Accuratezza dell’inventario: come calcolarla & migliorarla

Indipendentemente dalle dimensioni del tuo negozio e-commerce, avrai sicuramente dell'inventario da gestire. E che tu stia monitorando 50 prodotti diversi o 500.000 prodotti diversi, una cosa fondamentale rimane invariata: hai bisogno di un conteggio accurato dell'inventario.

Come puoi immaginare, l'accuratezza dell'inventario svolge un ruolo fondamentale nella gestione di un'attività e-commerce. Dopotutto, se non sai quanto inventario possiedi, non sai quanto puoi vendere. 

Non sembra un buon modo di gestire un'attività, vero?

L'accuratezza dell'inventario influisce su molti aspetti della tua attività, dalle vendite e dalla percezione del marchio fino alle operazioni e alle previsioni dell'inventario. 

Continua a leggere per saperne di più su cosa sia l'accuratezza dell'inventario, perché sia così importante, sulle conseguenze delle imprecisioni dell'inventario e molto altro.

Che cos'è l'accuratezza dell'inventario?

L'accuratezza dell'inventario è la differenza tra ciò che il tuo sistema indica come disponibile e ciò che effettivamente hai in magazzino. Questo numero viene espresso sotto forma di percentuale. 

Ad esempio, se la tua libreria horror avesse 1.000 libri registrati nell'inventario, ma un conteggio effettivo di 900 libri, il tasso di accuratezza dell'inventario sarebbe del 90%. 

Il tuo pubblico di appassionati di horror rimarrà profondamente deluso se ordina un libro che il tuo sito web indica come disponibile, solo per vedere il proprio ordine annullato in seguito a causa di un registro impreciso.

Incredibilmente, l'Auburn University RFID Lab ha scoperto che il tasso medio di accuratezza dell'inventario dei negozi al dettaglio si aggira intorno al 65%. Ciò significa che, per quanto riguarda i conteggi dell'inventario, il margine di errore di un normale negozio al dettaglio è di un terzo.

Tuttavia, dovresti puntare a un tasso di accuratezza dell'inventario molto più elevato. 

Sebbene il 100% sia irrealistico in ogni momento, gli studi comparativi condotti in passato dal Warehouse Education Research Council hanno collocato i livelli mediani di accuratezza dell'inventario intorno al 99,6%.

Ciò significa che dovresti puntare a un tasso di accuratezza quasi perfetto per soddisfare i clienti. 

Dopotutto, questo significherebbe che il conteggio dell'inventario della tua libreria horror sarebbe errato di appena quattro libri: un risultato molto migliore, che porterebbe a una delusione molto più contenuta per la tua base di fan.

Perché l'accuratezza dell'inventario è così importante?

Avere un conteggio accurato dell'inventario è essenziale per moltissime ragioni. 

Analizziamone più a fondo alcune per mostrare perché monitorare correttamente l'inventario sia una parte essenziale della gestione di un'attività e-commerce di successo.

Influisce sulle vendite e sulla redditività

Mantenere registri accurati dell'inventario aiuta a migliorare le vendite complessive e la redditività, mentre i registri imprecisi, beh, producono l'effetto opposto.

Sergey Taver, responsabile marketing di Precision Watches, afferma:

L'accuratezza dell'inventario è fondamentale perché influisce direttamente sulle vendite e sulla redditività. 

Un inventario accurato garantisce che i prodotti siano disponibili quando i clienti li desiderano, massimizzando le opportunità di vendita e riducendo al minimo i costi superflui. 

Ci aiuta inoltre a gestire il flusso di cassa in modo più efficace, evitando eccessi di scorte o esaurimenti delle scorte.

E i numeri confermano l'opinione di Taver.

Un sondaggio ha rilevato che il 69% dei clienti ha meno probabilità di fare nuovamente acquisti da te se il proprio ordine subisce un ritardo di più di due giorni.

Mantiene i clienti soddisfatti

Un'elevata percentuale di accuratezza migliora anche la soddisfazione dei clienti. 

Connor Butterworth, CEO di Southwestern Rugs Depot, spiega: “L'accuratezza dell'inventario ci garantisce di poter promettere con sicurezza la disponibilità e consegnare i prodotti puntualmente. Mantiene i clienti soddisfatti e fedeli.”

Lo stratega dell'esperienza del cliente Mamdouh Mounir ha scritto un intero articolo su LinkedIn su quanto sia importante mantenere le promesse per il successo aziendale. 

Nelle parole di Mounir:

Quando mantieni costantemente le tue promesse, che si tratti della qualità dei prodotti, dei tempi di consegna del servizio o delle funzionalità pubblicizzate, coltivi la fedeltà dei clienti. 

I clienti soddisfatti hanno maggiori probabilità di diventare acquirenti abituali e sostenitori del tuo marchio, diffondendo raccomandazioni positive attraverso il passaparola.

Chris Bajda, proprietario di GroomsDay, è d'accordo e afferma: “Mantenere accurato il nostro inventario equivale a mantenere la nostra promessa ai clienti. Ci garantisce di avere a disposizione i prodotti giusti quando li desiderano, un aspetto fondamentale per offrire un'esperienza di acquisto senza intoppi.”

E un'esperienza di acquisto positiva può avere un impatto significativo sul modo in cui un cliente considera la tua azienda:

Garantisce l'efficienza operativa

L'accuratezza dell'inventario garantisce inoltre che le tue operazioni si svolgano senza intoppi e che i tuoi processi di gestione dell'inventario funzionino correttamente.

Come afferma Maggie Lv, responsabile presso Kabeier,

L'accuratezza dell'inventario è fondamentale perché garantisce l'efficienza operativa. 

Dati accurati sull'inventario ci aiutano a mantenere livelli di scorte ottimali, a ridurre i costi di mantenimento e a evitare i rischi di esaurimento delle scorte o di eccesso di inventario. 

Questa efficienza si traduce in un'esperienza di acquisto più fluida per i nostri clienti e in una situazione finanziaria più solida per la nostra azienda.

Aiuta nelle previsioni

Disporre di conteggi accurati dell'inventario aiuta anche a prevedere correttamente il fabbisogno di inventario. 

Dopotutto, come puoi prevedere correttamente il fabbisogno di rifornimento se lavori con numeri dell'inventario completamente inesatti?

L'importanza dell'accuratezza dell'inventario si estende a numerosi processi e lavorare con numeri che non riflettono le tue quantità fisiche non contribuisce in alcun modo a migliorare il successo della tua attività di commercio elettronico.

Le conseguenze di un inventario inesatto

Ora che sai quanto è importante avere un inventario accurato, parliamo di alcune delle conseguenze che la tua azienda può affrontare quando gestisce conteggi inesatti.

Esaurimento delle scorte

Un esaurimento delle scorte, o un evento di prodotto esaurito, si verifica quando la tua azienda esaurisce un prodotto o ne dispone di scorte insufficienti.

A volte, durante un periodo di domanda imprevista, questo può essere inevitabile. 

Ma spesso accade perché un'azienda non si è resa conto che le scorte stavano diminuendo: una situazione che un conteggio inesatto dell'inventario può provocare.

Come spiega Amanda Bunch, CEO del negozio di gioielli per piercing BodyArtForms:

Quando un articolo si esaurisce all'improvviso, si perdono vendite e si deludono i clienti che non possono acquistare l'articolo che desiderano davvero. 

Ciò significa che non ci sono ricavi, la fedeltà dei clienti diminuisce e i clienti potrebbero scegliere di rivolgersi a un concorrente diretto.

Andrew Grella, CEO del marchio di trucco maschile Formen Makeup, concorda, affermando: “Quando i clienti acquistano articoli esauriti, la fiducia nel marchio ne risente e ciò può causare una perdita di vendite e recensioni negative.”

Un altro esperto del settore, Gabe Garcia, fondatore del negozio di snack per cani PierrePark, afferma:

Quando i prodotti sono indicati come disponibili ma sono esauriti, i clienti provano frustrazione e possono rivolgersi alla concorrenza.

Questo non solo comporta la perdita di potenziali vendite, ma danneggia anche la reputazione del marchio e la fiducia dei clienti.

Quindi, le carenze di prodotti e gli esaurimenti delle scorte sono una conseguenza importante di registri di inventario imprecisi.

E questo diventa una sorta di effetto domino.

Qualcuno cerca di effettuare un acquisto. Il prodotto è esaurito. Il cliente resta con l'amaro in bocca, si rivolge a un concorrente e consiglia ad amici e familiari di evitare la tua attività. 

Tutto perché non ti sei accorto che il prodotto desiderato era esaurito.

Eccesso di scorte

L'altro lato della medaglia è l'eccesso di scorte, ovvero accumulare una quantità eccessiva di un singolo prodotto, al punto da non riuscire a vendere tutte le scorte. 

Questa è una conseguenza particolarmente importante da evitare se gestisci inventario di prodotti deperibili, ma è importante per tutte le attività assicurarsi di non perdere denaro.

Chris Putrimas, CEO del rivenditore di mobili da esterno Teak Warehouse, spiega:

Se valutiamo male i livelli delle scorte, potremmo ritrovarci con troppi articoli invenduti, immobilizzando capitale e spazio di stoccaggio. 

Questo incide sul flusso di cassa e può portare a dover applicare sconti più consistenti per smaltire l'inventario in eccesso.

Quindi, l'eccesso di scorte può portare al deterioramento dell'inventario, che ovviamente diventa invendibile. 

Ma significa anche che gran parte dello spazio del magazzino è occupata da un inventario che (a) non ti rendi conto essere presente, (b) non viene venduto e (c) ti lascia meno spazio per l'inventario che viene venduto.

Non solo stai perdendo denaro a causa dell'inventario invendibile, ma perdi denaro anche perché non puoi rifornirti di altri prodotti che vengono venduti.

Percezione negativa del marchio

Ne abbiamo accennato brevemente, ma analizziamo l'argomento più in profondità. 

Quando le persone non riescono ad acquistare dalla tua attività i prodotti che desiderano, la percezione del tuo marchio peggiora.

Interagire con il tuo marchio diventa frustrante e le conversazioni al riguardo iniziano a diventare più negative. 

Sergey Taver, responsabile marketing del rivenditore di orologi Precision Watches, afferma: “Quando i clienti ordinano prodotti esauriti a causa di errori nell'inventario, ciò porta a cancellazioni e frustrazione. Questo riduce la loro fiducia nel marchio e diminuisce gli acquisti ripetuti.” 

Fornisce un esempio verificatosi nella sua stessa attività:

Una volta un cliente ordinò un orologio in edizione limitata che era stato erroneamente indicato come disponibile, causando una cancellazione e la perdita della fiducia.

Quando le persone iniziano ad avere problemi ad acquistare dalla tua attività, condivideranno le loro esperienze negative con le comunità locali e online. 

Questo può portare a una percezione più negativa del marchio e indurre le persone a non voler provare la tua attività.

Clienti insoddisfatti

Una percezione negativa del marchio è spesso dovuta a clienti insoddisfatti, un'altra conseguenza importante di registri di inventario imprecisi.

Karen Chen, responsabile di Journaling Supplies, spiega:

Ho visto in prima persona come l'accuratezza dell'inventario influisca direttamente sull'esperienza dei nostri clienti.

Quando manteniamo accurato il nostro inventario, gli ordini vengono evasi più rapidamente ed evitiamo esaurimenti o eccessi di scorte, risolvendo in pratica due problemi in una volta sola. 

Questo non solo fa sì che i clienti tornino, ma ci aiuta anche a mantenere livelli di inventario ottimizzati, migliorando le prestazioni complessive della nostra attività.

Ecco perché è così importante disporre di un buon sistema di gestione dell'inventario. 

Aiuta a migliorare la soddisfazione dei clienti e garantisce che tu possa mantenere la promessa più fondamentale della tua attività nei loro confronti: fornire i prodotti che dichiari di poter fornire.

Vendite perse

Infine, una delle conseguenze più gravi è che la tua attività può perdere vendite importanti. 

Generare e aumentare le vendite è la parte più basilare della gestione e della crescita di un'attività di e-commerce.

Perciò è fondamentale evitare perdite di questo tipo.

Rongzhong Li, CEO del marchio di animali robotici Petoi, afferma: “Dati di inventario inaccurati possono portare a vendite perse. Quando i clienti ordinano articoli esauriti, il loro ordine viene annullato (con ripercussioni sulle vendite immediate) e la reputazione della tua attività ne risente (erodendo la fidelizzazione dei clienti nel tempo).”

Craig Sandeman, fondatore del rivenditore di ricambi auto Engine Finder, è d'accordo e spiega:

Quando i dati del nostro inventario non corrispondono ai livelli effettivi delle scorte, finiamo inevitabilmente per allontanare clienti che desiderano acquistare un ricambio che sembra essere disponibile, perdendo così opportunità di vendita immediate.

Non perdere vendite. 

Migliora l'accuratezza dell'inventario utilizzando un software di gestione dell'inventario e adottando altre pratiche fondamentali: ne parleremo tra poco.

Come calcolare l'accuratezza dell'inventario

Vediamo ora come calcolare l'accuratezza dell'inventario. Sai perché è importante: ora devi ottenere i numeri effettivi.

Per calcolare l'accuratezza del tuo inventario, dovrai effettuare un conteggio effettivo delle scorte.

Puoi ottenere queste informazioni tramite un controllo completo dell'inventario o, come minimo, tramite un conteggio ciclico dell'inventario.

Formula per l'accuratezza dell'inventario

La formula per l'accuratezza dell'inventario è facile da applicare. Ti servono solo due numeri: il conteggio registrato dell'inventario e il conteggio effettivo dell'inventario.

Utilizza quindi la formula seguente per calcolare il tasso di accuratezza dell'inventario:

Supponiamo che tu gestisca un'attività di e-commerce chiamata DrinkUp, che vende diversi tipi di borracce termiche. 

Il conteggio registrato del tuo inventario è il seguente:

• Borracce da 24 oz: 51
• Borracce da 32 oz: 92
• Borracce da 40 oz: 32
• Borracce da 64 oz: 20
• Bicchieri termici: 45

Il totale registrato è quindi di 240 prodotti.

Effettui un controllo dell'inventario e scopri che il conteggio effettivo è:

• Borracce da 24 oz: 54
• Borracce da 32 oz: 76
• Borracce da 40 oz: 32
• Borracce da 64 oz: 15
• Bicchieri termici: 47

Il conteggio effettivo è quindi di 224 prodotti.

Utilizzando la formula precedente, il tasso complessivo di accuratezza dell'inventario sarebbe (224/240) x 100 = 93,3%, un tasso di accuratezza piuttosto buono, anche se c'è ancora margine di miglioramento.

Dovrai iniziare a verificare perché alcuni dei tuoi numeri non corrispondono e potresti anche decidere di calcolare il tasso per ogni singolo prodotto, così da individuare altri problemi di discrepanza.

Come migliorare l'accuratezza del tuo inventario

Il tasso di accuratezza dell'inventario non è dei migliori quest'anno? Potresti essere alla ricerca di consigli per migliorarlo. 

Ecco sette strategie che possono aiutarti ad aumentare il tasso di accuratezza dell'inventario e a mantenere un conteggio più preciso.

Istituisci procedure di conteggio ciclico

Le procedure di conteggio ciclico consistono in conteggi più contenuti dell'inventario, generalmente concentrati di volta in volta su un singolo reparto, categoria o prodotto. 

Un metodo di analisi ABC dell'inventario, che suddivide i prodotti nei gruppi A, B e C in base al valore, è un esempio di procedura di conteggio ciclico.

Poiché il controllo completo dell'inventario, che consiste nel conteggio di ogni singolo articolo presente nel magazzino, viene generalmente effettuato solo una volta all'anno, istituire conteggi ciclici ogni mese circa può aiutarti a tenere sotto controllo il conteggio effettivo dell'inventario, riducendo le imprecisioni nel lungo periodo.

Maggie Lv, responsabile del grossista di abbigliamento per bambini Kabeier, racconta che il suo team utilizza procedure di conteggio ciclico per mantenere elevata l'accuratezza dell'inventario.

Contando regolarmente una parte degli articoli in inventario, invece di effettuare un conteggio completo dell’inventario solo una volta all’anno, rileviamo tempestivamente le discrepanze e apportiamo gli adeguamenti necessari. 

Questo approccio ci permette di mantenere i nostri registri di inventario affidabili e aggiornati per tutto l’anno.

Standardizzare i processi di controllo dell’inventario

Il controllo dell’inventario si riferisce all’attività di controllo delle quantità delle scorte o dell’inventario, all’ottimizzazione dello stoccaggio per garantire di avere spazio sufficiente per tutto ciò che venderai in un determinato periodo e all’inserimento degli ordini corretti per mantenere adeguatamente riforniti i prodotti e soddisfare le vendite.

È una parte importante della gestione dell’inventario e standardizzare i processi di controllo dell’inventario può svolgere un ruolo fondamentale nel migliorare l’accuratezza dell’inventario. 

Se riesci a sapere quali scorte stanno arrivando, quando e perché, il processo di gestione dell’inventario sarà più adatto a mantenere registri accurati.

Utilizzare la tecnologia dei codici a barre e RFID

La scansione dei codici a barre e la tecnologia RFID sono entrambe funzionalità dei sistemi di inventario in tempo reale, un approccio moderno alla gestione dell’inventario e un ottimo modo per migliorare l’accuratezza dei conteggi dell’inventario.

Robert Khachatryan, CEO di Freight Right Global Logistics, condivide:

Una strategia efficace per migliorare l’accuratezza dell’inventario consiste nell’implementazione della tecnologia dei codici a barre e RFID.

Queste tecnologie automatizzano il monitoraggio dell’inventario, riducendo gli errori umani e offrendo visibilità in tempo reale sui livelli delle scorte.”

Continua affermando, “Con la tecnologia RFID, ad esempio, le aziende possono monitorare gli articoli lungo tutta la catena di approvvigionamento, dal magazzino alla consegna, garantendo che i dati dell’inventario siano sempre aggiornati e accurati. Questo porta a conteggi dell’inventario più precisi, a un migliore completamento degli ordini e a decisioni migliori basate sui dati in tempo reale.”

Eseguire audit regolari

Come abbiamo già detto, un audit completo tende a essere effettuato annualmente, mentre i conteggi ciclici possono essere eseguiti più frequentemente. 

Tuttavia, se noti che la tua azienda sta incontrando difficoltà nel migliorare il tasso di accuratezza dell’inventario, potrebbe essere utile per il tuo team eseguire audit completi più frequentemente per migliorare l’accuratezza degli ordini.

Sì, può causare interruzioni. 

Dovrai fare i calcoli per determinare se una breve pausa nelle attività sia un’opzione migliore rispetto alle vendite perse o all’inventario perso a causa di conteggi inesatti.

Formare il personale

Un altro modo per migliorare la gestione dell’inventario nel suo complesso, oltre al tasso di accuratezza, consiste nel dedicare abbastanza tempo alla formazione del personale, affinché sappia gestire, contare e movimentare correttamente l’inventario.

Ottimizza il processo di inserimento del personale, in modo che chiunque lavori con il tuo inventario riceva una formazione completa, riducendo le possibilità che le scorte vadano perse o vengano gestite in modo improprio.

Creare canali di comunicazione chiari

Parte della formazione e del miglioramento dell’organico consiste nella creazione di canali di comunicazione chiari. 

In questo modo, chiunque sia coinvolto nel rifornimento dell’inventario, nella gestione del magazzino, nelle spedizioni e così via sa esattamente con chi parlare in merito a potenziali problemi e chi è responsabile delle diverse aree.

Definire chiaramente questi canali di comunicazione aiuta a evitare che le questioni vengano trascurate per lunghi periodi di tempo, cosa che può portare a un’accuratezza dell’inventario ancora più bassa.

Implementare un solido software di gestione dell’inventario

Infine, implementa il giusto software di gestione dell’inventario, in modo che tutti questi processi possano essere gestiti da una prospettiva d’insieme, garantendo l’utilizzo delle automazioni appropriate, riducendo la dipendenza dai fogli di calcolo e ottimizzando il monitoraggio dell’inventario.

Esamina le principali funzionalità per la gestione dell’inventario per individuare quelle più importanti per te. Funzionalità come:

• Monitoraggio degli SKU per evitare la riduzione delle scorte
• Categorizzazione dei prodotti per il conteggio ciclico
• Avvisi di scorte basse per soddisfare la domanda dei clienti
• Acquisto automatico di nuove scorte
• Gestione degli ordini e completamento

Chen di Journaling Supplies spiega perché questo è così importante, affermando

Questo tipo di software integra il monitoraggio in tempo reale, gli aggiornamenti automatizzati e una reportistica completa, contribuendo a ridurre al minimo le discrepanze e garantendo che i livelli delle scorte siano costantemente accurati. 

Centralizzando i dati dell'inventario e automatizzando i processi, le aziende possono ridurre gli errori e semplificare le proprie operazioni.

Dato che noi di The Retail Exec amiamo pensare e parlare di software, puoi scommettere che abbiamo le nostre opinioni sui migliori sistemi di gestione dell'inventario.

Dai un'occhiata qui alle nostre 10 migliori scelte:

Considerazioni finali

Migliorare l'accuratezza dell'inventario dovrebbe essere una delle principali priorità di qualsiasi azienda di commercio elettronico. 

Assicurarti di avere un conteggio il più accurato possibile dei prodotti disponibili in magazzino aiuta a evitare perdite di ricavi e clienti insoddisfatti. Scegliere lo strumento giusto per la gestione dell'inventario può essere d'aiuto.

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