Lagerstyrning 101: Metoder, tips & praxis

Tänk om du kunde optimera dina lagernivåer, effektivisera verksamheten – och därmed – tjäna mer pengar? 

Det här är din ultimata guide till att bemästra lagerkontroll. 

Vi går igenom vad lagerkontroll faktiskt är, hur andra e-handelsvarumärken följer viktiga lagermått och bästa praxis för att förbättra din lagerkontroll.

Nu kör vi.

Vad är lagerkontroll?

Ett lagerkontrollsystem hanterar ett företags lagernivåer på alla lagerplatser. 

Det huvudsakliga målet är att upprätthålla optimala kvantiteter för att möta kundernas efterfrågan och samtidigt minimera kostnaderna från inköp till leverans.

Så här beskriver Leonardo DiCaprio lagerkontroll:

Self Evaluation Awareness Progress: Inventory Control- An excerpt from "Revolutionary Road"

Viktiga delar av lagerkontroll omfattar:

• Spårning i realtid: Håll koll på vad du har och var det finns hela tiden.
• Efterfrågeprognoser: Planera för framtida behov för att undvika brist eller överskott.
• Orderhantering: Hantera inköp och leveranser korrekt.
• Dataanalys: Fatta välgrundade beslut baserade på information i realtid.

Se lagerkontroll som maskinrummet i din verksamhet. 

Syftet är att se till att maskinen fungerar smidigt utan störningar eller haverier genom att upprätthålla precis rätt mängd bränsle. 

Med andra ord handlar det om en balans mellan att ha tillräckligt många SKU:er för att möta kundernas efterfrågan och att undvika dödvikt från överskottslager.

Lagerkontroll jämfört med lagerhantering

Fokus för lagerkontroll ligger på det taktiska genomförandet av att upprätthålla lagernivåer, medan omfattningen av lagerhantering är mycket bredare. 

Om lagerkontroll är en motor är lagerhantering piloten. 

Det här är strategin bakom kulisserna, som avgör den optimala lagerbalansen för att maximera effektiviteten och minimera kostnaderna, förutser marknadsfluktuationer och gör justeringar vid behov. 

Varför är lagerkontroll så viktigt för e-handelsvarumärken?

För varje $1 i försäljning hade amerikanska tillverkare och återförsäljare $1.33 i lager i juli 2020, enligt USA:s folkräkningsbyrå. 

Det är mycket pengar som binds upp. I grund och botten köper du tre varor för varje två du säljer.

Ett bra lagerkontrollsystem kan förändra den här ekvationen drastiskt. 

Robert Khachatryan, vd och grundare av Freight Right Global Logistics, säger att 

...effektiv lagerkontroll är avgörande för att upprätthålla effektiviteten i verksamheten och kundnöjdheten.

Dålig lagerhantering kan leda till slut i lager, överlager och missade försäljningsmöjligheter, vilket påverkar både intäkterna och kundlojaliteten.

Vi ska se hur:

• Bättre kvalitetskontroll. Övervaka varje artikel, från ankomst till försäljning. Få en uppfattning om vad som säljer, vad som inte säljer och varför. Låt inte lagerbrist eller överlager kosta dig pengar.
• Förbättrad organisatorisk effektivitet och lönsamhet. Att hålla lagret organiserat är avgörande för effektiviteten. Lagerstyrning gör det möjligt att optimera lagringsutrymmet, effektivisera plockning och packning samt minska risken för lagerbrist eller överlager. Du maximerar försäljningen och minimerar svinnet för att öka lönsamheten.
• Förbättrad ekonomisk noggrannhet och efterlevnad. Exakta lagerregister är avgörande för ditt e-handelsvarumärkes ekonomiska hälsa. Revisioner, skattedeklarationer och finansiella rapporter är alla beroende av dem. Du kan fatta välgrundade beslut, hålla lagret korrekt och säkerställa efterlevnad genom att hålla exakta lageruppgifter.

Ett välmående företag är därför beroende av att lagerstyrningen optimeras. 

5 vanliga typer av lagerstyrningssystem

Ryggraden i en modern försörjningskedjas digitala infrastruktur är dess lagerstyrningssystem. Verktyget spårar och hanterar produkter från det att de köps in tills de når kunderna. 

Dessa system automatiserar uppgifter som beställning, mottagning, lagring och frakt, vilket sparar tid och resurser. 

De ger också insyn i lagernivåerna i realtid, vilket hjälper företag att undvika lagerbrist och överlager samt optimera lageromsättningen.

Generellt sett använder e-handelsföretag oftast dessa fem typer av lagerstyrningssystem:

1.  Lagerstyrningssystem enligt behovsstyrd lagerhållning (JIT)

Ett JIT-system handlar om att ha rätt artiklar till hands—vid rätt tidpunkt—i rätt mängd. 

I JIT-modellen tar företag emot varor från leverantörer exakt när de behövs för produktion eller försäljning, så att de inte behöver lagra överflödigt lager eller slösa med råmaterial under processen.

Jag pratade med Kate, som ingår i marknadsföringsteamet på Irresistible Me—ett e-handelsföretag inom skönhet som specialiserar sig på hårförlängningar och peruker. 

Vi håller ett mindre lager och beställer utifrån efterfrågan.

Vi minskade till exempel våra lagerhållningskostnader med 15 % förra året genom att vara uppmärksamma på försäljningstrender och anpassa våra beställningar.

2. Periodiskt lagerstyrningssystem

Föreställ dig att pausa en film för att räkna alla karaktärer på skärmen.

Det periodiska lagersystemet inventerar dina varor med fasta intervall, till exempel månadsvis eller kvartalsvis. 

Även om det är enkelt är det ofta för långsamt för snabbväxande företag.

Detta system kan vara mer lämpligt för små företag, säsongsföretag eller företag som säljer dyra produkter.

Get Free Access

Sign up and stay in the loop with fresh content, podcasts, how-to guides, tool reviews, and product exclusives.

Get Free Access

Have an account? Log In

3. Kontinuerligt lagerstyrningssystem

Ett perpetuellt lagersystem ger dig en ständig, uppdaterad överblick över dina lagernivåer. 

En streckkod eller en tagg för radiofrekvensidentifiering (RFID) kan automatiskt spåra varje vara som kommer in i eller lämnar ditt lager. 

För att fatta välgrundade beslut är dessa realtidsdata guld värda – särskilt för e-handelsvarumärken.

Företag av alla storlekar kan dra nytta av perpetuella lagersystem, men de med stora eller snabbt föränderliga lagernivåer har ofta störst nytta av dem.

Tänk på livsmedelsbutiker och apotek som har ömtåliga lagervaror som lätt blir förstörda.

4. Lagerstyrningssystem med ABC-analys

ABC-analysen delar in ditt lager i A-, B- och C-varor baserat på varje varas värde. 

Du håller noggrann uppsikt över dina A-varor, håller ett öga på B-varorna och behöver inte bekymra dig alltför mycket om C-varorna.

Vi hör med Robert från Freight Right Global Logistics igen:

Genom att kategorisera lager utifrån värde och omsättning kan vi prioritera hanteringsinsatserna för de mest kritiska varorna.

Genom att till exempel fokusera på de 20 procent av SKU:erna som står för 80 procent av intäkterna säkerställer vi att nyckelprodukterna alltid finns tillgängliga.

5. Lagerstyrningssystem med ekonomisk orderkvantitet (EOQ)

Wilsonmetoden, eller EOQ, är som att fylla en bränsletank. 

Du vill ha tillräckligt med bränsle för att nå din destination (tillgodose efterfrågan), men inte så mycket att resurser går till spillo (överskottslager) och vinsterna försvinner.

EOQ hjälper dig att hitta den optimala balansen mellan att beställa för mycket och för lite, oavsett om du tillverkar, säljer eller använder produkter internt.

Viktiga mätvärden att följa upp för lagerstyrning

Nyckeltal (KPI:er) för lagerstyrning är som en röntgenbild av ditt företag. De visar vad som pågår internt och lyfter fram områden där du behöver arbeta hårdare.

Men om det här är första gången du övervakar lagerstyrningen, hur vet du vilka KPI:er du ska följa upp? 

Jag utvärderade svaren från de 17 e-handelsledare jag talade med, och här är de KPI:er för att optimera lagerstyrningen som följdes upp oftast: 

Lageromsättningsgrad

Ett företags lageromsättningsgrad mäter hur snabbt dess lager säljs och ersätts. 

Så beräknas den: En grundläggande beräkning är att dividera kostnaden för sålda varor (COGS) med det genomsnittliga lagret:

En hög lageromsättning tyder vanligtvis på effektiv lagerhantering, men detta kan variera beroende på bransch och produkttyp.

Lagerhållningskostnader

Lagerhållningskostnader är de dolda kostnaderna för att hålla varor i lager. 

De omfattar:

• Kapitalkostnader: Pengar som är bundna i lagret.
• Lagerkostnader: Till exempel lagerlokaler, energi och arbetskraft.
• Riskkostnader: Detta omfattar produktskador, stöld och föråldring.
• Säkerhetskostnader: Kostnader för lagerpersonal, underhåll av utrustning, säkerhetssystem och IT-infrastruktur.

Så beräknas den: Den totala lagerhållningskostnaden är summan av alla fyra komponenter i lagerhållningskostnaden.

Och här är formeln: 

Nyckeln till att minimera dessa kostnader? Effektiv lagerstyrning.

Lagerbristfrekvens

Lagerbristfrekvensen mäter hur ofta produkter är slut i lager. Detta är andelen kundbehov som inte tillgodoses på grund av lagerbrist.

Så beräknas den: 

Enligt en studie i Harvard Business Review från 2004 ligger den typiska lagerbristfrekvensen på omkring 8 %. 

Nyare studier visar dessutom att den globala lagerbristfrekvensen, trots framsteg inom leveranskedjehantering och teknik, fortfarande envist ligger på ungefär samma nivå. 

Andra KPI:er

En optimal lagerstyrningsprocess kan även omfatta andra KPI:er, till exempel:

• Antal lagerdagar
• Inventeringsnoggrannhet
• Ordercykeltid
• Andel perfekta order
• Kundengagemang

Experttips

Välj KPI:er som är viktiga för ditt team och hjälper dig att fatta välgrundade affärsbeslut i linje med företagets mål. Undvik fåfängomått som bara ser bra ut på papper, men som egentligen inte bidrar till tillväxt på sista raden.

 

Ta i stället hänsyn till faktorer som datatillgänglighet och handlingsbarhet, och bedöm både nuvarande och framtida resultat med hjälp av ledande och eftersläpande indikatorer.

De bästa metoderna för lagerstyrning

Den bästa metoden för lagerspårning beror på företagets specifika produkter och redovisningskrav. 

Här är några av de mest populära metoderna:

FIFO (först in, först ut)

En FIFO-metod för lagerstyrning utgår från att de äldsta produkterna säljs först. Med denna metod värderas det återstående lagret utifrån kostnaden för det äldsta lagret.

FIFO-metoden simulerar lagerflödet i verkligheten, vilket förenklar bokföringen och minskar risken för fel.

LIFO (sist in, först ut)

Med LIFO säljs det senast inköpta lagret först. Kostnaden för äldre inköp används för att värdera det återstående lagret.

När inflationen är hög används LIFO ofta som en skattefördel, eftersom metoden vanligtvis sänker den beskattningsbara inkomsten. 

Observera dock att denna lagerstyrningsmetod kanske inte återspeglar det faktiska varuflödet och kan försvåra den ekonomiska analysen.

Cykelinventering

En cykelinventering är ett effektivare alternativ till en fysisk inventering. 

Lyssna nu. 

I stället för att räkna allt på en gång räknar du regelbundet små delar av lagret. Förutom att förbättra noggrannheten minskar detta tillvägagångssätt störningar och ger dig insyn i lagret i realtid.

Ett system för cykelinventering säkerställer korrekta lagernivåer genom att regelbundet kontrollera och justera lagersaldona. 

För att upptäcka avvikelser använder systemet försäljningsdata, ombeställningspunkter och uppdateringar från lagerstyrningssystemet i realtid.

Partispårning

Processen för partispårning, även kallad lotspårning, är en lagerstyrningsmetod som använder partinummer för att spåra produkter, delar eller ingredienser genom hela leveranskedjan – från tillverkare till distributionscenter och vidare till slutkunderna.

Systemet gör det möjligt att spåra ditt lager från råvaror till färdiga produkter. 

Här finns mycket information – till exempel var ditt lager kom ifrån, vart det skickades, hur mycket som skickades och till och med när det går ut.

Processen minskar svinn och ökar vinsterna genom att identifiera problemkällor, återkalla defekta varor och hantera lagret utifrån utgångsdatum.

Leverantörsstyrt lager (VMI)

Ett leverantörsstyrt lager (VMI) flyttar ansvaret för lagerhanteringen från återförsäljaren till leverantören. 

Hur fungerar detta? 

Det är leverantörens uppgift att hålla koll på lagernivåerna, prognostisera efterfrågan och optimera påfyllningen av ditt lager. 

VMI-systemet är perfekt för e-handlare som hanterar ett varierat produktsortiment från flera leverantörer. 

5 tips för att förbättra dina lagerstyrningstekniker

För att möta kundernas efterfrågan och optimera kostnaderna måste du hantera ditt lager på ett smart sätt.

Här är fem praktiska tips för att förbättra dina strategier för lagerstyrning:

1. Använd säkerhetslager strategiskt 

Återförsäljare i USA förlorade häpnadsväckande 82 miljarder dollar på grund av slut i lager under 2021. 

Paradoxalt nog kostar en tom hylla faktiskt mycket pengar. 

Se säkerhetslagret som ditt e-handelsvarumärkes försäkring. Detta extra skydd hjälper dig att hantera efterfrågetoppar, leverantörsförseningar och oförutsedda störningar i leveranskedjan. 

Genom att noggrant analysera:

• Efterfrågemönster, 
• Variationer i ledtider; och 
• Önskade servicenivåer 

…kan du optimera dina säkerhetslagernivåer. För att göra detta måste du balansera riskerna med lagerbrist mot kostnaderna för överlager.

2. Implementera ett ABC-analysystem

Sergey Taver, marknadschef på Precision Watches, förklarar hur användningen av en ABC-analys har hjälpt dem att prioritera lagerhanteringen.

Genom att kategorisera artiklar utifrån deras värde och omsättningshastighet fokuserar vi mer på produkter med stor påverkan och ser till att de alltid finns tillgängliga. 

Våra lyxklockor (kategori A) får till exempel mer uppmärksamhet i lagerhanteringen än tillbehör (kategori C).

En ABC-analys fastställer den optimala resursfördelningen för ditt e-handelslager.

3. Dra nytta av avancerad teknik

Forskning visar att 70 % av kalkylbladen innehåller fel. 

Och när du tar hänsyn till denna mycket höga procentandel och tillämpar den på finansiella konton kan du förlora miljoner.

Vilket är alternativet? 

Här är några viktiga tekniker för att förbättra lagerstyrningen i ditt e-handelsföretag:

• Ett streckkodssystem spårar produkter från det ögonblick de kommer in på lagret tills de når dina kunder med hjälp av skannrar. Denna digitala märkning hjälper dig att hålla rätt lagernivåer, förhindra förluster och effektivisera lagerhanteringen.
• RFID-taggar fungerar som uppgraderade streckkoder. De ger insyn i lagret i realtid utan att det krävs fri sikt. Hastigheten och noggrannheten kan minska arbetskostnaderna drastiskt, särskilt på lager.
• Rätt programvara för lagerstyrning är kommandocentralen i din leveranskedja. Du får realtidsdata för smartare affärsbeslut, förenklad drift och förbättrad lagerprecision.

Vi frågar en expert. 

Karen Chen är chef på Journaling Supplies – en Kina-baserad e-handelswebbplats som erbjuder högkvalitativa och noggrant utvalda produkter och tillbehör för dagboksskrivande.

De använder Quickbooks Commerce för lagerbokföring. 

Programvaran ger lagerspårning i realtid, automatiserade beställningspunkter och omfattande rapportering, vilket har varit avgörande för att effektivisera våra lagerhanteringsprocesser.

Sedan vi implementerade programvaran för lagerstyrning har vi sett en förbättring på 25 procent av vår orderleveransgrad och en betydande minskning av lageravvikelser.

Men olika människor har olika behov. 

Så om du inte kan bestämma dig för rätt programvara för lagerhantering för ditt e-handelsföretag har vi sammanställt en lista över våra 10 främsta val:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Linnworks — Bäst för automatisering av hantering i flera kanaler
2. 2. MRPeasy — Bäst för tillverkare
3. 3. SkuVault — Bäst för sina detaljerade rekommendationer om återbeställning
4. 4. KORONA POS — Bäst för lagerhantering på flera platser
5. 5. Helcim — Bäst för lagerhantering + POS för små företag i en och samma lösning
6. 6. Veeqo — Bäst med inbyggt skydd för Amazon-konton
7. 7. Acumatica — Bäst för modernt användargränssnitt
8. 8. Zoho Inventory — Bäst för små företag
9. 9. Sortly — Bäst för enkel användning
10. 10. Cin7 Omni — Bäst för avancerad orderhantering i flera kanaler

4. Genomför regelbundna lagerrevisioner

Du behöver revidera ditt lager regelbundet för att säkerställa att det registrerade lagret överensstämmer med det som faktiskt finns på ditt lager. 

Denna lagerstyrningsmetod jämför det fysiska antalet varor på hyllorna med siffrorna på papper. 

Hur hjälper detta ditt företag?