KORONA Studio uitgelegd: de backoffice achter KORONA POS

Wat is KORONA Studio?

KORONA Studio is de cloudgebaseerde backoffice die bij elk KORONA POS-abonnement wordt meegeleverd. Het fungeert als de centrale laag waar operationele gegevens uit een bedrijf worden verzameld en bruikbaar worden gemaakt. Elke verkoop, annulering, voorraadcorrectie, medewerkersactie, levering van een leverancier en klantgerelateerde transactie wordt automatisch in Studio geïmporteerd.

Terwijl de POS-terminal (KORONA Client genoemd) het afrekenen afhandelt, beheert Studio alles wat er na de transactie gebeurt. Het werkt in een browser, functioneert op elk apparaat met internettoegang en wordt in realtime bijgewerkt op alle verbonden locaties. Gebruikers kunnen belangrijke operationele zaken op afstand beheren, bijvoorbeeld prijzen aanpassen, voorraadniveaus controleren, personeel inwerken of prestaties in winkels beoordelen.

Managers en eigenaars/beheerders kunnen KORONA Studio openen vanaf elk apparaat met internetverbinding, waaronder laptops of smartphones, terwijl ze zich op afstand van de winkel bevinden.

Hoe KORONA Studio is georganiseerd

KORONA Studio is onderverdeeld in verschillende kerngebieden, die toegankelijk zijn via het navigatiepaneel aan de linkerkant. Deze omvatten rapportage en analyse, voorraadbeheer, personeelsadministratie, promotie- en prijstools, systeeminstellingen en, afhankelijk van de configuratie, modules voor meerdere locaties of franchisevestigingen.

Hoewel elke sectie een afzonderlijk doel dient, zijn ze nauw met elkaar verbonden. Het systeem is ontworpen om zich te gedragen als één voortdurend bijgewerkte omgeving in plaats van als afzonderlijke, aan elkaar gekoppelde tools. Zo wordt een prijswijziging op elke terminal weergegeven zonder dat synchronisatie nodig is, worden wijzigingen in medewerkersrechten bij de volgende aanmelding toegepast en zijn nieuwe producten die aan de voorraad zijn toegevoegd onmiddellijk op alle locaties beschikbaar.

Rapportage en analyse

De rapportbibliotheek van KORONA Studio is ingedeeld in afzonderlijke categorieën die alles omvatten, van de algemene gezondheid van het bedrijf tot controles van afzonderlijke transacties.

Deze omvatten:

Analyse en productiviteit

• ABC-analyse beoordeelt elk product op winstgevendheid en verkoopsnelheid
• Omzetstatistieken per dag en per uur
• Registratie van het aantal klanten per uur en per dag van de week
• Identificatie van bestverkopende en traag verkopende producten
• Vergelijkingsperioden om twee willekeurige perioden naast elkaar te zetten
• Leveranciersanalyse en belangrijke prestatie-indicatoren samengebracht in één overzicht

Financieel

• Uitsplitsingen van betaalmethoden, te groeperen per locatie
• Registratie van kortingen en kortingsbonnen
• Boekingsjournalen en kassasysteemrapporten
• Voorraadwaardering

Management

• Rapporten over kassamedewerkers, saldo, omzet en commissies
• Vergelijking van de organisatie tussen alle locaties
• Annuleringsrapport met tijdstempels voor controles ter voorkoming van verliezen

Voorraad

• Geavanceerd houdbaarheidsrapport voor bederfelijke producten die de vervaldatum naderen
• Afwijkingen in voorraadontvangsten die verschillen in leveringen van leveranciers markeren
• Rapporten over verplaatsingen en interne overdrachten voor voorraadstromen tussen meerdere locaties
• Voorraadwaarderingsrapport met kolomtotalen voor huidige voorraad, goederenwaarde en totale netto waarde

Gebruikers kunnen alle rapporten exporteren als pdf- of Excel-bestanden. Met de functie voor automatische rapportverzending kunt u rapporten zo plannen dat ze automatisch per e-mail worden verzonden.

Voorraad- en productbeheer

KORONA Studio is de plek waar een volledige productcatalogus wordt beheerd. Zelfs over meerdere locaties heen blijft dit één centrale catalogus. Tijdens de installatie kan het supportteam uw bestaande productdatabase in elk gewenst formaat importeren, zodat u uw voorraad niet helemaal opnieuw hoeft op te bouwen.

Functies zijn onder andere:

• Eén geconsolideerde catalogus voor alle locaties, met ondersteuning voor bulkuploads en CSV-import
• Meerdere barcodes en productcodes per artikel, met beheer van verpakkingseenheden en het splitsen van verpakkingen
• Registratie van vervaldatums met instelbare meldingen voordat artikelen hun optimale kwaliteit verliezen
• Toewijzing van leveranciers en bestelniveaus per product, als basis voor geautomatiseerde inkooporders
• Optimalisatie van bestelniveaus waarbij minimumniveaus opnieuw worden berekend op basis van inkoopgeschiedenis, seizoensinvloeden en verkooptrends
• Automatische aanpassing van verkoopprijzen waarbij prijzen worden bijgewerkt wanneer kosten veranderen bij ontvangst van voorraad, inclusief verpakte producten
• Voorraadtellingen die kunnen worden uitgevoerd vanuit Studio, een POS-terminal of de mobiele KORONA-app, met een automatisch boektijdstip dat tot op het specifieke uur kan worden ingesteld

  Beheer van medewerkers en kassamedewerkers

Elke medewerker wordt aangemaakt en geconfigureerd in KORONA Studio. U definieert hun rol, stelt machtigingsniveaus in, wijst hen toe aan specifieke terminals of locaties en bepaalt precies wat zij wel en niet mogen doen bij het verkooppunt. Elke handeling wordt vastgelegd en kan worden teruggevonden, zodat elke afwijking kan worden herleid tot de specifieke transactie, kassamedewerker en het tijdstip. Functies zijn onder andere:

• Gedetailleerde machtigingsinstellingen voor prijsoverschrijvingen, kortingen, annuleringen, retouren, toegang tot kassalades en toegang tot rapporten
• Filtering op organisatie-eenheid om bij te houden welke kassamedewerkers op welke locaties toegang hebben tot het POS-systeem
• Meldingen voor maximale contante bedragen die kassamedewerkers vragen hun kassalade af te romen wanneer het ingestelde limiet wordt overschreden
• Dienstrapporten met een overzicht van de totale omzet, gratis verstrekte artikelen, annuleringen en kortingen
• Volledige handelingsgeschiedenis per kassamedewerker, opvraagbaar per dienst, dag of een zelfgekozen periode

Promoties, kortingen en prijsstelling

De promotiesectie van KORONA Studio omvat alles van eenvoudige kortingsacties met een percentage tot complexe, automatisch geplande en bijgehouden voorwaardelijke promoties.

Functies zijn onder andere:

• Promotiewizard die u begeleidt bij het instellen van de activering (product, productgroep, klantengroep of aankoopdrempel), beloning (korting, gratis product of bonuspunten) en planning
• Ondersteuning voor dubbele prijsstelling waarbij kaartprijzen in uw volledige catalogus worden ingesteld als een directe veelvoud van bestaande contante prijzen
• Sjablonen voor prijsgroepen voor het aanmaken van nieuwe prijsgroepen op basis van bestaande groepen, handig voor locatiespecifieke of dubbele prijsstructuren
• Labels met dubbele prijzen die rechtstreeks vanuit Studio kunnen worden afgedrukt en zowel contante als kaartprijzen tonen
• Registratie van coupons op bonniveau, met filters voor elke transactie waarbij een promotie is toegepast of geactiveerd
• Rapport over couponactiviteiten en rapport over kortingen per organisatie-eenheid voor promotieprestaties per locatie
• Het splitsen van verpakkingen voor flessen die u kunt mixen en combineren of aanbiedingen met productbundels
• QR-codes op kassabonnen voor herhaalaankopen, loyaliteitsregistratie of toekomstige kortingen

Tools voor meerdere locaties en franchises

Voor bedrijven met meerdere locaties of een franchisestructuur is KORONA Studio de centrale hub om alles vanaf één plek te beheren.

Functies zijn onder andere:

1. Vergelijkingsrapport van organisaties voor prestaties naast elkaar op alle locaties
2. Rapport over verkopen per organisatie-eenheid waarin de verkopen van elke locatie per product of categorie in één overzicht worden uitgesplitst
3. Eén geconsolideerde productcatalogus met prijswijzigingen en promoties die in één keer naar alle locaties kunnen worden doorgestuurd
4. Productoverdrachten tussen locaties die rechtstreeks vanuit Studio worden beheerd
5. Module voor royaltybeheer die bedragen berekent op basis van verkoopgegevens en het geld automatisch volgens een vastgesteld schema aan de franchisegever overmaakt
6. Gegevensisolatie voor franchisenemers zodat elke franchisenemer in Studio alleen de gegevens van de eigen locatie ziet
7. Franchisebestelportaal waarmee franchisenemers hun voorraad kunnen aanvullen via een goedgekeurde catalogus, terwijl de franchisegever volledig inzicht houdt in wat er wordt besteld

AI-hulpmiddelen in KORONA Studio

In november 2025 lanceerde KORONA de bètaversie van een AI-aanbevelingstool in KORONA Studio.

De eerste versie bevat door AI ondersteunde productconfiguratie: wanneer je een nieuw product toevoegt, kan de tool een indeling in goederengroepen, sectoren en prijzen voorstellen op basis van de productnaam.

De tool helpt ook bij het afstemmen van kolomkoppen tijdens CSV-imports, waardoor een veelvoorkomend knelpunt voor gebruikers die grote productdatabases migreren wordt weggenomen.

De AI kan ook facturen van distributeurs verwerken en deze automatisch in voorraadontvangsten importeren.

Wie heeft het meeste baat bij KORONA Studio?

KORONA Studio is nuttig voor elk bedrijf dat KORONA POS gebruikt, maar levert de grootste operationele waarde aan specifieke gebruikerstypen:

Retailers met meerdere locaties en franchise-exploitanten hebben het meeste baat bij rapportages voor meerdere locaties, gecentraliseerd productbeheer en hulpmiddelen voor organisatievergelijking. Geconsolideerde overzichten maken het nu overbodig om afzonderlijke rapporten per locatie op te vragen en deze handmatig samen te voegen.

Speciaalzaken met een groot aantal SKU's, zoals slijterijen, gemakswinkels, tabakswinkels en cadeauwinkels, halen veel waarde uit de voorraadtools - optimalisatie op orderniveau, het volgen van afwijkingen bij voorraadontvangsten, rapportage over houdbaarheid en hulpmiddelen voor catalogusbeheer die duizenden artikelen zonder prestatieproblemen kunnen verwerken.

Bedrijfseigenaren die toezicht op afstand willen gebruiken KORONA Studio als hun venster op het bedrijf. De rapporten over kassiersactiviteiten, balansrapporten en annuleringslogboeken bieden voldoende details om problemen te identificeren zonder op de werkvloer aanwezig te zijn. Dankzij de functie voor automatische rapportverzending kun je belangrijke rapporten volgens een schema in je inbox laten bezorgen zonder dagelijks in te loggen.

Iedereen die dubbele prijsstelling gebruikt zal merken dat de tool voor het instellen van prijzen, het afdrukken van labels met dubbele prijzen en de functies voor prijsgroepsbeheer in Studio de administratieve belasting van het onderhouden van twee prijspunten voor een grote catalogus aanzienlijk verminderen.