Varastohävikki: Tunnista, laske & pysäytä se

Ystäväni Tania menetti viime vuonna varastostaan 7 842 dollaria. Kyse ei ollut dramaattisesta varkaudesta, jossa joku olisi juossut karkuun laatikollinen irtokynsiä mukanaan. Eikä siitä, että hän olisi tullut hulluksi ja kokeillut omia tuotteitaan. 

Sen sijaan premium-tason kynsisettejä katosi vastaanoton ja toimitusten käsittelyn välillä, voittomarginaalit kapenivat, ja hänen kirjanpitäjänsä esitti epämukavia kysymyksiä, joihin hän ei osannut vastata. 

“Myitkö nämä mallit? Palautitko ne toimittajille? Minne lähes 8 000 dollarin arvoinen varasto oikein katosi?”

Pahinta? Hänellä ei ollut minkäänlaista järjestelmää, joka olisi kertonut, oliko syynä varkaus, paperityövirheet, toimittajan petos vai kaikkien kolmen yhdistelmä. 

Hänen ”varastonhallintansa” koostui taulukkolaskentaohjelmista, mututuntumasta ja ristiin asetetuista sormista sen suhteen, oliko hänellä riittävästi ranskalaisia kärkiä ja kromipintaisia kynsiä varastossa.

Jos nyökkäilet tämän kuullessasi, koska olet kokenut täsmälleen samaa — et ole yksin.

Varaston hävikki aiheutti 112,1 miljardin dollarin tappiot vuonna 2022, mutta monet yrittäjät pitävät sitä edelleen mystisenä ja väistämättömänä liiketoiminnan kustannuksena.

Siksi Tania ja minä ryhdyimme selvittämään varaston hävikin suurta mysteeriä. 

Tämä opas on tuon matkan tulos — kattava tiekartta, joka näyttää sinulle tarkalleen, miten varaston hävikki havaitaan, miten sen vaikutus liiketoimintaasi lasketaan ja miten toteutetaan hyväksi havaittuja strategioita sen ehkäisemiseksi. 

Olipa kyseessä pieni vähittäismyymälä, verkkokauppa tai näiden yhdistelmä, löydät täältä käytännön neuvoja, joiden avulla voit suojata tulostasi ja saada selkeyttä varastonhallintaasi.

Mitä varaston hävikki tarkoittaa?

Varaston hävikki on ero sen välillä, kuinka paljon varastoa sinulla pitäisi olla (kirjanpitosi mukaan) ja kuinka paljon sinulla todellisuudessa on (fyysisen laskennan perusteella). 

Yksinkertaisesti sanottuna kyse on siitä, että tuotteesi katoavat mystisesti jossain niiden ostamisen ja myymisen välissä.

Jos järjestelmäsi esimerkiksi näyttää, että varastossa pitäisi olla 500 settiä kromipintaisia irtokynsiä, mutta fyysisessä laskennassa niitä löytyy vain 475 settiä, varastosi hävikki on 25 yksikköä. 

Tämä ero tarkoittaa menetettyä varastoa — ja menetettyä rahaa — jota ei voida muuttaa liikevaihdoksi.

Hävikin taloudelliset ja toiminnalliset vaikutukset

Verkkokauppiaana olet ehkä kokenut täsmälleen saman — ja olet oikeassa paikassa selvittääksesi, mitä, miksi ja miten tämä tapahtuu! 

Joten aivan kuten Tania ja minä, meidän on ensin käsiteltävä hävikin taloudellisia ja toiminnallisia vaikutuksia liiketoimintaasi: 

Menetetyt voitot ja kasvaneet myytyjen tuotteiden kustannukset (COGS)

Varaston hävikki heikentää tulostasi kahdella tuskallisella tavalla: 

• Ensinnäkin kyseessä on tuotteen arvon suora menetys. 
• Toiseksi, ja salakavalammin, se kasvattaa myytyjen tuotteiden kustannuksia (COGS) suhteessa todelliseen myyntiisi.

Kun Tanian kynsiliiketoiminta menetti lähes 8 000 dollarin arvosta varastoa, tuotteet tietenkin puuttuivat häneltä. 

MUTTA pahinta oli se, että hän menetti samalla myös potentiaalisen liikevaihdon, jota kyseiset tuotteet olisivat tuottaneet — hänen tavanomaisilla marginaaleillaan noin 16 000 dollaria myyntiä. 

Lisäksi hänen kirjanpitäjänsä joutui oikaisemaan myytyjen tuotteiden kustannuksia ylöspäin puuttuvan varaston huomioimiseksi, mikä sai hänen voittomarginaalinsa näyttämään todellista ohuemmilta (ja sai varastovastaavan näyttämään siltä kuin tämä olisi parhaillaan luistelemassa ohuella jäällä).

Ennustamisen ja varaston tarkkuuden ongelmat

Jatkuva hävikki aiheuttaa heijastusvaikutuksia koko varaston suunnitteluun. Kun järjestelmän tiedot eivät vastaa todellisuutta, kohtaat kaksi suurta ongelmaa:

• Saatat tilata varastoa uudelleen liian myöhään, koska järjestelmäsi luulee sinulla olevan enemmän tuotteita kuin todellisuudessa on
• Myyntiennusteistasi tulee epäluotettavia, koska ne perustuvat epätarkkoihin varastotasoihin

Varastotyhjät, uudelleentilausongelmat ja vaatimustenmukaisuusriskit

Hävikin toiminnalliset seuraukset ulottuvat taloudellisia menetyksiä laajemmalle:

• Asiakkaiden pettymys. Mikään ei turhauta asiakkaita enempää kuin sellaisten tuotteiden tilaaminen, joiden näyttää olevan varastossa, ja vasta päivien kuluttua saapuva ilmoitus jälkitoimituksesta.
• Hätätilaukset. Kun huomaat varaston loppuneen yllättäen, joudut usein maksamaan kiireellisten tilausten korkeampia hintoja ja toimituskuluja.
• Vaatimustenmukaisuus- ja vero-ongelmat. Epätarkat varastotiedot voivat johtaa verotarkastuksiin ja vaatimustenmukaisuusongelmiin. Tämä on erityisen haitallista säänneltyjen tuotteiden tai julkisten yhtiöiden kohdalla. 

Tanian kynsialan yrityksessä varastopula ja tappiot olivat vaikeita asioita – kaikkein tuskallisinta oli kuitenkin lähettää sähköpostia asiakkaille, jotka olivat tilanneet rajoitetun erän juhlapyhäkuoseja, ja kertoa, että tuotteet olivatkin loppuneet varastosta. Tämä ei ainoastaan johtanut myynnin menetykseen, vaan vahingoitti myös hänen brändinsä luotettavaa mainetta.

Varaston hävikki vaikuttaa kaikkeen kassavirrasta asiakassuhteisiin. 

Ja kuten näemme seuraavassa osiossa, sen taustalla voi olla yllättävän monenlaisia syitä.

Varaston hävikin yleiset syyt

Myönnetään se – tuotteille ei vain yhtäkkiä kasva jalkoja, joiden avulla ne kävelevät pois (vaikka joskus siltä tuntuukin). 

Sen selvittäminen, minne varastosi todellisuudessa katoaa, on ensimmäinen askel vuodon pysäyttämiseksi. Tässä ovat tavallisimmat syylliset näiden raivostuttavien varastomysteerien takana:

• Ulkoinen varkaus. Fyysisen myymälän naapurit saattavat huolehtia myymälävarkaista, mutta verkkokauppa ei ole immuuni näppäräsormisille varkaille. Paketteja voi kadota varastoista tai toimituksen aikana, ja Yhdysvaltain vähittäiskaupan liiton mukaan niiden osuus on noin 36 % vähittäiskaupan hävikistä.
• Sisäinen varkaus. Tässä on kiusallinen keskustelu, jota yksikään yrityksen omistaja ei halua käydä – joskus kyse on sisäpiirin teosta (noin 29 %:ssa hävikkitapauksista). Verkkokauppayrityksissä tätä tapahtuu tyypillisesti varastoissa, joissa työntekijöillä on suora pääsy tuotteisiisi.
• Hallinnolliset virheet. Vahinkoja sattuu, ja tässä tapauksessa ne voivat johtaa peräti 18,8 %:n varastohävikkiin. Vaikka kyse on vähemmän dramaattisesta asiasta kuin varkaudet, se tulee yhtä kalliiksi. Nämä virheet johtuvat tyypillisesti seuraavista:
  • Toimituksia vastaanotettaessa lasketaan tuotteet ajatellen: "No, näyttää suurin piirtein oikealta", sen sijaan että määrät oikeasti tarkistettaisiin.
  • Kirjanpidon kaaos, jossa taloushallintojärjestelmä ja varastonhallintajärjestelmä puhuvat käytännössä eri lukuja.
  • Palautukset, jotka päätyvät salaperäiseen mustaan aukkoon sen sijaan, että ne käsiteltäisiin asianmukaisesti takaisin varastoon.

Katso tätä Reddit-kommenttia Amazonin pakkomielteisestä valppauden tasosta. Vaikka käytössä on miljardien arvosta teknologiaa ja kolminkertaisia varmennusjärjestelmiä, todennäköisin syyllinen varaston kadotessa on yhä vanha kunnon inhimillinen virhe!

^_Lähde

• Verkkosivuston ja järjestelmän toimintahäiriöt. Tekniset häiriöt aiheuttavat "digitaalista hävikkiä", jossa järjestelmäsi ei kirjaa myyntejä asianmukaisesti. Tämä tarkoittaa, että varastonhallintajärjestelmäsi luulee tuotteiden olevan edelleen hyllyillä, vaikka ne onkin jo toimitettu tyytyväisille asiakkaille. Järjestelmä näyttää varaston olevan täynnä, mutta varastosi on tyhjempi kuin maanantaiaamun joogaryhmä. Nämä häiriöt tulevat yhtä kalliiksi, koska saatat ohittaa todellisuudessa vähiin käyvien tuotteiden uudelleentilauspisteet, mikä johtaa tulojen menetykseen tai maineen kärsimiseen! 
• Toimittajapetokset ja -virheet. Verkkokauppayritykset ovat erityisen alttiita toimittajien kikkailulle, koska tilaukset vastaanotetaan usein suurina erinä ilman perusteellista tarkistusta. Näihin salakavaluuksiin kuuluvat:
  • Vajaatoimitukset: "Lähetimme kaikki 500 yksikköä!" (Kertoja: He lähettivät 485.)
  • Laadun vääristely: "Nämä ovat premium-versioita!" (Kertoja: Eivät olleet.)
  • Palautusten väärentäminen: "Palautus käsiteltiin!" (Kertoja: EI TODELLAKAAN!)

Parempi hankkiutua eroon noista toimittajista – ja NOPEASTI!

Miten varastohävikki lasketaan

Mennään suoraan asiaan—et voi hallita sitä, mitä et mittaa. 

Varastohävikin laskeminen on ensimmäinen askel kysymyksestä ”mihin kaikki tavaramme katosivat?” vastaukseen ”täsmälleen kuinka paljon menetämme ja miksi”.

Peruskaava varastohävikin laskemiseen on yksinkertainen:

Jos haluat ilmaista sen prosenttiosuutena (mikä helpottaa eri ajanjaksojen tai sijaintien vertailua):

Puretaan tämä oikean esimerkin avulla

Tanian verkossa toimiva kynsiliike vastaanotti 500 ylellistä kiinnitettävien tekokynsien settiä, joiden tukkuhinta oli 15 dollaria kappaleelta (kokonaisarvo: 7 500 dollaria). Hänen varastonhallintajärjestelmänsä seuraa myyntejä, palautuksia ja oikaisuja.

Kolmen kuukauden ajanjakson jälkeen:

• Hänen varastojärjestelmänsä mukaan 375 settiä on myyty
• Palautuksia tai muita oikaisuja ei ole kirjattu
• Tietojen mukaan jäljellä pitäisi olla 125 settiä (arvoltaan 1 875 dollaria)

Mutta laskiessaan fyysisen varastonsa Tania huomaa hyllyillä olevan vain 100 settiä.

Hävikin laskeminen:

• Odotettu varasto: 125 settiä (1 875 dollaria)
• Todellinen varasto: 100 settiä (1 500 dollaria)
• Puuttuva varasto: 25 settiä (375 dollaria)
• Hävikkiprosentti: (25 ÷ 125) × 100 = 20 %

Tämän 20 prosentin hävikkiprosentin pitäisi soittaa hälytyskelloja—National Retail Federationin mukaan verkkokauppa-alan keskiarvo on noin 1,4 %. 

375 dollarin tukkuhinnalla nuo puuttuvat 25 settiä ovat jo suora isku Tanian tulokseen.

Mutta todellinen menetys? Se on 750 dollarin menetetty myyntipotentiaali, kun vähittäishinta on 30 dollaria setiltä—raha, joka ei koskaan päädy hänen pankkitililleen.

Ennen kuin jatkamme, selvitetään tarkasti oman varastohävikkisi tilanne. 

Mikään ei voita ongelman muuttamista todellisiksi luvuiksi – se on kuin astuisit viimein vaa'alle juhlapyhien jälkeen. Epämukavaa? Ehkä. Tarpeellista? Ehdottomasti.

Olemme rakentaneet tämän kätevän laskurin, joka auttaa sinua kohtaamaan tosiasiat. Syötä siihen toimialasi (jos tiedät sen), varastosi kokonaisarvo ja se, kuinka paljon varastoa on mystisesti kadonnut. 

Sen jälkeen näet, miten hävikkiasteesi vertautuu toimialasi keskiarvoihin.

Laskuri antaa sinulle realistisen tilannekuvan sekunneissa: näet hävikkiasteesi, menettämäsi todellisen rahamäärän ja sen, miten sijoitut muihin toimialasi yrityksiin verrattuna.

Jos näet punaisia varoituksia, on ehdottomasti aika ottaa käyttöön strategiat, joita käsittelemme seuraavaksi.

Kokeile rohkeasti. Voittomarginaalisi kiittävät sinua myöhemmin.

Varastohävikki toimialoittain

Toimialan standardit hävikin suhteen vaihtelevat suuresti sen mukaan, mitä myyt, kuinka suuri yrityksesi on ja missä toimit. 

Yritykset menettävät keskimäärin noin 1,4 % myynnistään – mutta tämä on vasta pintaraapaisu.

• Vähittäiskaupat kärsivät yleensä enemmän, sillä hävikki vie 1,8 % myynnistä. Ei mikään yllätys – kun asiakkaat voivat koskea tuotteisiisi, osa niistä lähtee helposti maksamatta.
• Elintarvike- ja juoma-alan yritykset? Niissä 2,5 % myynnistä katoaa nopeammin kuin ilmaiset maistiaiset Costcossa. Pilaantumisen, henkilöstön tekemän ”laadunvalvonnan” ja annoskokojen vaihtelun vuoksi helposti pilaantuvat tuotteet on käytännössä suunniteltu katoamaan.
• Valmistustoiminnassa menetetään tyypillisesti 1,6 % myynnistä, kun raaka-aineet muuttuvat mystisesti tyhjäksi jossain vastaanoton ja tuotannon välillä. Tavallisimmat syylliset? Seuraamatta jäävä prosessihukka, sivuprojekteihin materiaaleja ”lainaavat” työntekijät ja valmistuksen ikiaikainen tapa pyöristää syöttömäärien mittausvirheitä – ”Riittävän lähellä” on harvoin riittävän lähellä.

On kuitenkin hyvä muistaa, että nämä ovat vain keskiarvoja – omat tuloksesi voivat poiketa niistä huomattavasti. 

Toimialasi pienimmän hävikkiasteen saavuttaminen ei ole todellinen voitto (vaikka siitä onkin mukava kerskailla); todellinen voitto syntyy siitä, että tunnet lukusi, seuraat trendejä ja kehität toimintaasi jatkuvasti.

Olemme laatineet yksinkertaisen taulukon (koska RAKASTAN niitä visuaalisena esitystapana), joka näyttää tärkeimmät hävikin lähteet ja olosuhteet, jotka aiheuttavat yrityksellesi suuren riskin:

Varastohävikin KPI-mittarit ja seurattavat asiat

Nyt kun tiedämme toimialojen keskimääräiset hävikkiasteet, on tärkeää tietää, mitä seurata, jotta nämä luvut voidaan päihittää. Tässä ovat tärkeimmät seurattavat luvut:

• Hävikin prosenttiosuus: Seuraa katoavan varaston prosenttiosuutta. Alan keskiarvo on 1,4 %, mutta se vaihtelee toimialoittain. Seuraa lukua neljännesvuosittain havaitaksesi trendit.

• Varaston tarkkuusprosentti: Mittaa, kuinka hyvin digitaaliset tiedot vastaavat fyysistä todellisuutta. Tavoittele vähintään 98 prosenttia. Kaikki alle 95 prosentin tulokset edellyttävät välitöntä selvitystä.

• Virheprosentti: Seuraa poikkeamien määrää inventaarioiden aikana. Jaa virheet tuotetyypin, varastoalueen tai työvuoron mukaan. Tietyillä alueilla kasvavat virhemäärät voivat paljastaa kohdennettua varkautta tai prosessien toimintahäiriöitä.

• Vaikutus COGS-lukuun: Laske hävikin suora vaikutus myytyjen tuotteiden hankintamenoon.

• Varastopuutteen prosenttiosuus: Varastopuutteen prosenttiosuus tarkoittaa niiden tuotteiden osuutta, joita ei ole saatavilla, kun niitä tarvitaan myyntiin. Korkeat lukemat näennäisesti riittävästä varastosta huolimatta viittaavat syvempiin varastonhallinnan ongelmiin, kuten varkauksiin tai väärään paikkaan siirrettyihin tuotteisiin. Tämä voi aiheuttaa viivästyksiä asiakkaille ja viivästyttää hankintoja toimittajilta!

Seuraamalla näitä viittä mittaria johdonmukaisesti saat tietoa paitsi siitä, kuinka paljon varastoa katoaa, myös siitä, missä, milloin ja miten se katoaa nopeammin kuin pizza toimiston juhlissa. 

Enää ei tarvitse päätyä Tanian tavoin itkemään lohduttomasti näppäimistöä vasten aamukahdelta ja googlettamaan epätoivoisesti ”minne kaikki varastoni katosi” ja ”voivatko yritykset tehdä tuotteista katoamisilmoituksen”.

Miten ehkäistä varastohävikkiä: 8 hyväksi todettua strategiaa

Nyt kun olemme selvittäneet, minne varastosi katoaa (hups! tyhjyyteen), on aika kääriä hihat ja ryhtyä vastarintaan. 

Alla on kahdeksan käytännössä testattua strategiaa – tosielämän sotkujen (hei, Tania), asiantuntijanäkemysten ja kovalla työllä opittujen kokemusten tukemina – joiden avulla voit pysäyttää tappiot, suojella voittojasi ja saada varastosi viimein hallintaan. Valmis?  

1. Tarkasta varasto usein (myös yllätystarkastuksilla)

Muistatko, kun Tania oletti varastonsa olevan kunnossa, kunnes neljännesvuosittainen tarkastus paljasti 8 000 dollarin yllätyksen? Niin, älkäämme tehkö niin.

Sen sijaan, että käsittelisit varastolaskentoja vuosittaisten hammaslääkärikäyntien tapaan (kivuliaita, pelättyjä ja helposti siirrettäviä), ota käyttöön kiertävä laskenta – laske pieni osa varastosta joka päivä tai viikko. 

Tämä lähestymistapa:

• Havaitsee poikkeamat ennen kuin ne kasvavat voittoja tuhoaviksi hirviöiksi
• Luo vastuullisuuden kulttuurin (kaikki tietävät, että laskentoja tehdään säännöllisesti)
• Jakaa työkuorman, joten koko tiimisi ei joudu valvomaan koko yötä varastoa laskien

Lisää mukaan myös yllätystarkastuksia silloin tällöin. 

Nämä ennalta ilmoittamattomat laskennat ovat kuin varastotiimillesi järjestettäviä yllätyskokeita. Jos joku on ottanut tuotteita omaan käyttöönsä tai vääristellyt lukuja, yllätystarkastukset vaikeuttavat merkittävästi jälkien peittämistä. 

2. Ota käyttöön reaaliaikaiset varastonseurantajärjestelmät

Jos varastojärjestelmäsi perustuu edelleen manuaaliseen laskentaan ja tietojen syöttämiseen, voisit yhtä hyvin ajaa pääsi seinän läpi. 

Useimmiten tuotteesi eivät katoa yhdessä yössä – ne katoavat yksi kerrallaan täysin huomaamatta reaaliaikaisen seurannan puuttumisen vuoksi!

Reaaliaikainen varaston seuranta on kuin asentaisit tuotteillesi valvontakamerat. Tässä on, mitä se voisi tehdä hyväksesi:

• Viivakoodien skannaus varmistaa, että jokainen tuotteen liike kirjataan välittömästi. Ei vasta sitten, kun joku muistaa päivittää laskentataulukon. Nämä järjestelmät voidaan integroida kassajärjestelmiin ja verkkokauppa-alustoihin varastomäärien päivittämiseksi jokaisen myynnin yhteydessä.
• RFID-teknologia seuraa tuotteita ilman näköyhteyttä edellyttävää skannausta. Itse asiassa 93 % vähittäiskauppiaista käyttää RFID:tä Pohjois-Amerikassa tehdyn kyselyn mukaan. Tämä on erityisen arvokasta vähittäiskaupan ympäristöissä, joissa tuotteet liikkuvat usein varaston, myyntitilan ja sovituskoppien välillä. 
• IoT-anturit seuraavat paitsi sijaintia myös ympäristöolosuhteita. Ne sopivat parhaiten yrityksille, jotka käsittelevät pilaantuvia tuotteita tai lämpötilalle ja kosteudelle herkkiä tuotteita, joiden pilaantuminen aiheuttaa merkittävän osan hävikistä.

3. Käytä automatisoitua varastonhallintaohjelmistoa

Nykyaikaiset varastonhallintajärjestelmät hoitavat raskaan työn automatisoimalla puuduttavat tehtävät, joissa ihmiset väistämättä tekevät virheitä – ja torjuvat suoraan hallinnollisten virheiden aiheuttamaa 18,8 prosentin hävikkiä.

Tässä on, missä ne voivat auttaa:

• Automaattiset uudelleentilauspisteet, jotka käynnistävät ostot varaston saavuttaessa kriittisen tason
• Kanavien välinen täsmäytys, joka pitää varastotiedot ajan tasalla kaikilla myyntialustoilla
• Poikkeamien tunnistus, joka merkitsee epäilyttävät erot ennen kuin niistä tulee kalliita ongelmia

Parhaat järjestelmät tarjoavat reaaliaikaisia koontinäyttöjä, joista näet tarkalleen, mitä myydään, mikä jää varastoon ja mikä puuttuu epäilyttävästi – ilman, että sinun tarvitsee käydä läpi loputtomia laskentataulukoita.

Etsi tärkeitä ominaisuuksia, jotka torjuvat suoraan hävikkiä, kuten:

• Viivakoodiohjatut vastaanottoprosessit , jotka tarkistavat määrät ostotilauksia vasten
• Automatisoidut kiertolaskenta-aikataulut, jotka asettavat etusijalle arvokkaat tai suuren hävikin tuotteet
• COGS-seuranta, joka päivittyy reaaliajassa varaston liikkuessa
• Useiden toimipaikkojen täsmäytys, joka estää kanavien kautta tapahtuvan liikamyynnin
• Hävikkiraportit, jotka erittelevät tappiot tuoteryhmän, sijainnin ja ajanjakson mukaan
• Poikkeamahälytykset, jotka ilmoittavat epätavallisista eroista välitöntä tutkintaa varten

Jotta tiedät varmasti jokaisen pisteen, jossa varasto vaihtaa omistajaa, tässä ovat 10 tärkeintä suositustamme parhaista varastonhallintaohjelmistoista:

4. Paranna työntekijöiden koulutusta ja tietoisuutta

Sinun työntekijäsi voivat olla suurimpia liittolaisiasi tai pahimpia vihollisiasi, kun kyse on varastohävikistä. 

Vaikka sisäinen varkaus on suuri ongelma, jopa rehelliset tiimin jäsenet saattavat vahingossa kuluttaa varastosi loppuun yksinkertaisten virheiden ja oikopolkujen vuoksi.

• Se varastotyöntekijä, joka “arvioi silmämääräisesti” vastaanotettujen tuotteiden määrät sen sijaan, että skannaisi jokaisen tuotteen? Hän maksaa sinulle tuhansia. 
• Henkilö, joka unohtaa kirjata vaurioituneet tuotteet? Hän luo haamuvarastoa. 
• Tiimin jäsen, joka ei noudata palautusmenettelyjä? Hän käytännössä heittää rahaa roskiin.

Tehokas koulutus auttaa rakentamaan varastotietoisuuteen perustuvaa kulttuuria. Tiimisi tulisi ymmärtää paitsi se, miten varastoa käsitellään, myös se, miksi täsmälliset määrät ovat tärkeitä yritykselle (ja heidän työpaikkojensa säilymiselle).

Luo selkeät vakiotoimintaohjeet, jotka eivät jätä sijaa tulkinnoille:

• Dokumentoi täsmällisesti, miten tuotteet tulee vastaanottaa, mukaan lukien vaaditut tarkistusvaiheet
• Luo prosessit vaurioiden, palautusten ja alaskirjausten käsittelyä varten
• Ota käyttöön kaksinkertainen tarkistus arvokkaiden tuotteiden siirroille
• Luo avaus- ja sulkemismenettelyjä varten tarkistuslistat, jotka sisältävät varastotarkistukset
• Määritä selkeät seuraukset menettelyjen rikkomiselle (ja pane ne myös käytäntöön)
• Panosta säännöllisiin täydennyskoulutuksiin ja (jos mahdollista, koska tiedämme, että sinulla on paljon tehtävää) luo selkeitä visuaalisia ohjeita
• Kaikkein tärkeintä on huomioida työntekijät, jotka ylläpitävät erinomaista varastotarkkuutta. Kaikki rakastavat taputusta olalle! 

Kun tiimisi ymmärtää, että varaston täsmällisyys vaikuttaa suoraan yrityksen hyvinvointiin (ja heidän bonuksiinsa), varastohävikkisi luvuissa alkaa tapahtua ihmeitä.

5. Jaa tehtävät petosriskin vähentämiseksi

Tehtävien eriyttämisen periaate on kirjanpidon alkeita, mutta siitä huolimatta se jää yllättävän usein huomiotta varastonhallinnassa.

Periaatteessa se tarkoittaa tätä: älä laita kaikkia varastoasioitasi yhden työntekijän vastuulle. 

Kun yksi henkilö hallitsee useita varastoprosessisi osa-alueita, olet antanut hävikille vapaan pääsyn varastoosi. 

Emme tietenkään väitä, että työntekijäsi ovat epärehellisiä (ainakaan kaikki heistä), mutta tämä järjestelmä auttaa myös havaitsemaan ja ehkäisemään virheitä!

Luo selkeät vastuualueet, kuten: 

• Tilaaminen. Yksi tiimin jäsen (tai osasto) tekee ostotilaukset.
• Vastaanottaminen. Eri henkilö vastaanottaa ja laskee saapuvan varaston.
• Korjaaminen. Joku muu käsittelee varaston korjaukset ja alaskirjaukset.
• Laskeminen. Jälleen toinen henkilö suorittaa säännölliset kiertolaskennat.
• Tarkistaminen. Esihenkilö tarkistaa poikkeamat ilman suoraa pääsyä muokkaamaan tietueita.

Tämä lähestymistapa luo luonnollisia tarkistuspisteitä, joissa poikkeamat tulevat näkyviin. Näin varaston katoaminen ilman selitystä on paljon vaikeampaa.

6. Vahvista toimittajasuhteita ja vastuullisuutta

Toimittajasi saattavat huomaamatta edistää hävikkiongelmaasi astumatta koskaan jalallaan varastollesi. 

Ja—ollaanpa rehellisiä—1 000 pienen komponentin laskeminen jokaisesta toimituslaatikosta sijoittuu innostavuudeltaan jonnekin maalin kuivumisen katselun ja veroilmoituksen täyttämisen välimaastoon. Mutta tehtävä on tehtävä, jotta varmistat, etteivät toimittajasi vedätä sinua erittäin kalliisti!

Toimittajien aiheuttama hävikki voi ilmetä monin tavoin: 

• Vajaatoimitukset (laskutettu 500 kappaleesta, toimitettu 480)
• Kuljetuksen aikana vaurioituneet tuotteet, joita ei ole kirjattu asianmukaisesti
• Tilattujen tuotteiden korvaaminen eri tuotteilla
• Klassinen “tämä toimitettiin ehdottomasti varastollesi”, vaikka sitä ei todellakaan toimitettu

Toimittajien aiheuttaman hävikin hallitsemiseksi:

• Seuraa toimittajien suorituskykyä. Luo yksityiskohtaiset arviointitaulukot, joissa seurataan jokaisen toimittajan tarkkuutta, täsmällisyyttä ja laatuongelmia.
• Laske sisältö, älä laatikoita. Vaadi allekirjoituksella vahvistettu todellinen tuotemäärä, älä pelkästään vastaanotettujen laatikoiden lukumäärää.
• Dokumentoi vahingot välittömästi. Valokuvaa ja kirjaa vahingoittuneet tuotteet heti vastaanottamisen yhteydessä, ennen kuin todisteet katoavat.
• Yllätä toimittajasi. Ota käyttöön satunnaiset tarkastusmenettelyt, joissa lasket koko toimituksen perusteellisesti silloin, kun toimittajat vähiten odottavat sitä.
• Aseta selkeät seuraamukset. Määritä toistuvista poikkeamista seuraamukset, jotka tuntuvat toimittajien kannattavuudessa.
• Tee tarkistamisesta pakollista. Rakenna vastaanottoprosessiin vaiheet, joita ei voi ohittaa edes silloin, kun toimituksia tulee valtavasti.
• Vaadi yksityiskohtaiset pakkausluettelot. Edellytä toimittajilta tuotekohtaisia luetteloita kaikissa toimituksissa.
• Viestitä odotuksista. Tehosta näitä fyysisiä tarkistuksia selkeällä ja johdonmukaisella viestinnällä standardeistasi.

Parhaat toimittajat arvostavat pitkäaikaisia kumppanuuksia ja tekevät kanssasi yhteistyötä poikkeamien ratkaisemiseksi, kun taas toimittajia, jotka aiheuttavat jatkuvasti varasto-ongelmia, voi olla tarpeen harkita kokonaan uudelleen.

Voit myös tutustua tähän parhaiden toimittajasuhteiden hallintaohjelmistojen luetteloon, jonka Tania ja minä löysimme itse:

7. Lisää turvajärjestelmiä ja hävikin ehkäisyä

Vaikka kamerat ovat hyvä alku, hävikin ehkäisystrategiasi tarvitsee enemmän kerroksia kuin talviasu Minnesotassa. 

Tehokkaassa hävikin ehkäisyssä yhdistyvät fyysiset esteet, digitaaliset lukot ja psykologiset keinot, jotka saavat mahdolliset varkaat harkitsemaan elämänvalintojaan uudelleen. Se on kuin loisit varastolle oman version Yksin kotona -elokuvasta ilman jouluiloa (ja todennäköisiä oikeusjuttuja).

Tässä on, mitä voisit suunnitella: 

• Strateginen valvonta on ensimmäinen puolustuslinjasi. Sijoita kamerat paikkoihin, joissa varasto vaihtaa omistajaa tai poistuu rakennuksesta. Älä kuitenkaan vain tallenna loputtomasti kuvaa, jota kukaan ei katso, vaan käytä järjestelmiä, jotka ilmoittavat epätavallisista malleista, kuten keskiyön varastokäynneistä tai siitä, että joku viettää epäilyttävän paljon aikaa arvokkaiden tuotteidesi lähellä. Jos kyse on arvokkaista tuotteista, joilla tuntuu olevan jalat allaan ja jotka kävelevät tiehensä, harkitse turvahäkin luomista, jonka käyttö edellyttää kulkukorttia tai kahden henkilön hyväksyntää.
• Digitaalinen turvallisuus ansaitsee yhtä paljon huomiota. Varastojärjestelmässäsi pitäisi olla käyttöoikeusasetukset, jotka rajoittavat sitä, kuka voi tehdä muutoksia, käsitellä palautuksia tai hyväksyä alaskirjauksia. Varastotyöntekijä saattaa tarvita skannausoikeudet, mutta hänellä ei pitäisi olla jumalankaltaisia valtuuksia muuttaa määriä ilman valvontaa. Nämä digitaaliset rajat estävät sekä tahallisen varkauden että sellaiset ”Yritin vain auttaa” -varastomuutokset, jotka jotenkin päättyvät aina kyyneliin ja puuttuviin tuotteisiin.
• Satunnaiset kiertolaskennat ovat toinen tehokas pelote. Kun työntekijät tietävät, että varasto voidaan laskea milloin tahansa, he epätodennäköisemmin ”lainaavat” uutta luomiväripalettia tai pelitarviketta. Epävarmuus luo psykologisen esteen, joka on yllättävän tehokas.

Tavoite: Tee varastamisesta niin hankalaa, ettei sitä tapahdu alun perinkään.

8. Tee yhteistyötä luotettavan 3PL- tai toimituskumppanin kanssa

Joskus paras tapa ratkaista varastohävikkiongelmat on antaa jonkun muun huolehtia koko varastostasi. 

Se on vähän kuin silloin, kun palkkasin viimein ammattimaisen siivoojan vuosien jälkeen, kun olin ”siivonnut” työntämällä kaiken satunnaisiin laatikoihin – yhtäkkiä tavarat lakkasivat katoamasta mystisiin tyhjiöihin.

Hyvä kolmannen osapuolen logistiikkakumppani (3PL) tuo mukanaan teollisen tason varastonhallinnan. 

Nämä ammattilaiset laskevat tuotteita aamiaiseksi, täsmäyttävät poikkeamia lounaaksi ja optimoivat varastojen asettelut päivälliseksi. Heidän koko liiketoimintamallinsa perustuu siihen, että he tietävät jatkuvasti tarkalleen, missä tavarasi ovat.

Vakiintuneet 3PL-yritykset ovat jo rakentaneet infrastruktuurin, johon useimmilla pienyrityksillä ei ole varaa: varastonhallintajärjestelmät, jotka seuraavat jokaista tuotteen liikettä, viivakoodiskannauksen jokaisessa käsittelyvaiheessa, järjestelmät, jotka saisivat kasinon kateudesta vihreäksi, sekä standardoidut prosessit, joita on hiottu miljoonien tilausten käsittelyn aikana.

Valitse 3PL-kumppani, jolla on:

• Kaksinkertaisen varmennuksen vastaanottoprosessit
• Kiertolaskenta osana päivittäistä toimintaa, ei vain neljännesvuosittaisia paniikkilaskentoja
• Kamerat, jotka kattavat varaston lattian jokaisen neliösenttimetrin
• Ammattitaitoinen varastohenkilöstö, joka on koulutettu erityisesti varastosaldojen tarkkuuteen
• Edistyksellinen seuranta, joka luo vastuullisuuden jokaisesta tuotteen käsittelystä

Ilmeisten turvallisuusetujen lisäksi ammattimaiset toimituskumppanit tuovat mukanaan jotain vielä arvokkaampaa: johdonmukaisuuden. 

Oman yrityksesi keräilyjärjestelmä saattaa muuttua sen mukaan, kuka kyseisenä päivänä on töissä, mutta 3PL-yritykset elävät ja kuolevat vakiotoimintamenettelyjensä varassa.

Tietenkin ulkoistaminen ei ole ilmaista – maksat näistä palveluista. 

Kun kuitenkin otetaan huomioon pienempi varastohävikki, vähäisempi henkilöstötarve ja poistuvat varastokustannukset, monet yritykset päätyvät taloudellisesti jopa voitolle. Puhumattakaan korvaamattomasta hyödystä, kun varastoa ei tarvitse koskaan laskea keskiyöllä ennen neljännesvuosittaisten verojen eräpäivää.

Etsitkö toimituskumppania, joka on erikoistunut varastosaldojen tarkkuuteen? Tutustu kattavaan koosteeseemme kymmenestä parhaasta 3PL-palveluntarjoajasta, jotka ovat erityisen hyviä varastohävikin ehkäisemisessä ja varastonhallinnassa.

Näin selviät FBA-varaston katoamistempusta

Jopa Amazon on 3PL-palveluntarjoaja Fulfillment by Amazon (FBA) -palvelunsa kautta. 

FBA:n ansiosta myyjät voivat varastoida tuotteensa Amazonin toimituskeskuksiin, ja Amazon huolehtii tilausten käsittelystä, toimituksesta ja asiakaspalvelusta.

Suurempien 3PL-palveluntarjoajien etuna on se, että niillä on useita prosesseja korvausvaatimusten ja valitusten käsittelyyn. Niiden avulla kaltaisesi myyjät voivat selvitä helposti haastavista tilanteista, kuten kadonneista tai viivästyneistä lähetyksistä! 

Katso vaikka tätä keskustelua foorumilla – miten hyödyllistä!

Tässä on nopea yhteenveto Amazonin kadonneen lähetyksen tarinasta heidän yhteisöfoorumiltaan:

Kun arvokas varastosi katoaa Amazonin syvyyksiin, älä heti panikoi. 

Vastaanottamisen musta aukko kestää vähintään 6 päivää (vaikka se tuntuu usein ikuisuudelta). Seuraa pakettiasi "lähetystapahtumien välilehdeltä", kunnes Amazon joko vahvistaa vastaanottaneensa kaiken tai yli 90 päivää kuluu. 

Jos jotain puuttuu, tarvitset tositteita – kirjaimellisesti. Varaudu todisteilla siitä, että todella omistit varaston ja että se saapui heidän varastolleen. 

He avaavat tapauksen, mikä on käytännössä Amazonin tapa sanoa: "selvitämme asian... aikanaan". Jopa mahtava Amazon myöntää tämän olevan päänvaiva, erityisesti silloin, kun heidän varastonsa hukkuvat joulusesongin lähetyksiin. 

Tervetuloa verkkokaupan riemuihin!

Lähde

Reducioooo! Pienennä hävikkiä!

Tutkimusten mukaan 82 % vähittäiskauppiaista ilmoittaa, että hävikin vähentäminen on merkittävä haaste. 

Tämä johtuu siitä, että varastohävikki on monimutkainen yhdistelmä hallinnollisia virheitä, järjestelmähäiriöitä, toimittajien vehkeilyä ja kyllä, toisinaan myös työntekijöitä, joilla on luovia ideoita korvauksista. 

Siksi menestyneimmät yritykset torjuvat hävikkiä samanaikaisesti useista näkökulmista – heiluttavat varastotaikasauvojaan ja huutavat "Reducio!" hävikkiluvuilleen! 

Tässä taika syntyy tehokkaiden varastonhallintajärjestelmien avulla, kehittämällä selkeitä prosesseja, kouluttamalla työntekijöitä ja hyödyntämällä teknologiaa inhimillisten virheiden poistamiseksi yhtälöstä aina kun mahdollista.

Lopputulos? Varasto, joka katoaa ennen kuin se ehditään myydä, on ehkä vähittäiskaupan ennaltaehkäistävissä oleva suurin voittojen syöjä. 

Vähittäiskauppa ei koskaan pysähdy – eikä sinunkaan pitäisi. Tilaa uutiskirjeemme ja saat uusimmat näkemykset, strategiat ja uraresurssit alan huippujohtajilta, jotka muovaavat vähittäiskaupan tulevaisuutta.