een annulering en verlies van vertrouwen.

Wanneer mensen problemen krijgen bij het kopen bij je bedrijf, zullen ze hun negatieve ervaringen delen met hun lokale en online gemeenschappen. 

Dit kan leiden tot een lager merkimago en ervoor zorgen dat mensen je bedrijf geen kans willen geven.

Ontevreden klanten

Een lager merkimago ontstaat vaak door ontevreden klanten: nog een belangrijk gevolg van onnauwkeurige voorraadgegevens.

Karen Chen, manager bij Journaling Supplies, legt uit:

Ik heb uit eerste hand gezien hoe de nauwkeurigheid van de voorraad rechtstreeks van invloed is op de ervaring van onze klanten.

Wanneer we onze voorraad nauwkeurig bijhouden, worden bestellingen sneller verzonden en voorkomen we tekorten of te grote voorraden—zo lossen we in feite twee problemen tegelijk op. 

Dit zorgt er niet alleen voor dat klanten terugkomen, maar helpt ons ook om optimale voorraadniveaus te handhaven, wat onze algehele bedrijfsprestaties verbetert.

Daarom is het zo belangrijk om een goed voorraadbeheersysteem te hebben. 

Het helpt de klanttevredenheid te verbeteren en zorgt ervoor dat je de meest basale belofte aan je klanten kunt nakomen: de producten leveren waarvan je zegt dat je ze kunt leveren.

Gemiste verkopen

En tot slot is een van de grootste gevolgen dat je bedrijf belangrijke verkopen kan mislopen. 

Het genereren en verhogen van verkopen is het meest basale onderdeel van het runnen en laten groeien van een e-commercebedrijf.

Het voorkomen van een dergelijk verlies is dus cruciaal.

Rongzhong Li, CEO van robot huisdierenmerk Petoi, zegt: “Onnauwkeurige voorraadgegevens kunnen leiden tot gemiste verkopen. Wanneer klanten artikelen bestellen die niet op voorraad zijn, wordt hun bestelling geannuleerd (wat directe verkopen beïnvloedt) en raakt de reputatie van je bedrijf beschadigd (waardoor de klantloyaliteit na verloop van tijd afneemt).”

Craig Sandeman, oprichter van detailhandelaar in auto-onderdelen Engine Finder, is het daarmee eens en legt uit:

Wanneer onze voorraadgegevens niet overeenkomen met de werkelijke voorraadniveaus, wijzen we onvermijdelijk klanten af die een onderdeel willen kopen waarvan wij lijken te beschikken, wat leidt tot direct gemiste verkoopkansen.

Mis geen verkopen. 

Verbeter de nauwkeurigheid van je voorraad door gebruik te maken van voorraadbeheersoftware en andere belangrijke werkwijzen—daarover zo meer.

De nauwkeurigheid van je voorraad berekenen

Laten we nu bespreken hoe je de nauwkeurigheid van je voorraad berekent. Je weet waarom dit belangrijk is—nu moet je de werkelijke cijfers achterhalen.

Om de nauwkeurigheid van je voorraad te berekenen, moet je een daadwerkelijke telling van je voorraad hebben.

Je kunt deze informatie verkrijgen via een volledige voorraadaudit—of op zijn minst via een cyclische voorraadtelling.

Formule voor voorraadnauwkeurigheid

De formule voor voorraadnauwkeurigheid is eenvoudig te volgen. Je hebt slechts twee getallen nodig: je geregistreerde voorraadtelling en je werkelijke voorraadtelling.

Gebruik vervolgens de volgende formule om je voorraadnauwkeurigheidspercentage te berekenen:

Stel dat je een e-commercebedrijf runt met de naam DrinkUp, dat verschillende soorten geïsoleerde waterflessen verkoopt. 

Je geregistreerde voorraadtelling ziet er als volgt uit:

• Flessen van 24 oz: 51
• Flessen van 32 oz: 92
• Flessen van 40 oz: 32
• Flessen van 64 oz: 20
• Thermosbekers: 45

Dit geeft je een geregistreerd totaal van 240 producten.

Je voert een voorraadaudit uit en ontdekt dat je werkelijke telling als volgt is:

• Flessen van 24 oz: 54
• Flessen van 32 oz: 76
• Flessen van 40 oz: 32
• Flessen van 64 oz: 15
• Thermosbekers: 47

Dit geeft je een werkelijke telling van 224 producten.

Met behulp van de bovenstaande formule zou je totale voorraadnauwkeurigheidspercentage (224/240) x 100 = 93.3% zijn. Dat is een behoorlijk goed nauwkeurigheidspercentage—hoewel er nog ruimte voor verbetering is.

Je zult moeten beginnen met onderzoeken waarom sommige van je cijfers afwijken. Mogelijk besluit je ook om je percentage per product te berekenen, zodat je andere afwijkingen kunt opsporen.

De nauwkeurigheid van je voorraad verbeteren

Is je voorraadnauwkeurigheidspercentage dit jaar niet zo geweldig? Dan ben je misschien op zoek naar tips om het te verbeteren. 

Hier zijn zeven strategieën die je kunnen helpen je voorraadnauwkeurigheidspercentage te verhogen en een nauwkeurigere telling bij te houden.

Voer cyclische telprocessen in

Cyclische telprocessen zijn kleinere voorraadtellingen, waarbij doorgaans één afdeling, categorie of product tegelijk centraal staat. 

Een ABC-voorraadanalyse—waarbij producten op basis van waarde worden onderverdeeld in groepen A, B en C—is een voorbeeld van een cyclisch telproces.

Omdat de volledige voorraadaudit—waarbij ieder afzonderlijk artikel in je magazijn wordt geteld—doorgaans slechts één keer per jaar plaatsvindt, kan het invoeren van cyclische tellingen elke maand of ongeveer elke maand je helpen je werkelijke voorraadtelling beter in de gaten te houden, waardoor onnauwkeurigheden op de lange termijn worden verminderd.

Maggie Lv, manager bij groothandel in kinderkleding Kabeier, vertelt dat haar team cyclische telprocessen gebruikt om een hoge voorraadnauwkeurigheid te behouden.

Door regelmatig een deel van de voorraadartikelen te tellen, in plaats van slechts één keer per jaar een volledige voorraadtelling uit te voeren, signaleren we afwijkingen vroegtijdig en voeren we de nodige aanpassingen door. 

Dankzij deze aanpak kunnen we onze voorraadgegevens het hele jaar door betrouwbaar en actueel houden.

Standaardiseer processen voor voorraadbeheer

Voorraadbeheer verwijst naar het beheersen van uw voorraadhoeveelheden, het optimaliseren van de opslag om ervoor te zorgen dat u genoeg ruimte hebt voor alles wat u in een bepaalde periode zult verkopen, en het plaatsen van de juiste bestellingen om producten voldoende op voorraad te houden en verkopen te kunnen afhandelen.

Het is een belangrijk onderdeel van voorraadbeheer, en het standaardiseren van uw processen voor voorraadbeheer kan een grote rol spelen bij het verbeteren van uw voorraadnauwkeurigheid. 

Als u zicht hebt op welke voorraad binnenkomt, wanneer en waarom, is uw voorraadbeheerproces beter in staat om nauwkeurige gegevens bij te houden.

Gebruik barcodes en RFID-technologie

Het scannen van barcodes en RFID-technologie zijn beide functies van realtime-voorraadsystemen, een moderne benadering van voorraadbeheer en een uitstekende manier om de nauwkeurigheid van uw voorraadtellingen te verbeteren.

Robert Khachatryan, CEO van Freight Right Global Logistics, deelt:

Een effectieve strategie om de voorraadnauwkeurigheid te verbeteren is de implementatie van barcode- en RFID-technologie.

Deze technologieën automatiseren het volgen van de voorraad, verminderen menselijke fouten en bieden realtime inzicht in voorraadniveaus.”

Hij vervolgt: “Met RFID kunnen bedrijven bijvoorbeeld artikelen gedurende de hele toeleveringsketen volgen, van magazijn tot levering, waardoor voorraadgegevens altijd actueel en nauwkeurig zijn. Dit leidt tot nauwkeurigere voorraadtellingen, een betere orderafhandeling en betere besluitvorming op basis van realtimegegevens.”

Voer regelmatig audits uit

Zoals we hebben vermeld, vindt een volledige audit doorgaans jaarlijks plaats, terwijl cyclustellingen mogelijk vaker worden uitgevoerd. 

Als u echter merkt dat uw bedrijf moeite heeft om de voorraadnauwkeurigheid te verbeteren, kan het voor uw team verstandig zijn om vaker volledige audits uit te voeren om de order- en leveringsnauwkeurigheid te verbeteren.

Ja, dit kan verstoringen veroorzaken. 

U moet de cijfers berekenen om te bepalen of een korte onderbreking van de activiteiten een betere optie is dan de gemiste verkopen of voorraad die het gevolg zijn van onnauwkeurige tellingen.

Train uw personeel

Een andere manier om het voorraadbeheer als geheel te verbeteren — evenals uw nauwkeurigheidspercentage — is ervoor te zorgen dat u genoeg tijd besteedt aan het trainen van uw personeel, zodat zij weten hoe ze de voorraad correct moeten beheren, tellen en verwerken.

Optimaliseer uw inwerkproces, zodat iedereen die met uw voorraad werkt volledig is opgeleid en de kans kleiner wordt dat voorraad kwijtraakt of verkeerd wordt verwerkt.

Creëer duidelijke communicatiekanalen

Een onderdeel van training en het verbeteren van de personeelsbezetting is het creëren van duidelijke communicatiekanalen. 

Daardoor weet iedereen die betrokken is bij het aanvullen van de voorraad, magazijnbeheer, verzending enzovoort precies met wie zij contact moeten opnemen over mogelijke problemen en wie verantwoordelijk is voor welke gebieden.

Door deze communicatiekanalen duidelijk vast te leggen, voorkomt u dat zaken gedurende langere perioden tussen wal en schip vallen, wat tot een nog lagere voorraadnauwkeurigheid kan leiden.

Implementeer robuuste software voor voorraadbeheer

Implementeer tot slot de juiste software voor voorraadbeheer, zodat al deze processen vanuit een helikopterperspectief kunnen worden beheerd, de juiste automatiseringen aanwezig zijn, er minder op spreadsheets wordt vertrouwd en het volgen van de voorraad wordt geoptimaliseerd.

Bekijk de belangrijkste functies voor voorraadbeheer om de functies te selecteren die voor u het belangrijkst zijn. Functies zoals:

• SKU-tracering om voorraadverlies te voorkomen
• Productcategorisering voor cyclustellingen
• Meldingen bij een lage voorraad, zodat u aan de klantvraag kunt voldoen
• Automatisch nieuwe voorraad inkopen
• Orderbeheer en orderafhandeling

Chen van Journaling Supplies legt uit waarom dit zo belangrijk is en zegt:

Dergelijke software integreert realtime registratie, geautomatiseerde updates en uitgebreide rapportages. Dit helpt afwijkingen tot een minimum te beperken en zorgt ervoor dat voorraadniveaus consistent accuraat zijn. 

Door voorraadgegevens te centraliseren en processen te automatiseren, kunnen bedrijven fouten verminderen en hun activiteiten stroomlijnen.

Omdat we bij The Retail Exec graag over software nadenken en praten, kun je ervan uitgaan dat we een mening hebben over de beste voorraadbeheersystemen.

Bekijk hier onze 10 beste keuzes:

Slotgedachten

Het verbeteren van de voorraadnauwkeurigheid zou een belangrijke prioriteit moeten zijn voor elk e-commercebedrijf. 

Door ervoor te zorgen dat je de voorraad van je producten die op voorraad zijn zo nauwkeurig mogelijk telt, voorkom je omzetverlies en ontevreden klanten. De juiste voorraadbeheertool kiezen kan daarbij helpen.

De wereld van e-commerce beweegt snel — en jij dus ook. Abonneer je op onze nieuwsbrief met de nieuwste inzichten voor e-commercemanagers van toonaangevende experts in e-commerce.