Slik beregner du bestillingspunktet: Trinnvis veiledning

Når var sist du oppdaterte bestillingspunktene dine?

Fikk spørsmålet mitt deg til å stoppe opp?

Hvis det gjorde det, er du sannsynligvis på overtid, og sjansene er store for at konsekvensene allerede viser seg tydelig i lagerprestasjonene dine.

La oss se nærmere på betydningen av bestillingspunkter, og hvorfor denne tilsynelatende lille detaljen kan utgjøre forskjellen mellom smertefulle lagerutsolgte situasjoner, kostbart overflødig lager og den ideelle «Gullhårsonen», der balansen er akkurat riktig.

Hva er et bestillingspunkt (ROP)?

Et bestillingspunkt (ROP) angir lagernivået der du begynner å gå tom for varer å selge. Se på det som en innebygd indikator for etterfylling.

Det riktige tallet gjør det mulig for deg å fortsette virksomheten mens du venter på at de nye bestillingene skal ankomme, uten å overfylle lageret med overflødige varer.

La oss se på et fiktivt solbrillemerke som heter EyeShades og hvordan de fyller på lageret av bestselgerserien sin, Classic Aviator. 

De har funnet ut at når lagerbeholdningen av Classic Aviators synker til et bestemt nivå—la oss si 105 par—må de bestille på nytt umiddelbart. 

Hvordan kom EyeShades frem til dette tallet? Ikke ved å gjette. Det finnes en vitenskapelig metode for å beregne bestillingspunkter.

Jeg skal vise deg nøyaktig hvordan du kommer frem til dette tallet, trinn for trinn. Men først skal vi se på hvorfor det er viktig å fastsette riktige bestillingspunkter.

Hvorfor bestillingspunkter er viktige i varehandelen

ROP-er bidrar til å opprettholde produkttilgjengeligheten uten at du bygger opp for store lagre. Hva betyr dette for virksomheten din, særlig når det gjelder lagerstyring?

• Færre tapte salg. Mer enn 50 % av kundene fikk ikke tak i et produkt de ønsket å kjøpe fordi det var utsolgt. Siden du etterfyller produktene dine i tide, kan du gjennomføre salg som ellers kunne gått tapt. 
• Mer fornøyde kunder. Salesforce rapporterte at 64 % av kundene foretrekker selskaper som kan imøtekomme behovene deres i sanntid. Selv om produktene dine er utmerkede, venter ikke kundene for alltid.  De blir frustrerte og finner noen andre.
• Lavere lagerholdskostnader. Lagerholdskostnader utgjør vanligvis mellom 25 % og 30 % av den totale lagerverdien. Hvis du bestiller for tidlig eller for ofte, øker du disse kostnadene.
• Bedre effektivitet i forsyningskjeden. Nøyaktige bestillingspunkter hindrer hasteløsninger i siste liten og uforutsigbar planlegging hos leverandørene. 

Etter å ha lært hvorfor mer presise bestillingspunkter gir betydelige fordeler innen lagerstyring , skal vi se på hvordan de beregnes.

Slik beregner du bestillingspunkter trinn for trinn

Bestillingspunkter kan beregnes ved hjelp av den velprøvde ROP-formelen:

Hvis dette høres ut som uforståelig nonsens, så bare heng med litt til. 

Jeg skal bryte ned hver enkelt del nedenfor ved hjelp av vårt fiktive solbrillemerke, EyeShades.

1. Finn det gjennomsnittlige daglige forbruket

Det daglige forbruket viser til antall enheter du vanligvis selger per dag. Du kan også kalle det «gjennomsnittlig daglig salg» eller «etterspørselsrate». 

Her er formelen:

2. Mål leveringstiden fra leverandøren

Leveringstid er antallet dager det tar å motta nye varer etter at en bestilling er lagt inn. 

Flere faktorer påvirker dette, blant annet leverandørens pålitelighet, fraktmetoder og fortolling hvis du bestiller internasjonalt.

3. Beregn etterspørselen i leveringstiden

Nå må du vite hvor mye lagerbeholdning du kommer til å bruke opp i løpet av leveringstiden. 

Dette kalles etterspørselen i leveringstiden, og slik beregner du den:

4. Legg til sikkerhetslager 

Formålet med sikkerhetslager er å gi en buffer mot uventede økninger i etterspørselen eller forsinkelser i forsyningskjeden.  

Det skiller seg fra sykluslager, som bare er den vanlige daglige lagerbeholdningen din.

Du må finne frem til mengden som plasserer deg i det optimale området, der du ikke går tom, men heller ikke ender opp med for mye lager. Som alltid redder matematikkens magi dagen.

Her er en enkel formel for sikkerhetslager:

5. Sett alt sammen i beregningen av bestillingspunktet

Nå samler vi alle komponentene ved hjelp av formelen fra begynnelsen av denne delen.

Her er en oppfriskning:

Dette gir virksomheten akkurat nok lagerbeholdning til å dekke de neste dagene med vanlige salg – pluss en buffer i tilfelle noe uventet skulle skje.

Vil du hoppe over matematikken?

Bruk et Excel-ark. Eller enda bedre: prøv verktøyet vårt for beregning av bestillingspunkt, fyll inn dine egne tall og få resultater på få sekunder:

Forfatterens merknad

Denne formelen tar ikke hensyn til mer nyanserte aspekter ved vareflyt, som sesongvariasjoner og trender. Det den gjør, er å gi deg et solid utgangspunkt. 

 

For en mer avansert tilnærming må du lese videre. Nedenfor går jeg gjennom fire utmerkede tips.

4 avanserte ROP-teknikker for å mestre lagerpåfyllingsstrategien din

Den grunnleggende formelen gir deg en viss beskyttelse, men den kan lett bli for høy eller for lav avhengig av de faktiske forholdene virksomheten din står overfor. 

Avanserte ROP-teknikker hjelper deg med å finne et tall som er tilpasset virksomhetens spesifikke behov.

For å illustrere skal vi se om 105 virkelig er det optimale bestillingspunktet for EyeShades’ Classic Aviators.

Brilleselskapet mangler aldri produkter, og salgstallene er alltid gode. Men de innså at lagerholdskostnadene kunne vært bedre.

De ønsker å effektivisere lageret, så de innførte følgende tips:

1. Bruk mål for servicenivå

Har du hørt om uttrykket «forsyningskjedetrekanten»?

Det viser til den hårfine balansen mellom kostnad, kontantstrøm og service i styringen av forsyningskjeden – og å håndtere den godt blir ofte sett på som den ultimate utfordringen.

Så hvor passer optimalisering av bestillingspunktet inn i denne trekanten? Den spiller en stor rolle i «service»-hjørnet. 

Servicenivået ditt gjenspeiler hvor mye beskyttelse du ønsker mot utsolgte varer eller restordrer. 

Ved første øyekast virker det som det å sette et servicenivå på 100 % er det åpenbare svaret. 

Men hold an: Høyere servicenivåer betyr mindre risiko for å gå tom for varer, men de øker også lagerholdskostnadene dine. 

Det er mer passende å velge mål som 90 %, 95 % og 99 % servicenivå, avhengig av hvilken balanse mellom kundetilfredshet og lagerkostnader du ønsker å oppnå.

• Et servicenivå på 90 % betyr at du er villig til å risikere utsolgte varer 10 % av tiden. Det holder lageret slankt, men du må akseptere at tapte salg kan bli en realitet.
• Et servicenivå på 99 % er vanlig for kritiske varer der utsolgte varer ville vært svært kostbart. Det betyr at du er villig til å ta lagerholdskostnadene for å sikre at du aldri går tom.

Kontroller de nåværende servicenivåene dine for hvert produkt og på tvers av lageret som helhet. Hvis de allerede er gode, gjør du ganske enkelt justeringer basert på den nåværende situasjonen.

Du må også skille mellom SKU-er etter variasjon, fordi ROP-er ikke fungerer på samme måte for alle varene dine. 

Grupper produktene basert på hvor stabil etterspørselen er, og tildel servicenivåer deretter. 

Forfatterens merknad

Du tenker kanskje: Hvorfor skulle jeg ønske å ha mer av det mindre populære produktet på lager hvis jeg jobber med å optimalisere lagerbeholdningen min?

 

La meg forklare: Et høyere servicenivå betyr bare at du setter en større buffer enn det som er vanlig salgsmønster for produktet ditt. 

 

Siden det er logisk at mindre populære varer har lavere lagerbeholdning, betyr et høyere servicenivå vanligvis bare noen få ekstra enheter.

2. Bruk standardavvik for å finjustere sikkerhetslagernivået

Jeg vet, jeg vet. 

Du vet allerede hvordan du skal beregne sikkerhetslager, men ligningen jeg ga deg ovenfor er ikke egnet til å håndtere variasjoner i den virkelige verden.

Salget varierer fra dag til dag, og leveringstidene kan være alt annet enn konsekvente. Hvis du bare baserer deg på gjennomsnittene og maksimumsverdiene, får du ikke den nøyaktigheten virksomheten din fortjener. 

Det er her en mer avansert formel kommer inn – en som tar hensyn til standardavvik, et mål som fanger opp usikkerheten i både leveringstid og etterspørsel.

Den ser slik ut:

Her er forklaringen:

• Z -  En Z-skår kobler servicenivået ditt til et reelt tall du kan bruke når du beregner bestillingspunktet.

Forfatterens merknad

Z-skåren er basert på ønsket servicenivå. Eksempler er: 

👉 1.28 for 90%

👉 1.65 for 95%

👉 2.33 for 99%

Den forteller deg hvor mye ekstra lagerbeholdning du trenger for å holde virksomheten i gang.

• Gjennomsnittlig leveringstid: Tidsperioden (vanligvis i dager) mellom det å legge inn en bestilling og å motta den.
• Standardavvik for etterspørsel: Et mål på hvor mye den daglige etterspørselen avviker fra gjennomsnittet.
• Gjennomsnittlig etterspørsel: Det daglige gjennomsnittlige salgsvolumet ditt.
• Standardavvik for leveringstid: Variasjonen i leveringstidene fra leverandøren din.

3. Ta hensyn til sesongvariasjoner og trender

Den grunnleggende formelen for bestillingspunkt tar ikke hensyn til toppene og bunnene som skyldes sesongvariasjoner og trender. 

Dette er en oppskrift på tomme lagre i perioder med høy etterspørsel eller likviditetsmangel i rolige perioder.

EyeShades opplever for eksempel en kraftig økning i etterspørselen etter Classic Aviators i sommermånedene, når alle skal på stranden, og igjen rundt vinterhøytidene, når kundene er på jakt etter gaver. 

Hvis EyeShades brukte samme ROP hele året, ville de ikke klart å behandle bestillinger i disse travle periodene.

Derfor justerer de ROP-ene før kjente etterspørselstopper, som høysesong, kampanjer og nye lanseringer, ved hjelp av sanntidsdata og harde fakta. De gjetter ikke basert på hukommelsen. 

De forstår at gamle antakelser ikke tar hensyn til endringer i kunder og marked.

Følg deres eksempel ved å se på:

• Dine historiske salgsdata
• Etterspørselsprognoser og salgsprognoser
• Kundenes kjøpstrender
• Leverandørenes tidsplaner rundt travle sesonger 

Datadrevne beslutninger hjelper deg med å øke bestillingspunktene proaktivt og redusere dem så snart etterspørselen faller.

4. Bruk dynamiske ROP-er med sanntidsdata

ROP-er skal ikke være statiske – likevel fastsetter mange bedrifter dem én gang og glemmer dem. 

Over tid skaper denne forsømmelsen store avvik mellom det lagerbeholdningen din trenger i dag, og tidspunktet da du først fastsatte disse tallene.

Linnworks anbefaler å oppdatere bestillingspunktene dine hvert kvartal og hver gang du opplever større endringer, som lansering av nye produkter, endringer hos leverandører eller ekspansjon til nye markeder. 

La oss si at leveringstiden for Classic Aviators hos EyeShade øker fra 5 til 9 dager. 

Hvis ROP-en deres forblir den samme, legger de bare til rette for tomme lagre. Hvis salget skyter fart og de ikke gjør tidsriktige justeringer, havner de i samme situasjon.

Å holde ROP-ene dynamiske betyr å synkronisere dem kontinuerlig med det som skjer i sanntid, i stedet for med det som var sant for ett år siden.

Alle disse avanserte tipsene er viktige. 

Men la oss være realistiske: Å oppdatere bestillingspunkter manuelt for hundrevis eller tusenvis av SKU-er, samtidig som du holder oversikt over alle de skiftende faktorene som salgstrender, leverandørens pålitelighet og sesongvariasjoner, er utmattende og utsatt for feil. 

Derfor benytter smarte virksomheter seg av sofistikerte systemer for å gjøre det meste av arbeidet og forbedre lagerstyringen generelt.

Beste programvare for å effektivisere beregningene av ROP

Plattformer for lagerstyring samler alle relevante og nøyaktige data på ett sted ved å spore lagerbeholdningen din gjennom dine flere distribusjonskanaler. 

Disse løpende lagerstyringssystemene gir deg en sanntidsoversikt over salgsresultatene og lageromsetningen, slik at du kan fastsette de beste bestillingspunktene. Eller enda bedre: La verktøyets algoritmer beregne dem for deg.

IMS-systemet ditt tilpasser seg også etter behov.  

Hvis etterspørselen etter et produkt øker eller leverandørens leveringstid endres, beregner systemet sikkerhetslageret og ROP-ene på nytt for å ta høyde for disse variasjonene.

Sist, men ikke minst, kan denne typen programvare varsle deg når lagernivåene nærmer seg bestillingspunktene, slik at du kan overvåke lagerpåfyllingen (som for øvrig også kan automatiseres!).

Velg et IMS-system med disse funksjonene for å optimalisere bestillingspunktene dine og dermed få bedre lagerstyring.

Her er en liste over pålitelige lagerstyringssystemer du bør vurdere:

Bruk en solid ROP-strategi til å løfte merkevaren din

En smart ROP-strategi er et skritt mot færre utsolgte varer, mindre svinn og bedre resultater i detaljhandelen.

Men ikke tro at du må bære hele byrden av dette arbeidet på dine (eller teamets) skuldre.

Med riktig lagerstyringsprogramvare kan du bli avlastet. I tillegg til listen ovenfor finner du her to andre oversikter over verktøy som kan hjelpe deg med å finne det rette valget.

• De 18 beste gratis lagerstyringsprogrammene for SMB-er, gjennomgått og sammenlignet for 2025 
• De 20 beste lagerstyringsprogrammene for større virksomheter, gjennomgått og sammenlignet for 2025 

Se også disse relaterte emnene:

• ABC-analyse av lagerbeholdning forklart + strategier for å forbedre effektiviteten   
• Slik håndterer du lett bedervelig lagerbeholdning: 8 strategier, utfordringer og beste verktøy 

Detaljhandelen står aldri stille – og det bør ikke du heller. Abonner på nyhetsbrevet vårt for de nyeste innsiktene, strategiene og karriereressursene fra ledende personer i detaljhandelen som former bransjen.