Veiledning i lageroptimalisering: 12 dokumenterte teknikker

Mer enn 50 % av netthandlerne klarte ikke å fullføre et kjøp i 2022 fordi produktene var utsolgt.

Utsolgte varer får virkelig kundene til å gå sin vei. 

Men det betyr ikke at du bør fylle lageret ditt med en million enheter. Det koster også å holde varer på lager, og det er dyrt.

Optimalisering av lagerbeholdningen er løsningen på disse problemene. Det er billetten din til potensielt å spare tusenvis av dollar i implisitte og eksplisitte kostnader.

I denne veiledningen forklarer vi ulike teknikker for optimalisering av lagerbeholdningen, slik at du kan finne de mest kostnadseffektive lagernivåene å holde. La oss sette i gang.

Hva er optimalisering av lagerbeholdningen?

Optimalisering av lagerbeholdningen er prosessen med å fastsette det optimale lagernivået basert på tilbud og etterspørsel for å minimere lagerkostnadene.

Hvis du har færre enheter på lager enn du trenger, risikerer du å miste kunder. 

Som Benjamin Knight og Dmitry Mitrofanov forklarer i en HBR-artikkel:

Å gå tom for varer er kostbart for enhver forhandler.

Hvis det ikke finnes en egnet erstatning, går forhandleren glipp av inntekter. 

Selv om det finnes en erstatning, kan kunden bli frustrert, noe som kan føre til mindre kundelojalitet og lavere livstidsverdi.

Det er også kostnader forbundet med å holde overflødige varer på lager. 

• Du trenger kapital for å kjøpe inn varer, og betaler kapitalkostnader på denne kapitalen. 
• Deretter kommer kostnadene ved å lagre varene—forsikring, strøm og mer. 
• Det er også risiko for svinn, tyveri, feil og skader når du lagrer varer på lageret.

For å holde en optimal lagerbeholdning trenger du en teknikk for optimalisering av lagerbeholdningen som hjelper deg med å holde et minimumslager uten risiko for å gå tom.

Hva kan optimalisering av lagerbeholdningen gjøre for merkevaren din?

Slik tilfører optimalisering av lagerbeholdningen verdi til merkevaren din:

• Bedre kundetilfredshet. Den viktigste fordelen ved å optimalisere lagerbeholdningen er at det hjelper deg med å møte kundenes etterspørsel ved at du aldri går tom for varer. Gjentatte tap av ordre bare fordi du ikke har nok varer på lager, kan utvikle seg til betydelige tap og føre til misfornøyde kunder som kan bytte til en konkurrent på lang sikt.
• Lavere lagerholdskostnader. Varene som ligger på lageret ditt, koster deg penger. For det første har du en alternativkostnad. Hvis du har varer til en verdi av $100,000 som ligger ubrukt, kunne du ha investert pengene i pengemarkedsinstrumenter og oppnådd for eksempel 3% (eller $3,000) i avkastning. I tillegg kommer andre kostnader, som skader på varer og lagring.
• Lavere risiko for å gå tom for varer. Det å holde en optimal lagerbeholdning bidrar til å forhindre utsolgte varer. Sikkerhetslageret tas med i beregningen når vi fastsetter det optimale lagernivået. Når lagerbeholdningen når sikkerhetsnivået, legger du inn en ny bestilling og mottar den før sikkerhetslageret er brukt opp.
• Bedre lønnsomhet og kontantstrøm. Optimalisering av lagernivåene reduserer kapitalkostnadene og forbedrer lønnsomheten. For bransjer med store lagerbeholdninger kan økningen i lønnsomhet målt i dollar være oppsiktsvekkende høy. Siden du heller ikke binder overskytende kontanter i lagerbeholdningen etter optimaliseringen, har du mer kontanter tilgjengelig som arbeidskapital.

Hvilke utfordringer vil du møte på veien mot optimalisering av lagerbeholdningen?

De spesifikke utfordringene du møter når du optimaliserer lagerbeholdningen, avhenger av bransjen din og teknikkene for optimalisering av lagerbeholdningen du velger. 

Her er imidlertid en liste over typene utfordringer du kan forvente:

• Unøyaktig etterspørselsprognose. Å forutsi etterspørselen er den vanskeligste delen av lageroptimalisering. Du kan anslå etterspørselen basert på trender, sesongvariasjoner og økonomiske faktorer. Prognosen din vil sannsynligvis være feil, men målet er å komme så nær som mulig.
• Forstyrrelser i forsyningskjeden. Du kan reservere et sikkerhetslager basert på gjennomsnittlig leveringstid. Men hvis det er krig i landet du kjøper varer fra, har du ikke mange alternativer. Derfor er det viktig å bygge en motstandsdyktig forsyningskjede og diversifisere leverandørene dine.
• Skalerbarhet. Etter hvert som virksomhetens størrelse, lokasjoner og SKU-er øker, kan det bli krevende å optimalisere lagernivåene. Moderne verktøy basert på kunstig intelligens kan bidra til å håndtere utfordringer knyttet til skalerbarhet, men du må kanskje bruke litt ekstra på å ta i bruk systemer for kunstig intelligens (AI) og lære opp teamet ditt.
• Fastsette optimalt lagernivå. Når bør du bestille varer på nytt? Hvor mye bør du bestille? Disse spørsmålene krever analyse, og svaret avhenger av etterspørselsprognosen, leveringstidene og lagerholdskostnadene.
• Kostnadene ved å oppgradere eldre systemer. Du må kanskje oppgradere til kraftigere systemer for effektivt å spore lagerbeholdningen på tvers av flere lokasjoner og automatisere lagerrelaterte oppgaver. Denne oppgraderingen er ofte kostbar, og hvis du ikke er forberedt, kan budsjettbegrensningene dine tvinge deg til å sette planene på pause.

12 velprøvde teknikker for lageroptimalisering som øker effektiviteten

Det finnes ulike teknikker for lageroptimalisering. Noen av dem gjelder bare for enkelte bransjer, mens andre er mer generelle. 

La oss se på disse teknikkene, slik at du kan velge én for strategien din for lageroptimalisering.

1. Forutsi etterspørselen

Etterspørselsprognoser er den mest grunnleggende teknikken for lageroptimalisering. Alle de andre teknikkene vi lister opp i denne veiledningen, begynner med å forutsi etterspørselen.

For å forutsi etterspørselen ser du på historiske salgsdata, aktuelle markedstrender, de generelle økonomiske forholdene og bransjespesifikke parametere som råvarepriser.

En etterspørselsprognose er et estimat, og du vil nesten alltid bomme. 

Ved å ta hensyn til virkningene av parameterne vi nevnte, kommer du imidlertid nærmere det faktiske tallet.

2. Prioriter med ABC-analyse

Husker du Pareto-prinsippet fra skolen? Det sier at omtrent 80 % av resultatene skyldes 20 % av årsakene.

Hvis du har flere lagerartikler, bør du ta en rask titt på lageret. Du vil legge merke til at omtrent 20 % av lagerartiklene står for 80 % av salgsinntektene.

ABC-analyse bruker dette prinsippet og sier at du kan dele lagerartiklene dine inn i tre kategorier:

• A-artikler: Dette er artikler med høy verdi som utgjør omtrent 20 % av enhetene på lageret ditt og 80 % av salget. Disse artiklene har stor innvirkning på lønnsomheten, så det er avgjørende å kontrollere dem, forutsi etterspørselen nøyaktig og gjennomgå lagernivåene ofte.
• B-artikler: B-artikler er artikler med middels verdi som utgjør omtrent 30 % av lagerenhetene dine og 15 % av salget. Disse artiklene krever en balansert tilnærming – overvåk dem regelmessig og sørg for at de ikke blir utsolgt, men ikke like intensivt som du overvåker A-artikler.
• C-artikler: Disse artiklene utgjør den største delen av lageret ditt målt i antall (omtrent 50 %), men står bare for rundt 5 % av salget. Disse artiklene har mindre innvirkning på de økonomiske resultatene, så det er fornuftig å overvåke dem mindre grundig.

Sammensetningen, både målt i antall enheter og verdi, kan variere betydelig basert på lagerporteføljen din.

Prinsippene for ABC-analysen gir oss imidlertid et verdifullt rammeverk for å forstå hvilke varer vi bør prioritere, slik at vi kan optimalisere innsatsen og bruke kapitalen mer effektivt.

3. Økonomisk bestillingskvantum (EOQ)

Økonomisk bestillingskvantum hjelper deg med å fastsette en optimal bestillingsmengde basert på tre faktorer:

• Etterspørsel
• Bestillingskostnader
• Lagerholdskostnader

Du setter disse tallene inn i følgende formel, og får den totale mengden (i enheter) av varer du bør bestille:

D er den totale årlige etterspørselen, K er kostnaden per innkjøpsordre, og C er den årlige lagerholdskostnaden per enhet.

Den årlige etterspørselen estimeres basert på historiske salgsdata og andre faktorer, som økonomiske forhold og kundepreferanser. 

Bestillingskostnader omfatter kostnader knyttet til en innkjøpsordre, som frakt og håndtering.

Lagerholdskostnader er en av de dyreste kostnadskategoriene og ligger på mellom 25 % og 40 % av en virksomhets gjennomsnittlige lagerinvestering. 

Lagerholdskostnader omfatter blant annet:

• Kapitalens kostnad: Kapitalkostnaden inkluderer renter på arbeidskapital som er bundet opp i lageret, dersom lageret finansieres gjennom gjeld. Hvis du låner $100,000 til 5 % for å finansiere lageret, vil kapitalkostnaden være $5,000.
• Lagringskostnader: Dette omfatter kostnader knyttet til å eie og drive lageret, som strøm og renter på leieavtaler.
• Andre kostnader: Varene på lageret kan bli skadet mens de oppbevares på lageret, varen kan gå av moten, og varer kan krympe eller bli stjålet. Det finnes ulike risikoer knyttet til lagrede varer, og du må tallfeste dem. Bruk erfaringen din og anslå hvor mye av varene du kan ende opp med å miste på grunn av disse risikoene.

Eksempel på EOQ-scenario

La oss si at du selger gensere. Du solgte 100,000 enheter i fjor, og håper å selge 140,000 neste år. Kostnaden per ordre er $100, og lagerholdskostnaden per enhet er $5.

Da blir EOQ-en din:

2367 enheter = 2 (140,000 x 100) / 5

Hver gang du legger inn en ordre, bør den være på 2,367 enheter – du kan avrunde dette til 2,400 enheter. Du legger inn en ordre hver gang lagerbeholdningen når sikkerhetslageret, som beregnes slik:

Sikkerhetslager = (Maksimalt daglig salg x Maksimal leveringstid) - (Gjennomsnittlig daglig salg x Gjennomsnittlig leveringstid)

La oss si at:

• Maksimalt og gjennomsnittlig daglig salg er henholdsvis 200 enheter og 100 enheter per dag
• Maksimal og gjennomsnittlig tid leverandøren bruker på å levere en ordre, er henholdsvis 5 dager og 3 dager

I så fall må du legge inn en ordre hver gang du har 700 enheter igjen på lager. Slik blir utregningen:

700 = (200 x 5) - (100 x 3)

4. Implementer lagerstyring akkurat i tide (JIT)

Toyota implementerte JIT som en del av det bredere Toyota-produksjonssystemet (TPS) for å nå viktige mål, som å øke effektiviteten, redusere svinn og forbedre den generelle kvaliteten.

JIT er et «trekk»-system der varer mottas i en produksjonsprosess bare når det er behov for dem.

Materialer, deler og varer leveres fra den foregående prosessen eller en ekstern leverandør direkte til prosessen når de skal brukes, slik at alle lagerholdskostnader du pådrar deg ved å holde varer på lager, elimineres.

JIT har hjulpet Toyota med å bygge et robust produksjonssystem, men det finnes ulike iboende risikoer ved bruk av JIT.

For eksempel kan forstyrrelser i forsyningskjeden og uplanlagt nedetid føre til leveringsforsinkelser og stanse produksjonen.

Det er nettopp derfor Toyota ikke bare tar en mer strategisk tilnærming til implementeringen av JIT. Som det på en treffende måte ble beskrevet i en HBR-artikkel:

Toyota har en strategisk tilnærming til lagerplanlegging. 

Operasjonelt bygger dette på tre pilarer: strategisk dimensjonerte lagre på riktige steder for å fungere som en buffer som kan møte endrede behov, sikkerhetslager som tar høyde for risikoen for forstyrrelser, og et nyansert syn på leveringstider. 

Det har blitt påpekt at selskapet lærte mye av jordskjelvet og tsunamien i Tōhoku i 2011. Etter dette identifiserte selskapet deler som var utsatt for forstyrrelser, og som derfor kunne være aktuelle for lageroppbygging.

5. Automatiser med AI-drevet programvare for lagerstyring

Programvare for lagerstyring kan automatisere nesten hele lagerstyringsprosessen, forutsatt at du velger riktig programvare. 

Et grunnleggende system for lagerautomatisering kan:

• Legge inn bestillinger når lagernivået når bestillingspunktet
• Velge den beste leverandøren basert på pris, leveringstid og andre faktorer
• Spor lagerbeholdningen i sanntid
• Generere fraktetiketter for bestillinger
• Utarbeide automatiserte lagerrapporter som gir innsikt i ytelsen og en oppsummering av måltall som omløpshastighet og hvor lenge varer har ligget på lager

Verktøy for lagerstyring har eksistert en stund, men de fleste utvikler seg nå til plattformer for AI-drevet lagerstyring.

Å si at AI snart vil revolusjonere alle deler av virksomheten, inkludert lageroptimalisering, er en underdrivelse.

Nesten 40 % av detaljhandelsdirektørene oppga i en undersøkelse fra 2023 at de bruker AI, datasyn og maskinsyn i utvalgte operasjoner og avdelinger.

35 % av respondentene sa at de allerede har skalert opp denne typen teknologi, og 15 % sa at de vil implementere disse teknologiene i løpet av de neste 12 månedene.

Eksempler på AI-drevet lageroptimalisering

Teknologier som AI og maskinlæring utvider funksjonaliteten i grunnleggende programvare for lageroptimalisering på ulike måter.

Her er noen eksempler:

• Bedre prognoseegenskaper. AI-algoritmer tar høyde for ulike faktorer, blant annet salgsdata, markedstrender og sesongvariasjoner, samt eksterne faktorer som økonomiske forhold og værmønstre, for å forutsi etterspørselen. Prognosen justeres automatisk basert på sanntidsdata, slik at prognosene dine alltid bygger på oppdaterte data.

• Dynamiske bestillingspunkter. Et AI-system kan automatisk justere bestillingspunktet basert på sanntidsdata som etterspørsel, leveringstider og gjeldende lagernivåer. Hvis du er i ferd med å gå inn i noen måneder med lavere aktivitet på grunn av sesongvariasjoner, senker AI-algoritmen automatisk bestillingspunktet og minimerer kostnadene ved å holde varer på lager.
• Identifiser de beste leverandørene dine. AI-algoritmen kan overvåke måltall for leverandørenes ytelse, som leveringstider og bestillingsnøyaktighet, for å hjelpe deg med å identifisere de beste leverandørene.
• Strategiske beslutninger. Lageroptimaliseringsløsninger basert på AI genererer ikke bare analyserapporter. De gir verdifull innsikt i kundeatferd, salgstrender og lagerets ytelse, slik at du kan ta datadrevne beslutninger.

Selv om AI-systemer for lagerstyring krever en innledende investering, kan den langsiktige gevinsten bli svært god hvis du implementerer og bruker systemet riktig.

10 fremragende AI-lagerstyringsløsninger å velge mellom

Vi gjorde forarbeidet for deg og fant de beste AI-lagerstyringssystemene på markedet basert på funksjoner og egenskaper for lagerstyring. Se dem her:

6. Dra nytte av 3PL-tjenester

Ved å inngå samarbeid med 3PL-tjenester får du tilgang til teknologien og infrastrukturen deres, inkludert funksjonalitet som kan bidra til å optimalisere lagerbeholdningen. 

Funksjonene varierer mellom 3PL-tjenesteleverandører, men her er en generell oversikt over hva du kan forvente:

• Avansert teknologi og analyse. Mange 3PL-leverandører tilbyr avanserte lagerstyringssystemer (WMS) med funksjoner som lagerbeholdningssporing og analyse. Disse verktøyene gjør det mulig å følge med på nøkkeltall og visualisere lagerdata, slik at du kan ta bedre beslutninger.
• Effektiv lagerdrift og distribusjon. 3PL-tjenester driver store lagre på strategiske steder. Dette reduserer lagerholdskostnadene dine og gjør at du kan levere bestillinger raskere.
• Etterspørselsprognoser og planlegging. 3PL-tjenesteleverandører samarbeider ofte tett med kundene for å lage nøyaktige etterspørselsprognoser og styre lagerbeholdningen. Med tanke på ekspertisen deres innen samarbeid med et bredt spekter av kunder, og eventuelt andre kunder i din bransje, kan innspillene deres være svært verdifulle.
• Støtte for flere salgskanaler. 3PL-leverandører kan hjelpe deg med å styre lagerbeholdningen på tvers av ulike salgskanaler, som netthandel, detaljhandel og engrossalg. Når lagerbeholdningen er synkronisert på tvers av salgskanalene, bidrar det til å forhindre overlagring – du kan ganske enkelt flytte varer mellom kanalene hvis du har et overskudd i én av dem.

Finn våre 10 beste 3PL-anbefalinger i den store oversikten vår:

7. Følg med på viktige nøkkeltall (KPI-er)

Å følge med på KPI-er er ikke akkurat en optimaliseringsteknikk, men det er en utmerket måte å vurdere hvor effektiv teknikken du bruker, er.

Det betyr at KPI-overvåking er en god supplerende metode som kan brukes sammen med enhver annen optimaliseringsteknikk. 

Nøkkeltallene du bør følge med på

Hvilke KPI-er du følger med på, avhenger av målene dine. Her er noen viktige KPI-er for lageroptimalisering:

• Omløpshastighet for lagerbeholdningen. Omløpshastigheten måler hvor mange ganger lagerbeholdningen selges eller erstattes i løpet av en bestemt periode – en måned, et kvartal eller et år. Lav omløpshastighet indikerer overlagring eller varer som selger sakte, og omvendt. Det finnes ingen referanseverdier fordi alle virksomheter er unike, men 5 til 10 er et godt intervall for detaljhandelsvirksomheter. 

Her er formelen for å beregne lageromløpshastigheten:

Der gjennomsnittlig lagerbeholdning beregnes slik:

• Antall dager med lagerbeholdning (DSI). DSI er det gjennomsnittlige antallet dager det tar å selge hele lagerbeholdningen. En høy DSI indikerer at lagerbeholdningen har blitt liggende for lenge på lageret, noe som kan føre til høyere kapital- og lagerholdskostnader. 

Formelen for å beregne DSI er:

• Andel restordrer. Andelen restordrer er prosentandelen av bestillingene som ikke kunne oppfylles fordi det ikke var tilstrekkelig lagerbeholdning. Høy andel restordrer skyldes dårlige etterspørselsprognoser eller lagerstyring. 

Slik kan du beregne andelen restordrer:

• Avkastning på lagerinvestering (GMROI). GMROI måler lønnsomheten til lagerbeholdningen i en detaljhandelsvirksomhet. Den viser hvor stort overskudd du genererer per krone investert i lagerkjøp. 

Her er formelen:

Der den gjennomsnittlige lagerkostnaden beregnes slik:

Avsluttende tanker

Den spesifikke metoden du bruker for å optimalisere lagerbeholdningen, avhenger av bransjen din og forretningsmålene dine.

Hvis du driver en skobutikk, er det best å velge enklere metoder som EOQ. Hvis du også selger skoene på nettet, kan det være lurt å vurdere en 3PL-tjeneste.

På den annen side kan ABC eller JIT være gode alternativer hvis du er en produsent med et stort produktsortiment.

Nesten alle kan imidlertid dra nytte av å implementere et lagerstyringssystem. 

Det samler lagerdataene som trengs for å ta smartere, datadrevne lagerbeslutninger og gjør det enklere å implementere en teknikk for lageroptimalisering.

Vil du ha flere eksperttips? Ikke glem å abonnere på The Retail Execs nyhetsbrev.