Så använder du QuickBooks Online för att upptäcka kassaflödesproblem tidigt

Pengarna såg bra ut förra veckan, men nu undrar du om du kommer att ha tillräckligt med kontanter för att täcka det som väntar. Den osäkerheten är ofta det som får företagare att leta efter ett bättre sätt att upptäcka potentiella problem innan de stör verksamheten.

Den här guiden visar hur du använder QuickBooks Online kassaflödesplanerare och AI för redovisning för att upptäcka potentiella kassaflödesunderskott tidigt, övervaka din prognos med tillförsikt och skapa en enkel veckorutin som hjälper dig att ligga steget före framtida likviditetsbrist.

Så hjälper QuickBooks Online dig att upptäcka kassaflödesproblem tidigt

Kassaflödesproblem uppstår sällan utan förvarning. Intuit QuickBooks Online hjälper dig att identifiera de tidiga tecknen genom att kombinera kassaflödesplaneraren med AI för redovisning. 

Kassaflödesplaneraren prognostiserar framtida penningflöden med hjälp av din anslutna bankhistorik och planerade händelser, medan AI för redovisning uppmärksammar ovanlig aktivitet som kan behöva din uppmärksamhet. 

Tillsammans ger de dig mer tid att justera dina planer innan potentiella kassaflödesunderskott påverkar verksamheten.

Förutsättningar innan du använder QuickBooks Online för att upptäcka kassaflödesproblem tidigt

Innan du börjar bör du se till att ditt QuickBooks Online-konto är konfigurerat för att ge korrekta kassaflödesprognoser. Med rätt data på plats kan kassaflödesplaneraren skapa mer tillförlitliga insikter och AI för redovisning få det sammanhang som behövs för att upptäcka ovanlig aktivitet.

För att komma igång behöver du:

• Ett QuickBooks Online-konto med åtkomst till kassaflödesplaneraren.
• Anslutna bankkonton så att QuickBooks Online kan skapa prognoser utifrån din senaste transaktionshistorik.
• Uppdaterade transaktionsuppgifter för att förbättra noggrannheten i din kassaflödesprognos.
• Funktionen för flera valutor avstängd, eftersom kassaflödesplaneraren inte är tillgänglig för företag som använder funktionen för flera valutor.

När dessa förutsättningar är uppfyllda är du redo att konfigurera ditt tidiga varningssystem för kassaflödet och börja övervaka potentiella kassaflödesunderskott innan de påverkar verksamheten.

Så konfigurerar du ditt tidiga varningssystem

Följ stegen nedan för att konfigurera Intuit QuickBooks Online så att du kan identifiera potentiella kassaflödesproblem tidigt och ligga steget före framtida kassaflödesunderskott.

Steg 1. Öppna kassaflödesplaneraren

Öppna kassaflödesplaneraren och granska prognosen som QuickBooks Online skapar utifrån din anslutna bankhistorik. Denna projektion blir din utgångspunkt för de kommande veckorna.

[SKÄRMBILD: steg 1 — prognosdiagrammet i kassaflödesplaneraren]

Steg 2. Lägg till kommande händelser

Lägg till sådant som historiken inte kan känna till. Lägg in kommande händelser som ett inköp av utrustning, en skattebetalning eller en förväntad stor faktura. Dessa hypotetiska scenarier justerar din prognos utan att ändra dina redovisningsuppgifter.

[SKÄRMBILD: steg 2 — lägga till en framtida händelse i prognosen]

Steg 3. Identifiera framtida kassaflödesunderskott

Granska prognosen efter framtida nedgångar. Ett likviditetsunderskott flera veckor fram i tiden ger dig tid att driva in kundfordringar, skjuta upp utgifter eller ordna finansiering innan det blir akut. Samma underskott som upptäcks bara några dagar innan det inträffar lämnar dig med betydligt färre alternativ.

Steg 4. Granska insikter från AI för redovisning

Granska vad QuickBooks Onlines AI för redovisning flaggar mellan avstämningarna. Leta efter ovanliga transaktioner, dubblettposter eller avvikelser i kundfordringarna, eftersom kassaflödesproblem ofta börjar som små oregelbundenheter innan de påverkar dina tillgängliga medel.

[SKÄRMBILD: steg 4 — en avvikelseflagga på en ovanlig transaktion]

Steg 5. Planera en veckovis granskning

Avsätt fem minuter på fredagen för en kontroll. Öppna kassaflödesplaneraren, granska din kommande prognos och agera på allt som har förändrats. Regelbundenhet är viktigare än djup. En snabb veckovis granskning är mer effektiv än en grundlig genomgång då och då.

Så ser framgång ut

Du vet att det fungerar när samtalen om pengar går från att handla om reaktioner till att handla om planering. 

I stället för att säga, "Vi har ett problem med kassaflödet," säger du, "Vi kan få ett underskott om några veckor, så här är vår plan." 

Försenade fakturor följs upp innan de blir kassaflödesproblem, planerade utgifter schemaläggs utifrån din prognos och potentiella underskott hanteras medan du fortfarande har tid att agera.

Vanliga misstag när du använder QuickBooks Online för att upptäcka kassaflödesproblem i tid

Undvik de här vanliga misstagen för att få mer exakta kassaflödesprognoser och identifiera potentiella problem innan de påverkar din verksamhet.

Att se prognosen som en garanti

Cash Flow Planner skapar sin prognos utifrån historiken från dina anslutna bankkonton och de framtida händelser du lägger till. Håll båda uppdaterade så att prognosen återspeglar det som faktiskt väntar.

Att granska planeringsverktyget endast när pengarna börjar ta slut

När en likviditetsbrist syns på ditt bankkonto kan dina bästa alternativ redan vara borta. En snabb veckovis granskning hjälper dig att identifiera potentiella underskott medan det fortfarande finns tid att agera.

Att bara fokusera på dagens saldo

Ett sunt banksaldo i dag garanterar inte ett sunt kassaflöde nästa vecka. Använd Cash Flow Planner för att se bortom dagens saldo och identifiera framtida kassaunderskott innan de blir verkliga problem.

Slutsats

Om du vill fortsätta lära dig kan du utforska våra resurser om Likviditetshantering för att lära dig mer om de verktyg som finns tillgängliga i QuickBooks Online. 

Vi önskar dig lycka till när du utvecklar ett mer proaktivt sätt att hantera företagets kassaflöde. Med rätt vanor och verktyg på plats är du bättre förberedd på att identifiera potentiella kassaflödesproblem innan de blir större utmaningar.