Hvordan håndtere foreldet lagerbeholdning: kostnader, årsaker og taktikker

Det finnes en hårfin grense mellom å ha for mye lagerbeholdning og ikke nok – noe som er en av hovedgrunnene til at en god strategi for lagerstyring er så viktig. 

For liten lagerbeholdning kan føre til utsolgte varer, mens for stor lagerbeholdning kan føre til foreldede varer eller ukurans.

Når du ikke klarer å selge bestemte produkter, og de blir foreldet, må du føre dette ukurante lageret som et tap, noe som kan ha stor innvirkning på bunnlinjen i e-handelsvirksomheten din.

I denne artikkelen skal vi se nærmere på hva ukurans i lagerbeholdningen er, hvilke negative konsekvenser det kan ha, og hvilke prosesser du kan innføre for å redusere mengden produkter (og penger) du mister på grunn av overflødig og foreldet lagerbeholdning.

Hva er foreldet lagerbeholdning?

Foreldet lagerbeholdning viser til varer som en virksomhet ikke lenger kan selge på grunn av manglende etterspørsel. 

Selv om dette også kan omtales som varer med lav omløpshastighet eller overflødig lagerbeholdning, går foreldet lagerbeholdning faktisk et skritt videre.

La oss se på et eksempel.

Du driver en klesbutikk med fritidsklær – la oss kalle den Casual Jack’s – og du kjøpte inn et stort lager av en bestemt modell joggebukser for menn da de var populære.

Du har imidlertid begynt å legge merke til en kraftig nedgang i salget av akkurat denne modellen joggebukser.

Dette produktet er i ferd med å bli «lagerbeholdning med lav omløpshastighet», et begrep som vanligvis brukes om produkter som har hatt liten bevegelse fra hylle til handlekurv i omtrent seks måneder eller mer. 

Hvis produktet forblir upopulært og har liten eller ingen bevegelse i et helt år, blir det deretter til «overflødig lagerbeholdning».

Til slutt, når produktet ikke lenger selger og det har gått mer enn 12 måneder, har det blitt foreldet eller ukurans. 

Dette er lagerbeholdning som ganske enkelt ikke vil bli solgt, sannsynligvis fordi (i hvert fall når det gjelder joggebuksene våre) den nå er gått av moten og en ny trend har oppstått.

Veien mot ukurans

Her er en rask tabell som viser hvordan veien mot ukurans fungerer:

Detaljhandelsbransjer som klær, elektronikk og møbler kan være spesielt utsatt for foreldet lagerbeholdning fordi ting raskt kan gå av moten, og ny teknologi og nye stiler kan oppstå. 

Ingen bransje eller e-handelsvirksomhet er imidlertid helt beskyttet mot ukurans.

Økonomiske konsekvenser av foreldet lagerbeholdning

Foreldet lagerbeholdning kan få store økonomiske konsekvenser for virksomheten din og påvirke omløpsmidlene, kontantstrømmen og mer.

Når lagerartikler blir foreldet, må de avskrives som et tap i resultatregnskapet. Dette reduserer nettoinntekten og påvirker den samlede kontantstrømmen umiddelbart.

Ikke nok med det: Balansen påvirkes også, og verdien av lagerbeholdningen synker brått, noe som påvirker verdsettelsen av omløpsmidlene.

I tillegg gjelder det at jo mer plass dette ukurante og overflødige lageret tar opp på lageret ditt, desto mindre lagringsplass har du til produkter som faktisk selger.

Kort sagt: Foreldet lagerbeholdning kommer til å føre til problemer. 

Det er derfor du er her, og senere i denne artikkelen skal vi presentere noen strategier du kan bruke for å redusere ukuransen i lagerbeholdningen.

De skjulte kostnadene ved foreldet lagerbeholdning

La oss bryte ned hva du egentlig betaler for når et produkt blir liggende usolgt på lageret:

• Lagrings- og lagerkostnader. Hver kvadratmeter som opptas av ukurante varer, er plass som kunne vært brukt til salgbare varer.
• Forsikringspremier. Selv foreldet lagerbeholdning er ofte fortsatt forsikret, noe som medfører unødvendige kostnader.
• Bundet kapital. Pengene dine er bundet opp i produkter som ikke selger, selv om de kunne vært brukt på markedsføring, forskning og utvikling eller din neste bestselger.
• Verdifall og svinn. Jo lenger noe blir liggende usolgt, desto mer mister det verdi – og desto større er risikoen for at det blir skadet, går ut på dato eller forsvinner.
• Kostnader ved kassering og avvikling. Enten du betaler for å få det fraktet bort, selger det videre til en oppkjøper eller bare må ta kostnaden selv, er det ikke gratis å kvitte seg med foreldede varer.
• Skade på merkevaren. For mange prisavslag, utgåtte varer eller støvete hyller? Kundene begynner å lure på om butikken din sakker akterut.

Eksempler på foreldet lagerbeholdning

La oss se på eksempelet med fritidsklærbutikken vår, Casual Jack’s, igjen. 

Som vi nevnte, begynte en joggebuksemodell plutselig å trende fordi en kjent fotballspiller ble sett iført den. 

For å holde tritt med etterspørselen – og være på moten – bestilte Casual Jack’s 10 000 enheter av joggebuksen.

De solgte 8 000 enheter før trenden dabbet av, og satt igjen med 2 000 enheter med foreldede varer.

Hvis de 10 000 enhetene kostet 20 dollar per stykk, utgjør det en total investering på 200 000 dollar. Det betyr at Casual Jack’s sitter igjen med en foreldet lagerverdi på 40 000 dollar når 2 000 enheter gjenstår. 

Den støvete haugen med joggebukser er nå en kostbar påminnelse om gårsdagens trender (sett på den triste fiolinmusikken).

La oss nå se på en annen type virksomhet – denne gangen et bakeri som heter The Hot Croissant. 

Bakeriet laget 100 bakervarer som skulle selges innen dagens slutt, siden dette er en type lett bedervelig lagerbeholdning. Når stengetiden kommer, er det 10 bakervarer igjen.

The Hot Croissant har beregnet at det koster 5 dollar i ingredienser og arbeidskraft å lage hver croissant.

Av totalt 500 dollar sitter de derfor igjen med en foreldet lagerverdi på 50 dollar.

Ifølge allment aksepterte regnskapsprinsipper (GAAP) må disse tapene kostnadsføres umiddelbart – noe som, som vi nevnte, kan få alvorlige økonomiske konsekvenser for en virksomhet.

Hva er årsakene til foreldet lagerbeholdning?

Det finnes en rekke årsaker til at lagerbeholdning kan bli foreldet. 

Å forstå hvor overskuddslageret kan komme fra, er det første steget for å stoppe det. La oss derfor presentere noen grunner til at virksomheter ender opp med å måtte avskrive ukurante varer.

Teknologisk utvikling

Vi ser ofte at dette skjer i teknologirelaterte selskaper, der nye fremskritt får folk til å ønske seg det nyeste og beste, slik at eldre produkter blir glemt.

Tenk på selskaper som Samsung og Apple, som lanserer nye versjoner av produktene sine hvert eller annethvert år. 

De må planlegge nøye når de nye lanseringene skal finne sted, slik at de ikke ender opp med lagerbygninger fulle av foreldede varer.

Mindre selskaper, som en liten elektronikkforhandler på et tettsted, må sørge for at de ikke lagerfører for mye av varer som når som helst kan bli utdaterte.

Endringer i forbrukernes preferanser

Denne årsaken til ukurans knytter seg tilbake til eksempelet vårt med Casual Jack’s. 

Selv om det kan være vanskelig å fastslå nøyaktig hvor mange produkter du vil trenge på grunn av en trend, kan endringer i forbrukernes preferanser være en viktig årsak til at bestemte varer blir ukurante. Akkurat slik joggebuksene som var populære, ble foreldet så snart trenden gikk av moten.

Det beste du kan gjøre, er å følge med på mønstre fra tidligere trendprodukter for å se om du kan finne et riktig nivå for hvor mye lagerbeholdning du bør bestille.

Unøyaktig lagerprognostisering

Dårlig etterspørselsprognostisering kan være en annen viktig årsak til ukurans i lageret. 

Hvis teamet ditt prognostiserer kundeetterspørselen unøyaktig basert på historiske salgsdata og markedstrender, kan du ende opp med langt mer av et produkt enn det som realistisk sett kommer til å bli solgt.

Sørg for at teamet ditt får riktig opplæring i hvordan man prognostiserer lagerbeholdning, slik at lagernivåene enkelt kan opprettholdes og ikke ender opp med å forårsake et tap senere.

Økt konkurranse

Hvis en ny konkurrent har etablert seg og tar unna salg, kan dette også være årsaken til at en bedrifts lagerbeholdning blir utdatert. 

Noe slikt kan ofte ikke unngås, særlig fordi lanseringer av nye selskaper kan føre til midlertidige forstyrrelser i markedet. 

Du kan imidlertid forsøke å motvirke noe av denne uunngåeligheten ved å reagere på den nye konkurransen gjennom salg, rabatter og andre tiltak for å få kundene til å komme tilbake til deg.

Regulatoriske endringer

Hvis regelverket i bransjen din blir oppdatert, kan tidligere lagerbeholdning bli uselgelig på grunn av nye regulatoriske endringer. 

Helse- og omsorgsbransjen har for eksempel strenge retningslinjer som selskaper må følge. Et produkt og muligheten til å selge det kan bli påvirket hvis disse retningslinjene endres på en måte som gjør produktet ubrukelig.

Følg nøye med på de siste bransjenyhetene, slik at du kan bestille mindre av produkter som kan bli påvirket i nær fremtid. 

Det kan hende du må bestille på nytt oftere enn vanlig for å sikre at du ikke ender opp med for mye ukurans etter at nye regler trer i kraft.

Dårlig lagerstyring

Et dårlig system for lagerstyring kan også føre til økt ukurans. 

Uten de riktige verktøyene, for eksempel programvare for lagerstyring, kan det være vanskelig å holde oversikt over lagerbeholdningen. Dette fører til overbestilling fordi du ikke har en nøyaktig oversikt over antallet varer på lager.

Det er viktig å forbedre prosessene for lagerstyring av flere grunner. En av dem er selvfølgelig å redusere lagerbeholdningen.

Dårlig produktdesign

Til slutt kan et produkt bli utdatert ganske enkelt fordi det ikke er et særlig godt produkt. 

Hvis dette skjer, er det beste du kan gjøre å finne ut fra kundene hva de ikke liker ved produktet.

Bruk tilbakemeldingene deres til å forbedre neste versjon – eller prøv igjen med noe bedre.

Slik identifiserer, håndterer og reduserer du ukurans i lageret

Selv om vi ønsker å unngå det, er ukurans i lageret en del av det å drive en nettbasert virksomhet. 

Faktisk har enkelte studier vist at selv veldrevne selskaper har en tendens til å operere med et gjennomsnitt på 20–30 % ukurans i lageret.

Med tall som dette kommer du til å ha noe ukurans i lageret. 

Det viktige er å etablere prosesser som bidrar til å identifisere, håndtere og redusere mengden lagerbeholdning du må avskrive.

Her er 10 strategier som kan hjelpe deg med å identifisere og forhindre at lagerbeholdningen blir ukurans.

1. Ta i bruk programvare for lagerstyring

Grunnlaget for enhver nettbasert merkevares lagerstyring er riktig programvare. 

Med gode funksjoner for lagerstyring – og et team som er opplært i å bruke dem effektivt – får du en langt tydeligere forståelse av når bestemte produkter raskt mister momentum i markedet.

Det finnes utallige fordeler med programvare for lagerstyring, og det å ha full oversikt over produktene som går inn og ut av lageret, er utvilsomt en av de viktigste.

Finn det riktige alternativet for merkevaren din ved å se på vår liste over den beste programvaren for lagerstyring som finnes.

2. Prognostiser etterspørselen nøyaktig

Som vi nevnte tidligere, kan unøyaktig lagerprognostisering delvis være en viktig årsak til at lagerbeholdning blir utdatert. 

Derfor kan det å innføre verktøyene og prosessene som bidrar til å forbedre denne nøyaktigheten være en god måte å redusere den totale andelen utdatert lagerbeholdning på.

Noen tips for å forbedre prognostiseringen inkluderer:

• Se på historiske data for å finne ut om det oppstår trender fra år til år eller fra kvartal til kvartal
• Bruke markedsundersøkelser for å måle kundenes oppfatning av bestemte produkter, trender, stiler eller teknologi
• Samarbeide med partnere i forsyningskjeden for å utarbeide felles prognoser for lagerbehov
• Være oppmerksom på sesongtrender samt kulturelle trender som kan påvirke kortsiktige og langsiktige behov

Ved å prognostisere etterspørselen nøyaktig kan du sørge for at du ikke overfyller lageret med produkter som ganske enkelt ikke kommer til å bli solgt.

3. Analyser salgsdata

Ved å gå gjennom de historiske salgsdataene dine og gjennomføre regelmessige analyser bør du kunne identifisere trender når salget av enkelte produkter begynner å stagnere. 

Hvis du følger med på salgsdataene, bør det hjelpe deg med å oppdage potensielt overskuddslager tidlig, før det blir fullstendig utdatert.

I slike tilfeller kan du kanskje nedskrive lagerbeholdningen til en redusert pris, i stedet for å måtte kostnadsføre hele beløpet. 

Følg med på markedsverdien, slik at du fortsatt kan få så mye som mulig for produktet og minimere selskapets tap.

For å analysere salgsdataene dine på riktig måte bør du bruke verktøy som:

• Programvare for lagerstyring
• Salgsrapporter
• Rapporter for trendanalyse
• Lageromløpshastighet
• Data for lagersporing
• Dager med utestående lagerbeholdning (DIO)

Du kan også bruke ABC-analyse for å prioritere oppmerksomheten. Denne teknikken deler lagerbeholdningen inn i tre kategorier:

• A-varer: produkter med høy verdi og lavt antall – kontroller disse ofte.
• B-varer: middels verdi og mengde – følg opp regelmessig.
• C-varer: lav verdi og høyt antall – kontroller i partier etter behov.

Ved å bruke disse metodene kan du tidligere og mer proaktivt merke problematiske SKU-er og redusere risikoen for å samle opp utdatert lagerbeholdning. Du vil også identifisere hvilke produkter som må settes ned i pris eller fjernes helt.

4. Følg med på produktets livssyklus

En annen måte å identifisere ukurante varer på er å følge med på produktets livssyklus. Programvare for produktlivssyklusstyring (PLM) kan være til stor hjelp med dette.

Produktets livssyklus viser til hvert stadium et nytt produkt går gjennom. Fra det introduseres på markedet eller av merkevaren din, helt til etterspørselen avtar og produktet blir utdatert.

I begynnelsen av et produkts livssyklus vil etterspørselen være høy, og fokuset ditt vil være på å finne riktige bestillingspunkter slik at du kan unngå utsolgte varer. 

Etter hvert som produktet beveger seg gjennom livssyklusen, kan etterspørselen stabilisere seg og avta etter hvert som interessen svekkes.

Når dette skjer, må virksomheten din være oppmerksom, slik at den kan justere prosessene for ordrebehandling og slutte å bestille like mye av produktet – eller slutte å bestille det helt. 

Hvis du ikke gjør det, kan du raskt øke mengden ukurante varer du ender opp med når kundeetterspørselen forsvinner helt.

5. Gjennomfør regelmessige lagerrevisjoner

En lagerrevisjon er en fullstendig opptelling av alle lagernivåene dine. 

Selv om den fullstendige revisjonen vanligvis bare gjennomføres én gang i året, er det viktig å etablere en vane med regelmessige opptellinger av sykluslageret (for eksempel en ABC-lageranalyse) for å holde oversikt over lagerbeholdningen. 

Syklusopptellinger lar deg kontrollere lageret seksjonsvis etter en rullerende plan. Dette gjør det enklere å oppdage problemer tidligere uten forstyrrelsene en fullstendig revisjon medfører.

For å gjøre disse opptellingene meningsfulle bør du implementere ABC-lageranalyse som en del av strategien for syklusopptellinger (ja, det tåler å gjentas):

• A-varer: varer med høy verdi og lavt volum. Tell hver måned – eller til og med hver uke.
• B-varer: moderat verdi og omløpshastighet. Tell hvert kvartal.
• C-varer: lave kostnader og høyt volum. Tell én eller to ganger i året.

Dette sikrer at du retter oppmerksomheten mot det som betyr mest – varene som har størst innvirkning på bunnlinjen.

Når du gjennomfører lageropptellingen, bør du være oppmerksom på produkter som ser ut til å ha lav omløpshastighet, eller som har mistenkelig høye lagernivåer. 

Strekkodeskannere, sporing på SKU-nivå og systemer for lagerstyring i sanntid gjør denne prosessen betydelig mer nøyaktig og effektiv.

De gjør det også mulig å merke varer uten bevegelse raskt – slik at du kan iverksette korrigerende tiltak før disse SKU-ene blir ukurante varer som binder opp kapital.

Regelmessige lagerrevisjoner gir deg de tidlige varselsignalene du trenger for å identifisere og redusere risikoen for ukurans – før du sitter fast og må finne ut hvordan du skal bli kvitt bevisene.

6. Gå gjennom rapporter om lageralder

En rapport om lageralder er et økonomisk dokument som inneholder viktig informasjon, blant annet:

• Hvor lenge varer vanligvis oppbevares på lageret før de selges
• Lager- og beholdningskostnader for varene dine
• Kilden til hvert produkt på lageret
• Hvilken lagerstyringstilnærming som brukes for hvert produkt

Ved å gå gjennom disse rapportene kan du finne ut hvilke produkter som tilbringer altfor lang tid i hyllene før de blir solgt. 

Dette øker risikoen for at de blir ukurante, noe som betyr at du sannsynligvis kan bestille mindre mengder om gangen.

7. Kommuniser med leverandører og kunder

Et godt forhold til leverandørene dine betyr at du kan sikre at du alltid har tilgang til de nyeste og beste produktalternativene. 

Du kan også være oppdatert på når nye produkter eller teknologiske fremskritt lanseres. 

Dette kan gi deg et fortrinn når det gjelder å unngå at noen av produktene dine blir utdaterte.

Men ikke nok med det: Du bør også holde kommunikasjonslinjene åpne med kundene dine.

Dette kan hjelpe deg med å måle stemningen rundt bestemte produkter, slik at du i god tid oppdager når trender er på vei over og lagerbeholdningen mister popularitet, slik at du kan slutte å bestille inn produktene på nytt.

8. Markedsfør eller bruk produktene på nytt

Selv om et produkt kanskje ikke dekker etterspørselen det opprinnelig var ment for, bør du vurdere å markedsføre det mot en ny målgruppe eller bruke det på nytt, slik at det kan dekke en ny og annerledes etterspørsel.

Dette er en flott måte å unngå å måtte avskrive – eller til og med nedskrive, med tanke på markedsverdi og etterspørsel – de gjenværende produktene dine. 

Idémyldring med produkt- og markedsføringsteamene dine for å se om noen har ideer til hvordan lagerbeholdningen kan brukes på nytt. 

Et godt eksempel på dette er Play-Doh.

Play-Doh startet på 1930-tallet som et produkt som kunne fjerne kullrester fra tapet. Da hjemmene imidlertid gikk over til olje- og gassovner på 1950-tallet, begynte etterspørselen å falle, og selskapet sto overfor foreldelse.

Helt til de oppdaget at kunstlærere brukte produktet som modelleringsleire. 

Selskapet gjorde produktet mer fargerikt, endret markedsføringsstrategien og er fortsatt en svært suksessrik merkevare i dag.

9. Tilby rabatter og produktpakker

Før du avskriver lagerbeholdningen fullstendig, bør du gjøre et siste forsøk på å gjenvinne verdi med kreative pris- og kampanjetiltak.

Rabatter er den mest åpenbare løsningen – tenk lynsalg, lagertømmingssalg eller å legge til en kategori for «siste sjanse» på nettstedet ditt.

Selv om marginene er knivskarpe, redder du fortsatt mer enn du ville fått ved en fullstendig avskrivning.

Produktpakker fungerer enda bedre.

Kombiner produkter som selger sakte, med populære produkter, og selg dem som et sett. Kundene ser en ekstra verdi, og du reduserer ukuranslageret samtidig som du fortsatt selger produkter med høy margin.

Eksempler inkluderer:

• «Kjøp én, få én gratis» der et produkt som selger sakte, brukes som gratisprodukt
• «Mysteriepakker» for å selge diverse lagerbeholdning raskt
• «Startsett» som kombinerer bestselgere med tillegg eller tilbehør som ikke selger

Du kan også undersøke alternativer for likvidasjon hvis prisreduksjoner ikke hjelper. Tjenester som B-Stock, Liquidation.com eller Closeout Central spesialiserer seg på å selge unna overskuddslager – ofte for noen få øre per krone, men fortsatt bedre enn null.

Noen selskaper selger til og med overskuddslager gjennom sekundærmarkeder, for eksempel lavprisforhandlere eller nisjeforhandlere som spesialiserer seg på bestemte produktkategorier.

Kort sagt: Før du kaster det, bør du prise det kreativt, pakke det smart eller overlate det til noen som kan selge det. Det er ofte fortsatt litt verdi igjen å hente ut.

10. Vurder donasjon

Til slutt, hvis produktene virkelig ikke selger – uansett hvilke andre tiltak du har prøvd – kan donasjon være en smart siste utvei.

I tillegg til god karma finnes det ofte en økonomisk fordel. I mange land kan donasjon av lagerbeholdning til godkjente veldedige organisasjoner være fradragsberettiget, noe som bidrar til å kompensere for tapet.

Bare sørg for at du:

• Dokumenterer markedsverdien på donasjonstidspunktet
• Får en skriftlig bekreftelse fra organisasjonen
• Rådfører deg med regnskapsføreren eller skatterådgiveren din for å sikre at kravene overholdes

Når det gjelder hvor du kan donere, kan du prøve:

• Lokale ideelle organisasjoner og herberger som tar imot klær, lett bedervelige varer eller husholdningsartikler
• Skoleprogrammer eller kunstsentre for materiell og håndverksartikler
• Donasjonsnettverk som Good360 eller NAEIR, som spesialiserer seg på å knytte bedriftsdonasjoner til kontrollerte veldedige organisasjoner

Hvis donasjon ikke er et alternativ – på grunn av produkttype, tilstand eller regelverk – bør du vurdere resirkulering eller til og med gjenbruk med verdiøkning.

• Gjenvinning: Inngå samarbeid med leverandører som kan bryte ned komponenter på en ansvarlig måte (særlig for elektronikk eller emballasje).
• Oppsirkulering: Samarbeid med produsenter eller kunstnere som gjør overskuddsvarer om til noe helt nytt. Det er en nisje, men det forekommer.

Poenget er: Å avskrive lagerbeholdning trenger ikke å bety at den må kastes.

Vær kreativ, sørg for at kravene overholdes, og gjør så langt det er mulig den foreldede lagerbeholdningen din om til goodwill, fradrag eller råmaterialer.

Foreldelse er ikke slutten

Foreldet lagerbeholdning er en del av det å drive en nettbasert virksomhet, men det betyr ikke at det ikke finnes måter å håndtere og redusere tapet for virksomheten på. 

Denne artikkelen presenterer 10 strategier for å håndtere og redusere foreldelse, inkludert bruk av programvare for lagerstyring. Sørg for at bedriften bruker et verktøy som gjør prosesser som å identifisere ukurante varer så enkle som mulig.

Detaljhandelen står aldri stille – og det bør ikke du heller. Abonner på nyhetsbrevet vårt for de nyeste innsiktene, strategiene og karriereressursene fra ledende aktører i detaljhandelen som former bransjen.