Was macht das KORONA POS Warenwirtschaftssystem anders als andere Kassensysteme?

Warum KORONA POS rund um die Bestandsverwaltung aufgebaut ist

Für die meisten Fachhändler steht der Warenbestand im Mittelpunkt des Geschäfts. Zu wissen, was auf Lager ist, was sich verkauft, was liegen bleibt, was nachbestellt werden muss und was möglicherweise ohne Bon den Laden verlässt, gehört zum Alltag.

KORONA POS wurde genau mit diesem Gedanken entwickelt. Unsere Bestandsverwaltungstools sind das Fundament der Plattform, konzipiert für Händler mit hoher Artikelvielfalt, komplexen Produktstrukturen, unterschiedlichen Verpackungsgrößen, verderblichen Waren und Filialbetrieb. Dieser Artikel zeigt, was diese Werkzeuge leisten, wie sie funktionieren und wo sie für Ihr Unternehmen den größten Unterschied machen.

Ein zentraler Produktkatalog, der über alle Standorte hinweg synchronisiert wird

Der Ausgangspunkt für alles im Bestandsführungssystem von KORONA ist der zentrale Produktkatalog im KORONA Studio. Ganz gleich, wie viele Standorte Sie betreiben, Sie greifen immer auf Ihr Inventar über einen einzigen Katalog zu.

Das ist aus mehreren Gründen in der Praxis wichtig. Wenn Sie ein neues Produkt hinzufügen, steht es sofort an jedem Terminal zur Verfügung. Wenn Sie einen Preis aktualisieren, wird dieser für alle Standorte übernommen. Starten Sie eine Aktion, nehmen automatisch alle Filialen daran teil. Und wenn Sie Lagerbestände betrachten, sehen Sie auf einen Blick den Gesamtbestand aller Standorte – oder Sie können in die Daten einzelner Standorte eintauchen.

Für Unternehmen, die von einem anderen System migrieren, kann das Support-Team von KORONA Ihre bestehende Produktdatenbank in das KORONA Studio importieren. Sie müssen Ihren Katalog nicht von Grund auf neu aufbauen.

Bestandsberichte, die zu besseren Entscheidungen führen

Den Warenbestand präzise zu erfassen, ist notwendig. Diese Daten für klügere Entscheidungen zu nutzen, steigert jedoch erst den Gewinn. Die Bestandsberichte im KORONA Studio bieten beides.

Zu den wichtigsten Bestandsberichten gehören:

• Inventar-Bewertungsbericht: Gesamtwert des Bestandes auf einen Blick mit Spaltensummen für aktuellen Bestand, Warenwert, Empfangsmenge und Nettosumme – ganz ohne Export
• Bewegungsbericht: Verfolgt Warenbewegungen zwischen Standorten, um zu sehen, welche Filialen aus dem Zentrallager entnehmen und in welcher Häufigkeit
• Bericht über interne Transfers: Listet alle Warentransfers zwischen Ihren Standorten mit Zeitangaben und Mengen
• Abweichungen bei Wareneingängen: Markiert Abweichungen zwischen Lieferungen des Großhändlers und tatsächlich erhaltenen Waren
• Erweiterter MHD-Bericht: Zeigt verderbliche Waren, deren Ablaufdatum näher rückt, nach Dringlichkeit sortiert
• ABC-Analyse: Bewertet jeden Artikel im Sortiment nach Rentabilität und Verkaufszahlen, um Top-Seller, solide Mittelfeldprodukte und Ladenhüter zu identifizieren

Alle Berichte lassen sich als PDF oder Excel exportieren, außerdem ermöglicht die Funktion Automatischer Berichtsversand im Plus-Tarif, jeden Bericht automatisch per E-Mail zu erhalten – praktisch für Inhaber, die regelmäßig einen Bestandsüberblick im Posteingang möchten, ohne sich anmelden zu müssen.

Produkte in mehreren Verpackungsgrößen verkaufen – ohne den Aufwand

Für Händler, die Produkte in unterschiedlichen Einheiten verkaufen – vor allem Getränkemärkte, Convenience Stores und großhandelsnahe Betriebe – stellen Standard-POS-Bestandslösungen oft ein fortwährendes Problem dar: Wie erfassen Sie einen Bierkasten, einen Sechserpack und einzelne Dosen als separate Verkaufseinheiten, ohne den Katalog unnötig zu vervielfachen oder jedes Mal die Bestände händisch anzupassen?

KORONA POS löst Kastenbrüche über Gebindeartikel und mehrere Produktcodes. Sie definieren den übergeordneten Behälter (zum Beispiel einen Kasten mit 24 Stück), die Untereinheiten (einen Sechserpack, eine einzelne Dose) und die jeweiligen Mengenverhältnisse. Verkaufen Sie einen Sechserpack, reduziert KORONA POS automatisch den Bestand des Kastens um die entsprechende Menge. Beim Verkauf einzelner Einheiten gilt die gleiche Logik. Sie können jeder Gebindegröße einen eigenen Barcode zuweisen – ohne den Katalog zu vervielfachen.

Automatisierte Nachbestellung und Bestellmengen-Optimierung

Zu wissen, wann nachbestellt werden muss, ist genauso wichtig wie der Überblick über die aktuellen Lagerbestände. KORONA POS bietet zwei Ebenen für das Nachbestellmanagement.

Das erste sind grundlegende Mindestbestände: Sie legen pro Produkt einen Mindestlagerbestand fest, und KORONA POS generiert eine Benachrichtigung und optional eine automatisierte Bestellanforderung, wenn der Bestand unter die festgelegte Schwelle fällt. Diese Funktion ist in allen Tarifen enthalten und funktioniert für jedes Produkt mit definiertem Minimum.

Das zweite ist die Bestellmengen-Optimierung, verfügbar im Plus-Tarif. Anstatt mit einem festen Schwellenwert zu arbeiten, analysiert das System Ihre tatsächlichen Einkaufsdaten, Verkaufsdynamik und saisonale Trends, um die idealen Lagerbestände für jedes Produkt automatisch neu zu berechnen. Die Berechnung läuft in Sekunden ab und passt sich ohne manuellen Eingriff über den gesamten Katalog hinweg an.

Echtzeit-Bestandsverfolgung und proaktive Benachrichtigungen

Jeder Vorgang an der Kasse aktualisiert den Lagerbestand sofort und das KORONA-Nachverfolgungssystem meldet proaktiv Probleme. Die Software erkennt automatisch Produkte mit negativem Bestand, Artikel mit geringerer als erwarteter Verkaufsrate und Produkte, die sich der Nachbestellgrenze nähern. So entdecken Sie Engpässe, bevor sie an der Kasse zum Problem werden, und können automatische Nachbestellgrenzen setzen.

Für Einzelhändler mit eCommerce-Anbindung, KORONA POS integriert sich mit WooCommerce, sodass Ihr Onlineshop und Ihr Lagerbestand synchron bleiben. Ein online verkauftes Produkt reduziert unmittelbar die physische Stückzahl, und ein Verkauf im Ladengeschäft reduziert sofort den Online-Bestand. Kein manueller Abgleich, kein Überverkauf.

Warenannahme, Sendungsverfolgung und Lieferantenverwaltung

Der Wareneingang kann an drei Orten erfolgen: im KORONA Studio auf jedem Browser, direkt am Kassenplatz oder über die KORONA Mobile Inventory App. Ihr Team muss also nicht am Schreibtisch sein, um eine Lieferung zu erhalten. Ein Filialleiter mit Tablet kann dies direkt im Lager erledigen.

KORONA POS kann Lieferbenachrichtigungen des Lieferanten direkt importieren. Wird eine Lieferung vom Lieferanten bestätigt, erscheinen die erwarteten Artikel bereits vor dem Eintreffen der Lieferung im Studio. Bei Wareneingang werden Abweichungen zwischen gelieferter und tatsächlich empfangener Ware sofort im Bericht „Abweichungen bei Wareneingang“ angezeigt.

Die Lieferantenverwaltung ist integriert: Sie können mehrere Lieferanten pro Produkt verwalten, Kosten im Zeitverlauf verfolgen und Bestellanforderungen direkt aus dem KORONA Studio auf Basis der aktuellen Lagerbestände und Nachbestellschwellen generieren. Preisänderungen bei Lieferanten fließen direkt in die Margenkalkulation ein, sodass Sie jederzeit wissen, wie viel Sie mit jedem Produkt tatsächlich verdienen.

Inventurzählungen mit integrierter Verlustprävention

Inventurzählungen können über das KORONA Studio oder die KORONA Mobile Inventory App mit Handscanner durchgeführt werden. Ihr Team kann die Zählungen auf Verkaufsfläche oder Lager verteilen, ohne an eine einzelne Arbeitsstation gebunden zu sein; die Ergebnisse werden in Echtzeit synchronisiert.

Zusätzlich unterstützt KORONA POS sowohl Komplett- als auch zyklische Zählungen, bei denen verschiedene Teile Ihres Sortiments im Laufe des Jahres regelmäßig gezählt werden, statt in einer einzigen, störenden Jahresinventur. Das automatische Zeitplanungs-Tool erstellt tägliche oder wöchentliche Zähllisten, sodass jedes Produkt innerhalb eines definierten Zeitraums mindestens einmal gezählt wird.

Und besonders für die Verlustprävention: KORONA POS nutzt eine Berechtigungsverwaltung, sodass nur autorisierte Benutzer auf Lagerinformationen zugreifen können. Kassierer und Verkaufsmitarbeiter führen ihre Zählungen ausschließlich auf Basis des tatsächlich vorgefundenen Lagerbestands durch, nicht auf Grundlage der Systemdaten.

Dies verhindert bewusste oder unbewusste Manipulationen bei der Zählung und gewährleistet jedes Mal eine objektive Abstimmung. Jede Abweichung zwischen Zählergebnis und Systembestand in Ihren Berichten sollte überprüft werden.

MHD-Verfolgung und Haltbarkeitsmanagement

KORONA POS unterstützt die Verfolgung von Mindesthaltbarkeitsdaten auf Artikelebene. Sie erfassen das MHD bei Wareneingang, und KORONA POS warnt Sie rechtzeitig, damit Sie Produkte rechtzeitig abverkaufen, rabattieren oder entfernen können, bevor sie zum Compliance-Problem oder zum Abschreibungsfall werden.

Der Bericht „Erweiterte Haltbarkeit“ im KORONA Studio listet alle Produkte mit baldigem Ablauf auf – übersichtlich und sortiert nach Dringlichkeit. Anstatt abgelaufene Artikel erst bei der Inventur oder am Point of Sale zu entdecken, können Sie proaktiv handeln. Für Bäckereien mit Tagespreisregelung lässt sich dies direkt mit den Preisregeln von KORONA verknüpfen, damit automatisch der rabattierte Preis zum richtigen Zeitpunkt gilt.

Wer profitiert am meisten von den KORONA-Inventurwerkzeugen

KORONAs Bestandsverwaltung bringt den größten Nutzen für Unternehmen, bei denen die Produktvielfalt eine echte operative Herausforderung im Alltag darstellt.

Spezialhändler mit hoher Artikelanzahl (SKU), darunter Spirituosengeschäfte, Smoke- und Vape-Shops, Convenience Stores und Geschenkeläden, profitieren am meisten vom zentralisierten Katalog, der Verwaltung von Gebindebrüchen, automatisierter Nachbestellung und ABC-Analyse. Die Verwaltung von Hunderten oder Tausenden von Produkten in verschiedenen Verpackungsgrößen und Preiskategorien ist eine der großen Stärken von KORONA.

Betreiber mit mehreren Standorten nutzen den zentralen Katalog und standortübergreifende Berichte, um Warenüberträge zu steuern, Über- oder Unterbestände in einzelnen Filialen zu erkennen und Preis- oder Katalogänderungen standortübergreifend durchzusetzen, ohne jede Filiale einzeln überprüfen zu müssen.

Unternehmen mit verderblichem Warenbestand, wie Bäckereien, Weingüter, Apotheken und Convenience Stores mit Lebensmitteln, setzen auf die Verfallsdatumsverfolgung und den erweiterten Bericht zur Haltbarkeit, um Vorschriften einzuhalten und Abschreibungen zu reduzieren.

Franchise-Betreiber nutzen das Bestellportal und den zentralen Katalog, um sicherzustellen, dass Franchisenehmer zugelassene Produkte führen, sowie um Aktionen und Preise einheitlich im gesamten Netzwerk durchzusetzen. KORONA POS kann zudem automatisch die Franchisegebühren berechnen.

FAQs

Unterstützt KORONA POS die Bestandsverwaltung für mehrere Standorte?

Ja. Alle Standorte teilen sich einen zentralen Produktkatalog in KORONA Studio. Preisänderungen, neue Produkte und Aktionen werden an jede Filiale gleichzeitig übermittelt. Sie können die Lagerbestände entweder pro Standort oder gebündelt für alle Filialen anzeigen.

Kann KORONA POS Produkte verwalten, die in verschiedenen Verpackungsgrößen verkauft werden?

Ja. Gebindeprodukte ermöglichen es Ihnen, eine übergeordnete Einheit (zum Beispiel eine Kiste) und deren Untereinheiten (Sixpacks, Einzelartikel) mit verknüpften Mengen festzulegen. Der Verkauf einer beliebigen Einheit passt den Bestand für alle verknüpften Formate automatisch an – ohne manuelle Änderungen.

Wie funktioniert die Bestandserfassung mit KORONA POS?

Bestandsaufnahmen können im KORONA Studio, an einem Kassenplatz oder mit der KORONA Inventur-App durchgeführt werden. Mitarbeitende, die die Inventur durchführen, sehen die erwartete Menge des Systems nicht, was eine objektive Abgleichung sicherstellt. Es werden sowohl Komplettinventuren als auch rollierende Zählungen unterstützt.

Unterstützt KORONA POS die Verfolgung von Verfallsdaten?

Ja. Verfallsdaten können je Produkt beim Wareneingang hinterlegt werden. KORONA POS warnt Sie rechtzeitig vor Ablauf relevanter Artikel, und der erweiterte Haltbarkeitsbericht zeigt alle Produkte mit nahendem Verfallsdatum auf einen Blick, geordnet nach Dringlichkeit.

Was ist Order Level Optimization und welches Paket enthält diese Funktion?

Order Level Optimization ist eine Funktion des KORONA POS Plus Pakets, die anhand von Einkaufsverhalten, Verkaufsgeschwindigkeit und Saisonschwankungen die idealen Nachbestellmengen aller Produkte automatisch neu berechnet. Anders als bei einer festen Schwelle passt sich diese Funktion an die tatsächliche Nachfrageentwicklung im Zeitverlauf an.

Kann ich meinen bestehenden Produktkatalog in KORONA POS importieren?

Ja. Das KORONA Support-Team importiert Ihren bestehenden Produktstamm in jedem beliebigen Format – auch CSV und Excel – während der Einrichtung. Sie müssen den Katalog nicht manuell erfassen.