O dinheiro parecia estar bem na semana passada, mas agora está a perguntar-se se terá dinheiro suficiente para cobrir o que se segue. Esta incerteza leva muitas vezes os proprietários de empresas a procurar uma forma melhor de identificar potenciais problemas antes de estes afetarem a empresa.
Este guia mostra-lhe como utilizar o Planeador de fluxo de caixa e a IA de contabilidade do QuickBooks Online para identificar antecipadamente potenciais lacunas de fluxo de caixa, acompanhar a sua previsão com confiança e criar uma rotina semanal simples que o ajuda a antecipar futuras faltas de dinheiro.
Como o QuickBooks Online ajuda a identificar antecipadamente problemas de fluxo de caixa
Os problemas de fluxo de caixa raramente surgem sem aviso. Intuit QuickBooks Online ajuda-o a identificar esses sinais iniciais combinando o Planeador de fluxo de caixa com a IA de contabilidade.
O Planeador de fluxo de caixa prevê a movimentação futura de dinheiro utilizando o histórico da sua conta bancária ligada e os eventos planeados, enquanto a IA de contabilidade destaca atividades invulgares que podem exigir a sua atenção.
Em conjunto, dão-lhe mais tempo para ajustar os seus planos antes de potenciais lacunas de fluxo de caixa afetarem a sua empresa.
Pré-requisitos antes de utilizar o QuickBooks Online para identificar antecipadamente problemas de fluxo de caixa
Antes de começar, certifique-se de que a sua conta do QuickBooks Online está configurada para fornecer previsões precisas do fluxo de caixa. Ter os dados corretos disponíveis ajuda o Planeador de fluxo de caixa a gerar informações mais fiáveis e fornece à IA de contabilidade o contexto necessário para detetar atividades invulgares.
Para começar, necessitará de:
- Uma conta do QuickBooks Online com acesso ao Planeador de fluxo de caixa.
- Contas bancárias ligadas para que o QuickBooks Online possa criar previsões com base no seu histórico recente de transações.
- Dados de transações atualizados para melhorar a precisão da sua previsão de fluxo de caixa.
- A funcionalidade Multimoeda desativada, uma vez que o Planeador de fluxo de caixa não está disponível para empresas que utilizam a funcionalidade Multimoeda.
Assim que estes pré-requisitos estiverem cumpridos, estará pronto para configurar o seu sistema de alerta antecipado do fluxo de caixa e começar a acompanhar potenciais lacunas de fluxo de caixa antes de estas afetarem a sua empresa.
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Como configurar o seu sistema de alerta antecipado
Siga os passos abaixo para configurar o Intuit QuickBooks Online, de modo a poder identificar antecipadamente potenciais problemas de fluxo de caixa e antecipar futuras lacunas de fluxo de caixa.
Passo 1. Abra o Planeador de fluxo de caixa
Abra o Planeador de fluxo de caixa e reveja a previsão que o QuickBooks Online cria com base no histórico da sua conta bancária ligada. Esta projeção torna-se a sua referência para as semanas seguintes.
[CAPTURA DE ECRÃ: passo 1 — gráfico da previsão do Planeador de fluxo de caixa]
Passo 2. Adicione eventos futuros
Adicione aquilo que o histórico não pode conhecer. Inclua eventos futuros, como a compra de equipamento, o pagamento de impostos ou uma fatura de valor elevado prevista. Estes cenários hipotéticos ajustam a sua previsão sem alterarem os seus registos contabilísticos.
[CAPTURA DE ECRÃ: passo 2 — adicionar um evento futuro à previsão]
Passo 3. Identifique futuras lacunas de fluxo de caixa
Analise a previsão em busca de futuras quebras. Uma falta de dinheiro prevista para várias semanas depois dá-lhe tempo para cobrar valores a receber, adiar despesas ou organizar financiamento antes de a situação se tornar urgente. A mesma falta de dinheiro, descoberta apenas alguns dias antes de ocorrer, deixa-o com muito menos opções.
Passo 4. Reveja as informações da IA de contabilidade
Reveja aquilo que a IA de contabilidade do QuickBooks Online assinala entre verificações. Procure transações invulgares, registos duplicados ou anomalias nos valores a receber, uma vez que os problemas de fluxo de caixa começam muitas vezes como pequenas irregularidades antes de afetarem o dinheiro disponível.
[CAPTURA DE ECRÃ: passo 4 — um alerta de anomalia numa transação invulgar]
Passo 5. Agende uma revisão semanal
Reserve cinco minutos à sexta-feira para fazer uma verificação. Abra o Planeador de fluxo de caixa, reveja a sua previsão futura e atue sobre tudo o que tiver mudado. A frequência é mais importante do que a profundidade. Uma revisão semanal rápida é mais eficaz do que uma análise aprofundada ocasional.
Como é o sucesso
Saberá que está a funcionar quando as conversas sobre dinheiro passarem de uma atitude reativa para o planeamento.
Em vez de dizer, "Temos um problema de fluxo de caixa," está a dizer, "Podemos ter uma lacuna dentro de algumas semanas, por isso este é o nosso plano."
As faturas em atraso são acompanhadas antes de se tornarem problemas de fluxo de caixa, as despesas planeadas são agendadas de acordo com a sua previsão e as potenciais insuficiências são resolvidas enquanto ainda tem tempo para agir.
Erros comuns ao utilizar o QuickBooks Online para detetar problemas de fluxo de caixa atempadamente
Evite estes erros comuns para obter previsões de fluxo de caixa mais precisas e identificar potenciais problemas antes de afetarem a sua empresa.
Tratar a previsão como uma garantia
O Cash Flow Planner cria a sua previsão com base no histórico da sua conta bancária ligada e nos eventos futuros que adicionar. Mantenha ambos atualizados para que a previsão reflita o que realmente está para acontecer.
Rever o Planeador apenas quando o dinheiro começa a escassear
Quando uma falta de liquidez se refletir no saldo da sua conta bancária, poderá já não ter as melhores opções disponíveis. Uma revisão semanal rápida ajuda a identificar potenciais lacunas enquanto ainda há tempo para agir.
Concentrar-se apenas no saldo de hoje
Um saldo bancário saudável hoje não garante um fluxo de caixa saudável na próxima semana. Utilize o Cash Flow Planner para olhar para além do saldo de hoje e identificar futuras lacunas de tesouraria antes de se tornarem problemas reais.
Conclusão
Se quiser continuar a aprender, explore os nossos recursos de Gestão do fluxo de caixa para saber mais sobre as ferramentas disponíveis no QuickBooks Online.
Desejamos-lhe as maiores felicidades enquanto desenvolve uma abordagem mais proativa à gestão do fluxo de caixa da sua empresa. Com os hábitos e as ferramentas certos, estará mais bem preparado para identificar potenciais problemas de fluxo de caixa antes de se tornarem desafios maiores.
Perguntas frequentes
Com que antecedência posso consultar?
O Cash Flow Planner projeta o fluxo de caixa futuro com base no histórico da sua conta bancária ligada e nos eventos futuros que adicionar. Rever a previsão para as semanas ou meses seguintes pode ajudar a identificar potenciais lacunas de fluxo de caixa antes de afetarem a sua empresa.
Os eventos hipotéticos alteram os meus registos contabilísticos?
Não. Os eventos hipotéticos são utilizados apenas para fazer previsões e não criam lançamentos contabilísticos nem alteram os seus registos financeiros.
Com que frequência devo rever a minha previsão de fluxo de caixa?
Reveja a sua previsão de fluxo de caixa pelo menos uma vez por semana e sempre que a sua empresa preveja uma alteração financeira significativa. As revisões regulares ajudam a identificar atempadamente potenciais problemas de fluxo de caixa e dão-lhe mais tempo para agir.
