Lagersvinn: Oppdag, beregn & stopp det

Venninnen min Tania mistet lagerbeholdning til en verdi av $7,842 i fjor. Ikke i et dramatisk tyveri der noen stakk av med esker fulle av pålimte negler. Eller fordi hun gikk amok og prøvde sine egne produkter. 

I stedet forsvant eksklusive neglesett mellom mottak og ordrebehandling, fortjenestemarginene ble mindre, og regnskapsføreren hennes stilte ubehagelige spørsmål hun ikke kunne svare på. 

«Solgte du disse designene? Returnerte du dem til leverandørene? Hvor ble det egentlig av nesten $8K av lagerbeholdningen?»

Det verste? Hun hadde absolutt ingen systemer som kunne fortelle henne om årsaken var tyveri, feil i papirarbeidet, leverandørsvindel eller en kombinasjon av alle tre. 

«Lagerstyringen» hennes besto av regneark, magefølelse og kryssede fingre, i håp om at hun hadde nok franske tipper og kromoverflater på lager.

Hvis du nikker gjenkjennende fordi du har opplevd nøyaktig det samme – er du ikke alene.

Lagersvinn sto for $112.1 billion i tap i 2022, likevel behandler mange eiere det fortsatt som en mystisk og uunngåelig kostnad ved å drive virksomhet.

Derfor satte Tania og jeg oss fore å forstå det store mysteriet med lagersvinn. 

Denne veiledningen er resultatet av den reisen – et omfattende veikart som viser deg nøyaktig hvordan du oppdager lagersvinn, beregner hvilken innvirkning det har på virksomheten din, og gjennomfører velprøvde strategier for å forhindre det. 

Enten du driver en eksklusiv detaljhandel, en nettbasert virksomhet eller en hybridmodell, finner du praktiske råd for å beskytte bunnlinjen og skape klarhet i lagerstyringen.

Hva er lagersvinn?

Lagersvinn er forskjellen mellom lagerbeholdningen du skal ha (ifølge registreringene dine), og det du faktisk har (basert på en fysisk opptelling). 

Enkelt sagt oppstår det når produktene dine på mystisk vis forsvinner et sted mellom innkjøp og salg.

Hvis systemet ditt for eksempel viser at du skal ha 500 sett med kromfargede pålimte negler på lager, men den fysiske opptellingen bare viser 475 sett, har du et svinn på 25 enheter. 

Dette avviket representerer tapt lagerbeholdning – og tapte penger – som ikke kan omsettes til inntekter.

Den økonomiske og driftsmessige effekten av svinn

Som eier av en nettbasert virksomhet har du kanskje opplevd akkurat det samme – og du har kommet til rett sted for å finne ut hva, hvorfor og hvordan! 

Så, akkurat som Tania og jeg, må vi først se på hvilken økonomisk og driftsmessig effekt svinn har på virksomheten din: 

Tapt fortjeneste og økte COGS

Lagersvinn rammer bunnlinjen din på to smertefulle måter: 

• For det første har du det direkte tapet av produktets verdi. 
• For det andre, og mer snikende, øker det varekostnaden (COGS) i forhold til det faktiske salget ditt.

Da Tanias neglevirksomhet mistet lagerbeholdning til en verdi av nesten $8,000, manglet hun selvsagt produktet. 

MEN det verste var at hun også mistet potensielle inntekter som disse produktene kunne ha generert – omtrent $16,000 i salg basert på de vanlige marginene hennes. 

I tillegg måtte regnskapsføreren hennes justere COGS oppover for å ta høyde for den manglende lagerbeholdningen. Det fikk fortjenestemarginene hennes til å se mindre ut enn de burde ha vært (og enn den tynne isen lageransvarlig for øyeblikket befant seg på).

Problemer med prognoser og lagernøyaktighet

Vedvarende svinn skaper ringvirkninger i hele lagerplanleggingen. Når systemdataene dine ikke stemmer overens med virkeligheten, står du overfor to hovedproblemer:

• Du kan komme til å bestille nye varer for sent fordi systemet tror du har mer enn du faktisk har
• Salgsprognosene dine blir upålitelige fordi de er basert på unøyaktige lagernivåer

Utsolgte varer, problemer med gjenbestilling og risiko knyttet til regelverksetterlevelse

De driftsmessige konsekvensene av svinn strekker seg lenger enn økonomiske tap:

• Kundeskuffelse. Ingenting frustrerer kunder mer enn å bestille varer som ser ut til å være på lager, for så å motta et varsel om restordre flere dager senere.
• Bestillinger i siste liten. Når du uventet oppdager utsolgte varer, ender du ofte opp med å betale premiumpriser og frakt for hastebestillinger.
• Problemer med regelverk og skatt. Unøyaktige lagerregistre kan utløse skatterevisjoner og problemer med regelverksetterlevelse. Dette er spesielt skadelig for regulerte produkter eller børsnoterte selskaper. 

For Tanias neglevirksomhet var lagerunderskudd og tap vanskelig å håndtere – men den mest smertefulle konsekvensen var å måtte sende e-post til kunder som hadde bestilt feriedesign i begrenset opplag, og fortelle at varene faktisk var utsolgt. Dette førte ikke bare til tapte salg, men skadet også merkevarens omdømme som en pålitelig aktør.

Lagersvinn påvirker alt fra kontantstrømmen din til kunderelasjonene dine. 

Og som vi skal se i neste del, kan det skyldes et overraskende stort utvalg av kilder.

Vanlige årsaker til lagersvinn

La oss være ærlige – produkter får ikke bare bein og går sin vei (selv om det noen ganger føles slik). 

Å forstå hvor lagerbeholdningen faktisk tar veien, er første steg for å stanse blødningen. Her er de vanligste mistenkte bak disse frustrerende lagermysteriene:

• Eksternt tyveri. Mens fysiske butikker i nabolaget bekymrer seg for butikktyver, er ikke netthandel immun mot fingre som klør etter å stjele. Pakker kan forsvinne fra lageret eller under levering, og står for rundt 36 % av detaljhandelens svinn ifølge National Retail Federation.
• Internt tyveri. Her er den ubehagelige samtalen ingen bedriftseier ønsker å ta – noen ganger er det en intern jobb (omtrent 29 % av svinnsakene). For netthandelsbedrifter skjer dette vanligvis på lageret, der ansatte har direkte tilgang til produktene dine.
• Administrative feil. Å gjøre feil er menneskelig, og i dette tilfellet kan det føre til hele 18,8 % av lagersvinnet. Selv om det er mindre dramatisk enn tyveri, er det like kostbart. Disse feilene skyldes vanligvis:
  • «Tja, det ser omtrent riktig ut»-telling ved mottak av leveranser, i stedet for faktisk å kontrollere antallet.
  • Bokføringskaos der regnskapssystemet og lagersystemet ditt i praksis snakker med forskjellige tall.
  • Returer som forsvinner inn i et mystisk svart hull i stedet for å bli behandlet og ført tilbake på lageret.

Se på denne Reddit-kommentaren om Amazons obsessive årvåkenhet. Selv med milliarder investert i teknologi og systemer med trippelverifisering er den mest sannsynlige årsaken når lagerbeholdning forsvinner, fortsatt gammeldags menneskelig feil!

^_Kilde

• Nettsted- og systemfeil. Tekniske problemer skaper «digitalt svinn», der systemet ditt ikke registrerer salgene riktig. Det betyr at lagersystemet tror produktene fortsatt står i hyllene, selv om de faktisk er sendt ut til fornøyde kunder. Systemet viser at lageret er fullt, men lageret ditt er tommere enn et yogakurs mandag morgen. Disse feilene er like kostbare fordi du potensielt kan gå glipp av bestillingspunkter for varer som faktisk begynner å gå tomme, noe som fører til tapte inntekter eller et dårlig rykte! 
• Leverandørsvindel og -feil. Netthandelsbedrifter er spesielt sårbare for leverandørtriksing, siden bestillinger ofte mottas i store partier uten grundig kontroll. Disse utspekulerte problemene omfatter:
  • Underlevering: «Vi sendte alle 500 enhetene!» (Fortellerstemmen: De sendte 485)
  • Feilaktig fremstilling av kvalitet: «Dette er premiumversjonene!» (Fortellerstemmen: Det var de ikke)
  • Retursvindel: «Returen ble behandlet!» (Fortellerstemmen: NEI!)

Det er bedre å kvitte seg med disse leverandørene, og det raskt!

Slik beregner du lagersvinn

La oss gå rett på sak – du kan ikke styre det du ikke måler. 

Å beregne lagersvinn er det første steget fra «hvor ble det av alle varene våre?» til «her er nøyaktig hvor mye vi taper, og hvorfor».

Den grunnleggende formelen for beregning av lagersvinn er enkel:

Og hvis du vil uttrykke det som en prosentandel (noe som gjør det enklere å sammenligne på tvers av tidsperioder eller lokasjoner):

La oss bryte det ned med et konkret eksempel

Tanias nettbutikk for negler mottok en forsendelse med 500 luksuriøse press-on-neglesett til en innkjøpspris på $15 per sett (totalverdi: $7,500). Lagerstyringssystemet hennes registrerer salg, returer og justeringer.

Etter en periode på tre måneder:

• Lagersystemet hennes viser at 375 sett er solgt
• Ingen returer eller andre justeringer er registrert
• Ifølge registreringene skal det være 125 sett igjen (verdt $1,875)

Men da Tania teller det fysiske lageret, finner hun bare 100 sett i hyllene.

Beregning av lagersvinnet:

• Forventet lagerbeholdning: 125 sett ($1,875)
• Faktisk lagerbeholdning: 100 sett ($1,500)
• Manglende lagerbeholdning: 25 sett ($375)
• Lagersvinnprosent: (25 ÷ 125) × 100 = 20 %

En lagersvinnprosent på 20 % bør utløse alarmklokkene – gjennomsnittet i netthandelsbransjen ligger rundt 1,4 %, ifølge National Retail Federation. 

Med en innkjøpspris på $375 er de 25 manglende settene allerede et direkte tap for Tanias resultat.

Men den virkelige smerten? Det er de $750 i tapt salgspotensial til utsalgsprisen hennes på $30 per sett – penger som aldri vil finne veien til bankkontoen hennes.

Før vi går videre, bør du få full oversikt over din egen situasjon når det gjelder lagerdifferanser. 

Det finnes ikke noe bedre enn å sette faktiske tall på problemet – det er som endelig å gå på vekten etter jul. Ubehagelig? Kanskje. Nødvendig? Absolutt.

Vi har laget denne praktiske kalkulatoren for å hjelpe deg med å konfrontere realitetene. Skriv inn bransjen din (hvis du kjenner den), den totale lagerverdien din og hvor mye lagerbeholdning som på mystisk vis har forsvunnet. 

Deretter ser du nøyaktig hvordan lagerdifferansen din ligger an sammenlignet med bransjegjennomsnittet.

Kalkulatoren gir deg en realitetssjekk på sekunder – den viser lagerdifferansen din, den faktiske dollarverdien du taper, og hvordan du ligger an sammenlignet med andre i bransjen din.

Hvis du ser røde varsler, er det definitivt på tide å iverksette strategiene vi snart skal gå gjennom.

Prøv den gjerne. Fortjenestemarginene dine vil takke deg senere.

Lagerdifferanser etter bransje

Bransjestandardene for lagerdifferanser varierer mye, avhengig av hva du selger, hvor stor virksomheten din er, og hvor du driver. 

I gjennomsnitt taper virksomheter rundt 1,4 % av salget – men det er bare toppen av isfjellet.

• Detaljhandelen rammes ofte hardere, med lagerdifferanser som sluker 1,8 % av salget. Ikke overraskende – når kundene kan ta på varene dine, har noen av dem en tendens til å forlate butikken uten å bli betalt.
• Mat- og drikkevirksomheter? De ser 2,5 % av salget forsvinne raskere enn gratisprøver på Costco. Mellom svinn på grunn av forringelse, «kvalitetstesting» utført av ansatte og ujevne porsjonsstørrelser er lett bedervelige varer nærmest designet for å forsvinne.
• Produksjonsvirksomheter taper vanligvis 1,6 % av salget, og råvarer forvandles på mystisk vis til ingenting et sted mellom varemottak og produksjon. De vanlige mistenkte? Prosessavfall som ingen sporer, ansatte som «låner» materialer til sideprosjekter, og den eldgamle produksjonstradisjonen med avrundingsfeil ved måling av innsatsfaktorer – «Eh, omtrent riktig» er det sjelden.

Når det er sagt, er dette bare gjennomsnittstall – dine resultater kan variere betydelig. 

Den virkelige gevinsten er ikke å ha den laveste lagerdifferansen i bransjen din (selv om det er hyggelig å kunne skryte); det handler om å kjenne tallene dine, følge trender og stadig forbedre deg.

Vi har laget en enkel tabell (fordi jeg ELSKER dem som visuell fremstilling) for å vise de viktigste kildene til lagerdifferanser og hvilke forhold som skaper høy risiko for virksomheten din:

KPI-er for lagerdifferanser og hva du bør følge med på

Nå som vi kjenner de gjennomsnittlige lagerdifferansene i bransjen, er det viktig å vite hva du bør følge med på for å slå disse tallene. Her er de viktigste tallene du bør overvåke:

• Svinnprosent: Følg med på prosentandelen av lagerbeholdningen som forsvinner. Bransjegjennomsnittet er 1,4 %, men dette varierer mellom sektorer. Overvåk kvartalsvis for å oppdage trender.

• Nøyaktighetsgrad for lagerbeholdningen: Mål hvor godt digitale registre samsvarer med den fysiske virkeligheten. Sikt mot 98 % eller høyere. Alt under 95 % krever umiddelbar undersøkelse.

• Feilrate: Følg med på antallet avvik under syklustellinger. Del opp feilene etter produkttype, lagersone eller arbeidsskift. Økende feilrater i bestemte områder kan avdekke målrettet tyveri eller prosessfeil.

• COGS-effekt: Beregn svinnets direkte effekt på varekostnaden.

• Utsolgt-rate: Utsolgt-rate er prosentandelen av varer som ikke er tilgjengelige når de trengs for salg. Høye rater til tross for tilsynelatende tilstrekkelig lagerbeholdning signaliserer dypere problemer med lagerstyringen, som tyveri eller feilplassering. Dette kan føre til forsinkelser for kundene og forsinkelser i innkjøp fra leverandører!

Ved å følge konsekvent med på disse fem måltallene får du innsikt i ikke bare hvor mye lagerbeholdning som forsvinner, men også hvor, når og hvordan den forsvinner raskere enn pizza på en kontorfest. 

Du ender ikke lenger opp som Tania – gråtende over tastaturet klokken 02.00 mens hun febrilsk googler «hvor ble det av all lagerbeholdningen min» og «kan bedrifter sende inn savnetmeldinger for produkter».

Slik forhindrer du lagersvinn: 8 velprøvde strategier

Nå som vi har avdekket hvor lagerbeholdningen din tar veien (poff! ut i intet), er det på tide å brette opp ermene og slå tilbake. 

Nedenfor finner du åtte kampprøvde strategier – støttet av rot fra virkeligheten (hei, Tania), ekspertinnsikt og dyrekjøpte erfaringer – som kan hjelpe deg med å stanse blødningen, beskytte fortjenesten og endelig få kontroll på lagerbeholdningen. Klar?  

1. Kontroller lagerbeholdningen ofte (inkludert uanmeldte kontroller)

Husker du da Tania antok at lagerbeholdningen var i orden, helt til kvartalsgjennomgangen avdekket en bombe på $8K? Ja, la oss unngå det.

I stedet for å behandle lageropptellinger som årlige tannlegebesøk (smertefulle, fryktede og enkle å utsette), bør du innføre løpende opptelling – der du teller en liten del av lagerbeholdningen hver dag eller uke. 

Denne metoden:

• Avdekker avvik før de vokser til fortjenesteødeleggende monstre
• Skaper en ansvarskultur (alle vet at opptellinger skjer regelmessig)
• Fordeler arbeidsmengden, slik at hele teamet ikke trenger å jobbe natten gjennom med å telle lagerbeholdningen

Og legg inn uanmeldte kontroller av og til. 

Disse uannonserte opptellingene fungerer som overraskelsesprøver for lagerteamet. Hvis noen har forsynt seg av produkter eller pyntet på tallene, gjør uanmeldte kontroller det betydelig vanskeligere å skjule sporene. 

2. Innfør systemer for lagerstyring i sanntid

Hvis lagersystemet ditt fortsatt innebærer manuell telling og dataregistrering, kan du like gjerne kjøre hodet gjennom veggen. 

For det meste forsvinner ikke produktene dine over natten – de forsvinner ett etter ett, helt uoppdaget på grunn av manglende sporing i sanntid!

Lagerstyring i sanntid er som å installere overvåkingskameraer for produktene dine. Her er hva det kan gjøre for deg:

• Strekkodeskanning sikrer at hver produktbevegelse registreres umiddelbart. Ikke når noen husker å oppdatere et regneark. Disse systemene kan integreres med POS- og netthandelsplattformene dine for å oppdatere lagerbeholdningen ved hvert salg.
• RFID-teknologi sporer produkter uten skanning med fri sikt. Faktisk bruker 93 % av forhandlerne som ble undersøkt i Nord-Amerika, RFID. Dette er spesielt verdifullt i butikkmiljøer der produkter ofte flyttes mellom lagerrom, salgsgulv og prøverom. 
• IoT-sensorer overvåker ikke bare plassering, men også miljøforhold. Best for virksomheter som håndterer ferskvarer eller varer som er følsomme for temperatur og fuktighet, der svinn i betydelig grad bidrar til lagerdifferanser.

3. Bruk lagerstyringsprogramvare med automatisering

Moderne lagerstyringssystemer tar seg av det meste ved å automatisere de monotone oppgavene som mennesker uunngåelig gjør feil i – og angriper dermed direkte de 18,8 % av lagerdifferansene som skyldes administrative feil.

Her er noe av det de kan hjelpe deg med:

• Automatiske bestillingspunkter som utløser innkjøp når lagerbeholdningen når kritiske nivåer
• Avstemming på tvers av kanaler som holder lagerbeholdningen korrekt på tvers av alle salgskanaler
• Mønstergjenkjenning som flagger mistenkelige avvik før de blir kostbare problemer

De beste systemene tilbyr oversikter i sanntid som viser nøyaktig hva som selges, hva som blir liggende, og hva som på mistenkelig vis mangler – uten at du må lete gjennom endeløse regneark.

Se etter viktige funksjoner som direkte bekjemper lagerdifferanser, blant annet:

• Strekkodedrevne mottaksprosesser som verifiserer antall mot innkjøpsordrer
• Automatiserte tidsplaner for syklustelling som prioriterer varer med høy verdi eller høye lagerdifferanser
• Sporing av varekostnad som oppdateres i sanntid etter hvert som lagerbeholdningen flyttes
• Avstemming på tvers av lokasjoner som hindrer oversalg i kanalene
• Rapporter om lagerdifferanser som bryter ned tap etter kategori, lokasjon og tidsperiode
• Avviksvarsler som flagger uvanlige avvik for umiddelbar undersøkelse

For å sikre at du kjenner hvert kontaktpunkt der lagerbeholdningen skifter hender, har vi samlet våre 10 beste anbefalinger for lagerstyringsprogramvare:

4. Forbedre opplæring og bevissthet blant ansatte

Dine ansatte kan være dine største allierte eller dine verste fiender når det gjelder lagerdifferanser. 

Selv om internt tyveri er et stort problem, kan selv ærlige medarbeidere ved et uhell tømme lagerbeholdningen din gjennom enkle feil og snarveier.

• Den lagerarbeideren som «øyemåler» mottakstallene i stedet for å skanne hver enkelt vare? Det koster deg tusenvis. 
• Personen som glemmer å registrere skadde produkter? De skaper et fantomlager. 
• Teammedlemmet som ikke følger prosedyrene for returer? De kaster i praksis penger i søpla.

Effektiv opplæring bidrar til å bygge en kultur for lagerbevissthet. Teamet ditt bør forstå ikke bare hvordan lageret skal håndteres, men også hvorfor nøyaktige opptellinger er viktige for virksomheten (og jobbsikkerheten deres).

Lag tydelige standardiserte arbeidsprosedyrer som ikke gir rom for tolkning:

• Dokumenter nøyaktig hvordan produkter skal mottas, med nødvendige kontrolltrinn
• Fastsett prosesser for håndtering av skader, returer og avskrivninger
• Innfør dobbel kontroll ved flytting av varer med høy verdi
• Lag sjekklister for åpning og stenging som inkluderer lagerkontroller
• Fastsett tydelige konsekvenser ved brudd på prosedyrer (og håndhev dem faktisk)
• Invester i regelmessig oppfriskningsopplæring og (hvis mulig, fordi vi vet at du har mye å gjøre) lag tydelige visuelle veiledninger
• Viktigst av alt: Anerkjenn ansatte som opprettholder enestående lagernøyaktighet. Alle liker et klapp på skulderen! 

Når teamet ditt forstår at lagernøyaktighet har direkte innvirkning på virksomhetens helse (og bonusene deres), skjer det magiske ting med svinnetallene.

5. Fordel arbeidsoppgavene for å redusere risikoen for svindel

Prinsippet om arbeidsdeling er grunnleggende regnskapslære, og likevel blir det overraskende ofte oversett innen lagerstyring.

Det betyr i praksis: Ikke legg alle lagerrelaterte egg i én ansatts kurv. 

Når én person kontrollerer flere deler av lagerprosessen, har du gitt svinnet fri tilgang til lagerbeholdningen din. 

Vi antyder selvfølgelig ikke at de ansatte dine er uærlige (i hvert fall ikke alle), men dette systemet tar også høyde for og forebygger feil!

Lag tydelige ansvarsfordelinger, for eksempel: 

• Bestilling. Ett teammedlem (eller én avdeling) legger inn innkjøpsordrer.
• Mottak. En annen person mottar og teller innkommende lagerbeholdning.
• Justering. En annen person håndterer lagerjusteringer og avskrivninger.
• Opptelling. Enda en person gjennomfører regelmessige syklustellinger.
• Kontroll. En leder gjennomgår avvik uten direkte tilgang til å endre registreringene.

Denne tilnærmingen skaper naturlige kontrollpunkter der avvik blir synlige. Det gjør det mye vanskeligere for lagerbeholdning å forsvinne uten forklaring.

6. Styrk leverandørforholdene og ansvaret

Leverandørene dine kan i all hemmelighet bidra til svinnproblemet ditt uten noen gang å sette sin fot på lageret ditt. 

Og – la oss være ærlige – å telle 1 000 små komponenter i hver leveringseske ligger et sted mellom å se maling tørke og å fylle ut selvangivelsen på skalaen over spennende aktiviteter. Men du må gjøre det som må gjøres, for å sikre at leverandørene dine ikke lurer deg for svært store beløp!

Leverandørsvinn kan ta mange former: 

• Underleverte ordrer (fakturert for 500, levert 480)
• Varer som ble skadet under transport, men ikke registrert korrekt
• Erstatning med andre produkter enn dem som ble bestilt
• Den klassiske «den ble helt sikkert levert til lageret deres», når den helt sikkert ikke ble det

Slik får du kontroll på leverandørsvinnet:

• Følg opp leverandørenes resultater. Lag detaljerte vurderingsskjemaer som overvåker hver leverandørs nøyaktighet, punktlighet og kvalitetsproblemer.
• Tell innholdet, ikke eskene. Krev signaturbekreftelse med det faktiske antallet varer, ikke bare antallet mottatte esker.
• Dokumenter skader umiddelbart. Ta bilder av og registrer skadede varer straks de mottas, før bevisene forsvinner.
• Overrask leverandørene dine. Innfør tilfeldige revisjonsrutiner der du teller hele forsendelser grundig når de minst venter det.
• Fastsett tydelige sanksjoner. Etabler konsekvenser for vedvarende avvik som rammer leverandørene der det svir – på bunnlinjen.
• Gjør verifisering obligatorisk. Bygg inn mottakstrinn som ikke kan hoppes over, selv når du er overlesset med leveranser.
• Krev detaljerte pakklister. Krev at leverandørene inkluderer vare-for-vare-oversikter i alle forsendelser.
• Kommuniser forventningene. Styrk disse fysiske kontrollene med tydelig og konsekvent kommunikasjon om standardene dine.

De beste leverandørene verdsetter langsiktige partnerskap og vil samarbeide med deg for å løse avvik, mens leverandører som stadig skaper lagerproblemer, kanskje bør vurderes på nytt i sin helhet.

Du kan også ta en titt på denne listen over de beste programvareløsningene for leverandørrelasjonsstyring som Tania og jeg fant til eget bruk:

7. Legg til sikkerhetssystemer og svinnforebygging

Selv om kameraer er en god start, trenger strategien din for å forebygge svinn flere lag enn vinterklær i Minnesota. 

Effektiv svinnforebygging kombinerer fysiske barrierer, digitale låser og psykologiske knep som får potensielle tyver til å revurdere livsvalgene sine. Det er som å lage en lagerutgave av «Hjemme alene», minus julestemningen (og de sannsynlige søksmålene).

Her er hva du kan planlegge for: 

• Strategisk overvåking er ditt første forsvar. Plasser kameraer der lagerbeholdningen skifter hender eller forlater bygningen. Men ikke bare ta opp endeløse mengder materiale som ingen ser på – bruk systemer som oppdager uvanlige mønstre, som lagerbesøk ved midnatt eller noen som tilbringer mistenkelig mye tid i nærheten av premiumproduktene dine. For de verdifulle varene som ser ut til å få bein å gå på – vurder å opprette et sikkert bur som krever adgang med adgangskort eller godkjenning fra to personer.
• Digital sikkerhet fortjener like mye oppmerksomhet. Lagersystemet ditt bør ha tillatelsesinnstillinger som begrenser hvem som kan gjøre justeringer, behandle returer eller godkjenne avskrivninger. En lagerarbeider kan trenge skanningsmuligheter, men bør ikke ha guddommelige krefter til å endre antall uten tilsyn. Disse digitale grensene forhindrer både bevisst tyveri og slike lagerjusteringer av typen «jeg prøvde bare å hjelpe», som på mystisk vis alltid ender i tårer og manglende varer.
• Tilfeldige syklustellinger er et annet effektivt avskrekkende tiltak. Når de ansatte vet at lagerbeholdningen kan bli telt når som helst, er det mindre sannsynlig at de «låner» den nye øyenskyggepaletten eller spilltilbehøret. Usikkerheten skaper en psykologisk barriere som er overraskende effektiv.

Mål: Gjør tyveri så upraktisk at det aldri skjer i utgangspunktet.

8. Samarbeid med en pålitelig 3PL- eller ordrebehandlingspartner

Noen ganger er den beste måten å løse svinnproblemene dine på å la noen andre håndtere lagerbeholdningen din fullstendig. 

Det er som da jeg endelig hyret en profesjonell husrenholder etter årevis med «rengjøring» ved å stappe alt inn i tilfeldige skuffer – plutselig sluttet ting å forsvinne inn i mystiske tomrom.

En god tredjepartslogistikkpartner (3PL) tilfører lagerstyring i industriklassen. 

Disse folkene teller varer til frokost, avstemmer avvik til lunsj og optimaliserer lageroppsett til middag. Det er bokstavelig talt hele forretningsmodellen deres å vite nøyaktig hvor tingene dine befinner seg til enhver tid.

Etablerte 3PL-selskaper har allerede bygget infrastrukturen som de fleste små bedrifter ikke har råd til: lagerstyringssystemer som sporer hver eneste produktbevegelse, strekkodeskanning ved hvert kontaktpunkt, sikkerhetssystemer som ville gjort et kasino misunnelig, og standardiserte prosesser som er forbedret gjennom håndtering av millioner av bestillinger.

Velg en 3PL som har:

• Varemottaksprosesser med dobbel verifisering
• Syklustelling integrert i den daglige driften, ikke bare kvartalsvise panikktellinger
• Kameraer som dekker hver eneste kvadratcentimeter av lagergulvet
• Profesjonelt lagerpersonell som er spesifikt opplært i lagerbeholdningens nøyaktighet
• Avansert sporing som skaper ansvarlighet for hver gang et produkt håndteres

I tillegg til de åpenbare sikkerhetsfordelene tilfører profesjonelle ordrebehandlingspartnere noe som er enda mer verdifullt: jevnhet. 

Det interne plukkesystemet ditt kan variere avhengig av hvem som jobber den dagen, men 3PL-selskaper lever og dør etter standardiserte arbeidsprosedyrer.

Selvfølgelig er det ikke gratis å sette ut arbeidet – du betaler for disse tjenestene. 

Men når du tar hensyn til redusert svinn, lavere bemanningsbehov og eliminerte lagerkostnader, kommer mange bedrifter faktisk økonomisk bedre ut. For ikke å nevne den uvurderlige fordelen ved aldri å måtte telle lagerbeholdningen ved midnatt før de kvartalsvise skattene dine forfaller.

Ser du etter en ordrebehandlingspartner som spesialiserer seg på nøyaktig lagerbeholdning? Ta en titt på vår omfattende oversikt over de 10 beste 3PL-leverandørene som utmerker seg innen forebygging av svinn og lagerstyring.

Slik overlever du når FBA-lagerbeholdningen forsvinner

Selv Amazon er en 3PL-leverandør gjennom tjenesten Fulfillment by Amazon (FBA). 

FBA lar selgere lagre produktene sine på Amazons oppfyllelsessentre, mens Amazon håndterer ordreoppfyllelse, frakt og kundeservice.

Fordelen med å bruke større 3PL-leverandører er at de har flere prosesser for å håndtere erstatningskrav og klager, noe som kan hjelpe selgere som deg med å navigere enkelt i vanskelige situasjoner, for eksempel ved tapte eller forsinkede forsendelser! 

Se bare på denne forumdiskusjonen – så nyttig!

Her er en kort TL;DR av historien om Amazons tapte forsendelse fra forumet deres:

Når den dyrebare lagerbeholdningen din forsvinner ned i Amazons avgrunn, må du ikke få panikk med én gang. 

Det sorte hullet på mottakssiden bruker minst 6 dager (men det føles ofte som en evighet). Følg pakken din nøye gjennom fanen «forsendelseshendelser» helt til Amazon enten bekrefter at de har mottatt alt, eller det har gått over 90 dager. 

Hvis noe mangler, trenger du kvitteringer – bokstavelig talt. Bevæpn deg med bevis på at du faktisk eide lagerbeholdningen, og bevis på at den ankom lageret deres. 

De oppretter en sak, som i praksis er Amazons måte å si «vi skal se på det … etter hvert». Selv mektige Amazon innrømmer at dette er en hodepine, særlig når lagrene deres drukner i høytidsforsendelser. 

Velkommen til netthandelens gleder!

Kilde

Reducioooo! Reduser svinnet!

Undersøkelser viser at 82 % av forhandlerne oppgir at det er en betydelig utfordring å minimere svinn. 

Dette skyldes at lagersvinn er et komplekst puslespill bestående av administrative feil, systemfeil, leverandørjuks og, ja, av og til ansatte med kreative ideer om kompensasjon. 

Derfor angriper de mest suksessrike virksomhetene svinn fra flere vinkler samtidig – de svinger lagertryllestavene sine og roper «Reducio!» mot svinntallene sine! 

Det er her magien skjer, gjennom robuste lagerstyringssystemer, utvikling av tydelige prosesser, opplæring av ansatte og bruk av teknologi for å fjerne menneskelige feil fra ligningen der det er mulig.

Hva er konklusjonen? Lagerbeholdning som forsvinner før den kan selges, er kanskje den mest forebyggbare årsaken til redusert fortjeneste i detaljhandelen. 

Detaljhandelen står aldri stille – og det bør ikke du heller. Abonner på nyhetsbrevet vårt for de nyeste innsiktene, strategiene og karriereressursene fra ledende detaljhandelseksperter som former bransjen.