Waarom KORONA POS rond voorraad is opgebouwd
Voor de meeste gespecialiseerde retailers is voorraad de kern van het bedrijf. Weten wat je hebt, wat er wordt verkocht, wat blijft liggen, wat je moet bestellen en wat mogelijk zonder kassabon de deur uitgaat, behoort tot de dagelijkse routine.
KORONA POS is met dit uitgangspunt ontwikkeld. Onze voorraadbeheertools vormen de basis van het platform en zijn ontworpen voor retailers met veel SKU's, complexe productstructuren, meerdere eenheidsformaten, bederfelijke goederen en voorraad op meerdere locaties. In dit artikel bespreken we wat deze tools doen, hoe ze werken en waar ze het grootste verschil maken voor je bedrijf.
Eén centrale productcatalogus die op elke locatie wordt gesynchroniseerd
Het uitgangspunt voor alles in het voorraadsysteem van KORONA is de centrale productcatalogus in KORONA Studio. Ongeacht het aantal locaties dat je beheert, krijg je vanuit één catalogus toegang tot je voorraad.
Dit is in de praktijk om verschillende redenen belangrijk. Wanneer je een nieuw product toevoegt, is het onmiddellijk beschikbaar op elke terminal. Wanneer je een prijs bijwerkt, wordt die op alle locaties aangepast. Wanneer je een promotie uitvoert, doet elke winkel automatisch mee. En wanneer je naar voorraadniveaus kijkt, zie je in één overzicht het volledige beeld van alle locaties (of kun je de gegevens van afzonderlijke winkels bekijken).
Voor bedrijven die van een ander systeem overstappen, kan het ondersteuningsteam van KORONA je bestaande productdatabase importeren in KORONA Studio. Je hoeft je catalogus niet vanaf nul opnieuw op te bouwen.
Voorraadoverzichten die tot slimmere beslissingen leiden
Voorraad nauwkeurig bijhouden is noodzakelijk. Die gegevens gebruiken om slimmere beslissingen te nemen, is wat je winst daadwerkelijk stimuleert. De voorraadrapportage van KORONA Studio biedt beide.
De belangrijkste voorraadrapporten zijn:
- Voorraadwaarderingsrapport: de totale voorraadwaarde in één oogopslag, met kolomtotalen voor huidige voorraad, goederenwaarde, hoeveelheid ontvangen voorraad en totaal netto, zonder dat export nodig is
- Mutatierapport: houdt voorraadstromen tussen locaties bij en is nuttig om te begrijpen welke winkels voorraad uit het centrale magazijn halen en in welk tempo
- Rapport interne overdrachten: registreert elke productoverdracht tussen je locaties, inclusief tijdstippen en hoeveelheden
- Afwijkingen bij voorraadontvangst: markeert verschillen tussen leveringen van leveranciers en wat daadwerkelijk is ontvangen
- Geavanceerd rapport over houdbaarheid: toont bederfelijke producten waarvan de vervaldatum nadert, gerangschikt op urgentie
- ABC-analyse: beoordeelt elk product in je catalogus op winstgevendheid en verkoopsnelheid en identificeert je best presterende producten, stabiele middensegmentverkopers en langzaam lopende of onverkoopbare voorraad
Alle rapporten kunnen als PDF of Excel worden geëxporteerd. Met de functie Automatische rapportverzending in het Plus-abonnement kun je elk rapport zo instellen dat het automatisch per e-mail wordt verzonden. Dit is handig voor eigenaars die regelmatig voorraadupdates in hun inbox willen ontvangen zonder in te loggen.
Producten in meerdere formaten verkopen zonder gedoe
Voor retailers die producten in meerdere eenheidsformaten verkopen, met name slijterijen, gemakswinkels en bedrijven die aan groothandel grenzen, zorgen standaardvoorraadsystemen voor de detailhandel voor een blijvend probleem: hoe houd je een krat bier, een sixpack en afzonderlijke blikjes bij als afzonderlijk verkoopbare eenheden zonder je catalogus te dupliceren of de aantallen telkens handmatig aan te passen?
KORONA POS verwerkt verpakkingsbreuken via containerproducten en meerdere productcodes. Je definieert de bovenliggende verpakking (bijvoorbeeld een krat van 24), de onderliggende eenheden (een sixpack, een afzonderlijk blikje) en de hoeveelheden die deze aan elkaar koppelen. Wanneer je een sixpack verkoopt, trekt KORONA POS automatisch het overeenkomstige aantal van je kratvoorraad af. Wanneer je afzonderlijke eenheden verkoopt, wordt dezelfde berekening toegepast. Je kunt afzonderlijke barcodes aan elk eenheidsformaat toewijzen zonder dubbele catalogusvermeldingen aan te maken.
Geautomatiseerd nabestellen en optimalisatie van bestelniveaus
Weten wanneer je opnieuw moet bestellen is net zo belangrijk als weten wat je hebt. KORONA POS biedt twee lagen voor het beheer van nabestellingen.
De eerste optie bestaat uit basisbestelniveaus: u stelt per product een minimale voorraadgrens in, waarna KORONA POS een melding genereert en, optioneel, automatisch een inkooporder aanmaakt wanneer de voorraad onder die grens komt. Dit is beschikbaar in alle abonnementen en werkt voor elk product waarvoor een minimum is ingesteld.
De tweede optie is Optimalisatie van bestelniveaus, beschikbaar in het Plus-abonnement. In plaats van een vaste grens te gebruiken, analyseert het systeem uw daadwerkelijke inkoopgeschiedenis, verkoopsnelheid en seizoensgebonden trends om automatisch de ideale voorraadniveaus voor elk product opnieuw te berekenen. De berekening wordt binnen enkele seconden uitgevoerd en aangepast voor uw volledige catalogus, zonder handmatige tussenkomst.
Realtime voorraadtracking en proactieve meldingen
Elke transactie bij het verkooppunt werkt de voorraadniveaus onmiddellijk bij en het volgsysteem van KORONA signaleert proactief problemen. De software identificeert automatisch producten met negatieve voorraadtellingen, artikelen die onder de verwachte verkoopsnelheid verkopen en producten die de besteldrempels naderen. In plaats van een voorraadtekort pas bij de kassa te ontdekken, ziet u het probleem voordat het een probleem voor de klant wordt en kunt u automatische bestelniveaus instellen.
Voor retailers met e-commerce integreert KORONA POS met WooCommerce, zodat uw online winkel en voorraad in de winkel volledig synchroon blijven. Een artikel dat online wordt gekocht, verlaagt onmiddellijk uw fysieke voorraad en een verkoop in de winkel doet hetzelfde voor de online beschikbare hoeveelheid. Geen handmatige afstemming en geen overselling.
Zendingen ontvangen, zendingen volgen en leveranciers beheren
Zendingen kunnen op drie plaatsen worden ontvangen: in KORONA Studio via elke browser, rechtstreeks bij een POS-terminal of via de mobiele voorraadapp van KORONA. Dit betekent dat uw team niet aan een bureau hoeft te zitten om een zending te ontvangen. Een filiaalmanager kan dit met een tablet in het magazijn afhandelen.
KORONA POS kan meldingen van leveranciers over zendingen rechtstreeks importeren. Wanneer een leverancier een levering bevestigt, verschijnt de verwachte inhoud al in Studio voordat de dozen aankomen. Wanneer uw team de zending ontvangt, wordt elk verschil tussen wat is verzonden en wat daadwerkelijk is ontvangen onmiddellijk weergegeven in het rapport Afwijkingen bij ontvangst van voorraad.
Leveranciersbeheer sluit hierop aan: u kunt meerdere leveranciers per product beheren, kosten in de loop van de tijd volgen en rechtstreeks vanuit KORONA Studio inkooporders genereren op basis van actuele voorraadniveaus en besteltriggers. Veranderingen in leverancierskosten worden rechtstreeks verwerkt in margeberekeningen, zodat u altijd een nauwkeurig beeld hebt van hoeveel u op elk product verdient.
Voorraadtellingen met ingebouwde verliespreventie
Voorraadtellingen kunnen worden uitgevoerd met KORONA Studio of de mobiele voorraadapp van KORONA in combinatie met een handscanner. Uw team kan tellingen verspreiden over de winkelvloer of het magazijn zonder aan één werkplek gebonden te zijn, en de resultaten worden in realtime gesynchroniseerd.
Daarnaast ondersteunt KORONA POS zowel volledige tellingen als cyclustellingen, waarbij verschillende delen van uw catalogus volgens een doorlopend schema gedurende het jaar worden geteld in plaats van tijdens één jaarlijkse, verstorende telling. De geautomatiseerde planningstool voor tellingen genereert dagelijkse of wekelijkse voorraadlijsten, zodat elk product minstens één keer binnen een vastgestelde periode wordt geteld.
En belangrijk voor verliespreventie: KORONA POS beschikt over toegangsbeheer, zodat voorraadgegevens alleen toegankelijk zijn voor gebruikers die daarvoor toestemming hebben gekregen. Kassamedewerkers en winkelmedewerkers voeren hun tellingen uit op basis van wat ze fysiek aantreffen, niet op basis van wat het systeem verwacht.
Dit voorkomt bewuste of onbewuste manipulatie van tellingen en zorgt iedere keer voor een werkelijk onbevooroordeelde afstemming. Elke afwijking in uw rapporten tussen de telling en het door het systeem verwachte totaal verdient nader onderzoek.
Houdbaarheidstermijnen volgen en houdbaarheid beheren
KORONA POS ondersteunt het volgen van houdbaarheidsdata op productniveau. U stelt de houdbaarheidsdata in wanneer producten worden ontvangen en KORONA POS waarschuwt u voordat artikelen hun optimale kwaliteit verliezen. Zo krijgt u tijd om de prijs te verlagen, de voorraad uit te verkopen of producten te verwijderen voordat dit een nalevingsprobleem of afschrijving wordt.
Het geavanceerde rapport over houdbaarheid in KORONA Studio toont alle producten waarvan de houdbaarheid nadert in één overzicht, geordend op urgentie. In plaats van verlopen producten pas tijdens een telling of bij het verkooppunt te ontdekken, kunt u proactief handelen. Voor bakkerijen die dagverse producten van de vorige dag tegen een lagere prijs verkopen, integreert dit rechtstreeks met de prijsbepalingstools van KORONA om op het juiste moment automatisch de kortingsprijs toe te passen.
Voor wie de voorraadtools van KORONA de meeste waarde bieden
Voorraadbeheer van KORONA levert de meeste waarde aan bedrijven waar productcomplexiteit een echte dagelijkse operationele uitdaging vormt.
Speciaalzaken met een groot aantal SKU's, waaronder slijterijen, tabaks- en vapewinkels, gemakswinkels en cadeauwinkels, profiteren het meest van de gecentraliseerde catalogus, het beheer van het opsplitsen van verpakkingen, automatisch nabestellen en ABC-analyse. Het beheren van honderden of duizenden producten met meerdere verpakkingseenheden en prijsniveaus is waar de uitgebreide mogelijkheden van KORONA tot hun recht komen.
Exploitanten met meerdere locaties gebruiken de gecentraliseerde catalogus en rapportage over alle locaties om voorraadtransfers te beheren, vast te stellen welke locaties te veel of te weinig voorraad hebben en prijs- en cataloguswijzigingen door te voeren zonder elke winkel afzonderlijk te hoeven bekijken.
Bedrijven met bederfelijke voorraad, waaronder bakkerijen, wijnhuizen, apotheken en gemakswinkels met voedingsmiddelen, vertrouwen op het bijhouden van vervaldatums en het geavanceerde rapport over houdbaarheid om aan de voorschriften te blijven voldoen en afschrijvingen te beperken.
Franchise-exploitanten gebruiken het bestelportaal en de gecentraliseerde catalogus om ervoor te zorgen dat franchisenemers goedgekeurde producten op voorraad hebben en om promoties en prijzen consistent binnen het hele netwerk door te voeren. KORONA POS kan royalty's voor franchisenemers ook automatisch berekenen.
Veelgestelde vragen
Ondersteunt KORONA POS voorraadbeheer voor meerdere locaties?
Ja. Alle locaties delen één gecentraliseerde productcatalogus in KORONA Studio. Prijswijzigingen, nieuwe producten en promoties worden gelijktijdig naar elke locatie doorgestuurd. U kunt voorraadniveaus per locatie of voor alle winkels bekijken in één geconsolideerd overzicht.
Kan KORONA POS producten verwerken die in meerdere verpakkingseenheden worden verkocht?
Ja. Met containerproducten kunt u een hoofdeenheid (bijvoorbeeld een doos) en de onderliggende eenheden (zespakken, afzonderlijke artikelen) definiëren met gekoppelde aantallen. Wanneer u een eenheid verkoopt, wordt de bijbehorende voorraad voor alle gekoppelde indelingen automatisch aangepast, zonder handmatige correcties.
Hoe verwerkt KORONA POS voorraadtellingen?
Tellingen kunnen worden uitgevoerd vanuit KORONA Studio, een POS-terminal of de mobiele voorraadapp van KORONA. Medewerkers die tellingen uitvoeren, zien de door het systeem verwachte aantallen niet, waardoor een onbevooroordeelde afstemming wordt gegarandeerd. Zowel volledige tellingen als doorlopende cyclustellingen worden ondersteund.
Ondersteunt KORONA POS het bijhouden van vervaldatums?
Ja. Vervaldatums kunnen bij ontvangst per product worden ingesteld. KORONA POS waarschuwt u voordat artikelen hun optimale houdbaarheid overschrijden, en het geavanceerde rapport over houdbaarheid toont alle producten die hun vervaldatum naderen in één overzicht, gerangschikt op urgentie.
Wat is optimalisatie van bestelniveaus en in welk abonnement is dit inbegrepen?
Optimalisatie van bestelniveaus is een functie van het KORONA POS Plus-abonnement die de inkoopgeschiedenis, verkoopsnelheid en seizoensgebonden trends analyseert om de ideale nabestelniveaus voor elk product automatisch opnieuw te berekenen. In tegenstelling tot een vaste drempel wordt deze functie in de loop van de tijd aangepast aan daadwerkelijke vraagpatronen.
Kan ik mijn bestaande productcatalogus in KORONA POS importeren?
Ja. Het ondersteuningsteam van KORONA kan tijdens de installatie uw bestaande productdatabase in elk formaat importeren, waaronder CSV en Excel. U hoeft uw catalogus niet handmatig opnieuw op te bouwen.